Padronização de processos: tudo o que você precisa saber para implementar na sua empresa

A padronização de processos formaliza todas as etapas e padrões necessários para realizar uma atividade. Essa definição e documentação garante maior consistência e eficiência na operação, reduzindo variações e melhorando a qualidade dos produtos entregues.

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A padronização de processos é um processo com uma função importantíssima para uma empresa. Ela tem como objetivo normatizar e organizar fluxos de trabalho a fim de aumentar a produtividade e efetivar os lucros. 

Isso se dá porque, quando não há um padrão, a tendência é que as equipes atuem de formas distintas, sem uma organização aparente. Desta forma, a realização de análises precisas de desempenho fica dificultada, bem como a cobrança de resultados mais precisos.

Por isso, se você deseja saber tudo sobre padronização de processos, em especial os benefícios que ela oferece para as empresa, continue com a gente. Afinal, é exatamente isso que você lerá neste post.

O que é padronização de processos?

Quando abordamos a padronização de processos, estamos falando em uma maneira de formalizar a produção. No entanto, isso não significa deixar de lado a criatividade e a flexibilidade ou então submeter os trabalhadores a normas rígidas e rotinas monótonas.

A ideia aqui é nortear a atuação, a partir de experiências que já deram certo para o negócio. Isso significa, portanto, elencar a maneira mais adequada de realizar os processos, com o intuito de otimizá-los e gerar melhores resultados.

Dessa forma, ao padronizar processos, é possível atingir resultados visivelmente positivos, como:

1. Qualitativos: envolvendo o treinamento de atendentes e da mão de obra em geral;
2. Quantitativos: promovendo a redução de gastos monetários, economia de tempo e melhor utilização dos materiais.

Por isso, esse método vem sendo cada vez mais utilizado como um meio para se alcançar a redução de custos da produção, do produto ou serviço final. Sempre com o objetivo, é claro, de manter ou melhorar a qualidade.

Quais são os princípios da padronização de processos?

Antes de iniciar qualquer processo de padronização, é importante promover uma reunião, para informar como as coisas serão feitas. Ou seja, para esclarecer quais pessoas irão participar e que tipo de análise será realizada.

Assim, após esse momento, a equipe precisa ser treinada para que o novo conceito dê certo efetivamente. Afinal, de nada adianta ter regras se ninguém as conhece, certo?

Desse modo, entrando mais especificamente nos princípios, precisamos destacar a descentralização e simplificação. Certamente, ter o gerenciamento por áreas, com um responsável definido, torna o controle da padronização de processos mais fácil e a análise, por setor, mais apurada.

Os padrões a serem seguidos devem ser claros e de fácil entendimento por parte dos profissionais. Assim, eles poderão organizar os seus processos com mais segurança para aplicá-los no dia a dia.

É necessário que o padrão adotado pela empresa seja acompanhado de perto. Ou seja, não basta apenas defini-lo, é preciso monitorá-lo. Desse modo, fica mais fácil identificar a promoção das mudanças que visam a melhoria do desempenho. 

Também é interessante definir a periodicidade em que a padronização de processos será revista, para adaptar-se melhor ao ambiente. Agora, vamos entender como implementar tudo isso na prática?

Como padronizar os processos?

Antes de partir para a efetiva padronização dos processos da empresa, é importante pensar nos motivos dessa iniciativa. Afinal, são eles que irão nortear toda a ação do grupo. Cada instituição pode trabalhar com um objetivo, que pode ser:

• Reduzir custos;
• Ganhar tempo na produção;
• Minimizar erros;
• Seguir uma tendência de mercado.

Padronizar processos não é uma tarefa trivial. Inclusive, pode ser muito trabalhosa no início. Porém, depois de implementar as mudanças, os resultados são compensadores. 

Assim, saiba como padronizar seus processos:

1. Estudo do contexto

Primeiramente, é necessário realizar um estudo prévio do cenário e dos objetivos da empresa. Com esse mapeamento, a empresa consegue identificar os processos e as rotinas dos setores internos. 

Aliás, ao elaborar essa visão geral, é muito importante considerar e contabilizar os recursos e a mão de obra dos colaboradores. Feito isso, é hora de propor soluções para as falhas, lacunas e não conformidades encontradas. 

Nesse momento, você deve estimar os recursos que a organização precisará antes e durante suas atividades e, ainda:

• Estipular as métricas que devem ser analisadas constantemente;
• Elaborar planos de ação;
• Planejar os investimentos necessários;
• Traçar estratégias claras e bem definidas.

Aqui, um exercício que pode ser muito útil é o Gemba Walk.

2. Identificação dos processos principais

A padronização deve ser feita com calma, priorizando os processos de forma estratégica e inteligente. Por isso, é essencial identificar os processos chave que impactam diretamente os resultados e metas da empresa para serem tratados primeiro.

Priorize os processos mais críticos para a organização, sejam eles operacionais ou administrativos, por exemplo.

3. Documentação detalhada

Após identificar os processos chave, documente cada um de forma detalhada, descrevendo cada etapa do processo, responsáveis por cada atividade, recursos e prazos envolvidos. Essa documentação deve ser muito clara e facilmente acessível.

4. Análise dos processos documentados

Após a documentação dos processos, faça uma análise minuciosa para identificar possíveis pontos de melhoria, como a eliminação ou simplificação de etapas, e a introdução de novas tecnologias para otimizar atividades.

5. Definição dos novos padrões

Somando a documentação e os pontos de melhoria identificados, é hora de definir os novos padrões, através de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs). Nesse contexto, estabelecer diretrizes claras e específicas para cada atividade é essencial. Inclua instruções, checklists de aplicação e métricas de desempenho.

Confira abaixo um exemplo de POP para gestão de resíduos em serviços de saúde:

6. Repasse dos padrões para os envolvidos

Após iniciar a padronização, é preciso preparar a equipe para a configuração de trabalho estabelecida. 

Os treinamentos são ótimas maneiras para interiorizar o conhecimento e divulgar os novos critérios. Eles podem durar de dois a três meses, por exemplo. Todavia, cada caso deve ser analisado com cautela, para que a transição da estrutura antiga para a proposta seja efetiva.

Nesse cenário, é recomendável dividir a equipe em áreas de atuação, para facilitar o processo de aprendizagem. Além disso, o gerente pode delegar funções e contar com ajuda de colaboradores. Certamente, essa atitude aumenta o engajamento da equipe e deixa bem claro que a ajuda de todos é imprescindível.

Quais processos podem ser padronizados?

Uma dúvida muito comum para gestores pode ser sobre quais processos precisam de padronização. Bom, o fato é que todas as atividades primordiais da empresa devem ser incluídas na padronização de processos operacionais. 

Tarefas básicas do dia a dia, realizadas em grande quantidade, devem passar por essa adequação para evitar a ocorrência de erros, por exemplo.

Inclusive, áreas que trazem risco à segurança e ao meio ambiente também precisam de padronização. Afinal, isso impacta na satisfação do cliente, uma vez que a organização interna reflete no que é apresentado externamente. 

Consequentemente, há uma maior chance de ele retornar para adquirir algo novo e estreitar seu relacionamento com a empresa. Ou, até mesmo, passar a recomendar o seu produto ou serviço a outras pessoas.

Listamos a seguir alguns tipos de processos que podem se beneficiar da padronização:

Qualidade

A gestão da qualidade busca controlar os processos organizacionais para garantir que os produtos e serviços entregues atendam todos os requisitos de qualidade necessários. Nesse contexto, a padronização dos processos é essencial, pois assegura que todos os passos serão seguidos corretamente, evitando falhas em alguma etapa produtiva e impactando diretamente a entrega final ao cliente.

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Manutenção

A manutenção de máquinas, equipamentos e ferramentas tem impacto direto na produtividade da empresa, nas finanças e na segurança dos funcionários. É preciso escolher uma metodologia de manutenção a ser seguida (como a preditiva, corretiva ou preventiva, por exemplo) e ter procedimentos padronizados nessa frente.

Essa padronização garante que os serviços serão realizados da forma correta no momento certo, evitando que a produção pare em momentos de pico e, principalmente, que acidentes aconteçam.

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Segurança

A segurança do trabalho é uma frente que exige processos padronizados, pois está relacionada à saúde e vida dos colaboradores da empresa. Essa área possui uma série de regras e cuidados que precisam ser seguidos, além de diversas normas regulamentadoras. Sendo assim, a padronização torna-se essencial, evitando erros que podem custar muito caro.

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Produção

Gerenciar os processos produtivos de uma empresa não é uma tarefa fácil. Por isso, contar com processos padronizados é essencial, garantindo a qualidade da entrega e mantendo a excelência dos produtos e serviços, independente de fatores como rotatividade da equipe.

Armazenamento de produtos

O armazenamento de itens nos estoques e armazéns deve seguir uma série de regras, pois cada tipo de produto tem sua especificidade. Esse é mais um exemplo de aplicação de procedimentos padronizados, que devem listar informações como prazo, temperatura, periculosidade e local adequado para armazenamento.

Por que padronizar processos é uma estratégia útil e efetiva?

O bom funcionamento de qualquer organização está diretamente ligado à qualidade com que seus processos administrativos e produtivos são executados. E isso acontece independentemente de seu porte ou do segmento em que atua.

Atividades desconexas, excessivamente manuais e que exigem o emprego de grande quantidade de recursos (como tempo e dinheiro, por exemplo), tornam o cotidiano mais burocrático e encarecem as operações do negócio. 

Além disso, quando as tarefas não seguem um protocolo específico, cada indivíduo a realiza da sua maneira, o que gera improdutividade e ocasiona sérios desvios.

Diante de um cenário tão conturbado, a importância de padronizar processos fica evidente, pois a partir da formalização de rotinas é possível:

• Empregar adequadamente os recursos disponíveis;
• Monitorar de forma consistente as operações rotineiras;
• Assegurar a qualidade dos produtos e/ou serviços oferecidos;
• Melhorar a produtividade em todas as etapas produtivas/administrativas.

Além disso, contar com a tecnologia nesse processo é essencial. Segundo o Portal da Indústria, por exemplo, a projeção é de que investimentos em automação cresçam 148% em todo o mundo até 2028. Isso pode beneficiar muito a padronização de processos, tornando o controle e realização das atividades mais efetivo.

8 benefícios da padronização de processos

Agora que você viu como realizar esse alinhamento na sua empresa, que tal entender a real importância da padronização de processo? Selecionamos 8 dos benefícios abaixo. Confira!

1. Permite utilizar adequadamente os recursos disponíveis

Essa é uma vantagem de ordem qualitativa e diz respeito a como os recursos devem ser alocados para melhorar o processo produtivo. Quando a padronização é efetuada, fica mais fácil entender onde os recursos são aplicados e como utilizá-los de maneira mais efetiva.

Como consequência disso, um gerente tem mais autonomia e segurança para tomar decisões que diminuam o consumo e o desperdício de materiais.

Outra vantagem está relacionada à redução de falhas. Como os procedimentos realizados são documentados e seguem um determinado padrão, os erros são encontrados com muito mais facilidade.

Com o tempo, os profissionais começam, inclusive, a antever cenários, solucionando-os com ainda mais eficiência.

2. Beneficia a operacionalização do processo

Quando delegamos a operacionalização de um processo a uma equipe, ela pode investir tempo e energia no aperfeiçoamento das suas técnicas. Ou seja, desenvolver as habilidades necessárias para executar as tarefas conforme os padrões.

Esse tipo de ação resulta na manutenção e na melhoria dos resultados. Afinal, a empresa contará com profissionais mais capacitados para trabalhar em setores bem determinados. 

A segurança é outro critério muito importante para o desempenho de uma gestão. Ao trabalhar com metodologias conhecidas por todos, é possível evitar o número de acidentes e tornar o ambiente de trabalho saudável e seguro. 

Consequentemente, você evita perdas humanas, judiciais e financeiras em seu planejamento.

3. Aumenta a produtividade

O aumento de produtividade é um benefício direto de todos os outros citados anteriormente. Profissionais bem treinados e recursos utilizados corretamente fazem com que a produção trabalhe em excelentes condições. 

De mesmo modo, a padronização de processos facilita a rotina de trabalho em uma empresa, já que permite o monitoramento e o acompanhamento de tudo o que acontece.

Além disso, os funcionários têm menos dúvidas sobre suas funções e sabem como e quando elas devem ser realizadas. Evitando, assim, a perda de tempo e de insumos com falhas e outros problemas operacionais.

4. Desenvolve a qualidade dos produtos

Todo negócio quer oferecer produtos e serviços de qualidade, não é mesmo? Hoje em dia, a disputa por novos clientes é muito acirrada em vários setores da economia. E mais: consumidores insatisfeitos não fazem novas compras nem indicam a sua empresa – seja pela existência de defeitos, seja porque não foram bem atendidos.

Com a padronização de processos e etapas de produção bem definidas, é mais fácil acompanhar e melhorar a qualidade dos serviços oferecidos ao mercado. Favorecendo, assim, a satisfação do cliente.

5. Garante o controle do processo

Com a padronização, a condução das atividades é delegada às pessoas que as operam. Sendo assim, cada um se torna responsável pelo que produz. Consequentemente, cada pessoa passa a ter maior controle sobre a qualidade dos produtos.

Nesse cenário, o controle geral dos serviços é favorecido e a gerência tem mais tempo para administrar outros assuntos relacionados à gestão do negócio.

6. Reduz custos

A diminuição de despesas é uma consequência direta da padronização de processos. Como as atividades seguem os mesmos parâmetros, o uso dos recursos são potencializados. 

Assim, a gestão pode reduzir os preços dos produtos, atrair novos clientes e aumentar a lucratividade. Além disso, o constante monitoramento permite diagnosticar problemas com facilidade, reduzindo ainda mais todos os custos operacionais.

7. Facilita o engajamento de colaboradores

A maioria dos serviços de um empreendimento é realizada por seus funcionários. Dessa maneira, é preciso treiná-los e engajá-los de acordo com os objetivos da gestão. Quando isso acontece, um gerente pode contar com uma equipe mais produtiva, que alcança as metas estabelecidas previamente.

Para que isso ocorra, deve-se criar um ambiente aberto ao diálogo, em que todos tenham liberdade para se expressar. Dúvidas devem ser solucionadas e opiniões, escutadas. Aliás, não se esqueça de levar em consideração o feedback recebido por todos.

Certamente, isso mostra que você se preocupa com os funcionários e com o modo como eles se comportam na empresa. Nesse sentido, gera mais confiança e credibilidade na relação com os colaboradores.

8. Utiliza novas tecnologias

Os avanços tecnológicos mudaram a maneira como as empresas se relacionam com clientes, funcionários e concorrentes. Desse modo, é preciso acompanhar as tendências do mercado. 

Atualmente, existem várias ferramentas que otimizam as atividades em uma gestão. Uma delas é um software de aplicação de checklists customizáveis. Ele permite a compilação de dados em tempo real e extingue o papel e as planilhas do negócio. Com isso, é possível ter mais produtividade e mobilidade na rotina de trabalho. 

Em alguns casos, como o Checklist Fácil, não é necessário ter acesso à internet. A sincronização automática dos dados ocorre quando a conexão é estabelecida, que melhora ainda mais a experiência de seus usuários

Essa ferramenta facilita, ainda, a criação de planos de ação. Assim, faz com que a comunicação entre os funcionários seja aprimorada.

Quais vantagens competitivas a padronização de processos oferece às empresas?

O objetivo principal de padronizar processos é a melhoria e otimização na execução das atividades. Isso porque elimina tarefas desnecessárias, corrige erros e encontra soluções em cada etapa. 

Por isso, os benefícios da adoção desse método proporcionam vantagens competitivas para organização, tais como:

Eliminação de falhas

Ela cria uma rotina para a realização das tarefas, promovendo uniformidade e garantindo a melhor execução das atividades. Com isso, é possível identificar oportunidades de melhorias e falhas, assegurando uma maior eficiência interna.

Otimização nos procedimentos internos

Com a padronização integrada a todos os setores da empresa, os reflexos positivos podem ser facilmente identificados, principalmente nos seguintes pontos:

• Diminuição de custos: com padrões estabelecidos, é fácil perceber desperdícios ou mau uso de recursos e de mão de obra;
• Aumento na produtividade das equipes: processos bem definidos fazem com que a equipe perca menos tempo com a resolução de dúvidas;
• Agilidade na resolução e identificação de problemas e erros: os padrões também facilitam na identificação e correção de erros, pois as etapas são facilmente entendidas e visualizadas;
• Redução de perdas de recursos e mão de obra: esses recursos podem ser tanto de natureza material quanto profissional e relacionada ao tempo de produção.

Com essas melhorias, é possível obter a principal vantagem competitiva da padronização de processos, como veremos a seguir.

Melhoria na qualidade do produto e dos serviços

Realizando todas as melhorias que citamos, é fácil identificar um aumento considerável na qualidade do produto ou serviço final da empresa. Assim, é possível destacar-se dos concorrentes diretos e indiretos.

Além disso, a empresa encanta e conquista a fidelização dos clientes, tornando-os propagadores da marca – o que também impacta em ganhos relativos à competitividade.

Todo o processo de mudança pode parecer complicado de início, mas a efetivação da padronização pode trazer enormes benefícios.

Quando é necessário padronizar um processo?

A padronização de processos é uma prática que traz muitos benefícios, garantindo eficiência, qualidade e consistência nas operações. Porém, muitas pessoas têm dúvidas sobre quando faz sentido padronizar um processo. Existem alguns sinais que indicam essa necessidade.

Para percebê-los, preste atenção se o processo:

• Apresenta alto grau de complexidade;
• Está sujeito a mudanças e variações significativas;
• Quando colocado em prática, apresenta muitos erros ou não conformidades;
• Faz parte de setores regulamentados ou sujeitos a requisitos legais, como segurança do trabalho e proteção de dados;
• Sofre com redundâncias, desperdícios ou ineficiências;
• Impacta diretamente outras áreas da empresa e tem outros processos dependentes;
• Utiliza ferramentas variadas que podem gerar desencontro de informações;
• Tem uma alta rotatividade de funcionários responsáveis, ou seja, a equipe de coloca o processo em prática muda com frequência.

O que não pode faltar em um Procedimento Operacional Padrão (POP)?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que descreve como as atividades de uma operação devem ser desempenhadas, detalhando cada etapa de forma minuciosa. Ter um guia para formalizar a padronização de um processo é muito positivo, evitando que as informações se percam e garantindo que tudo será seguido da melhor maneira possível.

A criação de um POP, como já mencionamos anteriormente, consiste no detalhamento de cada uma das informações e atividades do processo, trazendo instruções e dados importantes para sua realização. De forma geral, seu Procedimento Operacional Padrão (POP) deve ter:

• Nome e objetivo do procedimento;
• Local de aplicação;
• Responsáveis pela tarefa (descritos em cargos e não nomes, já que podem mudar com o tempo);
• Responsável pela elaboração do procedimento;
• Materiais e recursos envolvidos na tarefa;
• Documentação de referência, como manuais, estatutos e guias de segurança;
• Siglas devidamente descritas;
• Passo a passo do procedimento, incluindo etapas e sequência de realização;
• Nomeação dos responsáveis por cada etapa;
• Gráficos e fluxogramas, no caso de tarefas com alto grau de complexidade;
• Histórico de revisões passadas (não é necessário manter o histórico descrito dentro do documento, mas sim facilitar o acesso a eles com links ou outros caminhos);
• Perspectiva de revisões futuras — ou seja, dentro de qual período o POP precisará ser revisto. Recomenda-se a periodicidade de um ano.

Quais são os cuidados necessários ao desenvolver um Procedimento Operacional Padrão (POP)?

A criação de um POP, como você viu anteriormente, exige um grande detalhamento e atenção sobre os processos e tudo que está envolvido de forma direta e indireta. Para que esse desenvolvimento ocorra da melhor forma, existem alguns cuidados a serem tomados:

Tenha clareza sobre o objetivo

Ter uma compreensão clara do objetivo é fundamental para orientar todo o processo de desenvolvimento do POP. Por isso, antes mesmo de começar, defina qual problema ou processo específico o POP irá abordar e quais são os resultados esperados com essa padronização.

Use modelos, não cópias

Existem diversos modelos de POP disponíveis na internet, e também é possível fazer benchmarkings com empresas diferentes. Entretanto, é preciso ter em mente que cada realidade é diferente, e copiar outro POP na íntegra pode prejudicar sua operação. Você pode utilizar modelos ou POPs de outras organizações como base e inspiração, mas lembre-se de adaptar de acordo com o dia a dia da sua empresa.

Envolva os stakeholders

Incluir todas as pessoas impactadas pelo POP na sua criação é essencial para garantir a eficácia e implementação. Por isso, envolva colaboradores, supervisores, especialistas no assunto e qualquer outra parte interessada desde o início.

Seja claro e objetivo

O momento de redigir o POP é crucial. Para garantir que todos compreendam o documento, priorize a clareza e a simplicidade, usando uma linguagem direta e objetiva. Além disso, não esqueça de explicar siglas e outros termos técnicos, caso sejam indispensáveis.

Assim, você garante que qualquer pessoa, independentemente da experiência ou tempo na empresa, entenda e consiga seguir as instruções apresentadas.

Valide antes de implementar

Antes de colocar o POP em prática de fato, é interessante validar suas instruções por meio de testes práticos, como simulações ou revisões. Isso pode ser feito com os colaboradores envolvidos e também com pessoas mais distantes, para garantir que a linguagem utilizada é de fácil compreensão até mesmo por quem não está próximo daquele processo.

Os testes são importantes para identificar possíveis falhas ou lacunas antes mesmo da implementação, garantindo sua eficácia.

Exemplos de modelos práticos de POP

Qualquer tipo e porte de empresa pode (e deve) padronizar seus processos, buscando todas as vantagens que você já conheceu ao longo do artigo. Caso tenha dificuldades em começar um POP do zero, temos alguns modelos que você pode baixar e adaptar de acordo com a sua operação. Confira abaixo:

Modelo de POP para indústrias e fábricas

Um modelo de POP focado em indústrias pode englobar rotinas de produção, manutenção de equipamentos, regras de SST, entre outras atividades. Baixe agora nosso modelo!

Modelo de POP para agronegócio

O agronegócio possui muitas peculiaridades que devem ser consideradas na construção de um POP, como cadeia de produção agrícola, normas regulamentadoras específicas, ações de cuidado com o meio ambiente e manuseio de maquinário específico. Baixe aqui o modelo POP para agronegócio!

Modelo de POP para logística

A logística é uma área com muitas etapas e detalhes, por isso, ter um modelo POP logístico é de grande valia. Seu documento pode incluir rotinas de envio e recebimento de mercadorias, checagem de documentação, organização de centros de distribuição de armazéns, controle de frota e motoristas, e muito mais. Clique aqui e baixe nosso modelo exclusivo.

Modelo de POP para saúde

Por lidar com materiais sensíveis, contaminados e tóxicos, a saúde é outro segmento que pode se beneficiar dos POPs, incluindo na documentação atividades como gestão de resíduos e organização de ambiente. Baixe aqui nosso modelo para saúde!

Modelo de POP para comércio

A rotina de um estabelecimento comercial exige processos padronizados, por isso, um POP é muito útil. O documento pode incluir itens como organização de vitrine, gestão de estoque, fechamento de caixa, conformidade com normas do CDC, etc. Baixe aqui nosso POP para varejo!

Modelo de POP para alimentação e bebidas

Usar um modelo POP em estabelecimentos alimentícios é muito importante, pois garante a organização e limpeza correta do ambiente de atendimento ao cliente, cozinha, estoque, etc. Clique e baixe o POP!

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Quais metodologias podem ajudar na padronização de processos?

Além dos modelos POP prontos, você pode utilizar algumas metodologias para analisar, documentar, implementar e monitorar sua nova padronização de processos de forma eficaz. Confira alguns exemplos:

Ciclo PDCA

Sigla de plan, do, check e act, ou Planejar, Fazer, Checar e Agir, o Ciclo PDCA busca a melhoria contínua, o aperfeiçoamento ininterrupto dos processos e das atividades. Essa metodologia busca fazer com que as atividades sejam executadas de forma mais ágil, tornando os processos mais claros e objetivos.

Fluxograma

Fluxogramas são representações gráficas de um processo. Esse tipo de ferramenta, muito utilizada em mapeamentos de processos, facilita a visualização de cada elemento, componente e tarefa do processo, dando clareza sobre a estrutura e todo o fluxo operacional.

5W2H

O 5W2H é uma ferramenta da qualidade que é muito útil na padronização de processos. Suas perguntas e respostas ajudam a sistematizar as tarefas, gerando um mapa de ações relevantes para suas rotinas. A estrutura das perguntas é a seguinte:

• What (o que será feito?)
• Why (por que será feito?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (por quem será feito?)
• How (como será feito?)
• How much (quanto vai custar?)

Método DMAIC

O Método DMAIC, Seis Sigma para melhorar processos existentes, oferece uma visão detalhada e baseada em dados de uma tarefa ou situação. Essa visão é essencial para encontrar pontos de melhoria e novos possíveis padrões.

Sua estrutura também corresponde à sigla do nome:

• Definição: entendimento do problema e escolha dos responsáveis;
• Medição: mapeamento detalhado da situação, trazendo dados reais e úteis;
• Análise: olhar crítico sobre o problema para encontrar as melhores soluções com base em dados e estatísticas;
• Melhoria: aplicação das novas práticas, padronizando processos e evitando os mesmos problemas;
• Controlar: acompanhamento das mudanças aplicadas e aplicação de melhorias.

Checklists digitais

Checklists são uma ferramenta para coletar, organizar e analisar dados de qualquer tipo de processo. Através de um formulário personalizado, o responsável preenche perguntas pré-determinadas para garantir que o processo está sendo cumprido de acordo com o padrão estabelecido.

Existem sistemas robustos para esse tipo de aplicação, como o Checklist Fácil, que oferecem uma série de funcionalidades para tornar as checagens mais precisas.

Como a tecnologia pode ajudar na padronização de processos?

Uma empresa que não usa soluções tecnológicas já está ficando para trás em comparação com a concorrência. Por isso, o investimento nessas ferramentas é essencial para o crescimento e eficiência da empresa.

No contexto da padronização de processos, o Checklist Fácil tem uma papel importantíssimo. Com ele, sua empresa consegue mapear, padronizar, monitorar e melhorar cada processo ou atividade.

Sistema de gestão de processos líder de mercado, o Checklist Fácil oferece mais de 150 funcionalidades que tornam seus processos ainda mais organizados, facilitando sua rotina de checagens. Um desses recursos, por exemplo, é a criação automatizada de planos de ação — que são ideais para a solução de não conformidades.

Os planos seguem a metodologia 5W2H, mas são totalmente personalizáveis e você pode alterar as configurações de acordo com suas necessidades, bem como acompanhar índices de reincidências e atrasos.

Outro ponto interessante é que, mesmo sendo uma ferramenta digital, ele funciona offline, com sincronização posterior. Assim, toda a rotina operacional da empresa ganha em produtividade independente do local da inspeção.

Além dos checklists inteligentes e planos de ação, outros recursos disponíveis são:

• Workflows (fluxos de trabalho inteligentes);
• Agendamento de checklists para inspeções periódicas;
• Checklist por imagem e preenchimento de mídias;
• Assinatura digital com validade jurídica;
• Checklist por QR Code;
• Dependência de itens;
• OCR (Optical Character Recognition), para leitura de imagens;
• Relatórios personalizados e integração com Power BI;
• Integração com Sensores IoT para medições em tempo real.

Mais de 1.700 empresas em 14 países utilizam o Checklist Fácil para padronizar seus processos, e uma delas é a Milplan Engenharia. 4ª maior empresa de montagem eletromecânica do Brasil, a Milplan utiliza o sistema em diversas frentes, como Saúde e Segurança do Trabalho, gestão de canteiro de obras, ESG, avaliações de desempenho e gestão de pessoas, controle administrativos e mais. Isso permitiu ganhos expressivos, como:

• Relatórios completos, gerados em tempo real para gestores;
• Implementação de medidas para prevenção de acidentes nas obras;
• Acompanhamento do desempenho dos profissionais a partir dos índices de aplicação;
• Otimização do tempo das equipes;
• Economia de R$ 26 mil em papel;
• Centralização dos dados para gestão;
• Padronização dos formulários utilizados nas obras.

Agora é sua vez de padronizar processos com o sistema líder da América Latina! Agende uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e veja, na prática, todos os benefícios da solução.

Perguntas frequentes sobre padronização de processos