7 passos para uma gestão de manutenção predial eficiente

Como está a gestão de manutenção predial da sua empresa? Do planejamento à vistoria, confira 7 passos para garantir uma eficiente conservação da estrutura e prevenir acidentes em edifícios!
Atualizado em: 22 de novembro de 2022
Tempo de leitura: 7 minutos

Preservar a estrutura de um edifício exige uma série de processos contínuos que são constantemente atualizados. O controle de todos os procedimentos relativos a esse cuidado é conhecido como gestão de manutenção predial. 

Trata-se de um trabalho que envolve a análise de custos, identificação de problemas, acompanhamento de ações aplicadas por profissionais e geração de relatórios para ajuste de estratégias, entre outras rotinas, como você vai descobrir neste artigo.

A gestão de manutenção predial é a ação necessária para garantir a segurança e conservação de edifícios, máquinas e equipamentos, e deve evitar paradas abruptas e falhas que comprometam o imóvel definitivamente. Vem saber mais! 

Afinal, o que é gestão de manutenção predial?

A manutenção predial em si reúne técnicos, síndicos e usuários no desafio de conservar edificações, a fim de garantir a segurança e manter seus ocupantes fora de riscos. 

A gestão de manutenção predial, portanto, é a posição que prevê o planejamento, coordenação e análise dessa tarefa de forma eficiente.

Trata-se de uma operação bastante comum na rotina das empresas. Algumas construtoras, inclusive, oferecem a manutenção predial como um serviço de pós-venda entre suas atividades. 

A gestão de manutenção predial é um trabalho contínuo, com foco na aderência de processos e implementação de rotinas baseadas em normas técnicas. Nesse processo, ações corretivas, preditivas e preventivas são gerenciadas do começo ao fim.

Do mesmo modo, também são instauradas boas práticas de utilização de equipamentos e instalações, pois a preservação e o desgaste estão intimamente ligados ao seu uso adequado. Nesse sentido, a criação de manuais também pode estar entre as missões que o gestor dessa área deve cumprir. 

NBR 5374: a norma técnica que regula a gestão de manutenção predial

Conforme esse panorama, espera-se que o gestor da área estabeleça rotinas e orçamentos para que a manutenção predial seja bem-sucedida. Para isso, o profissional deve considerar a Norma Brasileira 5374, definida pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT).

Essa é a norma técnica que estabelece procedimentos de orientação à gestão de manutenção predial. Ela tem como focos principais a preservação das características originais do prédio, bem como a prevenção da perda de desempenho gerada por desgaste de sistemas e equipamentos.

Ela também aponta para outras NBRs fundamentais para compreensão e execução da gestão de manutenção predial, como a NBR 14037. Esta trata do manual de uso, operações e manutenção da edificação – que deve ser entregue ao proprietário do imóvel pela construtora ou incorporadora.

Há também a NBR 5674, que determina como organizar um sistema de manutenção predial, indicando requisitos essenciais para o planejamento anual dessa atividade, assim como controle do processo de manutenção e sua documentação.

Benefícios da gestão de manutenção predial

A correta gestão de manutenção predial oferece ao patrimônio, ao longo de toda a sua vida útil, as melhores condições de utilização. Assim, a edificação é capaz de resistir aos agentes que podem provocar alterações em suas propriedades originais, bem como seu uso geral e desgastes naturais.

Como falamos, a gestão de manutenção predial prevê o acompanhamento de todas as etapas que envolvem a manutenção predial, que podem ser divididas em três grandes grupos. A saber:

Cada uma delas possui função específica dentro do contexto de manutenção predial. Assim, precisam ser gerenciadas seguindo um mesmo fluxo de trabalho, para que sejam complementares e, portanto, não haja despesas desnecessárias, ou mesmo que alguma delas seja incompetente em sua execução.

Nesse sentido, as principais vantagens em aderir ao controle de manutenção predial são: 

Reduz custos de manutenção

A manutenção em dia assegura que falhas e problemas estruturais sejam identificados rapidamente, muito antes sequer de se tornarem dores de cabeça comuns. As intervenções são planejadas, o que ajuda a minimizar despesas.

Afinal, com o aspecto da previsibilidade, é possível distribuir o orçamento, preparar o setor de compras e economizar com segurança.

Esse planejamento na gestão de manutenção predial ainda é capaz de evitar o endividamento da edificação, pois permite que os gastos estejam condizentes com a realidade financeira da administração.

Minimiza desperdícios

Nessa mesma linha de raciocínio, a gestão de manutenção predial possibilita o controle eficiente de recursos do empreendimento, por parte da construtora ou incorporadora.

Afinal, viabiliza uma assistência periódica e programada, que evita que sejam gastos mais insumos na correção ou reestruturação de algo, mitigando custos corretivos futuros maiores. 

Gera indicadores para controle efetivo

Tal como as demais áreas, os indicadores de desempenho também devem ser aplicados à área de manutenção predial, a fim de averiguar se as demandas estão sendo cumpridas conforme o objetivo geral do setor.

Além disso, o acesso a dados de performance permite a análise de informações pertinentes para a gestão e planejamento das próximas atividades, sendo fundamentais para processos que exigem tomadas de decisão.

Entre esses indicadores, estão os controles:

  • Financeiros;
  • Mão de obra;
  • Durabilidade;
  • Histórico de ocorrências. 

Desafios da gestão da manutenção predial

Para a gestão de manutenção predial, é preciso que o profissional envolvido compreenda que seu foco não é estritamente a execução da manutenção, mas sim a análise de todo o processo com base em resultados e indicadores.

Essa mudança de visão é essencial para compreender que não é a manutenção em si, mas sim o conjunto de esforços que tornam a tarefa um sucesso dentro da empresa. Isso envolve exigências que vão muito além da redução de custos.

Portanto, devem considerar a valorização do patrimônio, disponibilidade, segurança e sustentabilidade em todas as ações. Assim, entende-se que o gestor deve possuir uma postura multidisciplinar e atenta a inovações e implementações.

É na gestão de manutenção predial que você deve garantir as necessidades e segurança dos usuários, explorar a capacidade funcional da edificação, manter o propósito da construção e controlar requisitos de desempenho da estrutura em si.

Para isso, deve controlar fatores de qualidade como estética, limpeza e disponibilidade, por exemplo. Quando o gestor falha nesta entrega, o edifício pode sofrer com a degradação precoce da edificação, reduzindo sua vida útil e contribuindo para a desvalorização imobiliária. 

Passo a passo para adequar a gestão de manutenção predial

As principais iniciativas para implementação e adequação dos processos de vistorias prediais são: 

1. Planeje todas as ações

Mesmo que a sua empresa já possua um plano de manutenção definido, ele precisa passar por revisões que atendam as mudanças que podem ocorrer, sejam inteiramente ou mesmo no mercado. Um exemplo recente é a pandemia do novo coronavírus.

Se a sua gestão não possui essa organização inicial, certamente o controle de manutenção será ineficaz e, portanto, é fundamental elaborar esse guia na empresa.

Para fazer isso, considere aspectos como infraestrutura, máquinas, equipamentos e características de áreas comuns. Defina também quais são os tipos de manutenções que devem ser implementadas. Não se esqueça de, ainda, delimitar orçamentos e frequência de cada uma das atividades.

Conte com o auxílio de técnicos especializados para definir o que é preciso para cada etapa da operação. Além disso, vale conferir o histórico de ações implementadas e consultar normas técnicas – que podem ser atualizadas. 

2. Treine sua equipe

Tal como processos devem estar sempre atualizados e de acordo com o mercado, profissionais também precisam acompanhar essa evolução. Nesse sentido, é tarefa do gestor investir em treinamentos técnicos e promover a comunicação interna, com processos integrados entre todos os colaboradores.

Com as novas regras de acordo com a pandemia, por exemplo, foi preciso adaptar o time a uma nova realidade no dia a dia, seguindo medidas de prevenção e disponibilizando equipamentos de proteção adequados. O mesmo vale para produtos de higienização. 

3. Tenha foco na manutenção preventiva

Muitas vezes deixada de lado, a manutenção preventiva é essencial para evitar intervenções corretivas que podem levar mais tempo para serem executadas, além de serem mais caras, na maioria das vezes.

Mesmo assim, ela costuma ser subestimada na gestão da manutenção predial, o que causa problemas com produtividade e desperdícios. 

Sendo assim, lembre-se de adicioná-la no seu plano de manutenções, revisando suas estratégias periodicamente, a fim de garantir o desempenho de cada uma delas. 

4. Dê urgências às manutenções corretivas

Outro ponto que requer atenção na gestão de manutenção predial são as manutenções corretivas. Afinal, elas precisam ser executadas o quanto antes, não só a fim de garantir a segurança dos usuários, como também evitar paradas totais ou mesmo a perda de ativo.

É o que costuma ocorrer com sistemas elétricos e hidráulicos que não são cuidados pontualmente a tempo, por exemplo. No caso, se o problema não é corrigido, toda a estrutura pode ser danificada, tendo que ser refeita inteiramente e até mesmo comprometendo outros pontos da manutenção. Tudo isso gera custos e esforços que podem ser evitados. 

5. Não se esqueça de nenhum local

Ambientes que costumam receber pessoas e até possuem características estéticas mais proeminentes costumam receber maior atenção. Entretanto, mesmo aqueles ambientes mais afastados e pouco utilizados também precisam ser averiguados, principalmente aqueles que não ficam à mostra, como encanamentos.

Portanto, é preciso buscar por infiltrações, rachaduras e pinturas desgastadas em cada canto da edificação, da entrada ao depósito. Afinal, não é porque não está tão à mostra que não pode vir a se tornar um problema. 

6. Considere limpeza e conservação

De forma complementar ao item anterior, às vezes algumas áreas são deixadas sujas e com odor, sem falar de vidros em mau estado e pinturas desgastadas. Tudo isso pode gerar danos ao bem, atraindo animais e insetos indesejados, comprometendo a estrutura e colocando em risco a saúde das pessoas.

É por isso que limpeza e conservação também fazem parte da gestão de manutenção predial e devem constar nos planos de ações do gestor. 

7. Faça vistorias

A vistoria é um importante processo para assegurar a documentação do imóvel de acordo com normas regulamentadoras. Além de obrigatória, ela é o ponto final no plano de manutenção predial.

É o que vai determinar o sucesso de toda a gestão, bem como auxiliar na identificação de novos problemas que carecem de atenção. Afinal, a gestão de manutenção predial, como já falamos, é um processo contínuo.

Por que é recomendado utilizar um software na gestão de manutenção predial?

Como já falamos, a gestão de manutenção predial deve envolver o estudo de inovação na área, a fim de garantir os melhores resultados, compatíveis com a evolução do próprio mercado e da arquitetura e engenharia em si.

É por isso que, hoje em dia, é quase impossível encontrar empresas que dispensam o uso da tecnologia como forma de otimização da operação, seja qual for o setor. Afinal, o futuro é a digitalização, e, quanto antes os negócios se integrarem a novos processos, maior será o potencial competitivo da organização nos próximos anos.

Com a ajuda de um software de gestão, é possível acompanhar a evolução das manutenções, aprovar Ordens de Serviço, bem como acompanhar o desempenho de cada processo e colaborador envolvido.

Assim, por meio do próprio sistema, você pode extrair seus indicadores de gestão para alimentar valores, criar gráficos e relatórios, bem como ter insights para ações futuras.

Um desses softwares para acompanhamento de toda gestão da operação de manutenção predial é o Checklist Fácil, um aplicativo que permite a criação de listas personalizadas que garantem a integração de dados e a padronização de processos.

Assim, fica muito mais simples e rápido acompanhar tudo o que acontece na manutenção predial de ponta a ponta, gerenciando recursos de forma muito mais assertiva, com base em dados sólidos.

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