Um dos seus objetivos é melhorar o desempenho no setor de qualidade? Então é necessário ter dados confiáveis. Só ao analisá-los é que você pode encontrar a causa raiz dos problemas e focar em melhorá-los. Porém, para ter sucesso neste processo, precisamos de algumas ferramentas. Aqui você vai conhecer a folha de verificação.
Esta é uma ferramenta simples, essencial para ser usada na área de qualidade de qualquer empresa, que pode aumentar seus resultados.
Portanto neste post, vamos ajudar você a conhecer a ficha de verificação, entender qual a importância de contar com ela no dia a dia e como fazer uma em 6 passos.
Neste artigo você encontrará:
O que é folha de verificação para qualidade?
A Folha de Verificação para qualidade é uma ferramenta simples, mas muito eficiente, que os profissionais do setor de qualidade precisam contar. Basicamente, ela busca padronizar e organizar a coleta de dados sobre itens ou processos. Essa coleta pode ser por meio de tabelas ou planilhas, manuais ou eletrônicas.
Com esta ferramenta, o responsável pelas checagens internas vai ao local onde cada atividade acontece para poder compreender o funcionamento delas e verificar se há algum problema. Sua função é recolher os dados para identificar a causa raiz desses problemas, preenchendo a folha de verificação.
Esta folha de verificação foi projetada para tornar mais fácil para esses profissionais conseguirem manter o controle de qualidade diário de um ponto específico.
Vale destacar que por ser usada de forma contínua, o comum é que ela já tenha um formato pronto com apenas as informações necessárias para economizar tempo. Quanto mais tempo você economizar, mais produtivo será o trabalho de verificação!
Para que serve a folha de verificação?
Depois de saber o que é, que tal entender um pouco mais sobre a utilização da folha de verificação? Como ela funciona trazendo um direcionamento claro, reunindo em uma tabela ou planilha todas as informações relevantes, serve para acompanhar de perto e comparar informações ao longo do tempo.
No processo de alcançar a qualidade em cada uma das etapas de avaliação, ela também serve quando os dados podem ser observados e coletados repetidamente pela mesma pessoa ou no mesmo local.
Também é uma ferramenta eficaz ao coletar dados sobre a frequência e identificar:
- Padrões de eventos;
- Problemas e defeitos;
- Localização de defeitos;
- Causas dos defeitos.
Quais os principais usos da folha de verificação na qualidade?
É importante ressaltar que existem 3 tipos principais de folha de verificação para usar no setor de qualidade. A escolha de cada uma depende da finalidade da coleta de dados e vai indicar quais os principais tipos de uso.
1. Folha de verificação para análise da distribuição do processo de produção
Este primeiro tipo é usado quando você deseja saber e analisar a distribuição de um item associado a um determinado processo de produção. Na área de qualidade dentro da indústria, essa é uma ferramenta essencial para determinar o uso correto de matéria-prima.
Mas qual é a sua composição e como ela deve ser feita?
Primeiramente, no cabeçalho da folha de verificação, devemos colocar os dados e informações sobre o processo, como data, hora, etapa, produto e motivos da inspeção.
Na parte inferior, usamos colunas que devem ser preenchidas com as especificações dos pesos, medidas e suas variações.
Com essas anotações você pode ver onde está ocorrendo a maior incidência de problemas no processo e se está produzindo abaixo ou acima da média.
Mas qual é o resultado de usar esta folha de verificação? Como resultado disso, temos uma ferramenta de qualidade que mostra a tendência de distribuição. Depois disso conseguimos analisar se está maior, menor ou no nível ideal.
2. Verificação de itens defeituosos
Este segundo tipo é utilizado basicamente para saber quais tipos de defeitos são mais frequentes e quantas vezes a causa ocorre.
Precisamos fazer a mesma coisa que falamos do tipo anterior. É extremamente necessário colocar todas as informações no cabeçalho para que você tenha controle de todo o processo de verificação dos itens.
A utilização desta ficha é fundamental para a gestão e desenvolvimento da produção. Só ela pode identificar a quantidade de defeitos e quais são, sejam eles quais forem.
Como resultado, você tem informações para construir outra ferramenta de qualidade, o diagrama de Pareto.
Legal, mas como esse gráfico ajuda nesse processo? Com ele você pode identificar onde está a maior concentração de defeitos, para poder corrigi-los.
Além disso, os resultados obtidos na coleta de dados, como no primeiro tipo de planilha, podem gerar um histograma para melhor visualização dos resultados.
3. Folha de verificação de identificação de causas de defeitos
É usado para relacionar causas com efeitos. Os dados das causas são arranjados de forma que sejam facilmente relacionados aos efeitos. Esse formato torna mais fácil e clara a investigação dos defeitos observados em um determinado processo.
Talvez você possa achar confuso e pensar que é a mesma coisa do item anterior. Mas esta folha tem o papel de recolher os defeitos identificados na folha anterior e procurar a causa de cada um deles.
Como fazer uma folha de verificação para qualidade?
Apesar da sua característica simples, a folha de verificação pode ser muito útil para promover análises de resultado e tomar decisões baseadas em dados concretos.
Então vamos conhecer agora as 6 etapas que precisa seguir para criar uma folha de verificação para qualidade!
1. Defina suas metas
A primeira delas é que você deve estabelecer exatamente qual evento está sendo estudado e definir os objetivos de sua coleta de dados.
Imagine esta situação: você está fazendo uma verificação, mas não planejou corretamente a coleta desses dados. Com isso, você pode gastar energia e tempo que no final não servirão para nada se não souber o que precisa observar.
Antes de agir, você deve saber exatamente quais dados são necessários e como devem ser coletados. Lembre-se que só depois irá identificar a causa raiz do problema e criar seu plano de ação.
2. Determine o tipo de folha de verificação que vai usar
Determine o tipo apropriado de folha de verificação de acordo com o seu uso prático no dia a dia.
Isso é extremamente importante porque se você não tiver o modelo correto também não terá os dados corretos, as informações corretas e terá uma chamada “análise falsa”. Você pode interpretar esses dados muito bem, mas não saberá o que fazer com eles.
3. Crie um formulário fácil de preencher
O formulário da folha de verificação deve ser simples, a fim de facilitar a coleta.
É necessário construir um formulário claro e de fácil manuseio, garantindo que todas as colunas tenham títulos claros e que haja espaço suficiente para o registro dos dados.
Não esqueça do campo de identificação do responsável pelo preenchimento da ficha.
4. Informe as pessoas envolvidas no processo
Conscientizar todos os envolvidos no processo de coleta de dados sobre a importância e o propósito desse processo é essencial.
Ao orientar todos quanto ao preenchimento correto do formulário da folha de verificação, fica mais fácil garantir o sucesso nesse trabalho.
Você tem que dizer a todos os funcionários que estão na linha de produção que uma equipe vai fazer verificações e o que eles estão olhando exatamente. É necessário também deixar explícito que eles têm total liberdade para tirar dúvidas sobre algum item ou processo.
5. Diga como, onde e quando coletar
Esta quinta dica é fundamental para o uso da folha de verificação. Você deve informar a todas as pessoas envolvidas no processo como será feita a coleta, onde e quando.
Afinal, todas as equipes envolvidas no processo em análise devem estar cientes de que as medições serão realizadas. Elas devem realizar as operações da mesma forma que são realizadas no dia a dia para que seja possível que a coleta de dados descreva o processo como realmente acontece.
6. Faça os testes de uso
Você precisa ter certeza de que todos os fatores necessários para uma análise posterior estão presentes na folha de verificação. Para poder ver qualquer falha de elaboração, é indicado que faça um teste antes da sua utilização.
De qualquer forma, para um bom uso desta ferramenta, é necessário que você siga todas essas dicas passo a passo, certificando-se de que tudo aconteça da maneira correta.
Por que você deve criar uma folha de verificação com um checklist online?
Tudo que vimos até aqui é geralmente usado de forma manual, com caneta e papel na mão. Mas por conta da evolução da tecnologia, hoje já é possível – e recomendável – contar com essa ferramenta digital.
Para usar esta ferramenta de verificação, pronta para se adaptar aos dispositivos móveis, só é preciso realizar o seguinte:
- Especifique o produto a ser inspecionado;
- Identifique o tipo de defeito;
- Faça fotos e adicione anotações na própria ferramenta digital;
- Preencha todo o formulário de informações;
- Assine com uma assinatura digital.
Na indústria, os inspetores de controle de qualidade devem aproveitar as vantagens das folhas de verificação prontas para dispositivos móveis para classificar facilmente os defeitos do produto, identificar a causa dos problemas de qualidade e implementar melhorias eficazes no processo de fabricação.
Usando um aplicativo móvel vai além da função normal de uma folha de verificação como uma ferramenta de identificação de defeitos.
Ela também permite listar as etapas específicas a serem executadas quando um defeito for identificado, também conhecido como ações corretivas.
Com isso, os benefícios de usar uma solução digital são:
- Automatizar o processo;
- Ganhar eficiência operacional;
- Centralizar os dados;
- Sincronizar informações de forma rápida e segura;
- Evitar perda de informações que ocorre com uso de papel;
- Acesso offline para aplicação de auditorias;
- Acompanhamento de relatórios.
Para incorporar os princípios de qualidade, com o envolvimento total do seu time de profissionais, uma folha de verificação digital pode ser necessária, já que é interativa e fácil de usar.
É por isso que o Checklist Fácil é a solução ideal! Com a ferramenta você consegue manter a padronização de todos os processos de checagem que realiza.
Quais os elementos de uma boa folha de verificação digital?
As folhas de verificação devem ser criadas para estabelecer uma linha de controle a partir da qual uma melhoria pode ser considerada. Para alcançar os resultados desejados, os responsáveis pelo controle de qualidade devem ser criar modelos que englobam estes elementos:
Customizável
Os times de controle de qualidade devem determinar como classificarão os defeitos do produto, seja por tipo, localização ou causa para indicar com precisão cada elemento. Mas e se houver algum erro para ajustar?
No modelo digital, há a opção de personalização dos checklists.
Para validar a eficácia de uma folha de verificação criada recentemente, conduza um teste e aplique todas as alterações necessárias com base em seus resultados.
Essa personalização de folhas de verificação com um aplicativo fácil de usar pode ajudar os responsáveis a economizarem muito tempo, o que contribui para o resultado final.
Pronto para usar no smartphone
Os gestores de controle de qualidade se expõem desnecessariamente ao risco de perder folhas de papel quando usam isso para manter o acompanhamento interno dos processos e produtos.
Transformar as planilhas de verificação em um aplicativo para celulares ou tablets permite que os coletores de dados capturem itens impossíveis de fazer manualmente:
- Registrar evidências fotográficas de defeitos do produto;
- Realizar assinaturas digitais dos responsáveis;
- Salvar com segurança todos os dados na nuvem.
Relatórios Instantâneos
Como ponto de partida para a melhoria da qualidade do processo de fabricação, as folhas de verificação de controle de qualidade preenchidas devem ser imediatamente analisadas.
A comunicação atrasada de dados registrados inevitavelmente retarda os esforços de melhoria.
Por isso, com uma solução completa, os responsáveis de controle de qualidade podem gerar e compartilhar automaticamente relatórios completos com os membros da organização. Visualizar o relatório logo depois de ter coletado esses dados ajuda na tomada de decisão.
Lembrando que na ferramenta Checklist Fácil você conta com Dashboard personalizados. Além deles, os relatórios por tipo de usuário permitem a visão geral dos processos de checagem.
Confira como um de nossos clientes obteve resultados significativos com o uso do nosso software digital:
Dados em tempo real
Os times de gestão da qualidade podem implementar melhorias nos processos quando ganham visibilidade de suas operações diárias.
Quando os coletores de dados preenchem uma folha de verificação digital usando o Checklist Fácil, os supervisores de controle de qualidade podem acessar todos os dados registrados em tempo real.
Com o clique de um botão, você vê instantaneamente o tipo de defeito mais recorrente, quando, a hora que foi registrado o maior número de defeitos, onde a folha de verificação foi utilizada e quem a utilizou.
E aí, gostou do conteúdo?
Então que tal obter agora mesmo dados mais confiáveis através de uma solução digital completa para criar sua folha de verificação?
Solicite uma demonstração gratuita e veja como o Checklist Fácil pode ajudar sua empresa e ganhar mais eficiência operacional.
