Você sabe o que é eficiência logística? Tendo em vista que a logística é um conjunto de processos com o objetivo de garantir fluidez e assertividade à operação – da indústria ao comércio-, buscar a sua eficiência nada mais é do que garantir que esse fluxo seja executado da melhor maneira possível.
Mas esse desafio está longe de ser simples. Primeiramente, porque envolve muito planejamento com base na identificação de gargalos e foco no aumento da produtividade. Em segundo lugar, pois é preciso buscar meios para cumprir essa missão, como investimento em ferramentas tecnológicas, boas parcerias e o monitoramento de dados.
Assim, é possível definir as estratégias certas para o seu negócio alcançar esse indicador tão disputado. Quer conhecer os melhores métodos para otimização, redução de custos e cumprimento de prazos, com foco na eficiência logística? Então, acompanhe até o final!
O que é eficiência logística?
Considera-se eficiência logística quando a empresa consegue otimizar sua operação de forma a minimizar erros, mantendo a qualidade do produto e serviço. Isso significa atender prazos, melhorar a comunicação, padronizar processos e atender às expectativas dos clientes.
No entanto, ela não pode ser medida somente por métricas da operação em si. É preciso olhar para o mercado, fazer comparativos com os principais concorrentes, acompanhar de perto o atendimento e o índice de retenção de clientes, bem como ter na ponta do lápis todos os custos que podem ser enxugados.
Dessa maneira, para alcançar a eficiência logística, é preciso considerar toda a complexa cadeia de processos da indústria. Ou seja, não basta melhorar todos os indicadores da área de transporte, se o estoque ainda sofre com problemas inerentes à própria área. A eficiência só é alcançada, portanto, com a integração entre todos os setores.
Do operador de empilhadeira ao gestor fiscal e contábil, cada integrante das etapas deve atingir um nível de qualidade superior. Quando as melhorias passam a ser habituais entre os colaboradores, os resultados podem ser vistos em números nas análises trimestrais e semestrais. E, assim, pode-se dizer que o negócio alcançou a eficiência logística.
Qual a importância de buscar eficiência logística na indústria?
A tecnologia tornou o mercado cada dia mais competitivo. Afinal, os negócios têm capacidade para inovar todos os dias, enquanto a concorrência segue acirrada. Seja qual for o setor da economia, o foco é a captação e retenção de clientes.
Nesse ambiente, a logística pode ser encarada como um diferencial competitivo. Isso porque, ao aumentar a qualidade, segurança e agilidade dos processos, é possível atrair e conquistar clientes. Além disso, a eficiência logística permite a redução de custos. Isso significa mais possibilidades em negociações.
Para atingir esse patamar, os gestores precisam se comprometer com a operação como um todo. Isso significa alinhar estratégias e implementar melhorias constantemente entre todas as áreas.
Transporte, armazenagem, estoque, inventário, tempo de trânsito, processamento de pedidos e carga tributária estão entre os processos que merecem atenção. Uma vez que eles têm influência direta na redução de prazos de entrega, disponibilidade de insumos no armazém e redução de custos.
Como medir a eficiência logística?
Como falamos, a eficiência logística é um trabalho que exige alinhamento de processos e acompanhamento dos resultados a curto, médio e longo prazo.
Nesse sentido, há 3 formas principais de estruturar parâmetros para realizá-la. São elas:
- Análise de mercado: Significa acompanhar a concorrência, estudar novos modelos operacionais, conhecer tecnologias que promovem inovação e realizar pesquisas de mercado entre clientes e consumidores;
- Criação de indicadores de desempenho: Analisar a performance é essencial, mas é preciso escolher com sabedoria quais pontos acompanhar para que a logística realmente funcione. Métricas quantitativas podem apenas confundir os gestores. Assim, busque por aspectos qualitativos da sua operação. Afinal, a eficiência logística nem sempre se trata de fazer mais, mas sim em fazer melhor.
- Análise de resultados: Para tomadas de decisão assertivas, é preciso estudar os relatórios constantemente. Só isso poderá determinar se as métricas estão sendo cumpridas e se, de fato, elas condizem com as necessidades do mercado.
Dicas práticas para obter eficiência logística na sua empresa
Agora que já definimos o que é e como acontece a eficiência logística, é preciso saber como aplicá-la, na prática. No entanto, é importante pontuar que não há uma receita pronta para isso.
Afinal, cada setor pode trabalhar com informações distintas, inerentes à área de atuação. Há diferenças entre um negócio e outro do mesmo nicho, influenciadas pelo tamanho e características próprias.
Mesmo assim, há certos fatores básicos que todo gestor deve levar em conta como estratégia de desenvolvimento, independentemente do segmento e tamanho do negócio. Registramos aqui alguns passos para que o caminho para a eficiência logística seja o mais fácil e natural possível:
1. Planeje a distribuição de cargas
Um dos pontos mais importantes para o cumprimento, ou mesmo a redução de prazos, é um transporte eficiente. Não estamos falando apenas da gestão de veículos e da contratação de operadores terceiros. Mas também sobre:
- Controle de métricas, como tempo de carregamento e descarregamento;
- Risco de erros, avarias e extravios;
- Otimização de rotas;
- Controle de emissão de documentos fiscais.
Além disso, esse planejamento também precisa levar em conta informações de performance do armazém, cuja organização é importantíssima para o transporte eficiente.
Otimizar rotas é igualmente essencial. Isso porque a circulação de veículos também precisa ser planejada com antecedência.
Por exemplo, há cidades que possuem horários específicos para a circulação de veículos de carga. É fundamental estudar regras gerais e estabelecer uma sequência lógica de entregas, levando em conta trajetos mais rápidos e de menos riscos.
Dessa maneira, é possível economizar combustível, evitar roubos ou danos à carga, bem como atrasos. Vale ressaltar que entregas dentro do prazo são certeiras para a fidelização de clientes.
2. Capacite e integre sua equipe
A eficiência logística não deve ser uma meta somente do gestor. O sucesso é definido com base no comprometimento e melhoria de todos os envolvidos. E é por isso que cada colaborador deve estar devidamente treinado para suas funções e preparado para buscar resultados melhores naquilo que faz.
Faça uma pesquisa entre as equipes, visando entender o seu domínio de equipamentos e sistemas e se há integração entre todos. Pergunte-se: há alguma falha na comunicação que exige esforços para a padronização de processos?
As atividades devem ser acompanhadas em tempo real para evitar ruídos e falhas. Enquanto a comunicação aprimorada pode representar ganhos econômicos e produtivos.
3. Elabore previsões de demanda
Provisionar vendas também é uma tarefa recomendável para administrar melhor os estoques. Há períodos em que o consumo pode variar, como próximo a datas comemorativas.
Movimentações do próprio mercado também determinam a necessidade de manter mais recursos em estoque. Observar históricos de compras anteriores, fazer comparativos e estabelecer projeções de vendas são tarefas importantes nesse sentido.
Assim, utilize métodos de previsão de demanda para criar metas de faturamento, definindo a quantidade de itens que podem ser produzidos em determinado prazo. Isso garante equilíbrio no volume de insumos e produtos, bem como de pedidos feitos aos fornecedores e atividades relacionadas ao transporte, que precisam se preparar para esses picos.
A previsão de demanda não só prepara o negócio para períodos muito produtivos, como também para épocas de menor consumo, o que previne perdas. Essa previsão também ajuda na estruturação de promoções, que costumam aquecer períodos assim.
4. Estabeleça parcerias
Na mesma linha de raciocínio do item anterior, também é preciso ficar de olho no setor de compras para aumentar a eficiência logística. Escolher bons fornecedores, que ofereçam bom custo-benefício, é parte importante desse processo.
A partir disso, é interessante manter um relacionamento de confiança com esses fornecedores, que poderão possibilitar condições especiais para pagamento, prazos e formas de entrega, por exemplo, com base na trajetória que a empresa construir com eles.
Do mesmo modo, é importante monitorar o trabalho realizado por cada fornecedor, bem como o status deles no mercado. Verifique prazos, qualidade e notícias acerca dos seus parceiros.
5. Gerencie seu estoque
O armazém em si também precisa ser melhorado para atingir a eficiência logística. Portanto, manter o estoque organizado está entre as boas práticas que todo gestor deve adotar. Afinal, antes de melhorar qualquer processo logístico, é preciso que o local de armazenamento esteja em ordem para a eficiente circulação de mercadorias.
Isso significa que o ambiente precisa ter espaço adequado, estar limpo e contar com técnicas e tecnologias que permitam a separação, o registro e a identificação de produtos de forma rápida e correta.
Nesse sentido, também é recomendado realizar inventários periódicos e monitorar entradas e saídas.
6. Foque no atendimento
Outra forma de atuar na retenção de clientes é garantir um atendimento de excelência. Afinal, não basta que o produto seja de qualidade e que a entrega ocorra dentro do prazo se o cliente não está totalmente satisfeito.
É preciso viabilizar canais de atendimento, ouvir dúvidas, críticas e sugestões e utilizá-las como parâmetros para melhorar processos logísticos, com base na necessidade do seu próprio público-alvo.
O relacionamento construído com o cliente é essencial para a construção de uma imagem positiva do seu negócio. Mesmo quando há algum problema em relação ao pedido, é na etapa do atendimento que o cliente se sentirá motivado a simpatizar ou não com sua marca.
Isso também permite que seu serviço seja recomendado para outros do mesmo nicho, servindo como um marketing natural, que tem profundo impacto nos resultados de venda.
7. Adote novas tecnologias
Atualmente, a eficiência logística caminha de mãos dadas com a tecnologia, uma vez que ferramentas inovadoras permitem às empresas o destaque no mercado. Nesse sentido, os padrões de consumo também estabelecem que operações lentas, que não fornecem informações em tempo real, estão obsoletas.
Assim, um negócio que não se moderniza é incapaz de alcançar a eficiência logística. Imagine competir com sistemas de armazenagem e automação de emissão de documentos, fazendo todas as tarefas de forma manual. Não tem comparação, não é mesmo?
Com softwares específicos, tarefas que levariam horas ou até dias para serem executadas são finalizadas em questão de segundos. Isso evita erros e retrabalhos, garante a segurança de dados e eleva sua equipe a tarefas mais analistas e menos executoras. Isto permite que se concentre em funções menos operacionais e mais estratégicas, contribuindo para a eficiência como um todo.
Lembrando que a tecnologia também é fator determinante para a padronização de processos, uma vez que mantém dados centralizados em um único ambiente, podendo ser acessados por colaboradores das mais diferentes áreas.
A utilização de softwares de gestão poupa tempo na coleta de dados e serve como uma base sólida para análise de resultados em tempo real. Afinal, com o registro de informações e disponibilização de informações em dashboards inteligentes, o tempo de resposta de cada gestor é minimizado, oferecendo agilidade para o dia a dia.
A longo prazo, a tecnologia permite o controle de qualidade e monitoramento de todas as atividades, o que ajuda nas tomadas de decisão.
8. Faça checklists
De forma complementar ao item anterior, estabelecer listas de aprovação e padrões a serem seguidos é uma boa forma de resolver problemas pontuais, mantendo a fluidez em toda a cadeia logística.
O checklist para logística não deve ser feito de forma manual. A ideia é automatizar processos e utilizar a digitalização para promover a assertividade das informações. Por isso, um checklist online é a opção ideal.
O sistema permite fazer a gestão dos processos de ponta a ponta, possui aplicativos para apoio à operação e promove economia de papel em processos logísticos que precisam ser documentados.
Do mesmo modo, é possível reduzir custos com horas de trabalho de auditores, compilar dados em tempo real e antecipar problemas antes que se tornem mais graves e caros para se resolver.
A Checklist Fácil é líder em checklist digital na América Latina. Utilizando o nosso sistema, você garante a fluidez dos processos logísticos, reduzindo a ocorrência de falhas e otimizando seus resultados.
O software conta, ainda, com um módulo adicional de Workflows. Com ele, você pode criar um fluxo de trabalho, adicionando todas as etapas relacionadas à logística. Assim, os checklists passam a ser aplicados na ordem correta, evitando, por exemplo, que a nota fiscal seja emitida antes da separação dentro do estoque.
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