Contar com um checklist de processos é uma das boas práticas a serem adotadas em um ambiente corporativo. A partir dele a empresa alcança uma melhor organização interna e consegue garantir um maior controle em sua operação.
Em linhas gerais, o checklist de processos consiste em documentar as práticas da instituição — funcionando como um guia para os colaboradores. Por isso, adotar essa estratégia pode trazer uma série de resultados positivos para a sua empresa.
Neste artigo, vamos abordar tudo sobre o checklist de processos. Aqui, você entenderá como montar esse documento e os principais benefícios que ele pode trazer, além de diversos exemplos para entender as vantagens dessa ferramenta na prática. Acompanhe a leitura!
O que é um checklist?
Em resumo, um checklist (também conhecido como ficha de verificação) consiste em uma lista que deve incluir todos os itens relacionados a uma atividade, checagem, auditoria ou processo. A estrutura pode ser criada por meio de perguntas ou frases, impressas em papel ou em formato digital, com opções de personalização de respostas que variam entre:
- Campos avaliativos;
- Data;
- Texto;
- Cadastro;
- Lista de seleção (múltipla escolha);
- Números.
A principal função dessa ferramenta é assegurar a execução de tudo que deve ser feito ou que precisa de atenção nas rotinas. Por isso, dependendo do contexto, os tópicos de um checklist podem se referir a procedimentos, tarefas, materiais necessários, equipamentos etc, aprimorando a gestão de processos.
Tal flexibilidade também é válida para diferentes áreas ou segmentos de atuação das empresas, ou seja, checklists podem ser utilizados em uma infinidade de atividades. Sendo assim, qualquer departamento ou organização pode se beneficiar do uso de checklists para garantir conformidade com regulamentos e proporcionar qualidade e segurança em suas operações.
Ademais, os checklists cumprem o objetivo de padronizar ações, definindo pontos de avaliação frequentes, permitindo comparativos entre as verificações realizadas. Dessa forma, é possível afirmar que aplicar um checklist periodicamente favorece aprendizados e melhoria contínua das operações.
Como utilizar um checklist para o controle de processos?
Um processo corresponde a uma ação continuada, que possui um ponto de partida e um ponto de saída. Por esse motivo, compreende uma sequência de fatos ou de operações, e pode facilmente ser transformado em um checklist para acompanhamento. Esse documento pode ser feito manualmente ou em formatos digitais, como um checklist no Excel ou em softwares com essa função.
Por exemplo: em um comércio, há diversos processos diários que precisam ser cumpridos. Um deles é a abertura de caixa. Essa única atividade é suficiente para gerar um checklist de loja com itens como:
- A caixa registradora está operando normalmente?
- Todos os compartimentos da caixa estão vazios e prontos para uso?
- O total de dinheiro inicial está correto?
- A impressora de recibos está funcionando?
- A área ao redor do caixa está limpa e organizada?
Outro caso de uso que podemos mencionar é o de treinamentos, válido para qualquer tipo de empresa. Um checklist de processos de treinamentos poderia contar com as seguintes perguntas:
- Os objetivos do treinamento foram listados?
- O material para treinamento foi separado em quantidade suficiente para todos os participantes?
- O local para as atividades foi reservado?
- Todos os recursos audiovisuais estão funcionando corretamente?
- O formulário para registro dos participantes foi criado?
Em conclusão, com os casos acima pode-se ter uma ideia inicial de como um checklist ajuda a controlar processos. Nos próximos tópicos, você vai conferir mais detalhes sobre como gerar um bom checklist, além de outros exemplos de uso.
Como criar um checklist de processos?
A criação de uma lista específica demanda tempo, comprometimento e adaptação, e passa por etapas como mapear o processo, criar uma lista detalhada e objetiva, definir uma frequência para aplicação do checklist, atribuir responsáveis e monitorar resultados.
Como você viu até aqui, o checklist de processos é um documento importante para se ter na empresa. Com ele, tanto gestores quanto os colaboradores terão uma melhor compreensão sobre a organização interna de qualquer negócio.
Esse ajuste poderá significar um aumento da produtividade no dia a dia, tendo em vista que a união entre objetividade e organização poderá significar uma economia de tempo e dinheiro da organização.
Por isso, trouxemos aqui quatro passos simples para você implementar na sua instituição e criar um checklist de processos. Acompanhe:
1. Identifique o processo e os profissionais envolvidos
Em primeiro lugar, defina um cabeçalho com todas as informações importantes referentes àquele checklist. Entre elas, devem constar:
- Nome do processo, auditoria de conformidade ou atividade;
- Breve descrição dos resultados esperados;
- Data e horário da aplicação do checklist;
- Indicação do setor ou do objeto relacionado à aplicação;
- Nome completo e função da pessoa responsável por fazer a avaliação.
2. Crie categorias
O primeiro passo é dividir cada processo em categorias. Independentemente do porte da empresa, muitas vezes os fluxos de trabalho são complexos e cada setor é envolvido até a sua finalização.
Dessa forma, é possível separar cada processo em etapas ou atividades. Cada uma delas terá um checklist próprio — que tem o objetivo de trazer uma maior clareza para a sua execução em cada setor.
Para que você possa entender, imagine que você optou por organizar o seu quarto. Uma forma de otimizar essa atividade é dividir esse processo em microtarefas. Ou seja, primeiro varrer o ambiente, depois organizar as gavetas e assim sucessivamente.
Desse modo, em vez de visualizar um longo e complexo fluxo de trabalho, você divide o objetivo em pequenas atividades. Essa divisão torna mais simples e pode aumentar sua produtividade.
3. Seja claro e objetivo nas listas
Após a divisão dos fluxos em categorias, o segundo passo consiste em criar as listas. Para isso, é interessante que elas sejam claras e objetivas, evitando criar uma complexidade desnecessária.
Por exemplo, imagine que sua empresa realizou um projeto e agora precisa avaliar os resultados alcançados. Para isso, é interessante contar com um relatório detalhado para análise.
Assim, é possível criar um checklist que oriente como o profissional responsável deve conduzir esse processo. Um exemplo para a criação desse relatório pode ser:
- Colher dados;
- Detalhar números;
- Redigir documento;
- Apresentar.
Como você viu, aqui pegamos uma etapa — a produção do relatório de gestão — e a dividimos em microetapas. Todas elas diretas e objetivas, mostrando exatamente o passo a passo que o colaborador deve seguir para concluir sua atividade.
Essa prática é interessante também para padronizar os processos de sua empresa. Afinal, quando não há uma lista geral, cada setor poderia criar relatórios de forma diferente, o que causaria confusões em determinados momentos.
Além disso, essa criação de tarefas e microtarefas serve para inúmeros setores da empresa.
4. Verifique a execução
Não adianta apenas criar o checklist e esperar que a empresa se organize, não é mesmo? É preciso ter um acompanhamento próximo que garanta o sucesso na sua execução.
Dessa forma, ao final de cada atividade é fundamental verificar se todos os passos foram cumpridos. Além disso, se alguma etapa ficou incompleta, é preciso conhecer os motivos que levaram a isso.
O momento de pôr em prática é essencial para compreender se aquele formato de formulário funciona para o seu negócio ou se serão necessários ajustes. Lembre-se que nem todas as empresas funcionam seguindo o mesmo modelo de checklist.
Em adição a esses pontos, é interessante entender se o checklist está atingindo os resultados esperados. Por isso, uma alternativa pode ser conversar com a equipe e avaliar se a adaptação está sendo satisfatória.
A sua equipe deverá ser um dos indicadores na hora de saber sobre a efetividade da nova estruturação. Ouvir os colaboradores deve ser um dos pontos primordiais no processo de implementação do checklist.
Além disso, também é preciso comparar os resultados atuais com os anteriores. Assim, os gestores podem ter um melhor entendimento sobre os novos números. Por exemplo, a empresa está mais ágil? Há uma melhor eficiência operacional?
5. Aplique otimizações
Por último, é fundamental aplicar otimizações de forma constante. Isso é necessário para manter o checklist atualizado às novas tendências de mercado.
Além disso, deixar abertura para melhorias é importante, pois vai permitir que a empresa continue avaliando resultado e evoluindo regularmente.
Exemplos de checklist de processos
Como você viu, o checklist de processos é uma prática positiva para a sua empresa. Com ele, é possível alcançar uma maior produtividade, uma padronização dos serviços e, consequentemente, uma melhor eficiência operacional.
Mas você sabe como montar um checklist de processos? Para isso, separamos algumas dicas de cenários com diferentes processos organizacionais e perguntas que o documento pode conter. Acompanhe:
Análise de projetos
No campo do desenvolvimento de projetos, contar um checklist é essencial. Nessa área, algumas perguntas importantes podem ser:
- Quais os resultados esperados?
- Quais métricas serão usadas para avaliação?
- Com que frequência os dados serão analisados?
- Como as não conformidades serão tratadas?
As respostas para essas perguntas darão o norte para a análise do projeto. Ao entendê-las, a empresa aumenta suas chances de sucesso.
Relacionamento com o cliente
Outra área importante para o checklist de processos é no relacionamento com o cliente. Aqui, algumas perguntas que podem guiar são:
- Como são as interações com os clientes?
- Eles estão satisfeitos com o atendimento e com o serviço?
- Há sugestão de melhorias?
- Existe algum tipo de lacuna nesse relacionamento?
Assim como na análise de projeto, essa compreensão é fundamental para que a empresa possa se aproximar, exercer o controle de serviços e fortalecer seu relacionamento com os clientes.
Avaliação de custos
Em adição aos pontos acima, o checklist de processos desempenha um papel especial na avaliação de custos para empresa. Uma outra vantagem aqui é que isso pode servir para vários setores da organização — sempre com as devidas adaptações para cada cenário.
Sendo assim, para cumprir essa função, algumas perguntas de um checklist no departamento financeiro podem ser:
- Levando em consideração todas as fases, qual será o custo do projeto?
- O custo é necessário para a empresa hoje?
- Há alguma forma de reduzi-lo?
Manutenção
Um checklist de processos de manutenção pode ter diversas finalidades. Dependendo do contexto, os itens podem focar em manutenção preventiva, corretiva ou preditiva, e até mesmo em atividades específicas, como limpeza ou troca de componentes em equipamentos.
Dessa forma, relacionamos abaixo alguns itens que podem ser incluídos em um checklist de manutenção de equipamentos:
- A máquina está com algum vazamento de fluído aparente?
- Faltam parafusos, porcas ou pinos de fixação?
- A vibração está fora do nível esperado?
O modelo de checklist abaixo é um exemplo de como pode ser a estruturação de uma checagem em áreas relacionadas à manutenção.
Saúde e Segurança no Trabalho
A área de Saúde e Segurança no Trabalho (SST) possui diversas oportunidades para aplicação de checklists de processos. Entre as possibilidades, estão verificações do uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), inspeções em ambientes e máquinas, entre outras.
Em um checklist para processos de SST, devem constar itens como:
- A área de trabalho está livre de resíduos?
- Existem placas de segurança e sinalização?
- A iluminação está adequada para a realização das atividades?
- A equipe está utilizando os EPIs adequadamente?
O exemplo a seguir é de um modelo que você pode baixar gratuitamente para utilizar na sua operação:
Controle de Qualidade
Os processos para gerenciar a qualidade em diversos tipos de negócio, principalmente aqueles que envolvem atividades de manufatura, devem seguir critérios alinhados às necessidades de cada situação.
Porém, checklists para controle de qualidade geralmente contemplam itens referentes à organização de processos de produção e inspeções de pré e pós-produção, como os seguintes:
- Os insumos estão armazenados adequadamente?
- Há indicações para os colaboradores sobre a higienização na pré-produção?
- A comunicação está alinhada para evitar retrabalhos, custos e perdas?
- As embalagens estão de acordo com o padrão definido?
Os exemplos de perguntas acima foram retirados de um modelo de checklist para Gestão da Qualidade, gratuito e disponibilizado no site da Checklist Fácil para download:
Gestão de fornecedores
O gerenciamento de fornecedores também possui diversos processos que podem ser controlados a partir de checklists.
É possível, por exemplo, estabelecer parâmetros para a seleção de um novo fornecedor, bem como inspecionar entregas ou monitorar o desempenho de forma mais ampla, acompanhando questões de atendimento e conformidade com normas regulatórias.
Sendo assim, alguns itens que normalmente compõem um checklist de processos de gestão de fornecedores são:
- Os produtos ou serviços fornecidos atendem aos padrões de qualidade estabelecidos pela minha empresa?
- Os documentos de remessa, como notas fiscais e ordens de compra, estão completos e corretos?
- Os produtos atendem às especificações técnicas e requisitos de qualidade definidos na ordem de compra?
- O tempo entre o recebimento do pedido e o processamento dos produtos está dentro dos prazos acordados?
Na Schulz Compressores, o uso de checklists digitais para o controle de fornecedores solucionou problemas de comunicação entre a empresa e os parceiros, impulsionando os resultados da área de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde (QSMS). Saiba mais conferindo o vídeo abaixo:
Procedimento Operacional Padrão (POP)
A padronização é uma condição indispensável para o aumento da produtividade. Isso ocorre porque a existência de processos padronizados favorece a identificação de pontos de melhoria e reduz a ocorrência de falhas operacionais.
Por esse motivo, checklists têm um alto potencial de promover a sistematização das ações no dia a dia das empresas, viabilizando a revisão constante de um Procedimento Operacional Padrão (POP) com itens como:
- O Procedimento Operacional em questão está documentado de forma clara e acessível para todos os colaboradores?
- O objetivo do procedimento está claramente definido no documento?
- O procedimento descreve uma sequência lógica de etapas a serem seguidas para realização da tarefa ou do processo?
- Todos os colaboradores receberam treinamento adequado sobre o procedimento?
Diante de tudo isso, vale dizer também que documentar os POPs da sua empresa torna mais simples a execução de processos de forma estruturada. Confira a seguir um exemplo de POP:
Outras aplicações possíveis para checklists de processos
Há uma infinidade de possibilidades de uso para checklists de processos além dos mencionados nos tópicos anteriores. Veja abaixo uma tabela que mostra algumas delas:
Dicas para obter sucesso na criação do seu checklist de processos
Agora que você entendeu aspectos importantes que características importantes sobre o checklist de processos e como montá-lo, um questionamento comum pode ser Mas como ter sucesso com o checklist?
Para isso, separamos algumas dicas essenciais para colocar em prática na sua empresa. Acompanhe:
Foque na realidade
O primeiro ponto é focar na realidade do seu negócio. Em outras palavras, é preciso entender como os processos de fato se realizam hoje e não como deveriam ser.
Para facilitar seu entendimento, é possível pensar em um exemplo. Imagine que você precisa avaliar a área de relacionamento com o cliente da sua empresa. Desse modo, ao conduzir as perguntas com o setor, ouviu respostas como “gostaríamos que fosse assim” ou “o objetivo é fazer de tal forma”.
Embora seja interessante conhecer o planejamento, o foco deste momento é entender como as atividades acontecem. Então, o ideal é que a pergunta seja direta: Como é o relacionamento com o cliente hoje? Isso, consequentemente, vai levar às melhores respostas.
O entendimento da realidade propicia que a empresa possa desenvolver um checklist de processos que poderá ter um impacto prático mais rapidamente.
Busque por informações concretas
Em adição ao passo acima, a segunda dica consiste em buscar dados concretos para o seu checklist. Assim, podemos voltar a imaginar o trabalho de relacionamento com o cliente.
Nesse cenário, é interessante acompanhar o contato dos seus funcionários com os parceiros e ver como isso se dá na prática. Dessa forma, será possível ter uma visão clara do processo e compreender onde podem existir melhorias.
Além disso, é importante evitar apontar que algo está errado. É preciso entender por que determinada atividade acontece daquela forma e, a partir disso, buscar as soluções quando necessárias.
Esteja aberto a novas opiniões e percepções
Outra dica fundamental é manter-se aberto a novos pontos de vista. Ou seja, de pouco vai adiantar chegar aos setores e buscar virar tudo de cabeça para baixo.
Muitas equipes já contam com processos definidos e que funcionam. Desse modo, a meta é padronizar isso para a realidade da empresa.
Por isso, é essencial manter a mente aberta e, de fato, buscar compreender. Assim, ao iniciar a implementação de soluções, esse processo será mais ágil e rápido.
Principais benefícios de contar com um checklist de processos
A inserção de uma iniciativa nova pode gerar desconfiança sobre os principais benefícios que aquela mudança poderá provocar dentro da empresa. O alinhamento coloca as execuções dentro de uma mesma linha lógica de acontecimentos.
Mas, saindo do campo da teoria indo em direção à parte prática, a seguir você poderá conferir em quais aspectos é possível ver as modificações no seu negócio após a implementação do método.
Monitorar processos
Com uma lista de checagens é possível saber quais são as atividades que precisam ser desempenhadas no dia ou na semana. Nessa parte você tem conhecimento sobre tudo que está sendo desenvolvido no momento.
Esse método também é útil para evitar os microgerenciamentos. Esse hábito pode afetar a sua relação com a equipe e trazer uma carga de estresse desnecessária para os gestores.
Sendo assim, monitorar processos, sem desgaste de pessoas, é um modo de garantir que as atividades sejam cumpridas. Com o checklist de processos também é possível entender padrões de produtividade da equipe.
Encontrar não conformidades
A criação de uma rotina de trabalho bem definida, com atividades a serem executadas e um cronograma a ser seguido, faz a promoção de uma padronização de serviços.
Por conta disso, o processo de encontrar não conformidades torna-se mais simplificado. Desse modo, esse sistema ajuda a identificar possíveis falhas humanas ou de planejamento durante a execução das rotinas dentro de uma empresa.
Com o reconhecimento de falhas é possível ter pontos bem definidos para promover melhorias dentro do processo construtivo de uma companhia. A partir desse processo, é possível aumentar a eficiência da equipe.
Promover melhorias
A integração dos mais diversos setores e a comunicação, clara e direta entre eles, pode significar um grande avanço para qualquer companhia.
Existem alguns pontos principais que podem ser identificados dentro desse sistema, como:
- Otimização de processos;
- Redução de gastos;
- Identificação de falhas operacionais.
Esses são os principais pilares de avanço no desenvolvimento da empresa que podem ser identificados inicialmente. O entendimento de todas as etapas do processo poderá trazer mudanças significativas para o seu negócio.
Economizar custos
Diversas vantagens promovidas pelo uso de checklists de processos contribuem para a redução de gastos desnecessários nas operações. Com uma visão mais detalhada sobre a performance das atividades, é possível otimizar o que precisa ser realizado, proporcionando a melhor gestão do tempo.
Além disso, ao garantir que cada etapa do processo está sendo realizada conforme as diretrizes estabelecidas, as empresas podem evitar multas por não conformidade e reduzir o risco de danos à reputação da marca. Como consequência, isso pode resultar em economias significativas de custos associados a penalidades regulatórias ou compensações por produtos defeituosos.
Aumentar a produtividade
Os checklists de processos são uma ferramenta que permite melhor alinhamento acerca das tarefas que cabem a cada colaborador ou equipe. Dessa forma, seu uso facilita a compreensão sobre sequências de atividades, eliminando dúvidas durante os procedimentos de rotina.
Outro ponto que incentiva a melhora em produtividade é a visão que os gestores passam a ter sobre a operação. Os dados coletados por meio de checklists fornecem insumos para identificar padrões de desempenho, áreas que precisam de atenção e mudanças necessárias para impulsionar o rendimento das atividades.
Reduzir falhas
Ao implementar checklists detalhados para guiar as atividades operacionais, as empresas podem padronizar procedimentos e garantir que cada etapa seja realizada de forma consistente e correta.
Dessa forma, a reversão de falhas passa a ser mais ágil, precisa e definitiva, impedindo que um erro seja reincidente.
Coletar dados
A estrutura de um checklist de processos inclui pontos de verificação específicos, fundamentais para a coleta de dados relevantes acerca de determinada operação. Dessa maneira, as checagens frequentes tornam realizáveis análises comparativas, embasando tomadas de decisão mais estratégicas.
Outrossim, reunir as informações periodicamente possibilita ainda a melhor rastreabilidade dos processos. Com isso, a operação passa a contar não só com um banco valioso de informações, como também consegue documentar registros importantes de acordo com regulamentos e padrões de qualidade.
Assegurar execuções e facilitar treinamentos
Com o uso de um checklist de processos, nenhuma tarefa corre o risco de ser esquecida com o tempo.
Por essa razão, este é um instrumento prático que, além de organizar o dia a dia em qualquer departamento ou tipo de negócio, também fornece orientações detalhadas para o repasse de atividades durante treinamentos.
Por que o Checklist Fácil é a melhor solução para checklists de processos?
Digitalizar processos utilizando checklists online é uma maneira ainda mais eficiente de apostar nessa ferramenta para a gestão de um negócio. O Checklist Fácil é um sistema líder na América Latina, utilizado por mais de 300 mil profissionais de diferentes segmentos de mercado, e promove a eficiência operacional às empresas que o utilizam.
O software possui mais de 150 funcionalidades além da criação de checklists inteligentes. Entre as mais utilizadas, estão:
- Workflows, com a possibilidade de configurar fluxos de trabalho completos centralizando o controle de diferentes processos em um só lugar;
- Inclusão de mídias, para a comprovação das checagens com fotos e vídeos;
- Plano de Ação, com a criação automática de tratativas para reverter não conformidades, fornecendo uma visão completa para acompanhamento e resultado das ações tomadas;
- Cerca digital, que permite o controle sobre a localização das aplicações;
- Integração com sensores IoT (Internet das Coisas), para automatizar medições de parâmetros como pressão, vazão, temperatura, umidade etc., reunindo informações completas sobre as checagens em tempo real e ativando ações automáticas caso algo fora dos padrões seja detectado;
- Relatórios completos, com opção de integrar a ferramenta a softwares de análise de dados, como o Power BI;
- Assinatura digital, tornando a validação das informações mais prática, além de proporcionar credibilidade às checagens.
- Integração com Inteligência Artificial, levando praticidade para a criação de formulários completos em poucos segundos.
Solicite uma demonstração gratuita e entenda por que o Checklist Fácil é a escolha ideal para impulsionar a eficiência operacional do seu negócio.
