Sistema de gerenciamento de processos: vantagens e funcionalidades básicas

Gerenciar processos através da tecnologia é uma das soluções para aumentar a produtividade dos colaboradores e melhorar o desempenho da empresa no mercado.
Atualizado em: 12 de julho de 2023
Tempo de leitura: 7 minutos

Em um cenário cada dia mais tecnológico, marcado pela transformação digital, a otimização de tarefas é fator determinante para se destacar da concorrência. Assim, é na tecnologia e na inovação que muitas empresas conseguem driblar os novos desafios do mercado, que surgem todos os dias. Entre essas soluções, está o sistema de gerenciamento de processos.

Trata-se de um software utilizado para automatizar rotinas, garantindo maior agilidade, segurança e precisão em atividades internas de um negócio, seja ele de qual segmento for. A adoção de um sistema de gerenciamento de processos reduz erros manuais e permite maior visão analítica à gestão.

Mas como tudo isso acontece? Pensando em elucidar sobre os principais benefícios, aplicações e formatos, desenvolvemos este artigo completo. Tire suas dúvidas e saiba qual o melhor sistema de gerenciamento de processos para a sua empresa!

O que é um sistema de gerenciamento de processos?

Antes de mais nada, vale destacar o que é, de fato, uma gestão de processos eficiente. Não basta definir rotinas sem pensar em um fluxo coerente entre elas, uma vez que todas as tarefas devem ser complementares entre si. Esse é um erro comum de muitas organizações.

Outro problema que pode passar despercebido nas empresas é a falta de aperfeiçoamento contínuo dessa cadeia de processos. Ainda que performem bem, sempre é necessário analisar pontos de melhorias e possíveis gargalos que podem ocorrer na operação.

Portanto, a gestão de processos é um conjunto de práticas cujo objetivo é:

  1. Estabelecer um fluxo produtivo para a operação como um todo;
  2. Estar em constante análise para implementação de melhorias.

Afinal, um processo faz parte de uma sequência complexa de eventos e atividades, com seus respectivos prazos, objetivos, requisitos, etc.

Um sistema de gerenciamento de processos existe para organizar esses passos, além de permitir que a gestão controle os dados gerados por essa operação. Existem diversos sistemas nesse sentido. Por exemplo:

  • Checklist digital (para centralizar dados e padronizar processos);
  • ERP (para integrar diversos setores internos);
  • TMS (para gestão logística);
  • WMS (para gestão de armazém);
  • Etc.

Qual o papel do sistema de gerenciamento de processos?

Independentemente de estarem formalizados ou não, os processos sempre vão existir em qualquer empresa. Isto é, ainda que de forma desestruturada, as tarefas vão acontecer, gerando um produto ou serviço para o consumidor, além de informações para análise dos gestores.

Um sistema de gerenciamento de processos pode organizar essa operação, o que agrega qualidade e valor ao produto ou serviço oferecido para o cliente final.

Afinal, ele garantirá que a operação flua mais rápida, ao mesmo tempo em que as tarefas acontecem com menos erros e atrasos. Ou seja, a empresa passa a ter maior produtividade por um menor custo operacional, que é o mesmo que uma margem de lucro maior.

Ele também garante a confiabilidade de informações para controle dos gestores, uma vez que os dados ficam alocados em nuvem, e podem ser consultados em tempo real, de onde e quando o gestor quiser. Assim, os problemas são identificados e corrigidos o mais cedo possível

Esses dados também podem ser extraídos para relatórios e dashboards personalizados. De forma manual, é quase impossível olhar para o todo de uma operação de forma tão abrangente e detalhada. Contar com um sistema de gerenciamento de processos para a análise de dados faz com que as tomadas de decisão sejam mais precisas.

Por que utilizar um sistema de gerenciamento de processos na empresa?

Mas o que tudo isso significa na prática? Confira 8 benefícios de um sistema de gerenciamento de processos para uma empresa:

Qualificação de indicadores

Os indicadores de desempenho são peças-chave para qualquer organização que visa o futuro. Isso porque são essas as ferramentas de medição que determinam o nível de sucesso de uma empresa ou de um determinado processo.

Com os indicadores inadequados, ou mesmo quando os números extraídos não condizem com a realidade da operação, a análise de performance da empresa fica comprometida. O resultado? Tomadas de decisão incoerentes, além de metas e objetivos irreais.

Distribuição de recursos

Quando há otimização através do sistema de gerenciamento de processos, a identificação de não conformidades é feita rapidamente, agilizando, consequentemente, o plano de ação certo para sua correção.

Isso ajuda a evitar os desperdícios, seja de materiais ou mesmo de tempo. Afinal, as atividades desnecessárias ou incorretas são eliminadas.

Timing da operação

Com melhor aproveitamento do tempo, os prazos podem ser revistos e antecipados na gestão de processos. Um sistema de gerenciamento de processos torna mais fácil a visualização de rotinas que não estão sendo realizadas no tempo que deveriam.

Satisfação de clientes

Com processos bem alinhados, a empresa pode cumprir com a sua proposta de valor, e isso certamente é percebido pelos consumidores modernos, que estão atentos à marca tanto quanto ao produto oferecido, bem como sua experiência de consumo.

Retenção de talentos

Não é somente na qualidade da produção que a boa gestão de processos tem impacto positivo. Afinal, trabalhar em um lugar onde o dia a dia é bastante funcional é motivador e, certamente, algo que contribui para manter os colaboradores talentosos na sua organização.

Conhecimento estrutural

Um sistema de gerenciamento de processos permite que o gestor acompanhe de perto cada tarefa executada, bem como seus resultados. Isso significa maior conhecimento sobre todos os fluxos de atuação, garantindo a visão holística de toda a empresa.

Consequentemente, o sistema ajuda a ter processos mais claros e bem definidos, uma vez que os processos, por mais variados que sejam, estão padronizados e integrados. Isso tem forte impacto sobre os objetivos estratégicos da organização.

Mensuração de resultados

Como o sistema de gerenciamento de processos automatiza algumas etapas da operação, fica fácil extrair dados e monitorar tudo o que é executado.

Assim, é possível estabelecer os melhores indicadores para medir o desempenho desse fluxo e até interpretar melhor os números gerados.

Sinergia entre todos

Um dos maiores desafios quando se fala em fluxo de processos é a integração entre áreas, o cujos problemas muitas vezes geram até atritos entre os colaboradores — impactando negativamente o clima organizacional.

A gestão de processos automatizada facilita a integração de dados entre todas as áreas, fazendo com que o trabalho seja realizado em harmonia pelo conjunto.

Os resultados também tendem a melhorar quando há padronização de rotinas em cada etapa. As dificuldades são minimizadas e as áreas podem se comunicar melhor.

6 funcionalidades que um sistema de gerenciamento de processos deve possuir

São diversas as áreas e as tarefas que um sistema de gerenciamento de processos pode favorecer, entre as principais o estoque, vendas, financeiro, fiscal, e até a diretoria no que diz respeito ao planejamento estratégico e às tomadas de decisão para o negócio.

Cada um desses setores possui rotinas específicas para cumprir com suas próprias demandas. Ainda assim, há algumas funcionalidades e até características da tecnologia que podem contribuir para uma boa gestão de processos em todas elas. Veja alguns exemplos:

1. Armazenamento em nuvem

Um sistema SaaS não precisa de instalação local, ou seja, dispensa grandes parques tecnológicos e permite a alocação em nuvem. Isso garante economia para a empresa, além de escabilidade, flexibilidade e maior segurança de dados.

Assim, o risco de perder documentos é eliminado, diferente de como ocorre com papeis e planilhas que são preenchidas de forma manual.

Além dos custos reduzidos, o software em nuvem permite o acesso às informações de qualquer lugar e a qualquer hora. Como não há limite de armazenagem, a empresa pode aplicar quanta auditorias achar necessária, sem se preocupar com impressões e arquivamento de papelada.

Por fim, um sistema alocado em nuvem também permite o backup de dados para manter a integridade de informações da empresa. Isso significa que se algo errado ocorre na operação, os dados não são perdidos.

2. Checklist por agenda

Problemas de agenda existem nos mais diferentes negócios. Apesar de ajudar na organização, a agenda precisa de programação para ser uma ferramenta de sucesso na operação. Afinal, há operações que precisam seguir calendários rigorosos, como é o caso de manutenções preventivas de maquinário, por exemplo.

Ajustar horários e planejar ações nos prazos corretos é um grande desafio, principalmente em grandes empresas, onde o fluxo de processos é maior. Fazendo um checklist por agenda por meio do sistema de gerenciamento de processos, é possível programar rotinas específicas de forma automatizada.

Além disso, a aplicação do checklist é feita seguindo um padrão, o que evita cadastros incompletos, agendamentos errados ou dados perdidos.

3. Anexação de arquivos de mídia

Outra grande necessidade de empresas cujos processos demandam aprovações e, portanto, a aplicação de checklists, é a possibilidade de inserir mídias em suas auditorias.

Essa funcionalidade serve para garantir a credibilidade da avaliação de itens, oferecendo os insumos corretos para melhor compreensão e resolução de um problema. A mídia em questão pode ser uma imagem retirada no momento da auditoria, por exemplo.

Trata-se de uma funcionalidade muito utilizada na gestão de EPIs, por exemplo. Caso o equipamento esteja danificado, basta registrar a fotografia no sistema para esclarecer a gravidade do problema, agilizando a solução do caso, que pode ser a substituição ou compra de novos materiais.

Assim, as inspeções ficam mais completas, e os gestores que acompanham a operação em tempo real podem tomar decisões assim que a inspeção está sendo realizada, evitando acidentes e multas.

Também é a funcionalidade certa para uma melhor visualização de tudo o que deve ser auditado, especialmente quando se trata de maquinários complexos ou ambientes com muitos pontos a serem averiguados.

4. Personalização

Com o sistema de gerenciamento de processos, vários processos de checagem podem ser realizados a partir da personalização de listas de verificação.

Vamos exemplificar usando o caso das inspeções de Segurança do Trabalho. Existem hoje 35 Normas Regulamentadoras em vigor no Brasil. E para estar de acordo com as NRs conforme as particularidades de cada item a ser auditado, é possível contar com a personalização da tecnologia, isto é, criar questionário e listas de aprovação personalizadas, adequadas para cada processo.

Assim, é mais fácil estar em conformidade com normas de segurança do trabalho, evitar acidentes e proteger os colaboradores, seja em relação a riscos elétricos, dispositivos de segurança, uso de EPIs ou conservação de equipamentos e ambientes.

5. Categorização de itens

Ainda usando o exemplo dos EPIs, sabemos que sua utilização é obrigatória em diversos casos, seja trabalhos em altura, trabalhos em espaços confinados, ambientes com alto ruído ou com poeiras, etc.

Toda essa variedade de equipamentos precisa ser bem controlada para evitar acidentes e paralisações na operação. Com o checklist digital, um sistema de gerenciamento de processos, é possível categorizar cada um deles conforme sua utilização ou setor.

Essa categorização visa gerar um melhor controle do inventário da empresa. Assim, fornecendo com exatidão dados quantitativos e qualitativos destes equipamentos.

6. Pesquisas de satisfação

Não só máquinas, instalações, equipamentos e veículos requerem auditoria. Afinal, a qualidade do ambiente de trabalho também precisa ser avaliada. Com o sistema para checklist digital, é possível aplicar pesquisas de satisfação entre os colaboradores.

Os questionários criados podem ser respondidos e divulgados por meio de links ou até QR Code.

É importante lembrar que esse tipo de pesquisa é também uma forma de obter insights importantes das diferentes áreas da sua empresa, possibilitando uma melhor gestão de processos e, em consequência, maior produtividade.

Como escolher um sistema de gerenciamento de processos?

Como você pode perceber, o checklist digital é um bom sistema de gerenciamento de processos, uma vez que pode ser aplicado em diversas frentes da operação, tornando o dia a dia mais produtivo e menos oneroso.

O Checklist Fácil é um checklist de processos que permite a aplicação de todos esses benefícios na sua empresa. Assim, você elenca prioridades e tem maior controle do que é realizado, integrando e padronizando processos de toda a empresa.  

É por isso que nosso software de checklist é uma ferramenta unificadora, e pode ser utilizada para gerenciar procedimentos em diversos segmentos, como indústria, varejo, supermercados, franquias, transporte e logística, por exemplo.

Além disso, dentro de um mesmo segmento, é possível aplicar checklists com propósitos diferentes, seja no controle de qualidade, gestão de estoque, prevenção de perdas, gestão de pessoas, entre outros.

Quer contar com os benefícios de um sistema de gerenciamento de processos eficiente? Agende uma demonstração do Checklist Fácil e transforme a sua gestão!

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