Um sistema de auditoria consiste em um software que possibilita a coleta de dados de uma verificação, bem como a análise dessas informações. Assim, essa ferramenta permite a digitalização dos processos, facilitando o monitoramento da operação.
Ainda hoje, muitas empresas realizam as suas inspeções utilizando papéis ou planilhas. Porém, quanto mais o empreendimento cresce, mais difícil fica de sustentar as atividades neste formato. Isso ocorre por vários fatores.
Um dos principais é que o alto volume de folhas exige um espaço físico de armazenamento. Além disso, fazer relatórios de todas as inspeções feitas demanda muito tempo. Então, o sistema de auditoria é muito importante para solucionar essas e outras dores. Vamos conhecer mais sobre ele?
O que um sistema de auditoria faz?
Basicamente, um sistema de auditoria permite que você faça o registro das informações da vistoria. O seu diferencial é que ele possui recursos e funcionalidades que fazem com que o processo de inspeção seja mais fácil, otimizado e ágil.
Ainda, é comum que o software de auditoria disponibilize dashboards e/ou relatórios para o acompanhamento das checagens realizadas. Aliás, essa é uma vantagem significativa, já que permite que o usuário faça a coleta e a análise de seus dados em um único local.
Nesse sentido, o uso da tecnologia vai proporcionar a visão sistêmica da operação e a centralização das informações. Com isso, a rotina se torna mais produtiva e eficiente.
Na Checklist Fácil, temos casos de clientes como a Jani-King que costumava aplicar apenas 1 checklist por mês. Hoje, com a nossa solução, a empresa aplica 2 checklists por dia! Confira a história completa em nosso e-book Cases de sucesso: inspire-se em operações que vão além!
Dicas para utilizar um software de auditoria
Se você tem interesse em digitalizar os seus processos e busca um sistema de auditoria interna ou externa, é importante entender como ele funciona, certo? Por isso, vamos te mostrar o passo a passo para utilizá-lo! Acompanhe!
Defina o que será auditado
Temos que começar pelo básico: priorizando o que será inspecionado. Portanto, defina se a auditoria vai ser feita em processos, ambientes, pessoas ou equipamentos, para começar a montar a sua lista de verificação.
Lembre-se que, para estruturar o seu checklist online, é importante atentar para alguns aspectos que vão te ajudar na hora da criação do questionário:
- Listar todos os itens para inspeção;
- Ordenar de acordo com o contexto;
- Fazer uma pergunta por item;
- Avaliar as opções de resposta;
- Manter o registro dos dados.
Tudo isso vai te ajudar a elaborar um checklist eficiente na hora de fazer a auditoria. Assim, há menos chances de ter retrabalhos durante o processo, possibilitando uma análise mais qualificada dos aspectos a serem melhorados.
Explore os recursos
Mesmo se você tem o hábito de realizar processos de checagens mais simples, a partir do momento em que adquire um sistema de auditoria, passa a acessar uma infinidade de funcionalidades. E por que não tirar proveito disso?
Portanto, a dica é: teste o software e entenda as possibilidades que ele oferece. Por exemplo, vamos imaginar uma empresa que faz auditorias de prevenção do coronavírus. Se o processo está sendo realizado no papel, fica difícil gerar evidências no momento da inspeção.
Com um sistema, é possível definir a obrigatoriedade de anexos. Assim, ao responder positivamente o item As janelas do ambiente estão abertas, mantendo o local ventilado?, o auditor precisa inserir uma foto comprovando a sua resposta, conforme indicação do ícone em vermelho. Veja na imagem abaixo:
Nesse caso, o aplicador não consegue finalizar a sua auditoria se o recurso solicitado não for inserido. Essa é uma maneira de garantir que os procedimentos estão sendo cumpridos adequadamente, de acordo com os padrões estabelecidos.
Outros recursos como bloqueio de galeria, checklist por imagem, plano de ação, perguntas dependentes, fluxo de aprovação e mais, podem ajudar a criar um processo de checagem completo na sua empresa.
Teste internamente
Por ser uma solução personalizável, o Checklist Fácil consiste em um software de auditoria interna ou externa. Se a sua empresa é de grande porte e está iniciando a digitalização de processos, é válido começar com testes dentro da própria organização.
Isso porque é possível fazer um recorte, ou seja, definir uma amostra para utilizar a solução e entender como ela funciona. Esse grupo pode ser dividido por departamento, cargo ou squad multidisciplinar.
Todos os envolvidos devem ser responsáveis pelo entendimento do sistema de auditoria, bem como pelas ações realizadas e resultados atingidos. Assim, é possível traçar um paralelo com outras áreas da empresa e entender todas as possibilidades de expansão.
É interessante ter em mente que, nem sempre o que funciona para um setor será útil para o outro. Por isso, colete o máximo de informações possível nos seus checklists e, também, detalhe para os seus colegas como você chegou na estrutura definida.
Isso vai trazer mais insumos para definir a melhor maneira de utilizar o software, tanto interna quanto externamente. Além disso, facilita o processo de customização dos checklists, afinal, os usuários já terão conhecimento sobre os recursos oferecidos pelo aplicativo.
Compartilhe conhecimento
Mesmo quando o sistema de auditoria já foi testado e implementado, não significa que o trabalho foi finalizado. Isso porque a melhoria contínua é parte integrante de todo processo de checagem.
Portanto, trocar experiências entre gestores, colaboradores e áreas, vai ajudar a aproveitar ao máximo o potencial do software. Afinal, cada contexto tem as suas necessidades específicas e vai encontrar formas de solucioná-las.
Assim, ao implementar, por exemplo, reuniões periódicas para discussão das aplicações, cria-se um momento de construção de conhecimento colaborativo. Desse modo, aprimora-se o funcionamento das auditorias na empresa, podendo gerar novos insights e obter feedbacks.
É aí que entra a personalização de checklist, permitindo que se atenda de maneira satisfatória todo o público interno da organização. Nesse sentido, a flexibilidade de configurações vai ser fundamental para manter processos otimizados e atender às urgências da companhia.
Seja sua referência
Essa dica pode parecer contraditória em relação a anterior, mas não é. Explicamos: ter acesso a outras experiências, impressões e sugestões é fundamental para crescer e expandir a operação. Isso é fato.
Porém, dentro do seu negócio ou do seu departamento, há especificidades únicas. E, por isso, você deve ser sua própria referência. Mas, o que isso significa? O que queremos dizer é que é preciso levar essas particularidades em consideração na hora de implementar um formato de auditoria.
Por exemplo, uma checagem de documentos realizada no departamento de recursos humanos, em circunstâncias normais, tem muito menos riscos do que uma inspeção de manutenção industrial, concorda?
Portanto, uma boa prática é entender como cada área organiza o seu checklist e adotar as ações que também funcionam para o seu setor. Isso vai garantir um aprimoramento consistente e otimizado, mas sempre respeitando os aspectos ímpares do time e de suas atribuições.
Diferenciais do sistema de auditoria Checklist Fácil
O software Checklist Fácil possui mais de 100 funcionalidades que otimizam processos de auditorias. Isso permite que nossos clientes construam e apliquem checklists inteligentes, gerenciem não conformidades e controlem a operação em tempo real. Veja alguns recursos que possibilitam essa atuação:
Modelos de checklists e planos de ação
No próprio sistema de auditoria, é possível utilizar modelos prontos de checklist para realizar as suas inspeções. Além disso, também trabalhamos com o plano de ação 5W2H que já vem configurado para uso, auxiliando na otimização do tempo.
Porém, nos dois casos, pode-se criar questionários novos ou personalizados, para atender todas as necessidades do seu negócio. Assim, você pode ter uma checagem ainda mais adequada e o registro completo da sua operação.
Preenchimento OCR
O preenchimento OCR, ou seja, o reconhecimento ótico de caracteres é uma funcionalidade inovadora. Com ela, você realiza a leitura do item pela câmera do celular ou tablet e, assim, o campo de resposta é preenchido automaticamente.
Com isso, sua empresa agiliza as auditorias com assertividade. Além disso, garante a captura correta do item selecionado, evitando retrabalhos e reduzindo a incidência de falha humana no preenchimento de informações.
Bloqueio de galeria
O recurso de bloqueio de galeria obriga que o auditor registre a situação no momento exato em que ela está ocorrendo. Isto é, não é possível inserir recursos de mídia que já estavam arquivados no dispositivo.
Portanto, apenas fotos retiradas no local do objeto ou equipamento podem ser anexadas ao checklist. Então, essa funcionalidade eleva a confiabilidade das evidências registradas na auditoria.
Checklist por imagem
O checklist por imagem traz uma oportunidade incrível para quem ainda não utiliza um sistema de auditoria. Com ele, você pode criar áreas no seu checklist a partir de imagens, inserindo as perguntas na figura, sobrepostas em cada item que será auditado.
Devido a indicação visual exata, a aplicação se torna mais ágil, já que é muito mais simples de identificar tudo o que precisa ser inspecionado no local.
O que você está esperando para usar um sistema de auditoria?
Em resumo: o sistema de auditoria pode otimizar a sua operação interna e externamente, agilizar os processos e facilitar a análise de dados. Com tudo isso, somado ao comprometimento dos gestores e colaboradores, é possível alcançar excelentes resultados no seu negócio.
Na hora de escolher, é importante considerar o retorno sobre o investimento, já que se trata de uma mudança significativa na rotina da empresa. Você sabia que a Checklist Fácil gera um ROI de 204% em até 3 anos? Além disso, otimiza cerca de 25% das horas trabalhadas de um analista.
O que você está esperando para utilizar um software de auditoria no seu negócio? Essa pode ser a sua oportunidade de otimizar a operação de checagem. Agende um bate-papo com nossos especialistas! Assim, podemos identificar como melhorar os seus processos com checklists digitais!
