Aprenda o que é e como montar um plano de ação eficaz

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Um plano de ação corresponde a um documento estratégico que detalha todas as etapas para cumprir um determinado objetivo. Pode ter como finalidade uma correção, um ajuste ou uma iniciativa, e deve incluir metas, prazos, responsáveis e recursos esperados para a execução. 

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Entretanto, estruturar esse planejamento estratégico é um desafio para muitas pessoas gestoras. Afinal, há diversas questões que precisam ser consideradas durante o planejamento. Por isso, é fundamental criar um passo a passo com cronogramas, tarefas específicas, metas e demais elementos — sempre de acordo com a metodologia selecionada.

Pensando nisso, neste artigo vamos explicar tudo o que é preciso saber sobre um plano de ação. Você vai entender do que se trata, quais são as vantagens de uso, como fazer, sugestões de metodologia, 8 passos para criar o seu e muito mais. Nos acompanhe na leitura!

O que é plano de ação?

Plano de ação é uma ferramenta utilizada no planejamento e execução de tarefas necessárias para atingir um objetivo. Trata-se de um documento que contextualiza e detalha tarefas dedicadas a corrigir um problema ou conquistar um resultado, por exemplo.

Também conhecido como plano de atividade, é uma ferramenta de gestão importante para a produtividade e otimização do tempo das equipes.

No livro “Indicadores de desempenho: dos objetivos à ação – Métodos para elaborar KPIs e obter resultados”, Andresa Francischini e Paulino Francischini (2007) definem os planos de ação como:

“Atividades que devem ser realizadas para causar uma alteração nos indicadores de desempenho monitorados e seu Valor Atual se aproximar da Meta. Em outras palavras, os planos de ação devem ter uma relação clara de causa e efeito com o objetivo que a empresa pretende atingir, caso contrário todo o recurso gasto no plano de ação ficará inócuo”.

O plano de ação, então, age com a finalidade de descrever as ações que cada setor deve executar, elencando os recursos necessários para tal. Dessa forma, seus principais elementos são: 

• Objetivo geral;
• Metas;
• Lista de ações e tarefas a serem realizadas;
• Data de início e de fim para cada uma das atividades;
• Recursos financeiros;
• Responsáveis por cada ação;
• Escopo de cada atividade;
• Lista de eventuais riscos; 
• Planos de contingência.

É importante destacar que esses são alguns itens gerais, porém indispensáveis, em um plano de ação. Ou seja, é preciso adequá-los à realidade de cada negócio. 

Plano de ação e plano de trabalho são a mesma coisa?

Em resumo, um plano de ação e um plano de trabalho são ferramentas diferentes. O principal motivo disso é que o primeiro, em geral, volta-se para iniciativas mais pontuais, enquanto o segundo se dedica a estruturar projetos e ações maiores.

Por isso, um plano de trabalho pode se referir a períodos mais longos, além de apresentar uma diversidade maior de tarefas de forma sistemática.

Para exemplificarmos com uma situação mais prática, imagine que, em uma área de Saúde e Segurança no Trabalho (SST), implementar um sistema de gestão de SST exigiria um plano de trabalho, com várias fases e atividades envolvidas.

Em contrapartida, um plano de ação é mais aplicável em situações como a retificação de um desvio identificado em determinada função, ou seja, algo específico a ser realizado.

Quais são os tipos de planos de ação?

Um plano de ação pode ter diferentes objetivos e, por isso, há também distintas classificações às quais ele pode ser atribuído. Portanto, os tipos de plano de ação são: corretivo ou emergencial, preventivo e estratégico.

Plano de ação corretivo ou emergencial

Começando pelo corretivo, caracteriza-se por propor uma tratativa a fim de solucionar um problema identificado ou, em outras palavras, para acabar com não conformidades.

Suponha que a máquina de embalagens de uma indústria apresentou defeitos na engrenagem e parou de funcionar. Elaborar um plano de ação ajuda, portanto, essa empresa a corrigir o problema e a manter esse registro para comprovar a necessidade de adotar medidas de manutenção preventiva para que o problema não volte a ocorrer.

Plano de ação preventivo

Um plano de ação preventivo, por sua vez, pode ser implementado quando algum padrão de comportamento ou tendência é diagnosticado em uma operação.

Imagine que, em uma auditoria de qualidade, uma fábrica iniciou a produção de uma nova linha de produtos com alto risco de contaminação. Então, antes de ocorrer qualquer imprevisto, planos de ação para prevenção foram colocados em prática.

Plano de ação estratégico

A organização ou equipe deve adotar um plano de ação estratégico sempre que houver uma mudança ou novo objetivo a ser alcançado. Por exemplo: uma empresa de logística precisa se dedicar a economizar combustível com rotas mais inteligentes.

Sendo assim, uma proposta de plano estratégico poderia incluir a realização de treinamentos com os motoristas com técnicas para minimizar o uso de combustível, ou ainda uma revisão dos processos logísticos para otimizar algumas rotas.

Por que é importante definir um plano de ação?

Estabelecer um bom plano de ação é fundamental para a priorização das atividades no dia a dia, principalmente porque o documento registra um prazo de execução, viabiliza a organização de um cronograma, colabora para o acompanhamento do progresso das atividades e aprimora a comunicação e cooperação entre equipes e gestores. O plano de ação garante, ainda, o alinhamento de tudo que está sendo proposto à estratégia do negócio.

Dessa forma, torna-se muito mais prático e simples fazer a gestão das tarefas de uma empresa, além de eliminar questionamentos e tempo de discussão entre colaboradores acerca do que deve ser feito. Portanto, podemos afirmar que esse tipo de planejamento também contribui para economia de tempo e de dinheiro, conforme você vai descobrir na sequência.

Como reduzir custos operacionais utilizando planos de ação?

A lógica para entender de que forma os planos de ação são capazes de otimizar custos é a seguinte: a ferramenta possibilita a coordenação precisa de todas as ações em andamento. Com isso, gestores podem se certificar de que nada está sendo esquecido na rotina da corporação, o que aumenta a eficiência operacional.

Automaticamente, o reflexo disso é a melhor gestão dos recursos financeiros, uma vez que um plano de ação é definido justamente para eliminar um gargalo, acabar com uma não conformidade ou promover um ajuste de desempenho na operação. 

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Em quais áreas da empresa a aplicação de planos de ação é fundamental? 

O uso de planos de ação é recomendado a diferentes departamentos de uma empresa e, em resumo, podem ser excelentes para qualquer gestor ou supervisor. Porém, algumas áreas não devem abrir mão desse recurso, como:

• Gestão de riscos;
• Gestão da qualidade;
• Gestão de projetos;
• Gestão orçamentária;
• Planejamento estratégico
• Gestão ambiental.

Podemos mencionar, ainda, o uso dessa ferramenta em atividades do RH (para tomadas de ação em prol da melhoria do clima organizacional, por exemplo), lançamento de campanhas de marketing e vendas, ou ainda na implementação de ESG, para o desenvolvimento de práticas sustentáveis ou programas de responsabilidade social corporativa.

Enfim, o plano de ação é um recurso flexível, que pode ser adaptado a qualquer tipo de departamento, projeto ou empresa. 

Quais as melhores metodologias para criar um plano de ação?

As três metodologias mais utilizadas para criar um plano de ação e que podem ajudar no seu processo de decisão são 5W2H, Diagrama de Ishikawa e PDCA. Além disso, existe também outro ponto fundamental quando falamos em planos de ação: é possível mesclar duas ou mais metodologias em uma mesma estratégia.

Porém, é preciso destacar que a mistura pode tornar o processo confuso, prejudicando a análise e, consequentemente, os resultados. Assim, avalie a metodologia mais indicada ao seu negócio e faça testes para verificar qual é a mais apropriada.

Para tanto, conheça agora as três principais:

1. 5W2H

Essa sigla pode causar um estranhamento no início, mas o conceito é fácil de entender. A metodologia 5W2H consiste em 7 perguntas que vão orientar o desenvolvimento das suas atividades. 

Elas se estruturam em 5 Ws, que são:

• What? = O que?
• Why? = Por quê?
• Where? = Onde?
• Who? = Quem?
• When? = Quando?
• Além disso, adiciona-se mais 2 Hs:
• How? = Como?
• How much? = Quanto?

Desse modo, estrutura-se um checklist que vai nortear suas tarefas. Assim, o plano de ação funciona como uma espécie de mapeamento e controle de atividades. 

Nele, ficam estabelecidos quem fará determinada atividade, por quanto tempo, em qual segmento da empresa e as razões para a realização da atividade. Uma opção para facilitar esse processo é utilizar um software de checklist eletrônico, que otimiza a coleta e a análise de dados.

Dessa forma, essa metodologia é essencial para empresas. Ela atuará para eliminar muitas dúvidas sobre tarefas e processos internos, fator que, em um ambiente competitivo, como o corporativo, agiliza o cumprimento das atividades. Assim, traz mais eficiência e produtividade para o negócio.

Objetivo de um plano de ação 5W2H

O principal objetivo do 5W2H é otimizar o planejamento de qualquer tarefa da empresa. Alguns exemplos práticos da aplicação do método são:

• Manutenção de equipamentos;
• Ajustes em processos;
• Resolução de falhas;
• Gestão de não conformidades;
• Criação de processos; 
• Aumento da produtividade.

Aliás, é extremamente útil para esse método implementar ações sobre as causas do problema, e não sobre seus efeitos. Isso vai ajudar a obter melhores resultados, segurança, qualidade e eficiência.

Além disso, também é possível propor diferentes soluções para os problemas. Assim, a empresa consegue verificar várias possibilidades, analisar o melhor custo-benefício e buscar por opções com menor efeito colateral.

2. Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa consiste em relacionar um resultado que não era esperado com os aspectos que contribuíram para tal. Por isso, um dos outros nomes para ela é, justamente, “diagrama de causa e efeito”.

Dessa forma, essa metodologia é utilizada para organizar, resumir e descobrir possíveis causas para determinado efeito. A estrutura do plano de ação desse método se relaciona com o esquema gráfico da anatomia de uma espinha de peixe. Ou seja, a espinha é o problema central e dela surgem ramificações que podem justificá-lo.

Assim, esse tipo de visualização apresenta a relação que existe entre o resultado inesperado e os diversos fatores que podem ter levado a ele. Entre os principais benefícios dessa técnica, podemos apontar que ela ajuda a aperfeiçoar o processo e registra graficamente as causas potenciais para os problemas. Além disso, envolve todos da empresa e provê subsídio para o brainstorming.

Ao organizar o seu plano de ação com base no Diagrama de Ishikawa, busque utilizar o esquema para levantar as hipóteses sobre as causas do problema. Dessa maneira, é possível encontrar respostas necessárias e focar nas resoluções.

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3. Ciclo PDCA

PDCA, ou Plan – Do – Check – Act, é um conceito que podemos traduzir como “planejar, fazer, checar e agir”. Trata-se de um método que consiste na interação de gestão, com base nos quatro passos do seu nome, que servem para a melhoria de processos e produtos.

O principal objetivo do Ciclo PDCA é utilizar planos de ação para organizar as tarefas da empresa. Assim, a metodologia oferece recursos estratégicos para que possíveis erros de percurso possam ser corrigidos e realinhados sem interrupções na rota.

Por exemplo, para corrigir um problema relacionado à baixa produtividade, deve ser feito um plano de ação para atacar diretamente o problema. Posteriormente, é importante que ele seja posto em prática. Essas são, exatamente, as fases 1 e 2 do método: “plan” e “do”.

A partir daí, tem início o processo de checagem.  Regularmente, após um intervalo de tempo previamente definido, são feitas novas avaliações para verificar se as soluções surtiram o efeito esperado. Então, chega a hora de agir e fazer correções no plano inicial ou deixar tudo correr da mesma forma, caso não seja encontrado nenhum problema. 

Vale destacar que o PDCA se encaixa em qualquer tipo de empresa. No entanto, quem vivencia processos complexos e de alto risco, pode tirar ainda mais benefícios dessa prática.

Como fazer um plano de ação em 8 passos

Após essa explicação, você deve estar se perguntando “como eu coloco um plano de ação em prática na minha empresa?”. Pensando nisso, elaboramos 8 passos essenciais para que você consiga desenvolver as melhores estratégias para executá-la. Confira:

1. Defina claramente seus objetivos

Primeiramente, você precisa considerar os objetivos principais da companhia. Eles devem ser claros e atingíveis, pois servem como base para o plano de ação. 

Nesta etapa, crie ou extraia do planejamento estratégico todos os elementos que vão guiar as ações dos envolvidos, incluindo:

• Missão: Propósito que criou a empresa. Por exemplo: garantir a melhor experiência com base em resultados de pesquisas de satisfação feitas com os clientes;
• Visão: Inspiração que a organização pretende alcançar. Pode ser “conquistar metade do mercado de varejo da região em 5 anos”;
• Valores: Princípios que guiam o comportamento, como “sempre ter boa relação com os consumidores”.

2. Torne suas metas mensuráveis

Metas consistem em desdobramentos dos objetivos. É fundamental que elas atendam a determinados requisitos para que orientem as tarefas do plano de ação precisamente, e uma estratégia interessante para isso é o conceito de “Metas SMART”. Ele estabelece que uma meta deve ser:

• Específica (specific): Direta e que não gere interpretações ambíguas;
• Mensurável (measurable): Pode ser medida, permitindo saber se ela foi alcançada;
• Alcançável (attainable): Não é excessivamente difícil ou fácil, o que mantém a equipe motivada;
• Relevante (relevant): È importante para a organização alcançá-la;
• Temporal (time-bound): Tem um prazo definido para ser concluída.

3. Liste todas as tarefas que devem ser realizadas

Nesta etapa, você deve estruturar um checklist dos atos que devem ser executados no plano de ação. Portanto, siga estes dois passos:

• Faça uma reunião com a equipe de cada setor e discuta as tarefas; 
• Crie uma lista contendo a atividade, com o seu respectivo responsável.

É importante que haja equilíbrio das funções. Um colaborador não pode ficar sobrecarregado de serviços, bem como outro não pode ter muito tempo ocioso. Cada um terá um papel claro, de acordo com suas virtudes individuais.

4. Estabeleça prazos 

Todas as metas e tarefas devem ter prazos. Essa é uma etapa fundamental para o cumprimento do plano de ação. Além disso, lembre-se de que cada atividade deve ter o tempo adequado para ser realizada.

Os prazos devem ser compatíveis entre si. Ou seja, eles devem se encaixar no ciclo produtivo, sem deixar que um colaborador do estágio posterior permaneça ocioso enquanto aguarda uma nova atividade.

5. Delegue tarefas

Estude as tarefas e as classifique pelo nível de complexidade. Dessa forma, é mais fácil conseguir delegar sem sobrecarregar nenhum membro da equipe.

Uma dica aqui é desmembrar as atividades mais complexas em tarefas menores, para que existam entregas em menos tempo e que possam ser monitoradas regularmente. Assim, o colaborador terá mais clareza sobre seu trabalho.

6. Crie uma representação visual do plano de ação

Neste ponto, você deve elaborar um cronograma visualmente claro de todas as ações, prazos, metas etc. É preciso que todos os envolvidos consigam identificar suas obrigações e responsabilidades.

Por exemplo, você pode estruturar apresentações com relatórios de gestão contendo o ciclo produtivo, metas que já foram cumpridas e resultados já alcançados.

Após isso, exponha o cronograma em um local que todos possam ver. Dessa maneira, a equipe não se perde no processo produtivo e se motiva ao ver que seu trabalho impacta positivamente nos resultados.

7. Preveja situações de riscos e estruture planos de contingência

Nem sempre tudo ocorre como o planejado. São inúmeros os fatores que podem prejudicar o seu negócio, como mudanças no mercado, crises econômicas, desastres naturais, acidentes de trabalho, entre outras ocorrências fora do seu controle.

Para solucionar esses problemas, preveja o máximo de situações de risco possível e, então, elabore planos de ação para solucioná-las. Quando você se deparar com esses acontecimentos, saberá exatamente o que fazer para manter a estratégia ativa.

8. Monitore o andamento das ações

Por fim, monitore toda a execução do plano de ação. Assim, você garante que as tarefas estejam sendo cumpridas no prazo e na ordem correta. Inclusive, crie um cronograma de envio de relatórios e de reuniões periódicas (quinzenal ou semanalmente), para que os responsáveis de cada setor apresentem seus resultados.

Com os dados em mãos, registre tudo que não sair conforme o planejado e detecte eventuais entraves no trabalho dos colaboradores. Por fim, identifique suas causas e apresente soluções para os problemas. Tome todas as medidas necessárias para corrigi-las e verifique se as mudanças estão garantindo o andamento do plano.

Aqui, também é importante pensar em medidas que aprimorem os processos e acelerem o alcance de metas. Nesse caso, pode haver a necessidade de revisar o plano de ação, pois suas metas serão alcançadas antes do esperado.

Seguindo esses passos, você será capaz de criar um plano de ação que resolve as não conformidades e possibilita o desenvolvimento saudável da sua empresa, da forma mais ágil e segura possível.

Vantagens de utilizar planos de ação

Como você conseguiu entender, o plano de ação é útil, principalmente, em dois cenários: alcançar resultados específicos e resolver falhas nos processos. Dessa forma, sua empresa vai conseguir identificar situações que estão causando atrasos e encontrar as soluções ideais. Com isso, o processo de crescimento é acelerado.

Por esse motivo, os planos de ação são essenciais para criar negócios duradouros e sustentáveis. Além disso, essa ferramenta também traz benefícios como:

• Prevenção de problemas;
• Identificação de gargalos;
• Apresentação de soluções;
• Coleta de informações relevantes para o negócio;
• Tomada de decisão pelos gestores;
• Feedback construtivo e aprendizagem de todos envolvidos;
• Conquista de objetivos;
• Gestão apropriada de não conformidades;
• Resolução de problemas.

Por fim, planejamentos estratégicos variam de empresa para empresa e, consequentemente, o uso dos planos de ação também. Logo, conhecer as melhores estratégias e metodologias é fundamental para que sua empresa possa usufruir de todos os benefícios.

Quais ferramentas são indicadas para criar planos de ação?

Há uma série de possibilidades na hora de escolher qual ferramenta utilizar para estruturar um plano de ação. Porém, nem todas viabilizam o mesmo nível de detalhamento e, principalmente, controle sobre o que está sendo executado. Você pode utilizar um documento simples em texto, com todas as descrições que precisam ser incluídas e que já vimos anteriormente. 

Isso pode ser feito em um software, como o Word, por exemplo, contudo, você terá que imprimir uma nova versão sempre que fizer uma atualização no arquivo, a menos que faça tudo online. O mesmo vale para planilhas, mas esse tipo de ferramenta favorece a organização das informações do seu plano com linhas e colunas.

Todavia, a melhor opção é um software de digitalização de processos, o que facilita o cadastro e o compartilhamento de informações. Dependendo da solução selecionada, você pode atribuir e notificar responsáveis, controlar custos, vincular ações a processos ou situações específicas. 

É o caso do Checklist Fácil, um sistema que permite a centralização de toda a operação em um só lugar, desde as informações de checagens, inspeções ou auditorias, até o cadastro de planos de ação. Saiba mais no próximo tópico!

Otimize a execução de planos de ação com o Checklist Fácil 

Conforme você viu na leitura deste conteúdo, existem muitos detalhes a serem considerados em um plano de ação de qualidade. Por isso, o Checklist Fácil surge como uma solução capaz de otimizar esse processo, conforme você pode conferir no vídeo abaixo:

Isso porque, quando se identifica no Checklist Fácil uma não conformidade, há uma funcionalidade que torna obrigatório o preenchimento de um plano de ação. Ou seja, o colaborador só consegue avançar para as próximas questões após concluí-la.

Assim, a empresa minimiza as chances das situações de risco permanecerem ou se tornarem frequentes. Afinal, o plano de ação também tem como objetivo promover a melhoria contínua de processos.

Conheça a seguir alguns diferenciais que o Checklist Fácil oferece.

Fácil acesso

Uma das grandes dificuldades em usar planilhas tradicionais é o recorrência de retrabalhos. É feita uma inspeção de campo, por exemplo, e tudo será reportado somente após o colaborador ter acesso a um computador. 

Isso pode gerar atrasos no planejamento, além das possibilidades de erros do preenchimento. Já com o Checklist Fácil, tudo isso passa a ser feito a partir de um aplicativo. Ou seja, ele fica na palma da sua mão, mesmo quando estiver offline. 

Dessa forma, equipes conseguem otimizar seu tempo e trabalhar em soluções de forma ágil e eficiente.

Personalização

A empresa deve contar com um plano de ação que atenda às suas necessidades. Assim, não dá para contar com soluções genéricas ou replicar alguns modelos. Portanto, a personalização é fundamental. 

Com o Checklist Fácil, você consegue deixar esse processo com a cara da sua empresa. É possível criar seus próprios campos e aplicar as metodologias que forem mais úteis para a empresa.

Produção de relatórios e dashboards

Quem trabalha como tomador de decisão sabe das dificuldades de fazê-lo sem as informações adequadas. Por isso, o software consegue gerar relatórios em tempo real, à medida que novos dados são adicionados.

Consequentemente, os gestores conseguem ter as informações atualizadas da empresa de forma instantânea. Assim, fica mais fácil tomar decisões e planejar os próximos passos do plano de ação.

Que tal agendar uma demonstração gratuita do Checklist Fácil? Descubra agora por que essa é a solução ideal para definir as estratégias de plano de ação da sua empresa.

Dúvidas frequentes sobre Plano de Ação

Acompanhe, a seguir, as perguntas e respostas mais comuns envolvendo o tema.