A prevenção de perdas no varejo é considerada uma estratégia essencial, mesmo que ainda não faça parte do planejamento de alguns gestores. Isso porque ela visa diminuir perdas que causam desperdícios e prejuízos para o seu negócio.
Consequentemente, a prevenção de perdas faz com que você aumente seu lucro, sem que seja necessário multiplicar as vendas. Afinal, cada real economizado no varejo vale tanto quanto um real advindo de uma nova venda.
Mas como atuar com foco na prevenção de perdas no varejo e quais benefícios você pode obter ao realizar essa atividade? É isso que iremos te contar a partir de agora. Vem ver!
O que é prevenção de perdas no varejo?
A prevenção de perdas no varejo é um conjunto de ações e atitudes que as empresas devem realizar para evitar a ocorrência de situações que interferem negativamente nos seus resultados.
Essa atuação proativa é importante tendo em vista que tais perdas podem levar à redução do lucro. Portanto, ela faz com que haja a redução de desperdícios, melhorando a eficiência operacional como um todo.
Mas que perdas são essas que você deve prevenir, afinal? No varejo, consideramos qualquer evento que faz com que o seu negócio perca dinheiro. Confira alguns exemplos:
- Roubo de cargas;
- Furto em lojas;
- Extravio de mercadorias;
- Perda de produtos devido à expiração do prazo de validade;
- Avarias devido à má condição de armazenamento no estoque ou transporte equivocado;
- Fraudes em pagamentos com cheques ou cartões;
- Danos em equipamentos, materiais ou espaço físico do seu comércio;
- Atraso na entrega dos produtos por parte dos fornecedores;
- Demora na reposição dos itens indisponíveis nas prateleiras;
- Retrabalhos devido a erros e falta de padronização nos processos.
É importante destacar que podemos classificar essas perdas de 2 formas principais:
- Conhecidas: Também chamadas de operacionais, são aquelas que ocorrem devido a processos e falhas gerenciais. Por isso, são consideradas previsíveis, como é o caso da deterioração de produtos perecíveis;
- Não identificadas: São perdas que não podem ser previstas, ou seja, ocorrem de maneira oculta, como furtos e desvios. Sendo assim, costumam ser detectadas durante as realizações de inventários.
A boa notícia é que nos dois tipos acima é possível atuar com foco na prevenção de perdas no varejo. Para isso, entretanto, é preciso promover uma série de melhorias especialmente na sua gestão, uma vez que ela impacta nos processos e até na atuação dos colaboradores. Mas calma que mostraremos o que você deve fazer ainda neste conteúdo!
Qual a importância da prevenção de perdas no varejo?
A prevenção de perdas no varejo é importante pensando, principalmente, nas finanças. No caso, ela é indispensável para quem deseja obter uma administração enxuta, ou seja, que não desperdiça seus bens e que consegue extrair o máximo de lucro de cada investimento.
Além disso, como mencionado anteriormente, realizá-la é mais simples e fácil do que aumentar as vendas de um negócio. Sendo assim, adotando essa estratégia, já é possível notar um resultado expressivo.
Mas por que isso ocorre? Pense que, quando há uma perda, determinada mercadoria deixa de ser comercializada. Ou seja, após ter pago por ela, você não poderá cobrir os gastos e muito menos obter lucro. Sendo assim, isso representa um prejuízo duplo.
Logo, a prevenção de perdas no varejo evita, acima de tudo, que você seja prejudicado financeiramente.
E se você pensa que os números gerais são baixos, dá só uma olhada em uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (ABRAPPE), em 2019. De acordo com ela, o índice de perdas do varejo chegou a 1,38% do faturamento líquido. Isso representa R$ 21,46 bilhões – tendo em vista que o faturamento apurado havia sido R$ 1,55 trilhões.
Vamos combinar que, pensando dessa forma, a prevenção de perdas no varejo se torna mais importante para o seu negócio!
Principais benefícios da prevenção de perdas no varejo
Como você percebeu, uma boa gestão de desperdícios traz uma série de vantagens competitivas. Além do óbvio, que é a redução das perdas de modo geral, podemos destacar:
- Aumento da lucratividade e do faturamento;
- Melhor gestão de pessoas e mercadorias;
- Aumento da produtividade;
- Melhoria no atendimento aos consumidores, promovendo uma melhor experiência a eles;
- Possibilidade de implementar melhorias e novos investimentos, visando otimizar ainda mais o serviço prestado.
Quais são os erros mais comuns durante a prevenção de perdas no varejo?
Apesar da prevenção de perdas no varejo ser algo simples de realizar, nem tudo são flores. Na verdade, pode ser que você cometa algum erro, interferindo no resultado final.
Para evitar que isso ocorra, selecionamos as falhas mais comuns. Dá só uma olhada:
- Falta de metas de perdas: Após mensurar suas perdas, é importante definir metas a serem atingidas. Sem isso, fica difícil saber se suas ações estão apresentando resultados significativos, bem como inserir esse acompanhamento na cultura da empresa;
- Departamento de prevenção subordinado à loja: É preciso deixar claro aos gestores e demais profissionais que o responsável por essa atividade, chamado de Fiscal de Prevenção de Perdas, possui autoridade e precisa ser respeitado. Caso a equipe fique interferindo nos processos ou negando as informações, dificilmente será possível promover as melhorias;
- Ausência de cobrança da perda: De que adianta definir as metas e promover ações se, no fim das contas, você não cobra resultados práticos? O processo deve causar efeitos reais para que possa ser considerado eficiente.
Exemplos de negócios que adotam a prevenção de perdas na prática
Nem todos os varejistas contam com um sistema de prevenção de perdas eficiente. Alguns, geralmente os de pequeno porte, acreditam que não há necessidade – possivelmente porque os números não chegam a causar espanto.
Entretanto, mesmo os negócios menores podem obter resultados satisfatórios ao incorporá-los em sua estratégia. Especialmente pensando na redução dos prejuízos que as perdas causam.
Confira alguns setores que costumam realizar a prevenção de perdas no varejo de forma mais efetiva e que tipo de desvios são capazes de evitar:
Supermercados
A prevenção de perdas é muito importante em supermercados, pois os números de furtos e desperdícios costumam ser bem altos. De acordo com o Provar, o índice de perdas chega a 1,96% do faturamento.
Por este motivo, a maioria dispõe de um fiscal logo na entrada das lojas, para guardar bolsas e volumes, e também na saída – caso seja preciso verificar alguma compra.
Ele também é essencial no estoque, para evitar a falta de produto nas prateleiras, bem como monitorar o vencimento das mercadorias.
Loja de roupas
Esse tipo de estabelecimento costuma sofrer bastante com furtos e danos a mercadorias. Por isso, a prevenção de perdas deve abranger desde o layout de loja até a gestão de estoque.
Isso significa que você deve diminuir os pontos cegos do local, de forma a visualizar os expositores de forma integral, e contar as peças antes das pessoas entrarem nos provadores.
Uma estratégia que os grandes varejistas adotam é o uso de etiquetas antifurto. Elas são acionadas caso o cliente saia da loja sem passar pelo check-out – cabendo ao fiscal, porém, ficar de olho.
Lojas de eletrônicos
Neste caso, as perdas mais recorrentes ocorrem em furtos externos, como roubos de cargas e assaltos. Isso porque os valores são maiores e, portanto, mais atrativos para os criminosos.
Sendo assim, uma estratégia de prevenção de perdas eficiente é adquirir um seguro que cubra as mercadorias, mesmo que estejam em transporte.
Além disso, dentro da loja, devem ser adotadas medidas que inibam os furtos, como a inclusão de câmeras e a fixação das amostras dos eletrônicos – para que não possam ser manuseados.
Como implantar um programa de prevenção de perdas no seu varejo?
Agora que você entendeu a importância de otimizar a prevenção de perdas no varejo e viu algumas ações que podem ser adotadas, que tal ver um passo a passo para começar desde já?
Veja a seguir quais medidas precisam ser realizadas para garantir que essa estratégia trará os resultados desejados:
1. Priorize o tema
O primeiro passo para criar uma cultura de prevenção de perdas no varejo consiste justamente em tratar o tema como prioridade. É essencial vê-lo como uma fonte real de lucro, colocando-o no mesmo grau de importância de temas como redução de inadimplência e elevação de vendas.
Sendo assim, aumente o espaço destinado a debates sobre isso em reuniões e lembre-se que o comprometimento deve ocorrer de baixo para cima. Caso contrário, dificilmente você conseguirá engajar seus colaboradores nessa causa.
2. Mapeie os pontos de risco
Após essa priorização, é momento de identificar os pontos que estão causando prejuízos, observando onde há mais desperdícios. Dessa forma, mapeie seus processos mais críticos e identifique os riscos.
Se necessário, contrate um profissional especializado para auxiliar nessa etapa, pois ela é extremamente importante.
3. Revise o mix de produtos
Não é só a quantidade de produtos em loja que precisa ser monitorada para reduzir perdas de mercadorias por conta de sobras. Outro ponto de atenção é o mix de produtos.
Disponibilizar itens que têm procura e que se enquadram no perfil do seu varejo é uma forma de otimizar as vendas e de afastar as chances de enfrentar situações como estoque parado.
4. Implante o dispositivo de prevenção de perdas
Com esse mapa em mãos, desenvolva ações para mitigar os problemas existentes em cada ponto observado. Algumas das medidas mais comuns são:
- Implementar um software de qualidade para controlar a entrada e saída, bem como a validade, das mercadorias;
- Padronizar as tarefas do estoque, para que fiquem mais organizadas, permitindo uma gestão mais eficiente;
- Adotar a metodologia PVPS, que significa “primeiro que vence, primeiro que sai”, no estoque e nas prateleiras;
- Avaliar a possibilidade de contratar um seguro contra roubos, bem como adquirir um sistema de vigilância;
- Desenvolver a prática de realizar inventários frequentes, bem como promover inspeções diárias, para solucionar imediatamente as inconsistências encontradas;
- Promover a roteirização de cargas, estabelecendo percursos menos perigosos para minimizar as chances de ocorrerem roubos durante o transporte.
Nesta etapa, ainda, avalie a criação de um setor responsável pela prevenção de perdas. Assim, você terá a garantia de contar com um time focado em evitar tais desperdícios e, claro, em contabilizar e otimizar a empresa. O que nos leva a próxima etapa!
5. Treine a sua equipe
A preparação, o treinamento e o comprometimento dos colaboradores em relação à prevenção de perdas no varejo devem ocorrer desde o início.
Mesmo que você tenha uma equipe especializada, que precisa ser atualizada com frequência, é importante que todos tenham conhecimento sobre o tema, bem como a importância da implementação.
Aqui, uma dica é estabelecer uma política de premiação pela redução de perdas, para que todos se sintam motivados a ajudar.
6. Faça um checklist para prevenção de perdas no varejo
O checklist é uma ferramenta que apoia nessa atividade porque permite que você crie uma lista com tudo que precisa ser inspecionado. Porém, para que ele ajude de fato, todas as etapas anteriores precisam ter sido cumpridas, especialmente a do mapeamento.
Afinal, como saber o que precisa checar se você não sabe ao certo onde estão ocorrendo as principais perdas?
Após definir os pontos de atenção, basta criar as perguntas do checklist de prevenção de perdas no varejo. O ideal é que você separe de acordo com setor ou atividade relacionada. Veja alguns exemplos:
Entrega em loja
Vamos supor que você identificou que grande parte das perdas está ocorrendo nos processos de transporte, entrega e recebimento. Então, algumas questões que podem ser feitas são:
- O lacre do baú do caminhão foi rompido por algum colaborador da loja?
- Algum membro da equipe está acompanhando o descarregamento dos itens?
- As cargas estavam amarradas no caminhão?
- Os volumes estão sendo movimentados no caminhão sem risco de avarias?
- Ao transportar as mercadorias, houve algum dano?
- Há alguma atividade sempre realizada na loja que impossibilite o acompanhamento das entregas?
- A equipe de transporte está descarregando dentro do estoque conforme planejado?
- Os volumes frágeis estão identificados?
- O entregador solicitou que os produtos frágeis fossem conferidos antes da assinatura da nota fiscal de recebimento?
- O gestor da loja abriu todas as caixas prioritárias na frente do entregador?
Ocorrência de fraude
Também é possível criar um checklist específico quando nota-se a ocorrência de fraudes. Nesse caso, algumas perguntas que podem ajudar a esclarecer o problema, bem como evitá-lo futuramente são:
- Foi caracterizada a fraude? Descrever brevemente os levantamentos efetuados;
- Foi identificada a pessoa envolvida na ocorrência?
- A ocorrência foi originada por furto interno?
- Há evidências dessa ocorrência?
- Qual a origem da falta?
- Qual o valor e qualidade total apurados?
- Houve ressarcimento da perda?
- Foi aplicada alguma sanção disciplinar?
- Houve sinalização preventiva por parte da auditoria?
- Houve a emissão de plano de ação corretivo?
Esses são apenas exemplos, uma vez que cada segmento varejista possui suas peculiaridades e processos.
7. Adote a tecnologia certa
Esse possivelmente é um dos passos mais importantes, tendo em vista que adotar tecnologias no varejo permite que os demais processos sejam realizados de forma eficiente.
O que ocorre é que, no varejo, é preciso gerenciar uma grande quantidade de produtos, processos e, consequentemente, indicadores. Logo, se você tiver que fazer isso de forma manual, terá que demandar muito tempo e, ainda assim, as chances de ocorrerem erros são grandes.
Hoje, existem diversas soluções que ajudam empresas desse segmento a atuarem ativamente na prevenção de perdas no varejo. Uma delas é o Checklist Fácil, que permite justamente realizar os checklists que sugerimos acima, mas tudo de forma online.
Na prática, ele permite que você automatize uma série de processos. Desta forma, você não apenas irá detectar as perdas, mas também:
- Padronizar ações preventivas;
- Promover melhorias contínuas;
- Monitorar e evitar novas ocorrências;
- Acompanhar indicadores, para verificar se as metas estipuladas estão sendo atingidas.
Em meio a tudo isso, você ganha mais eficiência no dia a dia, ampliando o controle das mercadorias e, consequentemente, melhorando os resultados.
Funcionalidades do Checklist Fácil que ajudam na prevenção de perdas no varejo
O principal diferencial é, certamente, a possibilidade de aplicar os checklists de forma digital. Com isso, você elimina o papel, os retrabalhos e a necessidade de transferir manualmente as informações para planilhas.
Um ponto importante aqui é que não é necessário ter acesso à internet no momento do preenchimento. Sendo assim, seus colaboradores podem se deslocar e realizar as inspeções sem empecilhos, sincronizando os dados quando estiverem online.
Veja algumas funcionalidades que irão lhe ajudar no dia a dia:
- Leitura de código de barra, para que você identifique e organize suas mercadorias rapidamente.
- Recursos de mídia, como fotos, vídeos e arquivos, para um controle de inventário completo
- Relatórios das auditorias, para obter uma visão geral dos dados e elaborar ações pontuais para reduzir as perdas
- GPS, permitindo monitorar caminhões próprios, e sua localização, para garantir que os roteiros mais seguros estão sendo seguidos
É importante destacar que esses são apenas exemplos de uso do Checklist Fácil, uma vez que ele conta com mais de 150 funcionalidades.
E se você acha que irá utilizar o software apenas para a prevenção de perdas no varejo, está enganado. Poderá inseri-lo em outros processos essenciais, como:
- Controle, validação e conferência de processos;
- Gestão de pessoas;
- Acompanhamento de obras;
- Inauguração de lojas;
- Gestão de estoque;
- Gestão de atendimento;
- Segurança do Trabalho;
- Manutenção e limpeza;
- Controle de qualidade.
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