As perdas mais comuns em supermercados incluem furtos, desvios, danos por má manipulação e vencimento de produtos. Nesse contexto, a prevenção de perdas envolve estratégias de gestão para minimizar desperdícios e inconformidades, garantindo maior lucratividade.
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Saber como realizar a prevenção de perdas em supermercados é uma estratégia diretamente relacionada à lucratividade do negócio. Afinal, deixar de descartar produtos significa ter mais mercadorias disponíveis para a venda e, consequentemente, ter a oportunidade de aumentar o faturamento.
A má notícia é que pesquisas indicam que o segmento supermercadista lidera a lista com os maiores índices de perdas do varejo brasileiro. Entre as principais causas desse prejuízo estão:
- Furtos (externos e internos);
- Erros operacionais na gestão de estoque;
- Produtos impossibilitados de venda, com problemas como vencimento, desperdício de alimentos e perecibilidade.
Então, confira dicas e informações que vão ajudar você a prevenir esse tipo de ocorrência e a melhorar o controle de perdas rumo ao crescimento do seu negócio!
15 dicas para a prevenção de perdas em supermercados
Sabemos que qualquer margem de lucro é fundamental para varejistas. Por isso, vale a pena conferir as 15 dicas que preparamos para você superar os desafios e, assim, incrementar os lucros do seu negócio com prevenção de perdas em supermercados.
Segundo um relatório de 2022 realizado pela KPMG em conjunto com a Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe), o segmento supermercadista perde mais de 518 milhões de reais por ano com quebras operacionais e perdas desconhecidas de produtos.
Agora, imagine reverter esse prejuízo em vendas? Saiba que isso é possível, e você vai ver agora o que precisa fazer para conquistar esse ganho!
1. Entenda a diferença entre quebra e perda
O primeiro passo é compreender os conceitos. A perda é um termo abrangente, referente a diversos fatores capazes de impedir a comercialização de um produto. Por outro lado, a quebra operacional é um dos seus motivos, e ocorre quando um produto perde o potencial de venda por causa de:
- Prazo de validade expirado;
- Embalagem danificada ou violada;
- Problemas nas condições de armazenamento.
Outra diferença é que as perdas dependem de contagem de estoque e de outros processos internos para sua totalização. Já as quebras operacionais podem ser reconhecidas imediatamente.
Conhecer essas definições e transmiti-las à equipe é indispensável na prevenção de perdas em supermercados. Dessa forma, a operação passa a ter uma parametrização com os indicadores corretos.
Até o final deste artigo, ainda vamos retomar esse assunto e conferir os principais tipos de perda que existem! Por enquanto, vamos conhecer outras práticas importantes para combater o problema na sua loja.
2. Faça um bom planejamento das rotinas do supermercado
Incluir rodadas de auditoria interna nas rotinas é fundamental para reunir evidências rumo a um planejamento eficaz. Dedique-se a um bom diagnóstico e verifique questões como:
- Quais são os dias de recebimento de mercadorias?
- Como está a segurança em cada etapa percorrida pelos produtos, desde a entrega pelo fornecedor até o checkout?
- Quais são os cuidados específicos que cada departamento precisa ter com as mercadorias?
- Quais os tipos de produto e departamentos com incidências mais altas de perdas?
Com isso, você terá condições de elaborar um plano de prevenção de perdas com embasamento.
3. Mapeie e acompanhe todos os processos da sua loja
A melhor forma de administrar as diferentes frentes de um supermercado e integrar diversos times com excelência é definir padrões. Sendo assim, é preciso se dedicar ao mapeamento de todos os processos envolvidos no percurso dos itens em loja.
Com essa visibilidade, será muito mais fácil estabelecer quais cuidados tomar em cada ocasião para assegurar a qualidade dos produtos. Como consequência, as chances de falhas serão significativamente reduzidas e a prevenção de perdas em supermercados tem a chance de trazer mais resultados.
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4. Tenha um programa de treinamento de funcionários
O momento de levar o plano de ação às equipes é crucial, já que a conscientização dos colaboradores é fundamental para transformar perdas em ganhos. O engajamento de todos os funcionários é necessário!
Por essa razão, apostar em programas de treinamento é um bom caminho para a prevenção de perdas em supermercados. Crie um projeto voltado para instruir toda a equipe e incentive o desenvolvimento de uma cultura voltada à eficiência operacional.
Os responsáveis pela limpeza e manutenção, segurança, vendas, estoque e demais áreas produtivas e administrativas precisam ter pleno domínio dos protocolos – bem como entender a sua importância. Dessa forma, eles aprenderão a evitar perdas e incluirão as boas práticas naturalmente em seu cotidiano.
Outra boa opção é promover a participação das equipes em cursos de prevenção de perdas em supermercados. Existem opções gratuitas, ou você mesmo pode elaborar um compilado de materiais com vídeos e artigos da internet sobre o assunto.
5. Eleja um representante da equipe para supervisionar iniciativas de prevenção
Considere a ideia de contar com um colaborador como líder ou fiscal de prevenção de perdas. Entre as funções desse profissional, estão:
- Acompanhar medidas de combate e controle de desperdícios de produtos;
- Identificar e analisar situações, atividades e processos com potencial de geração de perdas;
- Implementar melhorias no dia a dia da equipe para reduzir descartes de mercadorias;
- Fazer verificações frequentes de checklists para averiguar itens como temperatura de equipamentos de refrigeração, condições de estocagem e exposição correta dos produtos;
- Reportar números aos gestores para viabilizar a melhoria contínua da redução de perdas em supermercados.
A função passa por realizar conferências no dia a dia e propor estratégias para preservar as mercadorias. Isto é, a pessoa responsável por reduzir perdas tem um foco diferente do repositor, que organiza, repõe e precifica artigos à venda.
6. Organize a gestão de estoque
Não é raro encontrarmos estabelecimentos que perdem mercadorias por total falta de controle de estoque. Por isso, alocar produtos de maneira lógica no depósito e adotar medidas para gerir esse armazenamento faz toda a diferença.
A tecnologia é uma aliada na organização de recebimentos, registros, posicionamento e reposição de itens. Isso porque ela cria um processo claro e integrado, além de facilitar o acesso às informações. Mais do que isso: favorece a automatização de processos para emissão rápida de relatórios de gestão de estoque.
Tudo isso proporciona a eficiência logística, fazendo com que a empresa trabalhe de maneira otimizada, o que é um ponto considerável quando o assunto é prevenção de perdas em supermercados.
Dica extra: aplique métodos para controle de validade
Utilize a técnica do PEPS (ou FIFO, em inglês) para controlar o prazo de vencimento dos produtos e fazer a gestão de estoque em supermercados. A metodologia se resume à lógica de que o “Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai” .
Ou seja, todas as atividades de armazenagem e reposição são adaptadas para evitar que produtos antigos fiquem escondidos nos depósitos ou gôndolas.
Um controle melhor também reduz o risco de comprar mercadoria demais, não conseguir vender e ter estoque parado. Ou, então, comprar produtos a menos e ter buracos nas prateleiras.
Para ser aprimorado, o gerenciamento de compras precisa de dados detalhados de estoque. Consequentemente, a gestão financeira também se beneficiará, aumentando a rentabilidade e viabilizando a prevenção de perdas no varejo.
Tenha cuidado com o estoque virtual
Vale lembrar que um erro comum no varejo é o estoque virtual. Ele acontece quando um produto está disponível no sistema, mas não existe mais fisicamente. Esse conflito é gerado em situações de furtos, quebras operacionais, itens vencidos e até erros de registro de saída.
Desse modo, corrija o estoque virtual com inventários periódicos controlados por meios digitais. Assim, o acompanhamento acontece em tempo real, independentemente do tamanho do seu estoque. E é sobre inventários que vamos falar na próxima dica!
7. Realize inventários cíclicos
Os inventários cíclicos permitem uma identificação mais rápida das perdas. É por isso que eles têm grande importância na prevenção de perdas em supermercados.
Programe-se com períodos específicos e com uma frequência maior. Dessa forma, você vai identificar inconsistências entre o estoque previsto e o existente nas prateleiras em menor tempo, viabilizando a tomada de ações corretivas.
Essa medida auxilia no entendimento das principais causas que ocasionam problemas e contribui diretamente para prevenir perdas de produtos.
8. Controle o consumo interno
Setores como cozinha, refeitório e padaria costumam utilizar produtos dos departamentos de hortifruti, frios e laticínios para a sua produção. E a correria do cotidiano muitas vezes impede o registro correto do uso destes itens por parte dos colaboradores.
Nesse cenário, é fundamental estabelecer práticas que facilitem o controle. Além de causarem forte impacto no estoque, falhas nesse processo dificultam a medição dos custos de cada setor e se tornam um desafio a mais na prevenção de perdas em supermercados.
9. Revise o procedimento para trocas de mercadorias
É comum que o cliente tenha que trocar um produto comprado. E, independentemente de qual seja seu motivo, é essencial que você tenha um procedimento previamente definido (e eficiente) para esse tipo de caso.
O ideal é que a troca seja efetuada mediante apresentação do cupom fiscal. Além disso, deve-se observar com atenção as possíveis diferenças de preço entre as mercadorias.
Fique atento, ainda, ao fato de que o item que retornou para a prateleira precisa dar entrada no estoque novamente. Ou seja: o funcionário deve registrar a devolução de um produto e a saída do outro.
10. Fiscalize a qualidade dos fornecedores
Este aspecto é especialmente importante no setor de hortifruti, pois a qualidade das mercadorias pode variar bastante. Perdas por falta de qualidade são mais comuns do que se imagina!
Procure conhecer de perto os procedimentos de estocagem, manipulação e transporte de frutas e legumes dos produtores. Não pense apenas no preço.
Estabeleça um padrão de qualidade e formalize acordos com os fornecedores. É primordial, ainda, estabelecer critérios de inspeção para todos os recebimentos de produtos.
Nesse caso, o uso de checklists online facilita o processo e aumenta a precisão das checagens!
11. Invista em segurança
A aquisição de equipamentos de segurança patrimonial é indispensável para empresas de qualquer segmento. No caso de supermercados, operar sem um sistema efetivo de monitoramento por câmeras pode trazer grandes prejuízos.
A utilização de câmeras em vários locais do estabelecimento inibe pequenos furtos de clientes e funcionários. Isso porque a indicação de que o local é monitorado acaba inibindo a ação desses infratores.
Criar uma equipe de prevenção de perdas também é interessante. Trata-se de colaboradores que circularão pelos corredores do supermercado, observando atitudes suspeitas.
Já existem até tecnologias que integram o sistema de imagens com os registros dos caixas em busca de situações que fujam dos padrões. Desse modo, pode-se mapear possíveis casos de fraude.
12. Elabore um planograma eficiente
Haja vista que a exposição dos produtos está totalmente ligada à prevenção de perdas em supermercados, inclua na lista de ações a criação de um planograma eficiente. Pense na disposição estratégica das mercadorias a partir de dois pontos: garantir a qualidade e incentivar a compra.
Nesse sentido, realoque rapidamente itens deixados em locais inadequados por desistência do consumidor. Tenha um cuidado especial com aqueles que perdem qualidade rapidamente, como produtos que necessitam de refrigeração, por exemplo.
13. Gateway de pagamento
O PIN PAD (Personal Information Number – Peripheral Adapter Device) é um serviço para pagamento que conecta consumidores, banco e operadoras de cartão. Consiste na utilização de uma máquina para efetivação de transação bancária a partir de identificação pessoal.
Quando o processo é fraudado, o pagamento do produto é feito por meio de um depósito na conta do fraudador, utilizando uma máquina alterada. Uma das maneiras de ajudar na prevenção de perdas em supermercados ocasionadas por esse problema é estabelecer um sistema de checkout.
Também vale investir em gateways de pagamento que tenham APIs (integrações) para assegurar uma operação transparente. Uma das opções é oferecer cartões de crédito emitidos pela própria loja.
14. Fique atento às trocas de código de barras
A troca de código de barras da mercadoria é uma das situações que mais demandam atenção dos funcionários em uma rede varejista de supermercados. Portanto, não deixe de incluir esse passo no seu checklist de loja!
Para evitar esse tipo de perda, incentive o desenvolvimento de hábitos de rotina nos colaboradores. Por exemplo: a equipe de caixas pode verificar se o item registrado no checkout confere com aquele que o cliente está levando.
Esse comportamento também ajuda nos casos de violação de embalagens — em que será possível contabilizar produtos e rastreá-los, entendendo que ele foi consumido, porém não passou no caixa. Isso colabora com a gestão do estoque, evitando o estoque virtual.
15. Aposte na tecnologia
A agilidade é um ponto máximo nas rotinas supermercadistas para reduzir perdas. Para entendermos isso na prática, basta imaginarmos que, quanto antes identificarmos uma falha operacional, mais rápido ela poderá ser corrigida e mais perdas serão contornadas.
De acordo com a Pesquisa Anual do Fórum de Eficiência Operacional da ABRAS (Associação Brasileira de Supermercados), a tecnologia é um dos principais caminhos para a eficiência operacional no segmento.
Para se ter uma ideia, ferramentas para registro de ocorrências e preenchimento de checklists web, por exemplo, estão entre as 20 tecnologias mais adotadas pelo segmento em 2022.
Então, não perca tempo e implemente soluções para fortalecer o plano de prevenção de perdas do seu varejo. Afinal, todas as dicas que vimos até aqui podem gerar resultados maiores e mais rápidos com o apoio de recursos tecnológicos.
Agora que você já sabe como combater perdas com diversas iniciativas no seu supermercado, veja como podemos classificar cada tipo de perda
Quais são os tipos mais recorrentes de perdas em supermercados?
As causas que mais desafiam planos de prevenção de perdas em supermercados podem estar ligadas a vários setores. E mais: aparecem em diferentes momentos das atividades diárias.
Por isso, é necessário implementar um programa de prevenção capaz de estabelecer um controle preciso em todos os procedimentos de:
- Logística;
- Recebimento de mercadoria;
- Segurança do trabalho;
- Gestão de pessoas;
- Gestão financeira.
O primeiro passo para propor soluções envolve o reconhecimento dos fatores que causam o problema, ou seja, saber quais tipos de perdas são mais recorrentes no seu negócio.
Elas podem ser classificadas em dois grandes grupos: perdas conhecidas e perdas não identificadas, como veremos a seguir!
O que são perdas conhecidas?
As perdas conhecidas, também chamadas de quebras operacionais, são resultados de erros de processo e falhas gerenciais recorrentes. Como suas causas são internas, podemos dizer que são previsíveis.
As ocorrências mais comuns nesta categoria são:
Danos relacionados à manipulação do produto
São muito recorrentes em redes varejistas. Ocorrem durante o deslocamento das mercadorias dentro da loja ou no controle de estoque, causando avarias que impedem sua comercialização.
Novamente segundo a pesquisa da Abrappe, as quebras operacionais representam a maior parte das perdas em supermercados. Para ilustrar isso, podemos afirmar que, dos 518 milhões de reais perdidos anualmente por supermercadistas, 344,5 milhões correspondem a quebras operacionais.
Um exemplo desse dano é quando uma caixa de leite sofre uma perfuração no deslocamento ou quando um copo de vidro recebe algum choque e se quebra.
Um dos fatores que influencia negativamente nesses casos é a organização inadequada dos depósitos e da loja em si.
Itens com prazo de validade expirado
O giro de mercadorias é um fator bastante significativo na prevenção de perdas em supermercados. Na prática, basta entender que os produtos mais novos são vendidos antes se não há diretrizes eficientes. Enquanto isso, os mais antigos ficam encalhados nas prateleiras.
O prejuízo, neste caso, é alto, pois, além do descarte da mercadoria, o estabelecimento também corre o risco de receber autuações e multas pesadas – em caso de venda de produto vencido. Outro impacto importante é o dano para a imagem da empresa frente aos consumidores.
Deterioração de mercadorias perecíveis
O armazenamento e a manipulação de produtos perecíveis devem seguir protocolos rígidos, já que eles podem ser contaminados facilmente. Quando há falta de cuidado, as mercadorias podem entrar em contato com insetos, pragas e produtos químicos e tóxicos. Tudo isso acaba comprometendo a segurança de alimentos.
Este tipo de ocorrência é especialmente preocupante no setor de hortifruti. A falta de limpeza, compras em excesso, má escolha dos fornecedores e armazenamento inadequado são os principais fatores que interferem nesta área.
Portanto, ter cuidado com a qualidade dos alimentos é importante para oferecer um bom atendimento ao cliente e cumprir com as regras determinadas pela Vigilância Sanitária.
O que são perdas não identificadas?
Gestores e funcionários não conseguem prever esse tipo de perda, e a única maneira de identificá-la é por meio de inventário. As classificações existentes são três, e você vai conferi-las a seguir.
Furtos
Os furtos são situações frequentes e que podem causar um grande prejuízo no estoque. Infelizmente, tais atitudes podem partir tanto de clientes e visitantes quanto de funcionários. Sendo, portanto, um dos maiores obstáculos para a equipe de segurança da loja e para a prevenção de perdas em supermercados.
Desvios e fraudes por funcionários
Há situações em que funcionários se aproveitam das vulnerabilidades dos procedimentos para cometer diversos tipos de desvios. Os casos mais comuns incluem:
- Passagem de produtos sem registro pelo checkout;
- Registro de um item com o código de outro mais barato.
Programas de fidelidade também abrem brechas para fraudes. O operador de caixa pode aproveitar a compra de um cliente que não participa do programa e registrar a transação em seu próprio cartão.
Toda possibilidade de fraude é de difícil detecção. Portanto, é necessário ter muita cautela antes de tomar qualquer providência direta.
Desvios e fraudes por clientes e visitantes
Os frequentadores da loja também desafiam os sistemas de prevenção de perdas, utilizando uma série de artifícios.
O principal deles é o consumo de produtos dentro do mercado. Isso acontece principalmente com bebidas, como iogurtes, refrigerantes e cervejas. A pessoa consome o produto e descarta a embalagem antes de passar pelo caixa.
Também são comuns as trocas de etiquetas ou embalagens. O consumidor pode trocar propositalmente o preço das gôndolas ou até alterar o conteúdo das embalagens para levar um produto pagando menos.
Como um sistema de checklists digitais ajuda na prevenção de perdas em supermercados?
Organizar as atividades em um checklist online permite administrar o que já foi feito e o que ainda está pendente. Esse tipo de sistema ajuda bastante os negócios que atuam no varejo, especialmente supermercados.
A tecnologia auxilia no acompanhamento das atividades e, ainda, simplifica a emissão de relatórios, para que os gestores possam analisar e entender as operações. Consequentemente, permite um controle maior do estoque, bem como uma tomada de decisão mais precisa.
Como se tem acesso a dados e informações reais atualizadas, os gestores conseguem traçar estratégias mais focadas na solução do problema. Dessa maneira, alcançam melhores resultados.
O Checklist Fácil cumpre essa função, além de ser altamente personalizável e fácil de manusear, desburocratizando os processos e tornando-os muito mais rápidos e eficientes.
Quais são os diferenciais de um sistema de checklists online?
Um sistema de checklists digitais como o Checklist Fácil possui funcionalidades capazes de apoiar as rotinas de supermercados.
No caso da redução de perdas, um ambiente online no sistema é capaz de reunir todos os controles de boas práticas para monitoramento constante. Você pode, por exemplo, criar questionários inteligentes por departamento.
Assim, os checklists aplicados pelas equipes no dia a dia vão gerar dados compilados em tempo real. Na liderança da operação, os gestores terão a visibilidade das informações para administrar iniciativas e resultados.
Também vale ressaltar a criação de planos de ação, que ajudam na estruturação e aplicação de fluxo de processos coerentes e efetivos, com rotinas pré-estabelecidas e agendamentos controlados no próprio sistema. Para prevenção de perdas em supermercados, esse recurso agiliza a correção de problemas.
E mais: é possível cruzar esses dados com o Analytics BI e ter uma visão ainda mais ampla de toda a operação para tomada de decisões. Ou seja, a gestão não fica limitada apenas aos relatórios.
É hora de aplicar as dicas para evitar as perdas em supermercados!
É claro que não é tão simples executar todas as medidas para prevenção de perdas em supermercados. Como vimos até aqui, elas demandam mudanças no comportamento dos colaboradores e processos claros.
No entanto, vale ressaltar que o estabelecimento sofrerá menos com as perdas ao colocar em prática tudo o que foi apresentado. Consequentemente, conseguirá reduzir seus custos operacionais, o que irá refletir positivamente nos lucros.
É importante frisar que cada supermercado deve identificar a origem de suas perdas com base em seu próprio modelo de negócios, bem como sua cultura. Cada caso é um caso, e a melhor forma de se prevenir perdas e evitar brechas é a padronização de processos.
Nesse sentido, o Checklist Fácil pode tornar o processo de checagem muito mais eficiente em empresas de alimentos e bebidas, como supermercados.
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