8D é uma abordagem estruturada para resolver problemas, utilizada para identificar causas raiz e implementar ações corretivas eficazes, principalmente em indústrias e áreas de logística. Entre as oito etapas do processo, inclui, em resumo, formação de equipes, ações de contenção, correção, monitoramento, prevenção e reconhecimento.
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A metodologia 8D é uma das principais ferramentas para gestão da qualidade, amplamente aplicada em segmentos industriais e essencial para a solução de problemas complexos. Em resumo, a 8D auxilia empresas a identificar e eliminar causas raiz de falhas, garantindo melhorias nos processos e eliminando reincidências.
Essa ferramenta é delineada para encontrar a origem de não conformidades, propor a solução a curto prazo e elaborar um plano para que, em períodos mais longos, esse problema não se repita.
Por meio da abordagem sistemática, a 8D permite que equipes multidisciplinares ajam de forma coordenada. Dessa forma, é considerada fundamental para a melhoria contínua dentro de empresas que prezam pela qualidade.
Quer saber tudo sobre o assunto, como implementar a metodologia 8D e ainda conferir exemplos práticos de como executá-la? Siga com a leitura deste artigo até o fim para encontrar essas e outras respostas.
O que é a metodologia 8D?
A metodologia 8D é uma ferramenta estruturada para resolver problemas complexos de forma sistemática. É uma metodologia simples e lógica que permite identificar, corrigir e eliminar problemas a partir de oito etapas.
O termo “8D” refere-se às oito disciplinas que compõem esse processo, sendo cada uma dedicada a uma parte específica da análise e solução de falhas.
Ao usar essa metodologia, a equipe consegue encontrar e erradicar a causa raiz dos problemas. Isso reduz a probabilidade de erros, além de melhorar a confiabilidade dos produtos e processos.
Cada etapa da 8D tem um propósito claro, levando a uma resolução definitiva e à implementação de ações corretivas eficazes. Por isso, é um tipo de ferramenta da qualidade adotado por diversos perfis de empresas ao longo dos anos.
Qual seu histórico e origem?
Desenvolvida pela Ford Motor Company na década de 1980, a metodologia 8D foi uma resposta às demandas por maior controle de qualidade no setor automotivo.
Naquela época, a indústria enfrentava uma série de desafios relacionados à eficiência e à consistência na produção. Havia uma necessidade urgente de reduzir falhas, garantir a satisfação dos clientes e melhorar a confiabilidade dos produtos.
Com a criação da 8D, a Ford conseguiu estabelecer um processo robusto para resolver problemas complexos. O método se baseava em princípios de análise de dados e envolvia uma abordagem colaborativa para a solução de falhas.
Rapidamente, a ferramenta se mostrou eficaz para reduzir a quantidade de defeitos nos veículos produzidos, melhorando significativamente a qualidade final.
Quais são os objetivos da metodologia 8D?
O principal objetivo da metodologia 8D é identificar e eliminar a causa raiz dos problemas. Isso se dá por meio da abordagem sistemática e colaborativa, garantindo que as soluções implementadas estejam de acordo com fatos e evidências concretas.
Além disso, a abordagem 8D também tem o objetivo de evitar reincidências. Ou seja, ela não se limita a corrigir inconformidades, mas também em implementar um plano de ação com medidas preventivas para impedir que o problema volte. Por isso, é uma forma de promover a melhoria contínua dos processos.
Por fim, a 8D em qualidade visa o aprendizado organizacional. Ao longo da execução, coleta-se informações valiosas sobre os sistemas e processos da empresa, dedicadas a aprimorar operações futuras.
Esse conhecimento é documentado e compartilhado, fortalecendo a cultura de qualidade dentro da organização.
Quais são as 8 disciplinas?
Dentro da metodologia 8D, cada uma das disciplinas cumpre um papel importante no processo de resolução de problemas. As disciplinas se complementam, formando um ciclo de investigação e solução que busca não só resolver uma situação, mas também eliminá-la permanentemente.
A estrutura do método 8D é baseada na colaboração de uma equipe multidisciplinar, que utiliza ferramentas de análise e dados para identificar a origem das inconformidades e definir soluções. Vamos entender cada uma das disciplinas a seguir.
D1: Formação da equipe
Esta etapa consiste na formação de uma equipe multidisciplinar. O objetivo é reunir pessoas com diferentes especialidades e experiências para garantir uma análise ampla e eficaz do problema.
Esse grupo diverso permite que o problema seja examinado sob diferentes pontos de vista, o que evita que fatores importantes sejam ignorados.
A equipe deve incluir:
- Membros diretamente envolvidos com o processo no qual se identificou a adversidade;
- Especialistas técnicos;
- Profissionais de áreas como qualidade, produção, manutenção ou engenharia.
Cada membro deve ter clareza sobre seu papel e responsabilidade no processo de resolução do problema. O líder da equipe deve ser experiente e conduzir a equipe para aplicação da metodologia.
A colaboração e a comunicação garantem a aplicação correta da metodologia 8D, com sucesso ao implementar as ações. Assim, todos devem participar ativamente das discussões e decisões.
D2: Descrição do problema
Nesta etapa, a equipe descreve detalhadamente o problema. Dessa forma, todos podem ter uma compreensão clara e compartilhada do que está ocorrendo. Essa descrição envolve a data de descoberta do problema, pessoas relacionadas e evidências.
Documentar as informações sobre a não conformidade serve como um guia ou roteiro para que a equipe consulte em caso de dúvida. Algumas perguntas podem ser usadas para descrever o problema, como:
- O que aconteceu?
- Onde aconteceu?
- Quando aconteceu?
- Qual é a extensão do problema?
- Quais são os impactos observados?
Essas questões ajudam a estruturar e a descrever a ocorrência de forma clara e precisa. A coleta de dados nesse estágio é essencial e pode incluir informações como registros de qualidade, inspeções, feedback de clientes ou análises de desempenho.
D3: Implementação de ações de contenção
A etapa D3 envolve a implementação de ações de contenção temporárias para minimizar os efeitos imediatos do problema. Quanto mais próxima da origem a contenção ocorrer, menor serão retrabalhos e perdas.
Essas ações de contenção impedem que a não conformidade cause impacto na operação enquanto a equipe trabalha na identificação e solução definitiva. Em outras palavras, não resolvem a causa raiz, mas contém os danos para viabilizar tempo de busca por uma solução permanente.
Entre as ações desse tipo, podemos citar:
- Ajustes e padronização do processo de produção;
- Modificações nos procedimentos operacionais;
- Reforço de inspeções e controles de qualidade;
- Interrupção temporária de determinadas atividades (em casos mais críticos).
É importante que iniciativas de contenção sejam bem documentadas e comunicadas a todos os envolvidos para garantir uma aplicação correta.
As ações de contenção são temporárias e não devem ser confundidas com as ações corretivas, que serão implementadas posteriormente para resolver de vez a situação.
D4: Identificação da causa raiz
Esta etapa foca na identificação da causa raiz do problema, ou seja, a verdadeira origem da falha. Nesta fase, a equipe deve conduzir uma análise detalhada para garantir que está abordando o ponto certo.
Algumas das ferramentas amplamente utilizadas para esse tipo de investigação são o Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Espinha de Peixe) e o método dos 5 Porquês.
O Diagrama de Ishikawa evidencia as causas do problema a partir de 6 fatores: método, mão de obra, medição, meio ambiente, matéria prima e máquina. Por isso, é também chamado de metodologia 6M.
Já o método dos 5 Porquês é uma técnica simples, mas poderosa, que consiste em fazer a pergunta “por quê?” repetidamente até que se encontre a causa principal.
A precisão nessa etapa é determinante, pois a identificação incorreta da causa raiz resulta em ações corretivas ineficazes. A equipe deve garantir que está baseando suas conclusões em dados concretos em vez de suposições.
D5: Plano de ação corretivo
Esta etapa se concentra em desenvolver um plano de ação corretivo para eliminar a não conformidade definitivamente. Portanto, as tratativas precisam ser práticas e viáveis de implementar. A equipe deve considerar os recursos disponíveis, os impactos no processo em vista e os prazos necessários para implementação.
É importante também prever como essas ações afetarão as rotinas a longo prazo, garantindo que as soluções adotadas não criem novos problemas.
Durante essa fase, a equipe também deve documentar todas as ações propostas e definir métricas para avaliar sua eficácia.
D6: Implementação de ações corretivas
Na fase de implementação do processo, a equipe coloca em prática as soluções desenvolvidas durante a etapa anterior. Ou seja, é hora de acabar de vez com a adversidade identificada.
Antes de iniciar a implementação, é importante informar e treinar os envolvidos sobre as mudanças. Sendo assim, a comunicação deve ser clara para garantir que todos entendam o que está sendo alterado, e como essas mudanças vão impactar suas atividades diárias.
Para facilitar o processo, a equipe pode definir um cronograma para a implementar e monitorar o progresso de perto, com a documentação completa em relatórios. É importante acompanhar os resultados para ver se as ações estão cumprindo seus objetivos e se é preciso fazer ajustes.
D7: Prevenção de reincidências
Esta etapa foca em ações para prevenir a ocorrência do mesmo problema no futuro. Sendo assim, tais ações incluem:
- Revisões de processos;
- Atualizações em procedimentos operacionais;
- Treinamentos adicionais para funcionários;
- Melhorias no controle de qualidade;
- Mudanças nos fornecedores.
Nesta fase, auditorias e inspeções regulares são importantes para identificar desvios, falhas e outros problemas, antes que se tornem maiores.
A prevenção de recorrências é um passo essencial para garantir a continuidade dos ganhos obtidos com a resolução da ocorrência a longo prazo. Com isso, a organização continuará otimizando seus processos.
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D8: Reconhecimento e celebração
O objetivo desta fase é reconhecer formalmente os esforços e a contribuição dos membros da equipe que participaram do processo até aqui.
Nesse sentido, o reconhecimento pode vir na forma de agradecimentos públicos, premiações ou até eventos de celebração. Valorizar o trabalho da equipe não só motiva os envolvidos, como também incentiva uma cultura de melhoria contínua dentro da organização.
Como implementar a 8D, passo a passo?
Implementar a metodologia 8D envolve seguir um processo bem estruturado, aplicando cada disciplina na prática, com ou sem apoio de uma consultoria. Para isso, com base nas disciplinas do tópico anterior, a empresa precisará:
- Realizar auditorias frequentes para monitorar as rotinas e detectar não conformidades;
- Formar uma equipe multidisciplinar para garantir que problemas sejam analisados sob diferentes perspectivas em um fluxo de trabalho;
- Fazer a descrição do problema de forma clara e objetiva, com dados e evidências que ajudem a identificar o contexto das falhas;
- Implementar ações de contenção para mitigar os efeitos imediatos do problema até que a solução definitiva seja encontrada;
- Identificar a origem da ocorrência com o auxílio de ferramentas da qualidade, como diagrama de Ishikawa e o método dos 5 Porquês;
- Desenvolver as medidas necessárias para eliminar o problema de forma definitiva a partir de ações práticas e sustentáveis a longo prazo;
- Promover ações corretivas para garantir que todos os envolvidos no processo estejam cientes das mudanças, monitorando o progresso para avaliar a eficácia das medidas adotadas;
- Executar medidas preventivas para que o problema não volte a acontecer, o que inclui processos, treinamentos adicionais e criação de novos protocolos de controle de qualidade.
- Celebrar o sucesso da equipe por meio do reconhecimento do trabalho e documentação do processo, passo que incentiva a cultura de melhoria contínua.
Quais são os benefícios da 8D?
O primeiro benefício que a metodologia 8D traz é a redução de falhas nos processos produtivos, o que resulta em maior qualidade dos produtos e serviços entregues ao cliente final.
Outro benefício é o aumento da eficiência. O método permite identificar de forma precisa a causa raiz dos problemas, as ações corretivas são mais eficazes, o que diminui o tempo gasto em retrabalhos e correções. Isso gera uma economia de recursos e melhora o desempenho operacional da empresa.
Além disso, o uso do 8D fortalece a cultura de trabalho em equipe e a comunicação entre os diferentes departamentos. A ferramenta exige a colaboração de especialistas de diversas áreas, o que contribui para a troca de conhecimentos e o desenvolvimento de soluções mais completas.
Quando aplicar a 8D?
A metodologia 8D deve ser aplicada sempre que houver a necessidade de solucionar problemas complexos que afetam a qualidade dos produtos ou serviços. Isso inclui situações em que falhas recorrentes estão impactando a operação e em que ações corretivas anteriores não foram eficazes.
Outro momento indicado para a aplicação do método 8D é quando uma organização precisa responder a reclamações de clientes sobre a qualidade de seus produtos. Neste caso, a ferramenta pode ajudar a identificar a causa da falha e garantir que o problema seja resolvido permanentemente.
A 8D também é comumente utilizada em auditorias internas de qualidade. Ao identificar não conformidades nos processos, a equipe pode aplicar a metodologia para corrigir e prevenir falhas, promovendo a melhoria contínua da operação.
Quais são os principais exemplos de uso da metodologia 8D?
A metodologia 8D tem sido aplicada com sucesso em diversas indústrias ao redor do mundo, trazendo melhorias significativas na gestão da qualidade e na resolução de problemas de forma geral, como perdas, custos altos em operações logísticas e riscos de acidente de trabalho. Confira exemplos práticos nos próximos tópicos.
Controle de qualidade
Na indústria, a 8D pode ser utilizada para corrigir não conformidades com normas, padrões e regulamentações. Em negócios do ramo de alimentação e bebidas, por exemplo, o método favorece a reversão de contaminações, alterações de sabor, falhas no processo de embalagem ou inconsistência nos lotes, entre outros imprevistos.
Do mesmo modo, em qualquer tipo de indústria, aplicar a 8D permite agilidade para manter a excelência da operação. O fato de propor ações de contenção em um dos primeiros passos é de extrema importância nas rotinas, uma vez que iniciativas temporárias permitem interrupções valiosas para evitar problemas mais críticos.
Prevenção de perdas
Uma situação que poderia ser usada como exemplo é a de perdas geradas por erros recorrentes no controle de estoque.
Com a metodologia, a tomada de ação rápida envolveria um reforço das embalagens, ou a devolução do lote que apresentou essa característica. Após isso, a origem do imprevisto poderia representar pontos de melhoria junto ao fornecedor, ou na estocagem dos produtos.
Já no caso dos erros de estoque, seria possível diagnosticar as principais mercadorias e dedicar atenção redobrada aos pedidos e reposições dos itens, enquanto as equipes investigariam a causa da falha (processos ou má organização, por exemplo).
Logística
A metodologia 8D consegue solucionar com eficiência diversos gargalos comuns em atividades logísticas, como:
- Falhas no planejamento de rotas;
- Problemas com entrega e recebimento de mercadorias;
- Ineficiência do controle de inventário.
Sendo assim, com base nas melhorias e monitoramento propostos pelas oito disciplinas, as empresas podem otimizar operações sem interrupções operacionais significativas, cumprindo com as entregas de forma rápida e com qualidade.
Segurança do Trabalho
Ao realizar inspeções de segurança e detectar riscos de acidentes, independentemente da área de atuação da empresa, pode-se contar com a 8D para eliminar de vez a causa raiz de uma potencial ameaça à saúde dos trabalhadores.
Dessa forma, entre as possibilidades de aplicação do método, estão processos que envolvem o uso de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), treinamentos e sinalização de áreas de risco.
Como o Checklist Fácil simplifica a implementação da 8D?
O objetivo principal da metodologia 8D é evitar reincidências. Para isso, são feitas inspeções e auditorias regulares, a fim de identificar falhas e desvios antes que tomem uma proporção maior.
O Checklist Fácil disponibiliza mais de 150 funcionalidades para gestão de processos e dados obtidos por meio de checagens realizadas com formulários digitais. Além disso, o software possui um módulo dedicado exclusivamente para o monitoramento de reincidências. Saiba mais nos tópicos abaixo!
Workflow
Uma das funcionalidades que viabiliza a implementação eficaz da metodologia 8D é a de Workflow. A partir dela, pode-se configurar um fluxo automatizado no sistema para cadenciar todas as etapas previstas pelas disciplinas.
Ademais, o Workflow é ideal para essa prática, já que permite a centralização das atividades em um único lugar, favorecendo a atuação das equipes multidisciplinares, mantendo todos os profissionais envolvidos em contato e frequente alinhamento.
Plano de Ação
Entre os recursos do Checklist Fácil, o Plano de Ação também é um destaque para executar a 8D. Isso porque, assim que o usuário preenche um item que não está em conformidade na operação, o sistema pode ser configurado para que se cadastre, imediatamente, um plano de ação.
A funcionalidade torna mais simples tanto a disciplina de ações de contenção quanto a de tratativas de correção, assegurando um controle completo sobre o que deverá ser realizado, quem serão os responsáveis, prazos, recursos e impactos.
Agendamentos
A solução também possibilita uma execução em conformidade com o planejado, pois oferece a opção de agendamento das aplicações. Quando integrado às agendas do Google ou Microsoft Outlook, é possível organizar as rotinas de checagens e evitar furos nas verificações programadas ao longo do processo da 8D.
Relatório de reincidências
Na mesma linha da 8D, o Checklist Fácil combate reincidências e disponibiliza um relatório para que gestores possam identificar o total de ocorrências que voltaram a acontecer, onde se manifestaram, quem detectou e qual é o item com problema.
A partir da visão em gráfico e tabela, o usuário tem a garantia da rastreabilidade das informações. Desse modo, fica mais fácil encontrar falhas ou mesmo comprovar a eficiência das ações corretivas, tendo a certeza de que um erro não voltará a ocorrer.
Todos esses, junto a mais de uma centena de recursos, automatizam a implementação da metodologia 8D. Por isso, não perca mais tempo e fale com um especialista em eficiência operacional do Checklist Fácil para conferir em detalhes como a realidade da sua empresa ou departamento pode se transformar com o software.
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