Lean: conheça o método focado em enxugar custos e na eficiência operacional

O Lean é uma abordagem de gestão que maximiza valor, tornando operações mais enxutas para reduzir custos mantendo a produtividade. A partir da melhoria contínua e da redução de desperdícios, o Lean tem cinco princípios: valor, fluxo de valor, fluxo contínuo, produção puxada e perfeição. É aplicável em diversos setores, como indústria, construção e serviços. 

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A metodologia Lean é um modelo de gestão criado para cortar todos os custos e ações desnecessários e promover uma operação enxuta nas instituições. Ela é usada por empresas de todos os segmentos para potencializar resultados, melhorar os indicadores de lucro e promover a satisfação dos clientes.

No artigo de hoje, vamos explicar o que é o método Lean e como ele pode ajudar sua empresa a ser mais produtiva e gastar menos. Acompanhe!

O que é a metodologia Lean?

A metodologia Lean é um modelo de gestão que busca deixar as operações mais enxutas, cortando todas as ações consideradas desnecessárias. O foco dessa abordagem é manter apenas o essencial para o bom funcionamento da empresa, o que possibilita a redução de custos, mas sem perda na produtividade.

Desse modo, todas as atividades que não agregam valor ao processo são descartadas. Assim, pode-se dizer que a cultura lean é uma forma de manter a empresa funcionando de forma produtiva, mas com o mínimo de custo possível e tempo. 

Além da economia de tempo e dinheiro, o corte das ações desnecessárias permite aos colaboradores focar nas atividades mais importantes, o que resulta em entregas mais rápidas e com mais qualidade. Assim, essa solução visa também melhorar os resultados da organização. 

Qual a origem do Lean?

O método Lean teve origem no Japão, nas fábricas da Toyota, na década de 1940. Nessa época, a economia do país se encontrava em uma situação crítica e as fábricas precisavam de medidas para otimizar a gestão da produção industrial. Portanto, cortar gastos nas operações era uma necessidade primária. 

Nesse contexto, o engenheiro chefe de produção da marca, Taiichi Ohno, desenvolveu métodos para redução de custos na indústria e aumento de produtividade para criar o Toyota Production System (TPS). 

As práticas do TPS deram origem à metodologia Lean, que era aplicada apenas na indústria da manufatura, mas que se espalhou pelo mundo e passou a ser adotada por diversos setores do mercado, como na construção civil, por exemplo. 

Qual objetivo e como funciona a filosofia Lean?

A gestão Lean tem como principal objetivo a otimização de todas as áreas de uma organização, diminuindo custos e prazos, mas sem afetar a qualidade final do produto. Para isso, o método prega a produção enxuta, que defende que tudo que não agrega valor é rastreado e eliminado do processo.  

A implementação da filosofia Lean em uma empresa ocorre por meio de diversas ferramentas, que visam a redução das perdas e aumento de produtividade. Um exemplo é o uso de checklist para otimizar a realização de atividades, auditorias e identificação de não conformidades. 

Onde se aplica a metodologia Lean? Conheça os principais tipos

A cultura Lean pode ser aplicada em qualquer tipo de organização, independente do tamanho ou setor de atuação. Por exemplo, construção civil, distribuidoras etc. Existem diferentes tipos de Lean, cada qual focado em práticas específicas. Veja: 

Lean manufacturing

O Lean manufacturing é aplicado em fábricas e indústrias, que são onde a metodologia teve início. 

Seu objetivo central é reduzir os desperdícios e gastos desnecessários durante o processo produtivo, diminuindo o tempo de produção e defeitos nos produtos finais.

Lean construction

O Lean construction tem a função de ajudar em alguns dos maiores desafios na construção civil, como perda de material, atrasos na entrega, segurança no canteiro de obras, entre outros. 

A metodologia auxilia no mapeamento do fluxo das obras, o que torna possível identificar os desperdícios e criar planos de ação para eliminá-los.

Lean healthcare

A cultura Lean também pode ser de grande utilidade no ambiente hospitalar, é o que prega o Lean Healthcare. 

O princípio é o mesmo: redução de ações que não agregam valor ao processo, mas que não impliquem na prestação do serviço aos pacientes. 

Por exemplo, o método pode auxiliar a reduzir as longas filas e desperdícios de insumos, o que possibilita um atendimento mais rápido e eficaz.

Lean office

O Lean office refere-se à aplicação do método Lean em áreas administrativas, com o objetivo de identificar perdas e desperdícios e agir para sua eliminação. 

Um dos seus principais focos é simplificar os processos. Isso a partir da eliminação de procedimentos burocráticos desnecessários, que são comuns na área administrativa. 

Lean service

Embora sejam produtos intangíveis, o setor de serviços também pode obter benefícios através da metodologia Lean. 

O foco do Lean service é a satisfação do cliente final. Esse método trabalha para aperfeiçoar a realização de serviços e, com base nisso, promover a satisfação dos clientes. 

Lean logistics

Com foco em operações logísticas, o Lean Logistics busca reduzir desperdícios no transporte, manuseio e armazenamento de materiais ou produtos. Dessa forma, é possível enxugar custos na cadeia de suprimentos e diminuir, também, o tempo de entrega dos itens.

Quais são os pilares do lean?

Independente do tipo, o método Lean possui princípios básicos que devem ser observados para se obter práticas de gestão eficiente. Conheça abaixo quais são: 

Valor

Especificar o valor na ótica do cliente para entender como ele percebe o valor da sua marca e produto. 

Assim, ao identificar algo que o cliente não está disposto a pagar, temos um desperdício que deve ser eliminado. Por exemplo, um produto não aceito pelo mercado ou parte dele. 

Fluxo de valor

Nessa etapa, é necessário mapear o fluxo de valor para entender quais etapas agregam (ou não) valor para o serviço ou produto. 

Logo, toda ação ou comportamento que não acrescenta no processo é considerada um desperdício de recursos. 

Fluxo contínuo

Criar um fluxo contínuo significa que, após identificar o fluxo de valor que agrega ao processo, é necessário torná-lo contínuo. 

O objetivo é garantir que ele funcione sem interrupções, ou seja, de forma fluida. 

Produção puxada

Esse princípio dita que a empresa deve produzir apenas o necessário, isto é, de acordo com sua demanda e de modo a não existir sobras. 

Além de evitar a superprodução, esse princípio permite que o time foque na produção de itens de qualidade (uma vez que a quantidade não é o foco), o que ajuda a reduzir retrabalhos.

Perfeição

A melhoria contínua é uma ação permanente da metodologia Lean e deve ser observada pela empresa. 

A busca desse objetivo significa traçar metas e planos para um processo produtivo eficiente, que resulte em produtos de qualidade e na satisfação do cliente. 

Quais os desperdícios do Lean?

O método Lean visa rastrear, identificar e eliminar desperdícios no processo produtivo. Abaixo, conheça tipos de desperdícios ligados a essa abordagem: 

Processamento impróprio

O desperdício de processamento desnecessário acontece quando a organização não leva em conta o desejo do cliente e produz acima do solicitado. 

Esse desperdício acarreta retrabalho, perda de materiais e uso ineficiente do tempo do colaborador. 

Produção excessiva

Esse tipo de desperdício acontece quando a empresa produz mais do que é realmente necessário, resultando na sobra de itens.

Estoque

Esse desperdício está ligado ao armazenamento excessivo ou inadequado de produtos, matérias-primas e afins. 

Esse tipo de erro pode resultar em danos ao material estocado, fazendo a instituição ter prejuízo financeiro. 

Transporte

Apesar de ser uma necessidade constante, o transporte é um gerador de custos que não agrega valor ao produto, logo, deve ser usado apenas quando necessário. 

Por isso, é importante pensar no layout das operações de forma a diminuir a necessidade de transporte dos componentes produtivos. 

Movimentos desnecessários

Os movimentos desnecessários podem vir de pessoas ou equipamentos e, no final, gastam tempo em uma atividade que não oferece nenhum retorno. 

Mais uma vez, elaborar um layout eficiente para o ambiente de trabalho pode ser a solução ideal para resolver essa situação. 

Defeitos e retrabalho

Esse desperdício tem sua causa direta nos erros e falhas nos processos. Ocorre quando a equipe precisa investir tempo e recursos para ajustar uma ação que deveria ter sido executada corretamente na primeira tentativa.

Espera

Esse desperdício acontece sempre quando há paralisação das atividades, por exemplo, causado por parte de funcionários, máquinas, equipamentos, entre outros.

Caso uma matéria-prima acabe e os operários tenham que parar as atividades, essa é uma situação que caracteriza desperdício de espera, por exemplo.

Conhecimento

Desperdiçar profissionais também gera uma grande perda para uma organização. 

O desperdício de pessoas ocorre quando as habilidades de um funcionário não são bem aproveitadas e ele acaba desempenhando uma função que não é adequada às suas habilidades.

9 principais ferramentas Lean

Várias ferramentas de gestão podem fazer parte da metodologia Lean para avaliar, compreender e melhorar os processos de uma empresa. Conheça nove: 

1. 5S

O Programa 5S é uma metodologia japonesa usada para medir a qualidade e engajar todos os envolvidos nos processos. Os 5S são:

• Seiri: impedir desperdícios.
• Seiton: organizar o espaço de trabalho de forma que os itens necessários fiquem de fácil acesso.
• Seiso: promover a limpeza no ambiente de trabalho.
• Seiketsu: incentivar o senso de padronização para promover a limpeza e aparência do ambiente.
• Shitsuke: encorajar e promover a autodisciplina entre os colaboradores. 

2. Just in time

O método Just in Time prega a criação e produção apenas do necessário para suprir a demanda, evitando excessos e desperdícios. 

O foco principal dessa ferramenta é eliminar produtos parados em depósito.

3. Kanban

A metodologia Kanban utiliza um quadro com notas ou post-its para controlar qualquer tipo de fluxo de atividade em uma empresa.

É um sistema de gestão relativamente simples, que usa apelo visual para facilitar o entendimento dos processos, como no exemplo da imagem abaixo:

4. Kaizen

O foco da metodologia Kaizen é no próprio colaborador, que é a força motora de toda empresa. 

A ferramenta defende a qualificação/treinamento dos funcionários como uma forma de motivá-los e mantê-los produtivos. 

6. PDCA

O método PDCA é um modelo de gestão eficiente, que propõe um ciclo de 4 etapas:

• Plan (planejar): fase inicial de planejamento, onde são levados em conta os objetivos finais para a definição de método, prazos, metas, pessoas envolvidas etc.
• Do (fazer): momento de pôr em prática o que foi decidido no planejamento.
• Check (checar): análise e acompanhamento para verificar os resultados da ação e se ela alcançou as expectativas esperadas.
• Act (agir): agir na correção das falhas que aconteceram no processo, de modo a não permitir que voltem a ocorrer.

7. Jidoka

É uma ferramenta que visa automatizar o processo de manufatura, promovendo qualidade nas entregas e redução de erros. 

A ideia central dessa metodologia é permitir que um único operário cuide de várias máquinas ao mesmo tempo.

8. KPIs

KPIs são indicadores de desempenho usados para medir e analisar a eficiência, sucesso ou desempenho de um processo ou organização. 

No Lean, esses indicadores apontam processos que precisam ser enxugados assim como medem as mudanças implementadas.

9. Gemba Walk

Gemba Walk é um filosofia de gestão de origem japonesa criada para que os líderes e gestores tenham conhecimento real sobre o que se passa nas instalações da organização por meio do contato com os funcionários. 

O exercício proposto consiste em caminhar pelos locais da fábrica e observar a execução dos processos.

Quais os benefícios da metodologia Lean para as empresas?

Os benefícios de implementar o método Lean são vários, uma vez que essa filosofia passa a fazer parte da cultura organizacional da empresa, promovendo a melhoria constante de todos seus processos. Por exemplo, gera:

• Economia de tempo, dinheiro e mão de obra;
• Produtos finais com mais qualidade;
• Organização dos recursos;
• Otimização da produtividade;
• Aumento dos lucros;
• Minimização de desperdícios;
• Transparência nas atividades;
• Satisfação do cliente.

Como visto, a gestão Lean é capaz de tornar sua empresa muito mais produtiva. E o melhor é que é possível utilizar a tecnologia para tornar a implementação dessa metodologia mais simples, fácil e segura, como o Checklist Fácil. Saiba mais a seguir!

Como o Checklist Fácil facilita a implementação da metodologia Lean?

O Checklist Fácil é o sistema líder de mercado para digitalizar e padronizar processos, sendo essencial para quem deseja ir além na otimização da eficiência operacional.

Através da metodologia de checklists digitais, o Checklist Fácil traz mais eficiência e segurança para sua empresa, facilitando a implementação dos pilares lean e a redução de qualquer tipo de desperdício.

São mais de 150 recursos presentes no sistema, como:

• Checklists inteligentes 100% digitais e personalizáveis;
• Planos de Ação para gerenciar medidas corretivas e acabar com inconformidades;
• Classificação de checklist conforme seu resultado, informando os responsáveis das operações caso alguma nota esteja abaixo do esperado;
• Acesso do checklist via QR Code, para relacionar formulários a equipamentos ou áreas de checagem correspondentes;
• Inclusão de mídias, garantindo a confiabilidade das checagens com fotos, vídeos ou documentos;
• Workflows, com a criação de fluxos de trabalho inteligentes para cadenciar atividades e conectar diferentes áreas, processos e colaboradores envolvidos nas rotinas;
• Relatório de reincidências, com evidências sobre gargalos ou falhas recorrentes nos processos;
• Módulo OCR (Optical Character Recognition) para reconhecimento de caracteres a partir de imagens, indicado para leitura automática de números de lotes, datas de validade, placas de veículos ou informações das notas fiscais;
• Agendamento de checklists para inspeções periódicas e checagens recorrentes;
• Integração com Sensores IoT para controlar umidade, temperatura, velocidade e outros comportamentos de máquinas e ambientes;
• Geolocalização e cerca digital para garantir que as aplicações sejam realizadas no local certo;
• Relatórios completos e integração com Power BI, permitindo um acompanhamento estratégico dos dados e resultados da empresa em tempo real.

Quer saber como tudo isso funciona na prática? Agende uma demonstração gratuita com nossos especialistas em eficiência operacional!

Perguntas frequentes sobre metodologia Lean