Saiba tudo sobre facilities e aprenda a fazer a sua gestão eficaz

Facilities é o termo utilizado na área de gestão de empresas para se referir às atividades-meio que permitem o funcionamento de uma organização. Esses serviços são muito importantes e entender como funcionam é essencial para o seu dia a dia. Leia mais!

Tempo de leitura: 7 minutos
Profissional de facilities realizando a limpeza de placa solar

O termo facilities vem do inglês e significa facilidades. Na área de gestão empresarial, ele está sendo utilizado, já há alguns anos, para se referir aos serviços que facilitam a organização e a manutenção da rotina das empresas. Ou seja: as chamadas atividades-meio. 

Essas tarefas auxiliam as empresas a cumprirem suas funções e entregarem seus produtos com agilidade, segurança e lucratividade. Afinal, não precisam dedicar seu tempo e energia a funções que não fazem parte do seu core business.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura e entenda o que são facilities, quais seus benefícios, os serviços mais comuns e como gerenciar com efetividade. Vamos lá! 

O que são facilities? 

Atualmente, o termo facilities vem sendo empregado para se referir a um setor que coordena a terceirização de serviços nas empresas. Ele é usado quando se fala em atividades como portaria, recepção, limpeza, manutenção, conservação e segurança, entre outros.

Todas essas funções são essenciais para as empresas. Porém, por não estarem ligadas à sua atividade-fim, podem facilmente ser terceirizadas. 

A terceirização desses serviços otimiza a gestão como um todo. Pois, ao invés de ter uma equipe interna para executar esses trabalhos, o que demandaria profissionais e insumos, a organização busca um fornecedor. E é este que se responsabiliza pela mão de obra e pelos materiais necessários.

As empresas de facilities selecionam e contratam o pessoal, treinam e arcam com custos, encargos e obrigações trabalhistas. E mais: são elas que supervisionam se o serviço está sendo executado conforme foi contratado.

Esses profissionais terceirizados dão suporte à rotina das contratantes. Atuando nos “bastidores”, para assegurar o padrão de qualidade exigido.

Como mencionamos, contratando um fornecedor de facilities, a empresa tem mais tempo e recursos para focar seus esforços na entrega de produtos e serviços – que é a sua especialidade.

Assim, em tempos em que a concorrência é cada vez mais acirrada, terceirizar operações e tarefas é uma decisão estratégica. Que, inclusive, pode ser decisiva para ganhar mercado e melhorar seus resultados.

Qual a importância dos serviços de facilities nas empresas?

A maior vantagem da contratação de empresas de facilities está no fato de liberar mais tempo e recursos, inclusive humanos, para a contratante se dedicar a sua atividade-fim.

Escolhendo essa modalidade, a organização poderá manter apenas um profissional para gestão de contratos com as terceirizadas. Não havendo necessidade de manter uma equipe inteira para cada especialidade de serviço.

Com isso, podemos perceber a redução dos custos internos e das demandas de RH. Diminuindo, por exemplo, a folha de pagamento e os encargos. Bem como as “dores de cabeça” com e-Social e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) – entre outras legislações que impactam na contratação de pessoal.

O resultado é que a organização ganha vantagens competitivas para atuar em seu mercado. Além de aumentar seu networking empresarial.

Segundo dados da Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC), o mercado de empresas de facilities superou US$ 1 trilhão em 2019. Isso é fruto da importância que o tema tem assumido na economia mundial.

Para entender ainda melhor a importância das empresas de facilities, imagine a seguinte situação: um edifício com 30 andares, cuja fachada foi toda revestida de vidro. 

Para manter os vidros limpos, é preciso profissionais especializados em limpeza de fachadas. Isso porque eles são treinados para fazer este trabalho nas alturas. Além de possuírem seguro de vida e receberem adicional de insalubridade, devido ao risco da profissão.

Manter estes profissionais no quadro de pessoal do condomínio, para que limpem os vidros uma vez por mês, representa um custo muito elevado. Dessa forma, é mais econômico e eficiente contratar uma empresa terceirizada e especializada na área

Quais são os serviços de facilities mais procurados?

Como já comentamos, o mercado de facilities cresce exponencialmente ano após ano. E, com o cenário de pandemia, teve sua atuação ainda mais valorizada.

Outro fator que influencia esse setor são as legislações específicas que regem os contratos trabalhistas. Impactando diretamente nas obrigações legais das empresas. Isso tudo faz o setor de facilities ampliar sua atuação cada vez mais. 

Hoje, os serviços mais procurados são:

  • Limpeza e conservação: um dos primeiros a gerar demanda, visto que toda organização precisa estar limpa e organizada para oferecer um ambiente de trabalho saudável. Bem como causar uma boa impressão a todos que chegam;
  • Segurança privada: por incluir vigilância, segurança, escolta armada e transporte de valores, exige profissionais extremamente especializados e treinados. E, por ter uma legislação rigorosa e específica, é um serviço que precisa ser terceirizado. Caso contrário, representa custos elevados, processos complicados e recursos muito amplos;
  • Recepção, zeladoria e portaria: desde pequenas empresas até condomínios residenciais necessitam destes serviços e têm optado pela terceirização;
  • Jardinagem e paisagismo: novamente, um serviço que não demanda a presença diária de um profissional no local, tornando mais econômica a contratação de faciities;
  • Recrutamento e seleção: tendo em vista a grande demanda do setor de RH atualmente, terceirizar este setor é sinônimo de agilidade e precisão. Pois, as terceirizadas conseguem aplicar testes de habilidades psicológicos aos candidatos, entregando profissionais dentro do perfil desejado;
  • Manutenção de equipamentos: com a indústria 4.0, em que cada vez mais são usados equipamentos eletrônicos nas linhas de produção, é essencial que essas máquinas passem por manutenção periódicas. E essa atividade ganha agilidade com a terceirização.

Outros serviços que igualmente têm ganhado espaço na área de facilites são: 

  • Transporte e logística;
  • Gestão de redes e TI;
  • Telemarketing e digitação;
  • Alimentação;
  • Setor jurídico;
  • Bombeiros industriais. 

Quais são os reais benefícios de contratar serviços de facilities? 

Um dos principais benefícios da terceirização de facilities é reduzir os custos fixos das organizações – uma estratégia muito bem-vinda nos dias de hoje.

Isso acontece porque:

  • Reduz o custo com encargos e processos trabalhistas;
  • Diminui o trabalho com emissão de folha de pagamento;
  • Exclui os problemas com falta de funcionários;
  • Diminui a estrutura de RH;
  • Dispensa a empresa da burocracia das contratações de pessoal;
  • Elimina a necessidade de treinamento para funções específicas;
  • Diminui o risco de acidentes de trabalho;
  • Terceiriza atividades insalubres e perigosas, para que sejam desempenhadas por profissionais mais treinados;
  • Terceiriza a compra de materiais, insumos, instrumentos e equipamentos de proteção para execução de atividades especializadas;
  • Dispensa o investimento de tempo e recursos para conhecer as normas, convenções e legislações específicas de cada tipo de profissão.

Ainda, com a contratação de empresas de facilities, a organização pode otimizar seus recursos para ganhar agilidade administrativa.

Dessa forma, consegue cumprir com mais excelência seus indicadores de qualidade. Focando seus esforços para seu core business, e, desta forma, colhendo melhores resultados. 

Entenda os principais desafios do setor de facilities 

Apesar deste mercado estar em franco crescimento, existem muitos desafios diários que impactam as empresas que oferecem serviços terceirizados. Assim como àquelas que optam por ter um setor interno para essa gestão.

Dentro desses desafios, estão: o turnover, a falta de mão de obra qualificada, o cuidado com o meio ambiente, a gestão de contratos, a atenção aos custos e, até mesmo, a transformação digital.  Abordaremos cada um deles a seguir:

Alto Turnover

Uma das realidades que impactam os fornecedores de facilities é a alta rotatividade de pessoal. Isso ocorre porque, como precisam trabalhar com propostas mais econômicas e vantajosas, devem ter um rígido controle de custos. Isso faz a maioria delas pagar proventos dentro do piso salarial das categorias, resultando em baixos salários.

Sendo assim, a falta de valorização financeira desses profissionais e a inexistência de planos de carreira faz com que eles busquem melhores oportunidades de emprego.

Falta de mão de obra qualificada 

Mesmo com alto índice de desemprego no país, as vagas existentes não conseguem ser preenchidas devido à falta de profissionais qualificados no mercado.

Além da qualificação inexistente, os poucos trabalhadores que se encaixam nas oportunidades abertas, às vezes, não conseguem apresentar a assiduidade e a pontualidade exigidas. Tornando esse desafio muito grande.

Cuidado com o meio ambiente 

Outro desafio que se apresenta é com os hábitos culturais dos contratados.

Poucos têm noção de cuidados básicos, como economia de energia elétrica, água e materiais em geral. Cujo uso em excesso pode causar impactos ao meio ambiente no longo prazo.

Gestão de contratos 

Quando uma organização opta por contratar uma empresa de facilities, ela precisa ter um gestor ou equipe que gerencie esses contratos. E, ainda, verifique sua conformidade, prazos, valores e renovações. Bem como fique atento se a contratada cumpre rigorosamente a legislação trabalhista.

No caso da empresa terceirizada, ela precisa atender ao que foi contratado e estar preparada para demandas surpresa.

Um exemplo disso aconteceu recentemente, com o avanço da pandemia. As empresas de facilities que terceirizavam a limpeza e a conservação de salas de autoatendimento bancárias precisaram fornecer um item a mais, que não estava previsto nos contratos: o álcool em gel.

Esse custo não estava previsto quando do fechamento do contrato. Mesmo assim, as terceirizadas precisaram fornecer o item para não perder o cliente. Arcando, portanto, com o custo e absorvendo o prejuízo.

Atenção aos custos

Os gestores de facilities precisam estar 100% atentos ao equilíbrio das contas da empresa. Para não assumirem contratos que representem mais gastos do que economia.

Transformação digital 

Um desafio que tem tirado o sono dos gestores é a necessidade de transformação digital. Ou seja, parar de “pensar” analógico e começar a “agir” digitalmente. Passando, portanto, a adotar sistemas que coloquem a tecnologia como aliada. Uma vez que, comprovadamente, ela fornece agilidade e eficiência aos negócios.

Podemos citar soluções que trazem a Inteligência Artificial e a Internet das Coisas em sua essência. Como sistemas de gestão e checklist online.

O que é gestão de facilities?

A gestão de facilities ou gestão de serviços é realizada por um profissional ou um setor inteiro numa organização, dependendo do seu porte e necessidades.

No caso de um condomínio, pode ser feita pelo síndico. Enquanto instituições governamentais ou grandes empresas costumam contar com setores complexos para essa gestão.

Essa área dá suporte à organização do espaço, à manutenção e à melhoria de processos. Por este motivo, é composta por profissionais interdisciplinares. Que consigam flutuar entre as atividades. 

Esse setor realiza atividades de gerenciamento e controla os serviços terceirizados. Fiscaliza, também, se as tarefas estão adequadas, cobra sustentabilidade e aplica tecnologias. Buscando, sempre, o máximo de qualidade. A fim de contribuir com a produtividade e economia de tempo e recursos.

As rotinas da gestão de facilities não correspondem à atividade-fim. Mas, qualquer falha no processo pode impactar no produto final.

Por isso, deve partir sempre de um planejamento estratégico. Obedecendo regras de comunicação e liderança, bem como levando em consideração os aspectos humanos e a tecnologia disponível.

O que é preciso para fazer a gestão de facilities?

Para realizar a gestão de facilities ou serviços de forma mais eficiente, o profissional deve estar ciente de como acontecem os processos internos da organização. Somente assim ele será capaz de atender às demandas diárias e antecipar-se às necessidades futuras.

Isto é: precisa de conhecimento amplo e visão estratégica. Logo, deve ser munido de informações atualizadas, que podem ser obtidas através de um checklists de gestão de facilities.  

Com essa ferramenta, é muito mais fácil controlar todos os contratos, serviços e materiais. Uma vez que são realizadas vistorias, checagens e inspeções de acordo com a necessidade da empresa.

Se a organização não terceiriza suas atividades-meio, precisa ter um estoque muito mais amplo e completo. Afinal, deve dar conta da demanda de insumos, equipamentos e ferramentas diversas. Neste caso, o gestor deve, ainda, controlar este estoque – aumentando as responsabilidades da organização.

Por tudo isso, uma dica importante para o profissional de gestão de facilities é: siga estudando sempre. Afinal, apenas assim o profissional absorverá o conhecimento interdisciplinar necessário para atuar com eficiência nesta função de Facilities Manager. 

Mas afinal, qual a influência da tecnologia na gestão de facilities? 

A tecnologia tem impactado todos os setores da economia – e a gestão de facilities não seria diferente.

Soluções como Inteligência artificial (IA), Internet das Coisas (IoT), sistemas de gestão de pessoas, de estoque e de processos, entre outros, invadiram o cotidiano das organizações.

Por exemplo, uma ferramenta de checklist online pode auxiliar tanto o Facilities Manager da contratante, quanto o supervisor da terceirizada e a própria equipe que executa a atividade. Com ela, é possível evitar esquecimentos e gerenciar checagens de rotinas e insumos. E mais: manter a qualidade de toda a operação.

Na América Latina, a empresa líder em soluções de checklist é a Checklist Fácil. Seu sistema é usado por organizações de diversos setores, como farmacêutico, alimentício, cosmético, automobilístico, industrial e muito mais.

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