Saiba tudo sobre melhoria contínua e como implementar

A melhoria contínua é o aperfeiçoamento constante de processos, serviços ou produtos dentro de um negócio, e depende da análise regular de desempenho para viabilizar a identificação de oportunidades e a implementação de ações ou mudanças. Essa prática ajuda empresas a se manterem competitivas e fomenta a inovação, uma vez que estimula a revisão frequente das rotinas. 

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A melhoria contínua é uma prática comum em empresas que almejam obter resultados cada vez melhores. Isso porque ela envolve o aprimoramento ininterrupto de processos, produtos e serviços.

Ela pode ser atingida através do uso de diversas metodologias e boas práticas. Entre elas, o modelo mais utilizado é o PDCA, sigla de “plan, do, check e act”.

Se você deseja saber tudo sobre melhoria contínua, fique com a gente! Neste conteúdo, abordaremos os conceitos, os principais passos, bem como ferramentas, metodologias e dicas para ajudar você a começar esta prática desde já. Boa leitura!

O que é melhoria contínua?

Melhoria contínua é uma prática que envolve a busca constante pela perfeição. A ideia é promover ações constantes de melhoria de processos, serviços ou produtos oferecidos, de forma a aumentar a qualidade e reduzir desperdícios.

No conceito de melhoria contínua, nada pode ser “bom o suficiente”. Ou seja, tudo deve ser revisto e aprimorado com o tempo. 

Porém, isso não deve ser encarado como um programa, que possui início, meio e fim. Na verdade, para que a estratégia funcione, ela deve ser cíclica e inserida na cultura da empresa. Isto é: deve haver continuidade na sua aplicação, bem como fazer parte do dia a dia dos colaboradores.

Qual a importância de propor ações de melhoria contínua?

Esse esforço contínuo gera uma vantagem competitiva para as empresas. Isso porque ela se mantém sempre atualizada sobre as melhores práticas e, portanto, consegue se estar sempre à frente no mercado.

Outro ponto diz respeito à qualidade. Os produtos e serviços passam por constantes atualizações, de forma a garantir que o que está sendo oferecido, é sempre a melhor versão.

Diferentemente do que muitas pessoas pensam, não são apenas as grandes companhias que devem ter um plano de melhoria contínua. Qualquer empresa precisa rever sua atuação com frequência, bem como buscar soluções mais eficientes para suprir as necessidades dos clientes.

Assim sendo, essas ações são importantes porque permitem:

• Aprimorar as condições de trabalho;
• Otimizar processos;
• Aumentar a produtividade interna;
• Estimular o desenvolvimento da empresa;
• Manter a saúde financeira em dia;
• Destacar-se frente à concorrência;
• Garantir a satisfação dos clientes;
• Atrair mais consumidores para o negócio;
• Aumentar o fluxo de vendas.

No entanto, para que a melhoria contínua seja bem-sucedida, é preciso comprometimento coletivo. E mais: precisa de um bom planejamento estratégico. Caso contrário, você dificilmente conseguirá implementar as ações e obter resultados satisfatórios.

Pilares fundamentais da melhoria contínua

Como toda filosofia, essa também possui pilares que devem ser entendidos e, principalmente, seguidos à risca. São eles que garantem que a proposta de melhoria na empresa terá êxito.

Vamos a eles:

• Continuidade: Como dissemos, a melhoria contínua é um processo cíclico, ou seja, você analisa e estuda os pontos que podem ser aprimorados, põe em prática e, após isso, inicia um novo plano de ação;
• Cultura: Não se trata apenas de melhorar ou controlar processos, mas de mudar a cultura da empresa. Desta forma, é preciso inserir a ideia em todos os níveis da organização — desde a gestão até o operacional;
• Benefícios para todos: A mudança promovida deve trazer benefícios para todas as áreas — não apenas para uma específica. Mesmo que o processo otimizado seja vinculado à logística, deve trazer reflexos positivos para as vendas, por exemplo.

9 benefícios de contar com um plano de melhoria contínua

Resumidamente, a melhoria contínua oferece uma melhora na qualidade como um todo. Isso porque ela otimiza os processos e, concomitantemente, aprimora os produtos e serviços. E mais: promove um ambiente de trabalho mais eficiente e positivo.

Assim sendo, podemos dizer que os benefícios são sentidos pela empresa, pelas pessoas colaboradoras e, ainda, pelo próprio cliente. Confira abaixo:

Empresa:

• Simplificação dos fluxos de trabalho;
• Redução de custos e desperdícios
• Aumento da competitividade
• Redução de erros;
• Elevação da produtividade;

Pessoas colaboradoras:

• Desenvolvimento de lideranças;
• Aprimoramento de trabalho em equipe;
• Menor rotatividade.

Clientes:

• Aumento da qualidade de produtos e serviços.

1. Simplificação dos fluxos de trabalho

Ao melhorar, frequentemente, os processos e a forma de trabalhar, a empresa otimiza a operação como um todo. Afinal, estará sempre atualizada quanto às boas práticas. 

Isso torna os fluxos de trabalho mais ágeis, resultando, assim, em economia de tempo, dinheiro e energia.

2. Redução de custos e desperdícios

A melhoria contínua está diretamente ligada à redução de custos, uma vez que, através da otimização de processos, você elimina atividades desnecessárias, bem como avalia o orçamento e futuros investimentos com mais clareza.

Além do mais, consegue reduzir custos de projetos. E, ainda, mitigar ou eliminar excessos e desperdícios.

3. Aumento da competitividade

Um dos principais pontos trazidos pela melhoria contínua é a adaptabilidade ao mercado. Afinal, no momento em que você está sempre buscando otimizar processos ou serviços, inevitavelmente está se tornando mais apto frente à concorrência.

O resultado é uma empresa mais preparada para as variações no segmento. E, consequentemente, ainda mais competitiva.

4. Redução de erros

Vamos ser realistas: qualquer empresa está propensa a erros e não conformidades. Entretanto, o plano de melhoria surge como uma alternativa para reduzir a sua incidência. Seja no que tange a produtos defeituosos ou serviços de baixa qualidade.

Isso ocorre porque a melhoria contínua envolve a análise do cenário atual. Para, a partir disso, promover ajustes que aumentem a eficiência como um todo.

5. Elevação da produtividade

Imagine que, através das ações de melhoria, você percebeu que algum processo relacionado ao produto não era necessário. Qual o reflexo que isso vai ter na rotina? O colaborador vai deixar de perder tempo com algo que não traz retorno, não é mesmo?

Isso impacta diretamente na produtividade, uma vez que irá direcionar tempo e energia para algo que realmente é importante para o negócio.

6. Desenvolvimento de lideranças

A melhoria contínua também é uma oportunidade para que os profissionais treinem sua capacidade de liderança. Isso porque, ao serem inseridos nas ações, podem assumir a frente dos projetos. Seja realizando identificação de problemas, análises, planejamento ou, então, acompanhando os indicadores de desempenho.

Tudo isso vai construindo as habilidades práticas necessárias para se tornarem um líder no futuro. 

7. Aprimoramento do trabalho em equipe

Em muitos momentos, será preciso haver a colaboração interfuncional para que a melhoria contínua aconteça, de fato. Isso significa que pessoas de diferentes setores podem ter que, juntos, identificar falhas e corrigi-las.

Essa união de profissionais com diferentes pensamentos e motivações pode trazer resultados ainda mais satisfatórios. Algo que dificilmente seria obtido se, por exemplo, fosse encargo apenas de gestores.

8. Menos rotatividade

Engana-se quem acredita que a troca de emprego está vinculada apenas a insatisfações salariais. Nada disso! Muitas pessoas buscam novas oportunidades quando o trabalho em si não as motiva mais.

Nesse cenário, a melhoria contínua também reduz a rotatividade. Afinal, a sua intenção é aprimorar os processos também pensando na satisfação do colaborador.

Além do mais, o envolvimento em projetos diferentes e a possibilidade de mostrar outras habilidades, por si só, é um fator motivacional. Isso resulta, assim, na queda nos pedidos de desligamento.

9. Aumento na qualidade dos produtos e serviços

Juntando todos os benefícios pontuados acima, quem sai ganhando é o cliente. Isso porque todas as melhorias realizadas impactam diretamente no resultado final. Isto é, nos produtos ou serviços que são entregues.

Como implementar a melhoria contínua?

Agora que você entendeu o conceito e os benefícios da melhoria contínua, é hora de entender como usá-la na sua empresa. Existem alguns princípios básicos que devem ser observados para que, de fato, ela atinja os resultados esperados. 

Quer saber quais são eles? Vamos lá:

Mantenha o foco

Em primeiro lugar, é importante estabelecer os pontos focais na hora de aplicar as ações. Ou seja, entender o que precisa ser melhorado para, assim, estabelecer os focos de mudança.

Assim sendo, não caia na tentação de modificar muitas coisas ao mesmo tempo. Priorize aquilo que pode gerar mais resultados. E, aos poucos, vá otimizando as demais.

Invista em padronização

Se você não possui padrão, como vai controlar os processos? Imagine que cada dia você muda a forma com que o seu colaborador deve produzir determinado item. Mesmo que isso seja feito com as melhores das intenções, gera confusão e pode piorar ainda mais os resultados.

Desta forma, o ideal é buscar, inicialmente, a padronização. Assim, fica mais fácil identificar as etapas que precisam de aprimoramento dentro do conceito de melhoria contínua.

Realize a medição

Você colheu uma série de informações referente a processos que precisam de melhorias. E agora, o que fazer em seguida? Chegou o momento de realizar a mensuração desses dados para, assim, entender o real cenário do negócio.

Para isso, é preciso haver um entendimento dos tipos de indicadores de qualidade que são relevantes — ainda dentro do foco que havíamos comentado.

Quer um exemplo?

Você visualizou que o número de produtos com defeito aumentou 10% no último mês. O número, por si só, não diz muita coisa. Mas o quanto isso impactou no faturamento? E mais: em que etapa específica os erros estão ocorrendo e por quê?

Com isso em mãos, fica mais fácil direcionar o que precisa de aprimoramento, de fato.

Empregue conhecimento

Para que a melhoria contínua se torne parte importante da cultura organizacional, é importante que ela tenha embasamento. Logo, é essencial utilizar ferramentas apropriadas para isso. Afinal, elas foram desenvolvidas para facilitar o entendimento e a aplicação das ações.

Hoje, existem inúmeras técnicas que podem ajudar nesse sentido, como Lean Seis Sigma e ciclo PDCA. Abordaremos sobre elas ainda neste conteúdo. 

Aplique os dados

Assim como é preciso colher informações e usar as ferramentas adequadas, é necessário saber como aplicá-las. E, assim, implementar com sucesso a melhoria contínua.

Lembre-se que a participação dos colaboradores nesta etapa é essencial. Isso porque a alteração de processos impacta diretamente na sua rotina. Logo, deve haver um trabalho ainda mais em equipe nesse momento.

Após realizar as melhorias, reinicie o ciclo. 

Quais são as principais metodologias e ferramentas para realizar a melhoria contínua?

Como mencionamos, existem ferramentas que tornam o processo de análise ainda mais preciso. Selecionamos os mais conhecidos e que, de fato, foram desenvolvidos para esse fim. Confira:

Ciclo PDCA

O modelo é composto pelas 4 etapas consideradas fundamentais para a melhoria contínua de processos. São elas:

1. Plan (planejar): Envolve a identificação das necessidades ou problemas que precisam de uma solução, para, em seguida, desenvolver um planejamento mais conciso. A ideia é criar planos de ação, métricas e objetivos para que o ciclo se inicie;
2. Do (fazer): Após identificar o que precisa melhorar e planejar as ações, é hora de colocar em prática as soluções;
3. Check (checar): Não adianta em nada colocar a mão na massa se não houver análise dos resultados. Por isso, essa etapa consiste em mensurar indicadores de desempenho;
4. Act (ação): O último passo do PDCA é o da ação ou ajuste. No caso, o gestor precisa verificar se o problema foi solucionado ou não. Em caso negativo, é preciso retornar à primeira fase e adotar novas ações corretivas.

BPM – Business Process Management

Em português, essa metodologia significa Gerenciamento de Processos de Negócios. Ela visa analisar todos os processos de uma empresa. Para, assim, descobrir uma maneira mais eficiente de realizá-los. 

Assim, por meio de fluxogramas e análises, eles são mapeados para detectar:

• Desperdícios;
• Atrasos;
• Gargalos;
• Falhas frequentes;
• Dificuldades.

A partir dessas informações, são encontradas oportunidades de melhorias. Caso os problemas não sejam sanados, então o ciclo deve ser refeito quantas vezes for necessário.

Diagrama de processos

Na verdade, essa ferramenta de melhoria contínua é muito utilizada dentro do BPM. Mas, devido a sua importância, achamos válido abordá-lo separadamente.

O diagrama de processos é muito semelhante ao fluxograma. No entanto, é mais detalhado e mostra, de forma visual e esquemática:

• As tarefas que devem ser realizadas;
• Quem são os responsáveis;
• A ordem de realização;
• Que decisões devem ser tomadas;
• Quais critérios usar;
• Início e o fim do processo.

Kaisen

Essa é uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas que desejam promover melhoria contínua de processos. Inclusive, ela se tornou conhecida por ter sido adotada pela empresa Toyota.

O seu foco é a eliminação de desperdícios, por isso, ela atua em cima de 4 pontos principais:

• Mão de obra: Os colaboradores precisarão de treinamento para executar os processos dentro dos padrões estipulados;
• Método: É necessário otimizar ou criar a melhor maneira de realizar as atividades. Para, assim, reduzir os custos e obter mais resultados;
• Materiais: A ideia é utilizar a menor quantidade de materiais possível para atingir os resultados almejados. Logo, o controle de estoque é visto como prioridade. Incentivando os colaboradores a usar apenas o necessário;
• Máquinas: Para que os equipamentos tenham maior desempenho e longevidade, fatores como manutenção e uso eficiente de energia são trabalhados internamente.

Lei de Pareto

De acordo com o seu criador, Vilfredo Pareto, 80% dos resultados ou consequências são produzidos por 20% das causas. Isso significa que, se a origem de um problema for descoberto e eliminado, 80% dele será eliminado.

Da mesma forma que, se houver a implementação de algo funciona muito bem, isso irá desencadear em uma melhoria de 80%.

Assim, a ideia por trás dessa ferramenta é justamente descobrir as causas que geram maiores prejuízos para solucioná-las de vez. Ou então, determinar as que trazem mais sucesso e, com isso, aperfeiçoá-las.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, é uma metodologia que facilita a descoberta da origem dos problemas de processos. De acordo com ela, é preciso averiguar 6 possíveis causas, sendo que todas iniciam pela letra M:

• Método;
• Matéria-prima;
• Mão de obra;
• Máquina;
• Medida;
• Meio ambiente.

Com isso em mãos, é possível direcionar melhor as ações de melhoria contínua.

Outra dica para otimizar e simplificar seus processos operacionais é utilizar a metodologia 5W2H. Baixe nossa planilha completa e personalizável para começar a aplicar desde já nos seus planos de ação.

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