Como fazer a Gestão de Facilities e ganhar mais eficiência no dia a dia empresarial

Gestão de Facilities é uma área que vem crescendo no mundo todo, e seus profissionais são cada vez mais decisivos nos resultados das empresas. Quer saber tudo sobre ela e ver o passo a passo para realizá-la de forma eficaz? Siga a leitura!

Tempo de leitura: 8 minutos
A limpeza faz parte da atuação da gestão de facilities

A Gestão de Facilities é uma área que abrange o cuidado com os demais setores da empresa, suas instalações, seu maquinário e, principalmente, seu pessoal.

Por englobar as atividades-meio, suas responsabilidades são enormes. E, por este motivo, os profissionais que atuam neste segmento estão cada vez mais valorizados.

Agora, para entender em detalhes o que é Gestão de Facilities e conferir as dicas de como realizar essa administração de forma eficaz e segura, confira nosso conteúdo a seguir. 

O que são facilities

Facilities” é o termo em inglês utilizado, atualmente, para se referir aos serviços que dão suporte a atuação de uma empresa.

Por sua tradução literal ser a palavra “facilidades”, já podemos ter uma noção do que a área abrange.

Imagine uma organização com cerca de 100 funcionários. A empresa desenvolve softwares e esses colaboradores passam de 8 a 10 horas por dia no ambiente de trabalho.

Para que a empresa funcione com eficiência, precisará de programadores de software, de pessoal para o financeiro, RH, compras e suporte.

Mas, também, deverá contar com profissionais para recepção, limpeza, cozinha, jardinagem, segurança – entre outras atividades-meio que impactam diretamente na sua eficiência.

Esses serviços que facilitam a execução da rotina e permitem o perfeito funcionamento, então, são classificados como facilities.

Muitas empresas optam por coordenar internamente essas atividades, integral ou parcialmente. Mas, com as novas tendências de gestão empresarial e um mercado cada vez mais concorrido, a maioria tem encontrado uma série de vantagens na sua terceirização.

Isso porque ela alivia as obrigações da empresa contratante. Ela passa para o fornecedor de mão de obra a responsabilidade pela contratação desse pessoal, pela folha de pagamento e encargos. Bem como pelo cumprimento da legislação trabalhista de cada área.

Seja optando pela terceirização ou absorvendo essas atividades internamente, fazer a gestão de facilities de forma eficiente é essencial para a empresa se dedicar ao seu core business e alcançar as suas metas.

Conheça os principais serviços classificados como facilities:

  • Recepção e portaria: Um edifício de escritórios, um prédio de apartamentos ou até uma grande empresa necessita de um serviço de recepção e/ou portaria que receba os visitantes com cordialidade e segurança;
  • Limpeza e conservação: Todo e qualquer ambiente, seja empresarial ou residencial, deve ser mantido limpo e organizado, demonstrando o amplo mercado desse serviço;
  • Transporte e logística – Atualmente, manter frotas e motoristas é uma alternativa que custa muito caro às empresas. E, com o crescimento dos e-commerces, terceirizar o transporte e a logística de mercadorias tem sido uma estratégia inteligente;
  • Jardinagem, paisagismo e decoração: É mais econômico contratar um serviço terceirizado do que manter em seu quadro de pessoal um ou mais profissionais exclusivamente para cuidar do jardim ou da decoração;
  • Vigilância eletrônica: A questão da segurança é sempre um problema no nosso país. Por isso, cada vez mais, empresas e residências contratam organizações especializadas em vigilância eletrônica;
  • Escolta armada e transporte de valores: Um serviço que precisa de profissionais altamente treinados e que conta com legislação rigorosa exige empresas especializadas na área para execução com segurança e eficiência;
  • Segurança pessoal e patrimonial: Esse é outro serviço altamente regrado e que exige registros específicos para atuação. Logo, requer treinamento e preparo físico e psicológico para a sua realização;
  • Recrutamento e seleção: Contratar uma empresa para cuidar de todos os trâmites de recrutamento e seleção de pessoal é uma estratégia que vem conquistando muitas empresas. Afinal, permite uma seleção mais rigorosa e completa de profissionais.

Outros serviços que vem demandando bastante terceirização são: manutenção de equipamentos, alimentação, gestão de redes e TI, telemarketing e assistência jurídica.

As organizações optam pela terceirização por ser também mais econômica. Além de permitir que se dedique 100% ao seu verdadeiro negócio. Eliminando estresse com atrasos, faltas e processos trabalhistas.

O que é Gestão de Facilities

Se “facilities” se refere às atividades-meio das organizações, a Gestão de Facilities  – também chamada de Gestão de Serviços ou Gestão de Facilidades – é a administração delas por um profissional, uma equipe ou uma empresa terceirizada.

A sua responsabilidade é cuidar que todos os serviços de suporte sejam realizados com agilidade e eficiência. Permitindo, assim, que os demais colaboradores foquem seus trabalhos nas atividades-fim. Ou seja,  que trazem a rentabilidade para o negócio.

O termo Gestão de Facilities foi chamado, em 1960, nos Estados Unidos, como Facilities Management. Ele foi descrito da seguinte forma:

“uma profissão que abarca muitas disciplinas, para assegurar a funcionalidade de um ambiente, por meio da integração de pessoas, locais, processos e tecnologia”.

Em um entendimento mais amplo, pode ser usado para especificar o setor que cuida do pessoal que realiza as atividades de apoio. Sendo responsável pelos espaços organizacionais, infraestrutura operacional e compra de materiais, ferramentas e insumos.

Dessa forma, é determinante para a melhor performance da organização como um todo.

Sua função é organizar, entregar qualidade, pontualidade e produtividade. Visando, assim, para garantir o máximo de segurança e bem-estar para todos que circulam pelo ambiente. Seja ele um condomínio residencial, um escritório ou uma mega indústria.

De colaboradores a clientes, fornecedores, visitantes e demais stakeholders, todos devem se sentir acolhidos em um ambiente limpo, organizado, eficiente e seguro. Para que tenham uma boa impressão e sintam confiança na organização.

Além disso, a Gestão de Facilities conecta diversas outras áreas, coordenando pessoas, tecnologias e procedimentos. Visando sempre a melhoria contínua, redução de custos fixos e otimização de processos.

Por esse motivo, merece uma atenção muito especial nas organizações, independente do seu porte.

Qual a importância da Gestão de Facilities?

A Gestão de Facilities, pelo tamanho de sua responsabilidade, é de suma importância para as organizações. Isso porque ela executa um trabalho complexo para manter as operações em harmonia, dentro de uma rotina sob controle, eficiente e mais produtiva.

Uma Gestão de Facilities bem feita agrega valor à imagem da empresa, transmite credibilidade e colabora para a mobilidade e o rendimento empresarial. Isso sem falar na otimização de custos x benefícios, que vão impactar positivamente nos seus resultados.

Afinal, influencia desde a primeira impressão de quem chega em sua sede, até na produtividade dos colaboradores, que podem contar com ambientes limpos, ergonômicos, confortáveis e saudáveis.

Com uma Gestão de Facilities eficiente, ainda, a empresa foge de problemas como:

  • Desperdício ou falta de materiais e insumos;
  • Erros primários;
  • Retrabalho;
  • Imprevistos com equipamentos e máquinas.

Promovendo, assim, a eficiência em todos os setores da organização.  

Principais benefícios da Gestão de Facilities 

O principal benefício da Gestão de Facilities é a redução de custos fixos para a organização. Isso porque seu objetivo é buscar eficiência máxima. Otimizando tempo e recursos, conciliando prazos, coordenando funcionários e tarefas e monitorando constantemente informações e indicadores.

Outros benefícios essenciais são:

  • Foco no core business: Manter um gestor responsável e terceirizar serviços faz com que as organizações possam colocar todos os seus esforços e pessoal dedicados às suas atividades-fim. Visando, com isso, conquistar mais clientes e aumentar sua presença no mercado;
  • Segurança de serviços: Contar com profissionais especializados e treinados garante mais segurança. Além de gerar economia em capacitação de pessoal;
  • Redução de trâmites trabalhistas: Ao terceirizar os serviços e contratação de mão de obra, a organização deixa de se preocupar com as demandas trabalhistas brasileiras. Repassando ao fornecedor os cuidados com encargos como férias, décimo terceiro, FGTS e adicional de insalubridade, por envolver atividades de risco. Também não precisa gerenciar o uso de EPIs;
  • Melhorar a satisfação dos colaboradores: Terceirizando as atividades-meio, a organização pode oferecer aos seus funcionários mais benefícios, além de um ambiente mais saudável, bem cuidado e seguro, aumentando o bem-estar de todos.

O resultado da soma dos benefícios é maior produtividade em todos os setores, refletindo num resultado mais positivo para a empresa.

Maiores desafios do Gestor de Facilities 

Entre os maiores desafios do Gestor de Facilities estão o controle de custos, prazos e contratos com fornecedores e clientes. E mais: a contratação de mão de obra qualificada, assídua e pontual.

Na sequência, listamos outros desafios que tiram o sono desse profissional, cada dia mais valorizado nas empresas:

  • Manter o controle sobre indicadores de qualidade, custos e consumo;
  • Mitigar riscos;
  • Gerenciar imprevistos;
  • Gerenciar projetos;
  • Coletar informações e dados precisos;
  • Manter a empresa dentro dos preceitos de sustentabilidade;
  • Manter a compliance da empresa, agindo sempre de acordo com as regras dos órgãos reguladores e legislação vigente;
  • Padronização de qualidade das equipes;
  • Padronização na qualidade de uniformes, insumos, instrumentos e ferramentas para execução das atividades.

Para conseguir ter esses processos sob controle, o Gestor de Facilities precisa ser um profissional completo. Geralmente, com formação em Administração de empresas, Engenharia, Arquitetura, Economia ou TI.

É preciso, ainda, que tenha visão estratégica do negócio e talento para resolver problemas. Além de conhecimento e segurança para tomar decisões importantes.

Como gerencia as atividades-meio de uma organização, igualmente precisa saber trabalhar sob pressão, ser organizado e contar com tecnologias que o ajudem a planejar seu trabalho minuciosamente.

É indispensável, ainda, que ele entenda o funcionamento de toda a infraestrutura da organização. Incluindo instalações físicas, equipamentos e fluxo de pessoas e documentos. Além, é claro, de conhecer o propósito e a cultura organizacional.

E mais: tem que entender de controles financeiros, possuir noção de estratégias de gestão, ser flexível, disponível e, acima de tudo, humano.

Convenhamos que não é à toa que este profissional está entre os mais requisitados do mercado, não é mesmo?

E agora, como fazer a Gestão de Facilities

Para fazer a Gestão de Facilities de forma eficaz, o profissional precisa fazer primeiro um plano de ação, que deve abranger todo escopo da organização.

Ele deve considerar a forma de atuação, as instalações, o fluxo de pessoas, os departamentos, a cultura organizacional, os equipamentos e máquinas. Bem como analisar riscos e a melhor forma de solucioná-los.

Depois dessa etapa de mapeamento, é preciso ordenar as prioridades e fazer um plano de contingência para situações emergenciais.

Todo esse plano de ação deverá, ainda, estar alinhado com as estratégias do negócio. Para ser aprovado pela diretoria da empresa, e, posteriormente, começar a etapa de cotações.

Recebidos os orçamentos, o Gestor de Facilities deverá analisá-los partindo dos recursos que possui. E avaliando qual fornecedor deverá entregar o serviço desejado, dentro do padrão de qualidade exigido.

Fechados os contratos, os profissionais de gestão de facilities passam a administrar a relação com as terceirizadas. Cobrando o cumprimento dos contratos e fiscalizando as obrigações trabalhistas.

Eles vão, ainda, acompanhar a execução das atividades e disseminar a cultura organizacional entre os terceirizados.

Além de todas essas responsabilidades, a gestão de facilities deve estar alinhada com as tendências mundiais de sustentabilidade ambiental, que vem impactando muito na imagem das organizações.

Segundo Francisco Abrantes, no seu livro Gerenciamento de Facilites e Properties, é preciso inserir os “Cinco Rs” no dia a dia. São eles:

  1. Recusar produtos que prejudicam a saúde e o meio ambiente;
  2. Reduzir o consumo desnecessário;
  3. Reutilizar e recuperar ao máximo antes do descarte;
  4. Reciclar materiais.
  5. Repensar os hábitos de consumo e descarte.

Observando todas essas responsabilidades da Gestão de Facilities, conclui-se que a melhor opção para as organizações, sejam de pequeno, médio ou grande porte, é a terceirização de serviços. 

Terceirização de Facilities é a melhor saída? 

Com a terceirização dos Facilities, a gestão empresarial ganha eficiência e agilidade. Junto a isso, os serviços ganham qualidade, sem que isso envolva a contratação direta de inúmeros profissionais para suporte às suas operações.

As terceirizadas ficam responsáveis pela seleção e contratação de mão de obra, pelos encargos trabalhistas, assiduidade e pontualidade do pessoal. Aliviando, assim, as obrigações da empresa contratante.

Assim, optando pela contratação de uma ou mais terceirizadas, toda a gestão poderá ficar mais simplificada. 

A tecnologia é essencial na gestão de facilities 

É essencial que, tanto as terceirizadas quanto as contratantes adotem ferramentas de tecnologia para gerenciar todas as suas responsabilidades.

Sistemas de gestão de processos e de tarefas, bem como de comunicação e soluções de checklist, são essenciais para o Gestor de Facilities. Afinal, dão o suporte que precisa para atuar com segurança e eficiência total, tomando decisões ágeis e assertivas. 

Passo a Passo para realizar a Gestão de Facilities 

A seguir, confira os passos essenciais para realizar essa atividade de forma eficaz:

1 – Realize um mapeamento da organização e dos riscos aos quais está exposta.

2 – Elabore um plano de ação, levantando as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Uma boa ferramenta para esse plano de ação é o 5W2H.

3 – Aprove com a diretoria.

4 – Use uma metodologia de gestão como o ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).

5 – Conte com a tecnologia dos sistemas de gestão de tarefas e de pessoal.

6 – Use ferramentas de checklist online para ter acesso a históricos, indicadores, relatórios e controle de insumos. De forma que se evitem erros, perda de informação e retrabalho.

7 – Use sistemas de geolocalização para controle das equipes.

8 – Dissemine a cultura organizacional entre os terceirizados. 

Conheça as soluções de checklist da Checklist Fácil! 

A Checklist Fácil desenvolveu um sistema de checklist que padroniza os processos de checagem das empresas.

Com tecnologia de ponta, ele melhora desde os planos de ação até as inspeções de processos de lojas, fábricas, veículos, pessoas, equipamentos e ambientes. Auxiliando, assim, na redução dos custos operacionais.

Com ele, é possível construir checklists inteligentes, aplicar checagens, gerenciar não conformidades, controlar as operações em tempo real, integrar com outros softwares de gestão e, ainda, gerenciar times internos e externos.

E aí, quer saber mais? Então agende uma demonstração gratuita agora mesmo e surpreenda-se como a Checklist Fácil pode ajudar sua empresa a gerenciar os facilities de forma completa e eficiente.

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Autor convidado

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