O que é plano de manutenção e como criar um na minha empresa?

Um plano de manutenção é a documentação de todas as atividades programadas para garantir o funcionamento eficiente de equipamentos e instalações de uma empresa. Nele, devem constar cronograma e registros de inspeções regulares, reparos preventivos e substituições de peças, que são medidas importantes para prolongar a vida útil de ativos. 

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Contar com um plano de manutenção é importante para empresas de qualquer porte. Isso porque ele influencia diretamente no tempo de inatividade de equipamentos e, consequentemente, na produtividade como um todo.

Um dos maiores gargalos financeiros das indústrias recai sobre a manutenção. Quando ela não ocorre de forma preventiva, costuma requerer um alto investimento. Afinal, arrumar um maquinário estragado sai mais caro do que promover melhorias e trocar uma peça ou outra, não é mesmo?

Mas o que, de fato, é um plano de manutenção e quais as outras vantagens que ele oferece para um negócio? E mais: como criar um de forma eficiente? Tudo isso nós iremos esclarecer neste conteúdo. Continue conosco!

Afinal, o que é um Plano de Manutenção?

O plano de manutenção é uma espécie de programação ou agenda em que é definido um roteiro de execução de manutenção. A definição deste plano passa pela escolha da postura que a empresa irá adotar, ou seja, se irá atuar de forma preventiva ou emergencial.

Geralmente, esse planejamento é adotado visando atuar de forma programada. Com isso, evita-se chegar ao ponto de ser necessário realizar um reparo de defeito ou avaria mais grave.

No plano de manutenção, devem ser definidos alguns pontos principais, como:

• Prazos;
• Responsáveis;
• Atividades de checagem;
• Materiais ou ferramentas necessários.

Com essa organização, é possível prolongar o estado de conservação dos maquinários. E, desta forma, garantir o seu funcionamento adequado, preservando a saúde das pessoas que os utilizam.

Para que serve o plano de manutenção?

O plano de manutenção tem função principal de prevenir gastos com equipamentos, ferramentas, maquinários ou outras necessidades da empresa quando estragam. Com a manutenção evita-se que esses itens de trabalho estraguem.

E quando não há uma programação adequada de manutenção, tudo é realizado de forma corretiva e emergencial, uma vez que não há um controle sobre a qualidade e vida útil dos equipamentos.

Consequentemente, a tendência é que eleve a frequência de falhas, assim como os custos com manutenção e inatividade dos aparelhos.

Em contrapartida, quando a empresa conta com um plano de manutenção delineado, os equipamentos tendem a apresentar menos problemas. Afinal, são estipulados prazos para que sejam analisados e, quando necessário, ajustados.

Com isso, esse planejamento oferece como principais benefícios:

• Redução na quantidade de falhas, defeitos e no tempo de inatividade dos equipamentos;
• Aumento da vida útil dos maquinários, uma vez que eles têm menos desgaste;
• Maior segurança no trabalho, reduzindo a ocorrência de acidentes;
• Elevação da produtividade;
• Eficiência energética;
• Maior previsibilidade nos custos com manutenção;
• Elevação da capacidade de resolver os problemas operacionais.
• Otimização de prazos e entrega de produtos, pois evita-se ter que parar a produção por falhas em equipamentos;
• Redução nos custos com manutenção a longo prazo.

Qual a importância do controle de manutenção?

Além de evitar gastos adicionais, a empresa consegue ter uma visão mais completa da situação dos equipamentos utilizados para a execução do trabalho. Ele evita desperdícios, aumenta a produção, e auxilia no desempenho geral da empresa. 

Quais os tipos de controle de manutenção?

Primeiramente, é preciso entender o conceito de controle de manutenção. Por mais que isso possa até parecer óbvio, nem sempre é. 

Afinal, quando se ouve falar em manutenção, qual é a primeira coisa que surge em sua mente? É muito comum remeter essa palavra ao conserto de algo que se quebrou ou parou de funcionar, o que não está errado. Mas a história não acaba por aí.

Essa é a primeira referência que temos ao pensar em manutenção no ambiente organizacional, porque também é a mais antiga. Na primeira geração da Revolução Industrial, a manutenção se restringia ao reparo pós-quebra, bem como serviços de limpeza e lubrificação.

Já a segunda geração teve como marco a busca constante do aumento da produção, visando maiores lucros. 

Para atender a essa demanda, o maquinário aumentou e, com ele, a complexidade dos serviços de manutenção. Já não se podia mais esperar que um equipamento quebrasse para pensar em corrigi-lo. Era preciso evitar interrupções ao máximo.

Isso porque se percebeu que uma máquina quebrada significa o mesmo que desperdício de horas de produção e dinheiro. 

Desta forma, com o tempo, esse conceito foi evoluindo, e o controle de manutenção se tornou essencial, a fim de organizar e acompanhar todas as medidas que envolvem o bom funcionamento e conservação no ambiente empresarial.

Assim, o ato de reparar o que já está quebrado é apenas uma parte do controle de manutenção. Além dele, todas as ações que visam o bom funcionamento de um equipamento fazem parte do controle de manutenção.

Isso envolve, portanto, ações de conservação e promoção de melhorias contínuas que evitam falhas futuras. Nesse sentido, três tipos de manutenção são parte da rotina do gestor:

Manutenção corretiva

Se restringe ao reparo ou substituição de peças no maquinário após quebra. A manutenção corretiva ocorre quando equipamento não está funcionando, portanto, só envolve ações de correção e não de prevenção. 

Manutenção preventiva

É quando a manutenção que visa evitar a falha que interrompe a produção. A manutenção preventiva é importante para evitar defeitos e acidentes. Geralmente, ocorre de acordo com rotinas de boas práticas fornecidas pelos fabricantes das máquinas, o que ajuda no prolongamento de vida útil do equipamento. 

Vantagens na manutenção preventiva

Manutenção preditiva

Tem a finalidade de detectar problemas que possam surgir. A manutenção preditiva feita por meio de equipamentos que fazem medições de aspectos gerais da máquina em questão, que podem ser de temperatura, pressão, vibração, etc. 

E PCM, o que é?

É muito comum encontrar a sigla PCM associada ao controle de manutenção. Isso ocorre porque ela corresponde justamente ao Planejamento e Controle de Manutenção. Portanto, quando se fala na estruturação de ações para o eficiente controle de manutenção, se fala em PCM.

O PCM é responsável pela gestão 360º de todos os serviços de manutenção organizacional. Assim, é ele que levará em conta custos, tempo entre falhas, condições gerais de ambientes e do maquinário, conjunto de ações que devem ser instituídas, bem como quando estas devem ser aplicadas, entre outros fatores.

O PCM deve contar com mão de obra especializada para a realização das manutenções, além de ter um supervisor para definir estratégias de execução e alocar recursos necessários para manutenção. 

Com ele, grandes gargalos da operação tendem a ser eliminados. Elevando, assim, o desempenho das máquinas e de toda a produção.

Como implantar o PCM?

É um processo que pode variar de acordo com o segmento da indústria ou empresa. Mas em termos de fundamentos básicos, a implantação do PCM envolve, principalmente, a análise de dados.

Isso porque a falta de informações precisas complica a missão de traçar qualquer estratégia coerente. É por meio da geração de dados que se consegue colher, tratar e analisar o estado dos equipamentos e o funcionamento das máquinas de forma eficiente.

Por isso é tão difícil fazer o controle de manutenção sem o auxílio de tecnologia, uma vez que é ela que ajuda na gestão desse procedimento.

Muitas vezes, algumas rotinas parecem impossíveis de se medir. Mas, quando se fala em controle de manutenção, é preciso ficar atento às métricas, técnicas e ferramentas certas. 

Lembre-se: o que você deixa de medir, deixa de controlar. E são nessas ocasiões que surgem os maiores gargalos e prejuízos.

Quais indicadores de manutenção controlar?

Essenciais para qualquer controle, os indicadores de desempenho servem para medir e comparar processos de acordo com a estratégia traçada. Assim, os indicadores de manutenção fundamentais para a rotina de qualquer organização são:

1. MTBF;
2. MTTR;
3. (A);
4. Backlog;
5. CPMV;
6. CMUP;
7. CMF.

LEIA TAMBÉM | 7 indicadores de manutenção que você precisa acompanhar

O que é preciso para aplicar o PCM?

Para alcançar os melhores resultados no PCM, existem 3 fatores que precisam ser gerenciados de perto. São eles:

1. Pessoas: Para que exista qualquer melhoria, é preciso contar com um time executor capacitado e alinhado com o restante do time, além de motivados e reconhecidos pelo seu trabalho;
2. Processos: A forma como acontecem as manutenções é importante para se analisar juntamente os indicadores de desempenho. Isso permitirá que o gestor otimize rotinas e garanta a execução plena de todas as atividades que envolvem o PCM;
3. Ativos: Envolve o planejamento de recursos utilizados para o PCM, de forma integrada com os setores financeiro, estoque, compras e quaisquer outras áreas que atuam direta ou indiretamente com a manutenção. 

Quais informações devem constar em uma planilha de controle de manutenção?

Agora você deve estar se questionando: e como o controle de manutenção funciona na prática? Bem, já mencionamos a necessidade das ferramentas certas para esse desafio. Portanto, é preciso contar com tecnologias que permitam o registro de informações pertinentes.

São elas que trazem os dados de cada item, bem como de toda manutenção realizada, servindo, acima de tudo, como forma de monitoramento da operação.

Esses dados devem gerar relatórios periódicos, que permitam a criação de uma base histórica sobre todo o controle de manutenção, viabilizando a visualização do custo que foi otimizado, máquinas mais ou menos eficientes, equipamentos que devem ser substituídos, etc.

Fazer o relatório é simples. Você precisa adicionar ao documento as seguintes informações:

• Data;
• Responsável;
• Equipamento ou componente avaliado;
• Horas utilizadas para manutenção;
• Problema encontrado;
• Solução apresentada;
• Data da nova manutenção.

Dependendo da especificidade do segmento industrial, é possível acrescentar novos itens, caso seja de interesse do gestor. 

O importante, porém, é que as manutenções ocorram nos prazos corretos, com geração de relatórios em todas elas. Assim, há garantia quanto à confiabilidade desse histórico.

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Onde aplicar um plano de manutenção na empresa?

O plano de manutenção se aplica a todas as empresas e indústrias que possuem equipamentos, infraestrutura, instalações industriais, hospitalares e comerciais, por exemplo. Existem diferentes tipos de plano de manutenção, alguns deles são:

Manutenção de frotas

Dentro da área de frotas existem dois tipos de manutenção: a manutenção preventiva e a corretiva. A preventiva tem como objetivo prevenir possíveis problemas e gastos futuros. Já a corretiva é quando algo dentro da infraestrutura já estragou e precisa de reparo. 

Dentro das revisões e manutenções períodicas de frota, e da parte preventiva estão:

1. Óleo: nível do óleo e troca do fluido de acordo com a recomendação do fabricante
2. Sistema de freios: checagem indispensável para garantir a segurança de todos no trânsito de forma geral (motoristas, passageiros e pedestres). Aqui são checados os fluídos dos freios, lonas e pastilhas.
3. Filtros: os filtros de ar são avaliados e quando sujos, são trocados. 
4. Sistema de arrefecimento:sistema responsável por controlar a temperatura do carro, na manutenção é feita a limpeza, e quando necessário, mangueiras e reservatórios são substítuidos. 
5. Pneus e rodas: prevenção feita para validar se as rodas e pneus precisam ser trocados, ou se ainda conseguem ter uma aderência segura no asfalto. 
6. Alinhamento e balanceamento: alinhamento para validar o ângulo das rodas e o balanceamento para nquanto o alinhamento mantém correto o ângulo das rodas, o balanceamento por garantir que elas não trepidem no deslocamento.
7. Correia dentada: validação para entender se a correia está desgastada e se pode arrebentar ou não. 
8. Sistema elétrico e bateria: o sistema elétrico do automóvel envole bateria, faróis, fusíveis e luzes. Todos são verificados para garantir que estão funcionando. 

Manutenção de equipamentos

A manutenção preventiva de equipamentos serve para garantir a usabilidade de cada ferramenta, e o seu funcionamento para a execução das tarefas. 

Manutenção predial

A manutenção predial é feita em prédios ou em outros tipos de edifícios. Ela é um conjunto de atividades que pretende entender a vida útil de uma edificação. Ela é uma responsabilidade do proprietário do edifício, condomínio ou dos responsáveis pela edificação. 

A norma que regulariza esse tipo de manutenção é a NBR 5674 – A norma técnica para gestão de manutenção de edificações.

Passo a passo para criar um plano de manutenção

Agora que você viu a importância do plano de manutenção, deve estar se perguntando: como eu crio um para a minha empresa? A seguir, vamos mostrar os principais passos para realizar essa tarefa:

Levantamento das informações

Essa etapa também é conhecida como inventário de máquinas e equipamentos. Ela consiste em realizar um levantamento de todos os aparelhos, histórico de troca de peças, tempo de uso e ocorrências – entre outros dados.

Esse mapeamento é importante porque permite obter e registrar informações que irão direcionar todo o planejamento. Além disso, ele favorece a aplicação de planos de ação mais assertivos, uma vez que amplia o conhecimento sobre a infraestrutura.

O ideal, ainda, é que esse levantamento ocorra periodicamente. Com isso, é possível desenvolver estatísticas e, assim, perceber padrões. Tornando viável, assim, adotar uma postura preventiva e eficiente.

Criação de um checklist de manutenção

Após a análise do cenário, é hora de organizar o processo em si. Para isso, um passo importante envolve a definição de qual tipo de manutenção realizar. Ou seja, se o foco será na prevenção ou correção.

Em seguida, deve-se fazer um checklist de manutenção, a fim de criar um procedimento de análise e inspeção. É possível, inclusive, desenvolver mais de um checklist, dependendo do objetivo ou área a ser analisada, como:

• Mecânica;
• Elétrica;
• Lubrificação;
• Segurança.

Com essa ferramenta, cada ação deve ser registrada, mantendo um histórico. Além disso, é possível agendar futuras inspeções, com datas e responsáveis. Fortalecendo, portanto, ainda mais o plano de manutenção.

Verificação de custos

De nada adianta criar um plano de manutenção se não for viável colocá-lo em prática. Logo, é importante fazer um levantamento dos custos e do orçamento disponível. É preciso prever, por exemplo:

• Quantidade de pessoas dedicadas a sua execução;
• Ferramentas e insumos necessários para os reparos;
• Softwares úteis para o controle;
• Encargos trabalhistas.

Mesmo que, inicialmente, os gastos excedam o esperado pela empresa, ela tem tempo hábil para se organizar ou então realizar ajustes no planejamento.

Com isso, garante que, no momento em que ele for aprovado, será devidamente seguido – mesmo que ao longo do caminho sejam realizadas melhorias.

Cronograma de manutenção

No cronograma de manutenção são inseridos todos os dados e datas com as respectivas atividades que serão executadas. Para criar o seu, indicamos seguir esse checklist:

• Mapeamento de serviços e manutenções: aqui o ideal é deixar mapeada todas as manutenções que serão feitas. O mapeamento pode ser por área, equipamentos e outros serviços disponibilizados;
• Periodicidade: informar de quanto em quanto tempo a manutenção precisa ser feita.  Podem acontecer de forma diária, semanal, quinzenal, mensal, trimestral ou em datas personalizadas. O importante é ter a periodicidade mapeada.
• Descrição da atividade: qual o tipo de manutenção que será feita. 
• Assinatura dos responsáveis técnicos: após a manutenção ser feita o recolhimento das assinaturas dos profissionais que a realizaram, a fim de saber a quem recorrer caso surja a necessidade de uma informação. 

Treinamento da equipe

Outro passo indispensável para colocar o plano de manutenção em prática envolve a capacitação dos colaboradores. Aqui, não estamos abordando apenas a parte técnica, mas também conceitual. Isso porque eles devem entender a importância de segui-lo, especialmente no que tange a sua própria produtividade.

Mesmo quem já está acostumado a realizar esse tipo de atividade deve passar por uma reciclagem. Afinal, é preciso se adaptar à nova sistemática e garantir o máximo de eficiência.

Passado essa etapa, é possível colocar em prática o plano de manutenção. Lembrando que ele deve ser atualizado a cada nova aquisição.

Acompanhamento dos indicadores

Por fim, é essencial acompanhar o andamento das manutenções propriamente ditas. Para isso, os responsáveis devem selecionar e acompanhar alguns indicadores que consideram mais importantes, como:

• Produtividade;
• Falhas técnicas;
• Correções;
• Tempo de inutilidade;
• Acidentes de trabalho;
• Prazo para entrega do produto ou serviço.

Uma forma eficiente de controlar esses indicadores é adotando um checklist eletrônico. Além de permitir o registro dos dados, ele facilita a geração de relatórios e gráficos. Favorecendo, assim, uma avaliação precisa sobre a eficácia do plano de manutenção. 

O Checklist Fácil é uma solução líder na América Latina. Com ele, você customiza os checklists de acordo com a necessidade da empresa, agenda a realização das vistorias e muito mais.

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Por que automatizar o controle de manutenção com um sistema de gestão?

Como falamos, a redução de desperdícios é um dos principais benefícios do eficiente controle de manutenção. Como desperdício, podemos considerar mão de obra, tempo e materiais. 

Sem planejamento e gestão, algum desses recursos sempre tende a pesar no bolso. Sendo assim, se você deseja garantir a vida útil dos equipamentos e manter sua produção em dia, bem como o seu planejamento financeiro, é bom inserir essa atividade na sua estratégia!

A automação, nesse caso, nada mais é que o uso de tecnologia aliada à operação. A automatização de processos diz respeito à ação de utilizá-los através de softwares, que facilitam a execução, análise, monitoramento e gestão de cada procedimento fabril.

Assim, a automação pode ser aplicada nos mais diversos processos de uma organização, bem como em distintas áreas e departamentos. 

No setor de manutenção, como vimos, não é diferente: a automação não só pode ser aplicada, como é essencial para que o controle de manutenção seja assertivo.

Isso é o que vai contribuir para a geração de lucro, além de segurança, qualidade e capacidade de produção. Afinal, máquinas que demoram para serem reparadas geram perda de produtividade. Do mesmo modo, máquinas em péssimo estado entregam menos.

E quanto mais o problema se agrava, mais dinheiro é gasto no conserto.

Digitalize processos

Com a digitalização de processos, o controle é feito de maneira organizada, o que evita que máquinas fiquem paradas por muito tempo. Isso porque, com o uso de sistemas, os problemas são identificados rapidamente, e as ações a serem tomadas também ficam mais ágeis.

Basta pensar que, com um controle integrado de processos, o setor de compras pode ter informações de estoque, preparando-se para manter todos os recursos mais utilizados e necessários para o dia a dia, minimizando tempos de parada.

O estoque, do mesmo modo, fica a par do que acontece na manutenção, e pode antecipar pesquisas e organizar melhor o armazém.

Com a automação, o controle de manutenção é feito em dia, e é possível até prever falhas e trocas periódicas segundo o comportamento de cada equipamento. 

Gere informações mais rápidas e precisas

Horas e horas computando e agrupando dados em relatórios manuais ficam no passado. Com a automação de relatórios do controle de manutenção, é possível configurar informações personalizadas, trazendo ganhos em produtividade com eficiência.

Assim, erros de digitação tendem a ser minimizados. E as chances de uma máquina ser esquecida, ou mesmo algum prazo ser perdido, também são muito menores. 

A Checklist Fácil, por exemplo, gera esses relatórios automaticamente, a partir dos dados coletados durante as checagens. Assim, você acompanha de perto o processo, podendo até detectar tendências de manutenção para cada máquina.

Melhore a análise da operação

Avaliar a performance do controle de manutenção também é outra tarefa muito beneficiada pela automação.

Afinal, relatórios de manutenção automatizados eliminam a redundância de informações, bem como evitam a falta de algum dado importante. Isso, do ponto de vista do gestor, é essencial, uma vez que é preciso ter uma visão mais concentrada da operação, com foco no que realmente importa.

Um ponto interessante que o Checklist Fácil oferece é a possibilidade de acessar rankings. Ou seja, é possível visualizar quais profissionais estão desempenhando melhor suas atividades e, quem sabe, premiá-los!

Facilite a compreensão de informações

Lembra quando falamos da importância da integração entre setores para o sucesso do controle de manutenção? É justamente isso. Não adianta ter um relatório completo se os dados não fazem sentido ou não estão acessíveis a todos os envolvidos.

Com a automação, os ganhos em padronização de processos e integração de dados são grandes, ajudando na leitura de informações mais intuitiva, bem como as tornando acessível a todos os departamentos diretamente ligados ao setor de manutenção. 

Agregue mobilidade

Além da possibilidade de acesso por todos os envolvidos de forma integrada, também é possível pensar na forma como acontece esse acesso. Sistemas em nuvem permitem que as informações sejam analisadas em tempo real, quando e onde o gestor quiser.

Isso significa que, mesmo por meio de um dispositivo móvel, sem estar necessariamente no chão de fábrica, o gestor pode controlar a manutenção. 

Por que usar um checklist online no controle de manutenção?

Um checklist online cumpre com as tarefas que mencionamos nos itens anteriores, uma vez que permite a criação de listas personalizadas para o controle de manutenção da sua indústria.

Com a Checklist Fácil, por exemplo, o técnico sabe exatamente o que e quando cada uma das verificações precisa ser realizada. Além disso, o gestor passa a ter em mãos o acesso às não conformidades, o que agiliza no tempo de resposta em busca de soluções e planos de ação.

Como mencionamos, ele também permite o controle de indicadores de desempenho de toda a operação de manutenção, certificando-se de que as estratégias idealizadas estão de fato sendo executadas. 

É uma forma de garantir agilidade e segurança ao seu controle, bem como que a manutenção estará, de fato, sempre em dia.

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