Saiba como elaborar uma ficha técnica para otimizar seu negócio

Documento certo para quem realiza inspeções e busca os melhores resultados em controle de qualidade, a ficha técnica permite a análise operacional e gerencial de tudo o que é produzido. Saiba como fazer na prática!
Atualizado em: 26 de janeiro de 2024
Tempo de leitura: 11 minutos

A ficha técnica é uma ferramenta essencial para o controle de qualidade. Isso porque, com ela, é possível checar se os padrões pré-estabelecidos para cada produto estão de acordo ou não.

Assim, normalmente são especificadas características de um produto, como valor unitário e peso. O uso da ficha técnica é compatível com qualquer segmento. Porém, ela costuma ser mais utilizada nas indústrias, no varejo e no ramo de alimentos e bebidas.

Portanto, se o seu negócio se enquadra em algum desses segmentos, mas ainda não a implementou na sua operação ou mesmo deseja otimizar esse procedimento em busca de melhores resultados, confira neste artigo todas as informações que você precisa saber para criar a ficha técnica! 

O que é ficha técnica?

A ficha técnica nada mais é que um documento em que são dispostas todas as especificações de uma matéria-prima ou mercadoria. Por trazer descrições objetivas, técnicas e criteriosas, é útil especialmente para quem realiza inspeções

Dessa maneira, a criação de uma ficha técnica direciona melhor a atividade desenvolvida pela empresa, promovendo ganho de eficiência, bem como resultados significativos no processo de controle de qualidade, incluindo:

  • Padronização da qualidade;
  • Notas de auditoria;
  • Conformidade de produtos.

Mas esses benefícios não são obtidos se esse documento não for elaborado de forma criteriosa. Isto é, ele precisa ser simples, objetivo e, ao mesmo tempo, completo. Somente assim será possível garantir que o profissional irá entender as informações, eliminando dupla interpretação. 

E mais: evita retrabalhos, devoluções e mesmo recall – no caso de aplicação na indústria automotiva.

Para alcançar essa objetividade, o time pode recorrer até mesmo a elementos visuais que complementam o documento, como desenhos, fotos ou gráficos que representem exatamente a informação que se deseja passar.

Um dos segmentos que mais utiliza essa ferramenta é o de alimentação. Ela ajuda, por exemplo, na conferência dos insumos, bem como nos ingredientes que devem ser utilizados em cada prato. Porém, não confunda: ela não deve mostrar o modo de preparo, pois isso é papel da receita.

Além disso, é importante esclarecer que a ficha técnica não é a mesma coisa que Procedimento Operacional Padrão (POP). Enquanto este é focado na operação em si, a ficha direciona sua atenção para o detalhamento do produto. 

Para que serve a ficha técnica?

Seu principal objetivo é proporcionar a padronização dos produtos da sua empresa. Afinal, quando se sabe ao certo o que precisa conter nele, fica mais fácil avaliar se está adequado ou não.

A ficha técnica também torna os processos de auditoria interna mais fáceis. Isso é essencial porque a função dessa atividade é justamente controlar a qualidade das manufaturas que chegam ao cliente final.

Com o uso desse documento, ainda, você consegue realizar uma previsão de gastos e compras. Uma vez que, nele, são listadas as matérias-primas necessárias e seus respectivos preços. Tornando essa organização ainda mais produtiva, permitindo a redução de custos e desperdícios, como veremos mais adiante. 

Mas afinal, como fazer uma ficha técnica na prática?

Como já mencionamos, os parâmetros técnicos a serem checados devem ser apresentados de forma clara e objetiva. Se possível, contar com apoio de imagens ou desenhos que representem exatamente o padrão de qualidade a ser obedecido.

Isso é especialmente importante no caso de entrada de mercadorias. Pois, do contrário, pode levar ao recebimento de uma matéria-prima fora dos padrões.

Existem diversos modelos de ficha técnica, que podem variar de acordo com o segmento do negócio. No entanto, para promover um entendimento, vamos mostrar os principais itens que ela deve trazer:

  1. Nome do produto;
  2. Custo de cada insumo;
  3. Cotação do fornecedor;
  4. Tempo de preparo;
  5. Mão-de-obra necessária;
  6. Equipamento utilizado;
  7. Especificidade do armazenamento dos ingredientes,
  8. Rendimento total esperado;
  9. Tamanho de cada porção;
  10. Impostos;
  11. Encargos;
  12. Custo final total;
  13. Imagem do produto;
  14. Instruções especiais.

Ao criar uma ficha técnica na sua empresa, é importante, primeiramente, fazer uma análise 360º de todos os processos internos, além dos custos já praticados.

Esse planejamento é importante para a criação de um histórico de análise e evolução da performance, que será útil para o entendimento dos resultados obtidos com a implementação ou otimização de ficha técnica. 

Passo a passo para montar uma ficha técnica de produto

Para facilitar esse processo, criamos uma sugestão de passo a passo para seguir na criação da sua ficha técnica. Confira:

Identificação 

Primeiramente, comece a preencher uma identificação básica na ficha: o que é e o nome. Assim, você pode separar os documentos de acordo com essas informações – o que ajudará muito na hora de pesquisar e consultar. 

Categoria 

Separe tudo por categorias. Assim, você pode colocar esse tópico na ficha técnica de produto e facilitar a busca por itens ou processos, quando for necessário. É um tipo de filtro essencial. 

Dimensões 

Dados como altura e largura não podem faltar em uma ficha técnica de produto, principalmente dentro do meio industrial. Essas informações são indispensáveis para um funcionamento de trabalho organizado, seguro e controlado.

Peso

Assim como as dimensões de altura e largura, sempre evidenciar o peso e a carga daquele produto é essencial. Na indústria, sua produção não pode acontecer sem essas informações na ficha técnica.

Materiais 

Faça uma análise e separe os materiais que a equipe irá precisar durante o processo de trabalho. Em seguida, enumere todos os itens necessários e registre o que será utilizado. 

Código SKU

O SKU, sigla de Stock Keeping Unit ou Unidade de Manutenção de Estoque, é indispensável na sua ficha técnica de produto. 

Basicamente, trata-se do código criado automaticamente para identificação de cada item ou material. É uma forma de dar um “nome” ao que está sendo posto na ficha. 

Responsável 

Outro ponto muito importante na hora de desenvolver uma ficha técnica de produto eficiente é inserir dados do responsável por aquela demanda ou item

Dessa forma, é mais fácil obter controle dos resultados de cada funcionário, bem como encontrar o responsável para obter mais informações.

Custos

Os custos devem ser definidos, analisados e repensados em qualquer que seja a etapa do trabalho. Afinal, o corte de gastos não só gera menos prejuízo, como possibilita que o dinheiro seja investido em melhorias. 

Sendo assim, lembre-se sempre de incluir na ficha técnica de produto todos os custos envolvidos.

Tecnologia

Pense na possibilidade de investir em softwares eficientes. Afinal, quando falamos em dados e informações tão importantes como essas, a tecnologia funciona melhor do que a mão de obra humana. 

Através de sistemas digitais como o Checklist Fácil, você encontra uma maneira de integrar as informações e salvá-las na nuvem, ou seja, sem riscos de perder ou se enganar. 

Além da diminuição de erros, você ainda encontra uma série de facilitações essenciais como checklists, agendamentos, automatização de processos e integração de equipes. É a chave para melhorar o seu modelo de gestão, tornando-o mais eficiente e com foco na melhoria contínua.

Dados extras

Por último, faça uma revisão geral da ficha técnica de produto e inclua todos os dados extras que julgar necessário. Você pode incluir fotos, registros, documentos ou alguma informação que possa ser útil para quem realiza o trabalho e para quem inspeciona depois.

De forma geral, esses são os passos simples para montar esse modelo de ficha de forma básica e eficiente. 

Entretanto, vale destacar que ela deve ir de acordo com as especificações e necessidades dos processos de trabalhos de cada empresa. Leve em consideração, portanto, o cenário interno e a personalize conforme for preciso. 

Principais erros no processo de montagem da ficha técnica de produto

Anteriormente, vimos todas as informações necessárias e o passo a passo para a montagem de uma boa ficha técnica de produto. Mas, existem alguns erros muito comuns que podem acontecer e devem ser evitados ao máximo. 

Conheça agora os principais erros no seu processo de montagem: 

Não revisar as informações 

Inicialmente, é preciso pensar que a ficha técnica de produto possui uma importância imensa no controle de dados e monitoramento para gestão de qualidade e padronização de processos. Ou seja, evitar inconsistências aqui é primordial. 

Por isso, um dos principais erros é a falta de revisão das informações. É necessário sempre incluir os dados com atenção e revisar todo o conteúdo no final,  evitando problemas que possam se desdobrar lá na frente por conta de um número ou uma palavra equivocada. 

Lembre-se sempre de revisar a ficha técnica de produto

Esquecer uma informação importante 

Seguindo a mesma linha do tópico anterior, um erro que deve ser evitado ao máximo é a falta de informações essenciais. 

A ficha técnica funciona como um guia do trabalho, ao mesmo tempo que serve como relatório de resultados. Por isso, qualquer informação esquecida pode modificar todo um processo e gerar dados errados. 

Fazer tudo no papel 

Certamente você pode – e deve – registrar algumas coisas em documentos e papéis impressos, mas não contar com a tecnologia à esta altura do campeonato pode ser equivocado. 

Assim como já falamos anteriormente, com softwares modernos você pode ter tudo registrado na nuvem, além de ter integração e automatização dessas informações. É literalmente a análise de dados e controle de processos na palma da mão. 

Ficha técnica padrão 

Um erro muito comum das empresas é manter uma ficha técnica padrão para objetivos diferentes. Ela deve sempre ser personalizada conforme a empresa e o tipo de processo para o qual será usada. 

Além disso, vale destacar que é necessário mantê-la em constante atualização. O padrão deve existir para organizar, não para burocratizar. 

Finalmente, você já possui todo o conhecimento necessário para criar e conduzir as montagens de ficha técnica de produto dentro da sua empresa. 

Mas, caso ainda haja alguma dúvida de que ela é indispensável na rotina de trabalho, entenda agora porque você deve implementá-la já! 

Qual o papel da tecnologia para a sua gestão eficiente?

Você está pensando em fazer uma ficha técnica em papel? Ou então em uma planilha de Excel? As duas opções podem ser utilizadas em um primeiro momento. Porém, não são as formas mais recomendadas, especialmente pensando na segurança dos dados.

Enquanto o papel é suscetível a ações do tempo e a extravios, as planilhas de Excel demandam amplo espaço de armazenamento. E mais: podem ser excluídas sem querer ou serem acometidas por vírus.

Dessa forma, podem solucionar o problema de forma pontual. Mas não irão gerar os insights necessários a longo prazo – algo tão importante para um eficiente plano de ficha técnica, uma vez que se trata de um trabalho contínuo.

É por isso que muitas empresas já recorrem às soluções inteligentes, com armazenamento em nuvem, para este fim. Além das informações poderem ser acessadas em qualquer dispositivo mediante login e senha, permite a gestão do fluxo de dados de forma otimizada.

Afinal, quando se fala em padronização de processos e controle de qualidade, a organização é a palavra de ordem para o fluxo organizacional.

Sendo assim, o uso de fichas técnicas pode ser controlado por meio de um checklist online, isto é, questionários criados em um software próprio para isso.

Um checklist digital possibilita avaliar o produto sob diferentes aspectos, ao criar listas de verificação por setor ou atividade, aprimorando controle de recebimento e saída de produtos e insumos. Ou seja, atua diretamente no controle do volume de perdas de insumos e fluxo de baixa em estoque.

Com o uso de checklists para criar e manter fichas técnicas, sua empresa também fica mais preparada para auditorias internas, uma vez que cada procedimento está de acordo com critérios específicos, inerentes à sua produção. 

Por que fazer ficha técnica com o Checklist Fácil?

Mas você deve estar se perguntando: então, qual ferramenta escolher? O Checklist Fácil é um grande aliado na otimização da auditoria interna, controle de qualidade, redução de custos e padronização operacional.

Afinal, é uma ferramenta que viabiliza o acesso rápido a relatórios, com possibilidades práticas de promover melhorias contínuas na operação. Entre suas funcionalidades, vale destacar aquelas que têm tudo a ver com a organização e controle de ficha técnica na sua empresa.

Primeiramente, todos os agendamentos de aplicação podem ser automatizados. Na ferramenta, é possível configurar dias e até horas, bem como suas repetições e antecipações, quando necessário. Isto é, quando o processo precisa ser feito regularmente, ou mesmo iniciar antes da data estipulada.

O Checklist Fácil ainda permite a criação de planos de ação quando forem encontradas não conformidades durante sua aplicação. Garantindo, assim, que serão rapidamente contornadas.

E sabe os processos que precisam ser acompanhados regularmente? A ferramenta envia um alerta por e-mail para lembrar prazos, facilitando o monitoramento ágil e assertivo.

Nesse cenário, mesmo os planos de ação preenchidos posteriormente precisam de aprovação antes de seguirem com o fluxo de tratativas. Com isso, a operação fica mais segura, e os dados para análise são coerentes com a realidade da produção.

Na prática, isso significa que, além de otimizar a operação em si com fichas técnicas operacionais, também permite o controle dos tipos gerenciais, com a possibilidade de elaborar dashboards personalizados. 

Ficha técnica: por que ela é tão importante?

Utilizar essa ferramenta oferece uma série de benefícios. A saber:

  1. Organização da operação;
  2. Controle mais preciso de entrada e saída;
  3. Padronização dos processos;
  4. Controle das compras;
  5. Gestão de vendas;
  6. Redução de desperdício;
  7. Controle de estoque;
  8. Manutenção do padrão de qualidade;
  9. Otimização dos treinamentos dos colaboradores;
  10. Obtenção e armazenamento de dados.

Na prática, isso significa que a ficha técnica permite que a fabricação de um produto, ou mesmo a receita de uma determinada refeição, se torne reproduzível. Com isso, independentemente de quem está envolvido na operação, o resultado será fiel ao que consta no documento.

Outro uso desse instrumento é em treinamentos, a fim de garantir que a operação seja feita de forma correta e fluida.

Mas qual a sua relação com a redução de custos? Como diminui desperdícios por meio da padronização, a quantidade de matéria-prima comprada, estocada e utilizada fica mais coerente com a realidade do negócio. Logo, vencimentos causados por excessos ou negociações onerosas no setor de compras tendem a ser eliminados.

Assim, a ficha técnica também influencia no controle de preço praticado, pois permite um melhor dimensionamento da margem de lucro. Portanto, o custo dos ingredientes passa a ser controlado sistematicamente, fazendo com que a empresa se torne mais competitiva no mercado.

Do mesmo modo, é esse documento que garante parâmetros de qualidade do produto, seja em termos quantitativos (relativos à porção ou volume em si) ou qualitativos (sabor, aroma, apresentação, etc).

No caso do setor alimentício, ainda serve para determinar o valor nutricional de uma receita, bem como evitar a monotonia na produção de cardápios – mais uma vantagem competitiva proporcionada pela ficha técnica!

Afinal, o restaurante passa a ser capaz de informar o cliente sobre tudo que compõe os pratos. Dados como presença de glúten, lactose e açúcar, por exemplo, se enquadram nessa questão. 

Qual a diferença entre ficha técnica operacional e gerencial?

Aqui, a principal diferença está no detalhamento de informações e utilização de cada tipo de ficha técnica.

A operacional está mais ligada à execução. Por isso, é destinada a detalhar os pontos principais relacionados à produção em si.

Na realidade dos restaurantes e demais estabelecimentos que trabalham com alimentação, a ficha técnica de um prato pontua os ingredientes utilizados, bem como as quantidades e a forma de cozimento. Assim, você evita alterações que podem levar a perda de qualidade do produto. E, consequentemente, à insatisfação do cliente.

A ficha técnica operacional proporciona:

  • Uniformidade e qualidade da operação;
  • Controle de estoque otimizado;
  • Acompanhamento da quantidade utilizada de matéria-prima;
  • Descentralização de processos, em que toda a equipe passa a saber métodos utilizados.

a ficha técnica gerencial oferece mais informações relacionadas à análise de dados, com foco em administração e compras. Ainda na realidade de um restaurante como exemplo, a ficha técnica gerencial tem foco em:

  • Preço de cada ingrediente;
  • Comparativo de custos entre fornecedores;
  • Custo por prato;
  • Margem de lucro;
  • Preço final.

Assim sendo, ela auxilia no dia a dia de setores como compras, estoque e marketing. Permitindo uma tomada de decisão mais assertiva por parte dos gestores.

Como se trata de um documento acerca dos recursos financeiros da operação, a ficha técnica gerencial deve ser acompanhada periodicamente, atualizando dados quando necessário, de acordo com flutuações de preço.

Deve conter a precificação detalhada de despesas, bem como indicadores financeiros, que permitirão a análise de lucro e ROI. 

Quem deve usar a ficha técnica?

A ferramenta deve ser utilizada por todos os empreendedores que oferecem algum tipo de produto. Ou seja: desde um cozinheiro autônomo que vende doces e salgados a donos de grandes fábricas de automóveis.

Isso porque ela ajuda na verificação do custo efetivo do produto, bem como na organização da rotina produtiva. Em outras palavras, auxilia na definição de preço, bem como no dia a dia da operação.

É preciso ter em mente que a ficha técnica tem como finalidade a padronização da mercadoria. Por isso, ela deve ser vista como uma aliada na busca por qualidade.

Vale lembrar, ainda, que cada tipo de ficha técnica possui uma finalidade. A ficha técnica operacional indica o modo de produção, e deve ser implementada no dia a dia da operação.

Por outro lado, a ficha técnica gerencial é um recurso voltado à gestão e, portanto, deve ser avaliada pelo líder da equipe, a fim de conduzi-la da melhor forma possível. 

6 benefícios de digitalizar a ficha técnica

Em conclusão, a ficha técnica digitalizada traz vantagens em rapidez, assertividade e controle de informações – conforme mencionamos. Entre os principais motivos para você automatizar essa etapa da operação com o Checklist Fácil estão:

  1. Capacidade de estimar corretamente o uso de matéria-prima por período;
  2. Controlar corretamente o estoque, trazendo itens para verificação quando necessário, evitando perdas de insumos fora do prazo de validade;
  3. Visão ampla dos valores praticados, desde a negociação com fornecedores até a venda;
  4. Conhecimento da variação dos preços pago por cada item;
  5. Planejamento seguro da vida financeira do negócio, projetando a margem de lucro mês a mês, com informações dos setores de estoque e compras integradas através do sistema.

Ficou interessado nesta solução? Então você precisa conhecer o Checklist Fácil. Líder na América Latina, permite criar e agendar as realizações de checagem. E mais: com ele, você gera relatórios que tornam a gestão como um todo ainda mais eficiente.

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