Saiba como elaborar uma ficha técnica para otimizar seu negócio

Documento certo para quem realiza inspeções e busca os melhores resultados em controle de qualidade, a ficha técnica permite a análise operacional e gerencial de tudo o que é produzido. Saiba como fazer na prática!

Tempo de leitura: 7 minutos
Profissional usando ficha técnica na conferência dos produtos

A ficha técnica é uma ferramenta essencial para o controle de qualidade. Isso porque, com ela, é possível checar se os padrões pré-estabelecidos para cada produto estão de acordo ou não.

Assim, normalmente são especificadas características de um produto, como valor unitário e peso. O uso da ficha técnica é compatível com qualquer segmento. Porém, ela costuma ser mais utilizada nas indústrias, no varejo e no ramo de alimentos e bebidas.

Portanto, se o seu negócio se enquadra em algum desses segmentos, mas ainda não a implementou na sua operação ou mesmo deseja otimizar esse procedimento em busca de melhores resultados, confira neste artigo todas as informações que você precisa saber para criar a ficha técnica! 

O que é ficha técnica?

A ficha técnica nada mais é que um documento em que são dispostas todas as especificações de uma matéria-prima ou mercadoria. Por trazer descrições objetivas, técnicas e criteriosas, é útil especialmente para quem realiza inspeções

Dessa maneira, a criação de uma ficha técnica direciona melhor a atividade desenvolvida pela empresa, promovendo ganho de eficiência, bem como resultados significativos no processo de controle de qualidade, incluindo:

  • Padronização da qualidade;
  • Notas de auditoria;
  • Conformidade de produtos.

Mas esses benefícios não são obtidos se esse documento não for elaborado de forma criteriosa. Isto é, ele precisa ser simples, objetivo e, ao mesmo tempo, completo. Somente assim será possível garantir que o profissional irá entender as informações, eliminando dupla interpretação. 

E mais: evita retrabalhos, devoluções e mesmo recall – no caso de aplicação na indústria automotiva.

Para alcançar essa objetividade, o time pode recorrer até mesmo a elementos visuais que complementam o documento, como desenhos, fotos ou gráficos que representem exatamente a informação que se deseja passar.

Um dos segmentos que mais utiliza essa ferramenta é o de alimentação. Ela ajuda, por exemplo, na conferência dos insumos, bem como nos ingredientes que devem ser utilizados em cada prato. Porém, não confunda: ela não deve mostrar o modo de preparo, pois isso é papel da receita.

Além disso, é importante esclarecer que a ficha técnica não é a mesma coisa que Procedimento Operacional Padrão (POP). Enquanto este é focado na operação em si, a ficha direciona sua atenção para o detalhamento do produto. 

Para que serve a ficha técnica?

Seu principal objetivo é proporcionar a padronização dos produtos da sua empresa. Afinal, quando se sabe ao certo o que precisa conter nele, fica mais fácil avaliar se está adequado ou não.

A ficha técnica também torna os processos de auditoria interna mais fáceis. Isso é essencial porque a função dessa atividade é justamente controlar a qualidade das manufaturas que chegam ao cliente final.

Com o uso desse documento, ainda, você consegue realizar uma previsão de gastos e compras. Uma vez que, nele, são listadas as matérias-primas necessárias e seus respectivos preços. Tornando essa organização ainda mais produtiva, permitindo a redução de custos e desperdícios, como veremos mais adiante. 

Mas afinal, como fazer uma ficha técnica na prática?

Como já mencionamos, os parâmetros técnicos a serem checados devem ser apresentados de forma clara e objetiva. Se possível, contar com apoio de imagens ou desenhos que representem exatamente o padrão de qualidade a ser obedecido.

Isso é especialmente importante no caso de entrada de mercadorias. Pois, do contrário, pode levar ao recebimento de uma matéria-prima fora dos padrões.

Existem diversos modelos de ficha técnica, que podem variar de acordo com o segmento do negócio. No entanto, para promover um entendimento, vamos mostrar os principais itens que ela deve trazer:

  1. Nome do produto;
  2. Custo de cada insumo;
  3. Cotação do fornecedor;
  4. Tempo de preparo;
  5. Mão-de-obra necessária;
  6. Equipamento utilizado;
  7. Especificidade do armazenamento dos ingredientes,
  8. Rendimento total esperado;
  9. Tamanho de cada porção;
  10. Impostos;
  11. Encargos;
  12. Custo final total;
  13. Imagem do produto;
  14. Instruções especiais.

Ao criar uma ficha técnica na sua empresa, é importante, primeiramente, fazer uma análise 360º de todos os processos internos, além dos custos já praticados.

Esse planejamento é importante para a criação de um histórico de análise e evolução da performance, que será útil para o entendimento dos resultados obtidos com a implementação ou otimização de ficha técnica. 

Qual o papel da tecnologia para a sua gestão eficiente?

Você está pensando em fazer uma ficha técnica em papel? Ou então em uma planilha de Excel? As duas opções podem ser utilizadas em um primeiro momento. Porém, não são as formas mais recomendadas, especialmente pensando na segurança dos dados.

Enquanto o papel é suscetível a ações do tempo e a extravios, as planilhas de Excel demandam amplo espaço de armazenamento. E mais: podem ser excluídas sem querer ou serem acometidas por vírus.

Dessa forma, podem solucionar o problema de forma pontual. Mas não irão gerar os insights necessários a longo prazo – algo tão importante para um eficiente plano de ficha técnica, uma vez que se trata de um trabalho contínuo.

É por isso que muitas empresas já recorrem às soluções inteligentes, com armazenamento em nuvem, para este fim. Além das informações poderem ser acessadas em qualquer dispositivo mediante login e senha, permite a gestão do fluxo de dados de forma otimizada.

Afinal, quando se fala em padronização de processos e controle de qualidade, a organização é a palavra de ordem para o fluxo organizacional.

Sendo assim, o uso de fichas técnicas pode ser controlado por meio de um checklist online, isto é, questionários criados em um software próprio para isso.

Um checklist digital possibilita avaliar o produto sob diferentes aspectos, ao criar listas de verificação por setor ou atividade, aprimorando controle de recebimento e saída de produtos e insumos. Ou seja, atua diretamente no controle do volume de perdas de insumos e fluxo de baixa em estoque.

Com o uso de checklists para criar e manter fichas técnicas, sua empresa também fica mais preparada para auditorias internas, uma vez que cada procedimento está de acordo com critérios específicos, inerentes à sua produção. 

Por que fazer ficha técnica com o Checklist Fácil?

Mas você deve estar se perguntando: então, qual ferramenta escolher? O Checklist Fácil é um grande aliado na otimização da auditoria interna, controle de qualidade, redução de custos e padronização operacional.

Afinal, é uma ferramenta que viabiliza o acesso rápido a relatórios, com possibilidades práticas de promover melhorias contínuas na operação. Entre suas funcionalidades, vale destacar aquelas que têm tudo a ver com a organização e controle de ficha técnica na sua empresa.

Primeiramente, todos os agendamentos de aplicação podem ser automatizados. Na ferramenta, é possível configurar dias e até horas, bem como suas repetições e antecipações, quando necessário. Isto é, quando o processo precisa ser feito regularmente, ou mesmo iniciar antes da data estipulada.

O Checklist Fácil ainda permite a criação de planos de ação quando forem encontradas não conformidades durante sua aplicação. Garantindo, assim, que serão rapidamente contornadas.

E sabe os processos que precisam ser acompanhados regularmente? A ferramenta envia um alerta por e-mail para lembrar prazos, facilitando o monitoramento ágil e assertivo.

Nesse cenário, mesmo os planos de ação preenchidos posteriormente precisam de aprovação antes de seguirem com o fluxo de tratativas. Com isso, a operação fica mais segura, e os dados para análise são coerentes com a realidade da produção.

Na prática, isso significa que, além de otimizar a operação em si com fichas técnicas operacionais, também permite o controle dos tipos gerenciais, com a possibilidade de elaborar dashboards personalizados. 

Ficha técnica: por que ela é tão importante?

Utilizar essa ferramenta oferece uma série de benefícios. A saber:

  1. Organização da operação;
  2. Controle mais preciso de entrada e saída;
  3. Padronização dos processos;
  4. Controle das compras;
  5. Gestão de vendas;
  6. Redução de desperdício;
  7. Controle de estoque;
  8. Manutenção do padrão de qualidade;
  9. Otimização dos treinamentos dos colaboradores;
  10. Obtenção e armazenamento de dados.

Na prática, isso significa que a ficha técnica permite que a fabricação de um produto, ou mesmo a receita de uma determinada refeição, se torne reproduzível. Com isso, independentemente de quem está envolvido na operação, o resultado será fiel ao que consta no documento.

Outro uso desse instrumento é em treinamentos, a fim de garantir que a operação seja feita de forma correta e fluida.

Mas qual a sua relação com a redução de custos? Como diminui desperdícios por meio da padronização, a quantidade de matéria-prima comprada, estocada e utilizada fica mais coerente com a realidade do negócio. Logo, vencimentos causados por excessos ou negociações onerosas no setor de compras tendem a ser eliminados.

Assim, a ficha técnica também influencia no controle de preço praticado, pois permite um melhor dimensionamento da margem de lucro. Portanto, o custo dos ingredientes passa a ser controlado sistematicamente, fazendo com que a empresa se torne mais competitiva no mercado.

Do mesmo modo, é esse documento que garante parâmetros de qualidade do produto, seja em termos quantitativos (relativos à porção ou volume em si) ou qualitativos (sabor, aroma, apresentação, etc).

No caso do setor alimentício, ainda serve para determinar o valor nutricional de uma receita, bem como evitar a monotonia na produção de cardápios – mais uma vantagem competitiva proporcionada pela ficha técnica!

Afinal, o restaurante passa a ser capaz de informar o cliente sobre tudo que compõe os pratos. Dados como presença de glúten, lactose e açúcar, por exemplo, se enquadram nessa questão. 

Qual a diferença entre ficha técnica operacional e gerencial?

Aqui, a principal diferença está no detalhamento de informações e utilização de cada tipo de ficha técnica.

A operacional está mais ligada à execução. Por isso, é destinada a detalhar os pontos principais relacionados à produção em si.

Na realidade dos restaurantes e demais estabelecimentos que trabalham com alimentação, a ficha técnica de um prato pontua os ingredientes utilizados, bem como as quantidades e a forma de cozimento. Assim, você evita alterações que podem levar a perda de qualidade do produto. E, consequentemente, à insatisfação do cliente.

A ficha técnica operacional proporciona:

  • Uniformidade e qualidade da operação;
  • Controle de estoque otimizado;
  • Acompanhamento da quantidade utilizada de matéria-prima;
  • Descentralização de processos, em que toda a equipe passa a saber métodos utilizados.

a ficha técnica gerencial oferece mais informações relacionadas à análise de dados, com foco em administração e compras. Ainda na realidade de um restaurante como exemplo, a ficha técnica gerencial tem foco em:

  • Preço de cada ingrediente;
  • Comparativo de custos entre fornecedores;
  • Custo por prato;
  • Margem de lucro;
  • Preço final.

Assim sendo, ela auxilia no dia a dia de setores como compras, estoque e marketing. Permitindo uma tomada de decisão mais assertiva por parte dos gestores.

Como se trata de um documento acerca dos recursos financeiros da operação, a ficha técnica gerencial deve ser acompanhada periodicamente, atualizando dados quando necessário, de acordo com flutuações de preço.

Deve conter a precificação detalhada de despesas, bem como indicadores financeiros, que permitirão a análise de lucro e ROI. 

Quem deve usar a ficha técnica?

A ferramenta deve ser utilizada por todos os empreendedores que oferecem algum tipo de produto. Ou seja: desde um cozinheiro autônomo que vende doces e salgados a donos de grandes fábricas de automóveis.

Isso porque ela ajuda na verificação do custo efetivo do produto, bem como na organização da rotina produtiva. Em outras palavras, auxilia na definição de preço, bem como no dia a dia da operação.

É preciso ter em mente que a ficha técnica tem como finalidade a padronização da mercadoria. Por isso, ela deve ser vista como uma aliada na busca por qualidade.

Vale lembrar, ainda, que cada tipo de ficha técnica possui uma finalidade. A ficha técnica operacional indica o modo de produção, e deve ser implementada no dia a dia da operação.

Por outro lado, a ficha técnica gerencial é um recurso voltado à gestão e, portanto, deve ser avaliada pelo líder da equipe, a fim de conduzi-la da melhor forma possível. 

6 benefícios de digitalizar a ficha técnica

Em conclusão, a ficha técnica digitalizada traz vantagens em rapidez, assertividade e controle de informações – conforme mencionamos. Entre os principais motivos para você automatizar essa etapa da operação com o Checklist Fácil estão:

  1. Capacidade de estimar corretamente o uso de matéria-prima por período;
  2. Controlar corretamente o estoque, trazendo itens para verificação quando necessário, evitando perdas de insumos fora do prazo de validade;
  3. Visão ampla dos valores praticados, desde a negociação com fornecedores até a venda;
  4. Conhecimento da variação dos preços pago por cada item;
  5. Planejamento seguro da vida financeira do negócio, projetando a margem de lucro mês a mês, com informações dos setores de estoque e compras integradas através do sistema.

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Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

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