Como otimizar a gestão de facilities com a aplicação de checklists digitais

A gestão de prestação de serviços como manutenção, limpeza, transporte e segurança precisa ser prática e eficaz, por isso, se beneficia diretamente com o uso da tecnologia de checklists eletrônicos.
Atualizado em: 22 de dezembro de 2022
Tempo de leitura: 7 minutos

Coordenar uma grande variedade de tarefas essenciais para um ambiente limpo, seguro e agradável aos usuários nem sempre é tarefa fácil. Afinal, são muitas as atividades a serem cumpridas quando se fala em serviços de infraestrutura. É por isso que, atualmente, os gestores podem contar com ferramentas de checklist para facilities na operação.

O checklist para facilities nada mais é que a aplicação de uma ferramenta, de preferência automatizada, para otimizar a gestão de facilities, garantindo que serviços de limpeza, transporte, manutenção e segurança estejam em dia e alcancem os resultados esperados.

Mas como ter esse controle junto aos terceirizados? É isso o que você vai descobrir neste artigo: o que são facilities, como fazer essa gestão e quais as formas para aplicar a tecnologia nessa rotina, a fim de simplificar, organizar e monitorar seus processos. Boa leitura!

O que quer dizer facilities?

O termo facilities está relacionado aos serviços de infraestrutura. Entre os principais, estão as rotinas de limpeza, segurança e manutenção — ainda que não estejam ligadas à atividade-fim de uma empresa.

É por isso que, muitas vezes, a área de serviços gerais é terceirizada pela organização, que mantém um time interno enxuto, responsável pela coordenação de todo esse sistema junto à empresa contratada.

O setor de facilities é fundamental para a operação de qualquer empresa, independentemente de seu segmento ou tamanho de negócio. Isso porque é ela que garante a qualidade de vida de todos os que utilizam aquele espaço diariamente — o que tem impacto direto na produtividade.

Imagine trabalhar em um ambiente sujo e inseguro, cujas máquinas não funcionam adequadamente. Esse é apenas um dos cenários caóticos que a gestão de facilities visa evitar, como veremos a seguir.

O que é gestão de facilities?

Trata-se do conjunto de atividades orientadas a manter as tarefas de apoio e infraestrutura de uma organização sempre atualizados. Assim, sua missão é oferecer suporte aos usuários, garantindo o funcionamento do trabalho que existe dentro de uma empresa.

O gestor dessa área deve ter pleno conhecimento de toda a edificação, bem como os processos que são desenvolvidos naquele local. Seu principal desafio é manter a integração entre pessoas, locais, processos e tecnologia para atingir os indicadores de performance de sua área.

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Como usar checklist na gestão de facilities?

Primeiramente, vamos relembrar de que se trata a aplicação de um checklist. O checklist é uma lista de itens que devem ser conferidos, garantindo que todas as etapas e verificações de um determinado processo sejam cumpridas com êxito, dentro dos prazos estabelecidos.

É também uma importante ferramenta para a padronização, uma vez que estabelece itens que devem ser checados ao longo da execução desses processos, evitando que algo passe batido.

No contexto da gestão de facilities, bem como de manutenções predial e industrial, o checklist é utilizado para conferir equipamentos, máquinas, instalações, procedimentos e serviços. Isso estabelece uma rotina de fiscalização para correção de eventuais problemas, consertor e demais demandas.

Saiba como utilizar o checklist para facilities em diversas áreas da sua empresa:

Checklist para facilities de limpeza

Para que os serviços de limpeza atendam às necessidades de todos, é necessário estabelecer tudo aquilo que deve ser limpo e conferido diariamente, bem como semanalmente e mensalmente. Afinal, a periodicidade de rotinas diferentes é muito importante e deve ser levada em conta na gestão de facilities.

Não adianta, por exemplo, estabelecer a limpeza de um determinado equipamento diariamente se ele não é tão comumente utilizado, em detrimento de instalações que têm maior recorrência de uso e, portanto, sujam mais rápido.

Além de estabelecer prazos, o checklist de limpeza pode ser utilizado para especificar rotinas, estabelecendo cada procedimento, equipamento e produto que deve ser utilizado para cada item ou local a ser limpo.

Ademais, o checklist pode estabelecer a criação de políticas internas, orientando os profissionais de limpeza sobre o convívio com seus clientes. Em geral, um checklist de facilities para limpeza envolve os seguintes ambientes:

  • Banheiro;
  • Recepção;
  • Refeitório.

Vale lembrar que a utilização de uniforme é recomendada em todos os casos, uma vez que bactérias também costumam se alojar nos trajes que utilizamos para transporte até o local de limpeza e vice-versa.

Limpeza de banheiro

A lista de atividades nesse ambiente deve contar com itens como, por exemplo:

  • Higienização de pisos;
  • Limpeza de lavatórios e vasos sanitários;
  • Retirada de lixo.

Também é importante lembrar a reposição de itens de sanitário, como papel higiênico, sabonete, papel toalha e álcool em gel. O lixo deve ser esvaziado com alta frequência.

Limpeza da recepção

Aqui, o checklist deve conter procedimentos semelhantes à limpeza de um escritório:

  • Higienização de pisos;
  • Limpeza de mesas e outros móveis;
  • Retirada de lixo;
  • Limpeza de portas e outros acessos.

Limpeza do refeitório e cozinhas

Por se tratar de uma área de alimentação ou mesmo produção de alimentos, alguns cuidados são mais específicos. Primeiramente, é recomendado não utilizar vassouras, uma vez que elas levantam o pó acumulado no chão.

Além disso, é importante evitar produtos químicos nesses ambientes, já que podem causar alergias e até explosões se manuseados de forma errada. Recomenda-se o uso de álcool 70% e detergente neutro para as higienizações — não só para utensílios, como também para pisos e paredes. Dê preferência a panos descartáveis para essa tarefa.

Limpeza predial

Em condomínios residenciais, há ainda outros itens que precisam ser considerados para aplicação de checklist para facilities. A saber:

  • Aspiração e recolhimento de impurezas da piscina;
  • Organização do salão de festas;
  • Limpeza de escadas, elevadores e corredores;
  • Higienização de janelas e portões;
  • Limpeza de garagem.

Checklist para facilities de portaria e recepção

No caso de checklist para facilities de portaria e recepção, as conferências vão muito além de permitir ou negar a entrada de visitantes e moradores, além de receber encomendas. Isso porque existe um checklist sobre o comportamento desses profissionais.

Assim, o checklist de facilities para portaria e recepção é também um guia de comportamento. Nele, deve-se especificar como proceder no atendimento a visitantes, como agir em casos de entregas e encomendas, como receber outros prestadores de serviços terceirizados, além de métodos para auxiliar moradores ou trabalhadores em emergências.

Checklist para facilities de segurança

Trata-se de um checklist para facilities extremamente importante para qualquer empresa ou condomínio. Afinal, é o checklist que ajuda a orientar procedimentos em prol da vida e proteção dos que ali circulam.

Assim, é importante documentar todas as atividades, pois em casos de acidentes ou imprevistos, é possível verificar o que foi validado de forma adequada.

Entre os itens necessários para realização de checklist para facilities de segurança, está o guia para fechamento adequado de janelas, portas e portões, com documentação sobre travas, cercas elétricas, alarmes e circuitos internos.

Também deve-se especificar rotinas de ronda de segurança e procedimentos em caso de acidentes ou incêndios.

Checklist para facilities de transporte e logística

Hoje, manter frotas e motoristas próprios custa caro às empresas. É por isso que se costuma terceirizar esse tipo de serviço como estratégia para aumento da produtividade e redução de despesas.

Nesse sentido, operadores terceirizados que lidam com transporte e logística de uma empresa também precisa seguir uma rotina de checagem para garantir a eficiência do trabalho realizado. Entre as questões principais, estão o recebimento de mercadorias, o controle de perdas e a inspeção de avarias.

Além dos horários, há itens importantes no momento de carga e descarga de volumes que requerem a aplicação de checklist. A saber:

  • Nome e documentação do motorista;
  • Tipo do veículo;
  • Placa do veículo;
  • Número da nota fiscal;
  • Conhecimento de transporte eletrônico;
  • Etc.

Checklist para facilities de manutenção

Para manutenção, há dois setores que devem ser contemplados: o de manutenção de equipamentos e máquinas e o de manutenção predial.

Quando se fala em manutenção de equipamentos, o checklist deve ser orientado a inspeção de:

  • Peças e componentes;
  • Lubrificação
  • Vibrações
  • Temperatura;
  • Aquecimento e ventilação;
  • Nível de óleo;
  • Etc.

Além disso, tudo deve estar de acordo com o manual do fabricante. Essa manutenção é importante para evitar perdas na produção, bem como paradas não programadas e interrupções. Pode ser feita por meio de manutenções preventivas, preditivas ou corretivas.

Já a manutenção predial envolve a verificação e gerenciamento de instalações como:

  • Telhado;
  • Parques de estacionamento e garagens;
  • Janelas e portas;
  • Elevadores;
  • Eletricidade;
  • Encanamento.

Todos os itens devem levar em conta materiais e propriedades de suas composições, a fim de garantir a conservação e longevidade do edifício.

Como fazer um checklist para facilities?

Organizar seu checklist envolve a definição de tudo aquilo que deve ser verificado para que um processo seja concluído, seja a limpeza de uma área específica ou mesmo a manutenção de um equipamento.

Com tantos aspectos a serem monitorados e diante de diversos e diferentes prazos, a aplicação de checklist para facilities já não é mais comumente feita de forma manual. Afinal, assim como outros aspectos de nossas vidas, a tendência é a utilização de tecnologia cada vez maior.

Nas empresas, ela representa vantagem competitiva. Isso porque operações mais ágeis e assertivas são também mais econômicas, e o equilíbrio operacional, bem como o fluxo de caixa positivo, são conquistados em consequência desse investimento.

Um software para checklist facilita a gestão e execução de processos que envolvem facilities, evitando erros humanos e retrabalhos — tudo isso com os benefícios de uma operação integrada, padronizada e que permite a extração de dados para relatórios.

De acordo com pesquisa realizada pela CA Technologies, o uso de tecnologia aliada à gestão em empresas brasileiras apresenta:

  • Aumento na receita em até 50%;
  • Aumento em 52% na eficiência operacional;
  • Em 83% das empresas entrevistadas foram registradas melhorias na experiência do cliente.

Assim, a aplicação de checklist para gestão de facilities ajuda empresas no cumprimento de métricas sobre limpeza, manutenção, segurança e transporte. Isso pode ser feito por meio do Checklist Fácil, ferramenta que permite a aplicação eletrônica de checklists personalizados, que podem ser criados de acordo com a necessidade da sua organização.

A tecnologia oferece ainda a vantagem de estabelecer que todos os campos sejam preenchidos para a conclusão do checklist. Assim, evita-se campos em branco e esquecimentos.

Aqui, vamos apontar algumas das funcionalidades que contribuem para a implementação de rotinas de checklist para facilities na sua empresa.

Checklist por imagem

Sabe quando é feita a manutenção de um equipamento, ou mesmo inspeção ou auditoria de algum processo? É possível aplicar um checklist para otimização dessa tarefa.

Se, em algum momento, for constatado uma não conformidade ao longo do procedimento, a tecnologia permite o envio de mídia para apontar o erro e, assim, agilizar tomadas de decisão e solução de problemas.

O envio de imagem para o checklist também pode ser usado para comprovar que tudo está de acordo com o previsto, como é o caso de higienizações de locais.

Agendamento de checklist

Essa é a funcionalidade certa para procedimentos que precisam ser feitos com regularidade correta, do contrário, prejudicam a operação.

É o caso de manutenções preventivas, cuja perda do prazo pode resultar em quebra de um equipamento, ou mesmo falhas que podem prejudicar o bem-estar do usuário.

Com agendamentos programados pelo próprio sistema de acordo com a necessidade de cada procedimento, você garante processos em dia.

Isso também é excelente para o controle de carga e descarga, bem como prevenção de perdas em operações de transporte e logística. Afinal, a organização precisa de um calendário para o recebimento de mercadorias. Ali, é preciso registrar horários de chegada. Também é possível constatar erros e perdas.

Extração de relatórios de reincidências

Lembra-se de quando abordamos a questão de extração e análise de dados? Isso também é uma mão na roda para identificar falhas e problemas constantes no fluxo de trabalho. Dessa maneira, fica mais fácil eliminar gargalos.

E aí, quer saber como aplicar um checklist para facilities à realidade do seu negócio? Agende uma demonstração do Checklist Fácil e automatize sua gestão.

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