O que é, como aplicar e exemplos práticos de plano de trabalho 

O plano de trabalho é um documento ou ferramenta que tem como finalidade detalhar os passos, recursos e cronogramas para viabilizar o alcance de um objetivo ou concretizar um projeto. Dessa forma, serve para orientar equipes e garantir execuções eficientes. 

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Toda execução de sucesso depende de um bom planejamento. Por isso, no meio corporativo, uma das ferramentas mais comuns é o plano de trabalho.  

Nesse sentido, o documento organiza, direciona, especifica responsáveis e define métodos de monitoramento e avaliação. Por isso, consiste em um instrumento fundamental para definir atividades em qualquer operação, de projetos pequenos e internos a ações de maior complexidade. 

Então, como fazer um plano de trabalho eficaz? Em geral, o que um bom modelo precisa ter, quais são os exemplos e por que esse planejamento é tão importante? Descubra todas as respostas lendo este artigo até o fim. 

O que é um plano de trabalho? 

O plano de trabalho é uma espécie de guia para orientar as ações de uma empresa, de uma equipe ou de um profissional individualmente. Sendo assim, é imprescindível que contenha informações como: 

• Tarefas; 
• Prazos; 
• Recursos necessários; 
• Responsáveis por cada etapa. 

Vale dizer também que esse tipo de planejamento pode abranger diferentes períodos, ou seja, semanal, mensal, bimestral, semestral ou anual. Em outras palavras, ele sintetiza todos os detalhes operacionais de um projeto, independentemente da área de aplicação do planejamento. 

Inegavelmente, com todos esses direcionamentos, o plano de trabalho contribui ainda com o acompanhamento das ações e melhora a produtividade. Afinal, ele permite que gestores e equipes tomem conhecimento sobre planejamentos e status das rotinas. 

Qual é a diferença entre plano de trabalho e plano de ação? 

De antemão, podemos diferenciar um plano de trabalho de um plano de ação por possuírem objetivos distintos: o primeiro se dedica a organizar tarefas, metas e recursos por período, enquanto o segundo serve para se concentrar em uma tarefa específica para corrigir, ajustar ou acelerar algo na operação. 

Quando um plano de trabalho é necessário? 

Por ser uma ferramenta flexível, o plano de trabalho é aplicável a diversas situações. Porém, podemos afirmar que ele não é obrigatório, mas consiste em uma boa prática que auxilia a qualidade das operações.  

Isso porque esse tipo de instrumento auxilia profissionais, departamentos e empresas a manterem uma documentação completa das rotinas de uma operação. Assim também, torna-se viável mensurar resultados e garantir uma progressão das iniciativas implementadas.  

Outro ponto que podemos destacar é que um plano de trabalho fornece subsídios para criação, por exemplo, de checklists. Portanto, tal fator viabiliza checagens, como inspeções e auditorias, mais completas e, consequentemente, eficazes. 

O que um plano de trabalho deve conter? 

Um plano de trabalho completo deve conter, como já vimos anteriormente, todos os detalhes de direcionamento das execuções previstas. Desse modo, entre as informações essenciais, podemos listar: 

• Nome do projeto ou ação; 
• Breve descrição da iniciativa; 
• Objetivos gerais e específicos; 
• Justificativa; 
• Metodologia; 
• Recursos (humanos, materiais e financeiros); 
• Cronograma de execução. 

Para concluir, a estrutura deve ser clara e objetiva, visando favorecer alinhamentos, consultas futuras e análises.  

Quais são os tipos de plano de trabalho? 

Existem vários tipos de plano de trabalho. Entre eles, estão: comercial, de objetivos pessoais, empresarial e acadêmico. Porém, como o foco do nosso blog é abordar conteúdos relacionados à eficiência operacional no meio corporativo, priorizaremos os planos de trabalho comercial e empresarial. Confira mais detalhes nos tópicos abaixo! 

Plano de trabalho empresarial 

Utiliza-se o plano de trabalho empresarial em diversas áreas de uma organização, com a finalidade de coordenar atividades para: 

• Gestão de projetos; 
• Desenvolvimento de novos produtos; 
• Operações em geral; 
• Marketing; 
• Recursos Humanos; 
• Finanças; 
• Ações estratégicas. 

Plano de trabalho comercial 

Por sua vez, o plano de trabalho comercial é mais voltado a objetivos de vendas e crescimento de um negócio. Sendo assim, tem como foco a prospecção de clientes, estratégias de marketing, articulação de parcerias e gestão de contas.  

Somado a isso, trata-se de uma ferramenta importante para garantir e maximizar resultados, ajudando diferentes equipes e profissionais a permanecerem alinhados.  

Quais são os principais exemplos de plano de trabalho? 

Dando sequência ao que vimos anteriormente, selecionamos alguns exemplos de plano de trabalho do tipo empresarial. Confira nos tópicos abaixo.  

Plano de trabalho para implementação de software 

Um plano de trabalho para implementação de software deve ter uma definição clara sobre a finalidade para a qual o software será implementado, além de outros detalhes determinantes, como: 

• Análise das necessidades; 
• Requisitos funcionais e técnicos; 
• Configurações necessárias para o sistema em questão; 
• Plano de treinamento; 
• Testes e validações a serem realizados. 

Por fim, tudo precisa ser incluído em um cronograma completo, prevendo etapas e entregas na íntegra.  

Plano de trabalho para auditoria de conformidade 

Qual é o foco da auditoria? Em que área ela será desempenhada? Tais informações devem constar em um plano de trabalho para auditoria de conformidade, além de outros pontos fundamentais como escopo, objetivos, metodologia e datas programadas para execução.  

Aliás, esse tipo de documentação facilita não só a realização das auditorias como também a consistência de relatórios completos, uma vez que o plano apresentará todos os critérios para avaliação. 

Plano de trabalho para sustentabilidade 

Um plano de trabalho para sustentabilidade ou ESG (Environmental, Social and Governance) é um documento estratégico para auxiliar empresas a conquistarem objetivos ambientais, sociais e econômicos.  

Por isso, contempla, em geral, análises sobre impactos ambientais, eficiência no uso de recursos, nível de engajamento interno e externo e responsáveis pelas ações. Assim, é essencial, ainda, especificar métodos para medição de resultados, especificando os indicadores de ESG para monitoramento.  

Por falar nisso, aqui vai uma dica para implementar ações desse tipo na sua empresa: este Kit Estratégico para ESG é gratuito e reúne materiais elaborados em parceria com especialistas do mercado.  

Plano de trabalho para compliance 

Para seguir leis, regulamentos e normas internas, o plano de trabalho para compliance é uma excelente ferramenta de apoio. Dessa forma, deve incluir ações como a criação de políticas e atividades regulares, entre elas a criação de um Procedimento Operacional Padrão (POP), passando ainda pela capacitação de colaboradores e sistemas de monitoramento. 

Nesse sentido, o Kit Estratégico para POP pode ser útil para ajudar qualquer empresa a documentar e organizar processos de compliance. O conjunto de diversos modelos prontos é gratuito, e você pode customizá-los de acordo com as necessidades de cada negócio.  

Plano de trabalho administrativo 

Na área administrativa, um plano de trabalho geralmente registra objetivos, atividades e prazos relacionados a processos de finanças, recursos humanos, operações e suporte. Por isso mesmo, pode ser um ótimo guia para a eficiência das funções administrativas no dia a dia de uma empresa.  

Plano de trabalho operacional 

O plano de trabalho operacional é o mais recorrente comparado aos demais tipos desse documento. Isso porque ele tem como objetivo orientar as atividades, responsabilidades, cronogramas e indicadores de desempenho para alinhar as operações à estratégia do negócio.  

Por fim, é essencial, ainda, que esse planejamento aborde a gestão de riscos, listando possíveis obstáculos das rotinas e medidas de mitigação para preveni-los ou revertê-los.  

Como estruturar um plano de trabalho em 8 passos? 

Descubra a seguir tudo que você deve cumprir para produzir um plano de trabalho eficiente. 

1. Determine uma meta 

Antes de criar qualquer plano, é imprescindível que se tenha clareza de onde se quer chegar. Por essa razão, o primeiro passo para estruturar um bom plano de trabalho é definir uma meta.  

Desse modo, uma ótima dica para esta etapa é se basear na técnica SMART (específico, mensurável, atingível, relevante e temporal) para chegar a uma proposta realista. A imagem abaixo explica bem esse método: 

2. Crie um mapa de trabalho 

Depois de entender onde se quer chegar, fica mais fácil desdobrar o que será feito. Contudo, esse é o momento de organizar o fluxo de trabalho do projeto, ou seja, quais etapas e atividades deverão ser cumpridas para que o plano obtenha sucesso.  

Por fim, você terá em mãos um primeiro esboço do que será realizado, disposto em uma linha do tempo ou em uma sequência simples.  

3. Atribua funções 

Com o workflow já desenhado, é fundamental endereçar os responsáveis pela execução do que foi planejado. Como resultado, isso favorece o alinhamento dos profissionais e até mesmo o controle sobre o status dos processos. 

4. Liste os recursos necessários 

Pense em tudo que será preciso para executar o plano de trabalho, incluindo pessoas (conhecimentos e habilidades), materiais e recursos financeiros. Essa previsão evita imprevistos e facilita o planejamento sobre custos ou investimentos necessários.  

5. Defina prazos e entregas 

Com todas as informações reunidas até aqui, avalie as previsões de datas e entregas para garantir a execução. Portanto, não se esqueça de detalhar bem os casos de interdependência e a sequência das atividades, considerando esse aspecto ao estabelecer os prazos.  

A partir deste passo, você contará com um plano de trabalho pronto. Desse modo, as etapas seguintes se voltarão ao acompanhamento e medição de resultados.  

6. Realize alinhamentos constantes 

A comunicação é fundamental para o sucesso de um plano de trabalho. Portanto, desenvolver uma boa estratégia de comunicação deve fazer parte do seu planejamento. 

Para isso, determine a frequência e o formato de atualizações, que podem ocorrer a partir da produção de relatórios, envio de e-mails ou realização de reuniões pontuais para acompanhamento do plano.  

7. Revise as ações executadas 

Durante a implementação das ações, considere revisar e fazer os ajustes necessários sempre que o diagnóstico de alguma ação não apresentar o efeito esperado. 

Utilizar checklists é um ótimo método para isso, porque: 

• Ajuda a garantir a conclusão de todas as tarefas e etapas importantes; 
• Proporciona uma visão ampla sobre o progresso do plano; 
• Promove a consistência e padronização dos processos; 
• Simplifica a comunicação entre profissionais e equipes; 
• Evita que alguma atividade seja ignorada. 

8. Avalie os resultados 

Além de entender como fazer um plano de trabalho, medir o impacto das ações é primordial para descobrir se tudo está saindo conforme o planejado.  

Sendo assim, a partir de checagens periódicas, é possível metrificar as entregas. Da mesma forma, o controle por meio de indicadores também é capaz de traduzir o sucesso e as necessidades das ações. 

Quais são os benefícios de um plano de trabalho? 

Independentemente da área de aplicação desse tipo de documento, o plano de trabalho é capaz de proporcionar diversos benefícios a equipes e negócios. Descubra em detalhes na sequência. 

Priorização de atividades 

Primeiramente, tendo em vista que um plano de trabalho apresenta uma visão global sobre projetos e iniciativas, ele consegue nortear a condução das tarefas rumo ao cumprimento do objetivo estabelecido.  

Em suma, uma das vantagens dessa ferramenta é fornecer uma visão clara sobre priorizações.  

Gestão de recursos 

Da mesma forma, o registro de todo planejamento facilita a administração de recursos como tempo, orçamento e pessoas envolvidas nas tarefas. Em vista disso, é possível alocar de maneira coordenada tudo o que foi previsto, sem desperdícios e na medida certa, para concretizar o que foi acordado.

Facilidade para diagnósticos 

De um plano de trabalho simples a um documento mais aprofundado, essa ferramenta fornece o embasamento necessário para o monitoramento de cada etapa de um processo. 

Portanto, a identificação de qualquer desvio ou dificuldade pode ser feita com mais clareza, desde que os métodos de gerenciamento sejam eficazes.  

Quais são as ferramentas indicadas para um plano de trabalho? 

Podemos separar as indicações de ferramentas para plano de trabalho em dois grupos, de acordo com a divisão abaixo. 

Ferramentas para criar um plano de trabalho 

Em primeiro lugar, entre os instrumentos mais utilizados para criar um plano de trabalho, você pode optar por: 

• Mapas mentais, como MindMeister, para organizar as ideias e tarefas de forma estruturada; 
• Documentos de texto, como Microsoft Word e Google Docs, para criar documentos de maneira colaborativa; 
• Planilhas, em Excel ou Google Sheets, por exemplo, esquematizando cronogramas e listas de tarefas completas. 

Ferramentas para gerir um plano de trabalho 

Algumas das opções listadas no tópico anterior facilitam a produção de um plano de trabalho, mas não necessariamente são funcionais para a gestão dele. O ideal é optar por um software para gestão de processos, capaz de proporcionar recursos suficientes para todas as etapas. 

Um sistema como o Checklist Fácil, por exemplo, oferece funcionalidades primordiais, como: 

• Gestor de Ações, mostrando relações completas de atividades pendentes, em progresso e concluídas em um quadro no formato kanban; 
• Agendamento, para assegurar que todo planejamento seja colocado em prática; 
• Workflow, possibilitando a criação de sequências de atividades com opções de aprovação, condicionais e pontos de conexão entre elas; 
• Plano de Ação, visando a criação de medidas com agilidade para ajustes ou correções frente a mudanças que podem se fazer necessárias. 

Na sequência, entenderemos melhor como gerir um plano de trabalho com maestria.  

Como fazer a gestão de um plano de trabalho? 

Depois de estabelecer um bom plano de trabalho, é imprescindível contar com métodos para gerenciar as ações. Uma alternativa é montar um gráfico ou diagrama de Gantt em uma planilha do Excel, por exemplo, com um esquema visual para representar tarefas e cronogramas.  

Um método ainda mais eficiente é a aplicação de checklists inteligentes. Você pode criar listas de verificação periódicas, com as tarefas do plano desdobradas em itens de checagem. Dessa forma, terá um ótimo instrumento para acompanhar o progresso das ações.  

Vamos usar como exemplo um plano de trabalho para auditoria de conformidade. Em síntese, uma sugestão, neste caso, seria criar checklists para cada etapa do plano, em uma sequência ou workflow: 

• Etapa de definição e objetivos:  
  • Os departamentos que serão auditados foram definidos?  
  • Os objetivos da auditoria foram estabelecidos?  
  • O cronograma da auditoria está pronto?  
  • Os departamentos foram notificados? 

• Etapa de realização:  
  • Todas as observações, evidências e possíveis não conformidades foram documentadas?  
  • As entrevistas foram cumpridas?  
  • As auditorias em campo foram concluídas?  
  • As não conformidades foram classificadas por risco? 
  • Os planos de ação foram sugeridos? 

• Etapa de relatório e conclusão: 
  • O relatório de não conformidade foi elaborado? 
  • Os planos de ação foram criados? 
  • A documentação foi entregue aos responsáveis? 
  • Os registros foram armazenados corretamente? 

Exemplo de checklist para gestão de um plano de trabalho 

Ainda segundo a situação que mencionamos acima, o checklist para gestão do plano de trabalho de auditoria de conformidade poderia ser criado da seguinte forma: 

O exemplo das imagens é uma amostra do que o Checklist Fácil proporciona. Há diferentes opções de configuração para as respostas, padronizando as checagens e metrificando os resultados das aplicações com resumos em dashboards para acompanhamento.  

Do mesmo modo, além do checklist para gestão das ações, as próprias auditorias poderiam ser implementadas por meio da mesma solução, centralizando toda a operação em uma única ferramenta. 

Por que o Checklist Fácil é a melhor solução para implementar planos de trabalho? 

Conforme vimos até aqui, uma tecnologia como o Checklist Fácil é a melhor opção para organizar qualquer operação. O sistema possui mais de 150 funcionalidades que permitem não só a criação de planos de trabalho, como também o gerenciamento de tarefas e análises aprofundadas sobre o impacto das ações.  

A solução é utilizada por marcas líderes de mercado — como Unilever, Saint-Gobain, Ambev, CSN, Raízen, Centauro e mais de 1.700 empresas —, em diferentes departamentos. Ou seja, isso demonstra a flexibilidade do software, que se adapta a cenários e perfis de negócio distintos.  

O vídeo a seguir, gravado com a Saint-Gobain, comprova esse diferencial: 

Conheça alguns dos principais recursos do Checklist Fácil 

Entre os módulos do sistema mais utilizados pelos clientes, estão: 

Workflow 

Esta opção possibilita a configuração de fluxos de trabalho, ideal, acima de tudo, para o desdobramento de um plano em etapas ou sequências de tarefas.  

Integração com Power BI 

O Checklist Fácil integrado ao Power BI abre um leque de oportunidades de análises, ampliando a inteligência da operação e favorecendo o desempenho das estratégias planejadas. É possível customizar painéis de dados conforme as particularidades de cada operação, como no exemplo abaixo:

Inclusão de mídias 

Você pode anexar arquivos de fotos, vídeos, documentos (em .doc, .pdf e diversos outros formatos) durante as aplicações, centralizando seus registros e facilitando alinhamentos entre as equipes. 

Plano de Ação 

A funcionalidade de Plano de Ação agiliza a correção de não conformidades ou até mesmo a implementação de iniciativas isoladas para aumentar a performance das operações, com monitoramento eficaz sobre o andamento e impacto do que é realizado. 

Relatórios 

Há uma série de opções de relatórios disponível no sistema. Entre eles, podemos destacar: 

• Relatório de Indicadores, com resumos completos sobre a operação; 
• Relatório de Plano de Ação, incluindo gráfico, status e responsáveis pelas ações planejadas; 
• Relatório de Mídias, reunindo todos os arquivos (de diferentes formatos) anexados durante as aplicações de checklists; 
• Relatório de Agendamentos, que resume em um painel todas as aplicações de checklists programadas.  

Para conhecer tudo isso na prática, basta agendar uma demonstração com um dos especialistas em eficiência operacional do Checklist Fácil.  

Principais perguntas e respostas sobre plano de trabalho 

Confira, a seguir, as dúvidas e esclarecimentos mais frequentes sobre o tema.