A redução de custos na indústria está diretamente relacionada a uma gestão eficiente. Afinal, ela é reflexo de uma boa organização dos gastos e das receitas. Que levam a um fechamento positivo no final do mês.
Mas e como fazer isso? Pois esse é um dos desafios que gestores enfrentam no dia a dia. Tornando necessário buscar ferramentas e outras alternativas que auxiliem nesse gerenciamento.
Sabendo da importância de promover a redução de custos na indústria, criamos este conteúdo. Nele, mostraremos metodologias e um passo a passo para obter sucesso nessa tarefa desde já. Vamos lá!
Qual a importância de buscar a redução de custos na indústria?
Diminuir custos operacionais pode trazer vantagens competitivas para a indústria. Isso porque, com menos gastos, é possível praticar preços mais atrativos, bem como realizar novos investimentos.
Tudo isso agrega maior rentabilidade à empresa. Além de colaborar para o aumento do lucro geral.
Voltando ao ponto relacionado à redução dos preços, isso ajuda a atrair mais clientes. Sem que seja necessário diminuir a qualidade da matéria-prima e do produto final.
Quando bem feita, a gestão de custos para indústria também torna a estrutura operacional mais enxuta e eficiente. Eliminando, assim, desperdícios e gastos desnecessários, que apenas oneram o negócio.
É importante destacar que o controle dos gastos é importante independentemente do porte e tipo de indústria. Uma vez que todos, de uma forma ou outra, devem se preocupar com a margem de lucratividade.
O que você precisa saber antes de iniciar a redução de custos na indústria?
Antes de começar os cortes propriamente ditos, é essencial entender quais são os seus custos atuais. Afinal, sem uma análise detalhada e um planejamento estruturado, as chances de erro aumentam substancialmente.
Neste ponto, é importante se certificar que você entende, de fato, os tipos de custos que podem incidir na indústria. Para facilitar, mostraremos eles a seguir:
- Fixos e diretos: Como o próprio nome diz, é um custo fixo que está relacionado diretamente com a execução de um serviço. A mão-de-obra é um exemplo;
- Fixo e indireto: É composto pelos colaboradores que não são diretamente ligados ao produto, como supervisores e gerentes. Porém, estão sempre presentes na folha de pagamento;
- Variável e indireto: É aquele difícil de alocar ao produto e que varia conforme a produção e as vendas. A energia elétrica aplicada na operação e a parte da logística se enquadram neste custo;
- Variável e direto: A matéria-prima é um custo variável porque depende do ritmo da produção. E, ao mesmo tempo, é direto porque é um item indispensável para que um produto seja desenvolvido.
Entendendo esses tipos de custo, fica claro que não adianta reduzir os gastos envolvidos na fabricação dos produtos, por exemplo. Buscando, com isso, soluções a curto prazo. Isso porque influencia diretamente na produção. Reduzindo a quantidade e/ou qualidade daquilo que será vendido.
Assim sendo, observe atentamente a sua folha de pagamento dos últimos meses e veja o que pode ser reduzido sem que a rotina seja impactada. Confira também se há algum equipamento que está sendo menos utilizado e, portanto, pode ser desligado ou mesmo vendido.
Além disso, avalie a automatização de alguns processos. Isso porque, desta forma, você consegue direcionar sua equipe para ações mais estratégicas. Sem falar que ela ajuda a aumentar em até 22% sua capacidade produtiva – segundo dados coletados pelo Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI).
Quais metodologias ajudam na redução de custos na indústria?
Existem métodos que, ao serem aplicados nas empresas, ajudam a otimizar e padronizar os processos como um todo. Logo, igualmente auxiliam na redução de custos na indústria. Conheça alguns deles:
Poka-Yoke
Termo japonês que pode ser traduzido como “à prova de falhas e erros”, trata-se de um método criado em 1960. Seu objetivo é prevenir e corrigir possíveis não conformidades nos processos industriais.
E como ele faz isso? Por meio da eliminação das causas que geram esses erros. Ou seja: a metodologia pode ajudar a detectar as inconsistências financeiras, visando uma redução de custos na indústria.
Ciclo PDCA
Sigla de plan, do, check e act, é uma metodologia que traz como princípio básico a melhoria contínua. Ou seja, o aperfeiçoamento permanente de processos e atividades em geral.
O foco do Ciclo PDCA é melhorar a agilidade na execução das tarefas. Assim como tornar os processos mais objetivos e claros para todos os envolvidos. Pensando em custos, ele pode otimizar o processo de contratação de fornecedores, por exemplo. A fim de tornar a terceirização mais rentável.
Lean
Essa metodologia traz o conceito de utilizar apenas o necessário para realizar um processo ou trabalho. Traduzido como “enxuto”, o Lean busca, portanto, reduzir desperdícios e aumentar a produtividade. Fazendo com que as pessoas foquem apenas nas etapas que agregam valor ao produto final.
Pensando na redução de custos na indústria, ele ajuda a gerir os recursos de forma eficaz. Para isso, estimula a realização de pequenas mudanças ao longo do tempo. A fim de causar o menor impacto possível ao negócio.
Kaisen
A premissa básica dessa metodologia é “hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”. Por este motivo, ela passou a ser conhecida como melhoria contínua. Uma vez que propõe pequenas mudanças no dia a dia que podem gerar resultados positivos a longo prazo.
Um dos diferenciais do Kaisem é o fato de estimular ajustes de forma gradual e contínua. Isto é, ao invés de fazer grandes rupturas, ele prega que é preciso eliminar desperdícios aos poucos – porém de forma consciente.
5W2H
Essa ferramenta é famosa por auxiliar no gerenciamento da qualidade. Para isso, ao ser aplicado, a pessoa deve responder os seguintes questionamentos:
- What? – O que será feito?
- Why? – Por que será feito?
- Who? – Quem fará?
- When? – Quando será realizado?
- How? – Como será feito?
- How Much? – Quando isso custará?
Trazendo para o nosso assunto, ao detectar uma inconsistência nos custos, o responsável pode utilizar o 5W2H para já planejar a melhoria. Estipulando prazos e trazendo as demais informações que viabilizem a sua realização.
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12 dicas para realizar redução de custos na indústria
1. Defina metas de corte
Dentro da análise de custos iniciais que comentamos, é importante já definir metas de cortes que sejam desafiadoras. E, ao mesmo tempo, condizentes com a realidade do negócio.
Para isso, faça uma análise da performance da indústria nos últimos meses para chegar a um denominador comum. Uma dica aqui é utilizar o Princípio de Pareto, que diz que 80% dos resultados advém de 20% das causas. Isto é, 80% dos custos são oriundos de 20% dos fatores necessários para a operação.
Com ele, você é capaz de definir quais elementos, de fato, impactam nos resultados. Focando, assim, em planejar a redução dos demais.
2. Adote um Procedimento Operacional Padrão (POP)
O POP é um documento muito útil para padronizar processos e, com isso, reduzir falhas na empresa. Isso porque, nele, é feito o detalhamento de como a atividade deve ser realizada. De forma clara e detalhada.
Assim sendo, você pode criar um procedimento específico para aquisição de matéria-prima, por exemplo. Definindo que o resultado esperado é obter melhores condições de compras e, com isso, a redução de custos na indústria.
3. Capacite sua equipe
Uma equipe despreparada pode comprometer o serviço. Logo, se você deseja reduzir custos com desperdícios e produtos defeituosos, bem como elevar a produtividade, precisa oferecer capacitações.
Algumas sugestões nesse quesito são:
- Realizar treinamentos assim que o colaborador é contratado;
- Oferecer reciclagens periódicas;
- Promover reuniões de acompanhamento;
- Investir em cursos focados em novas tecnologias.
4. Economize energia elétrica
Essa dica pode até parecer um pouco fora do contexto. Mas, acredite: a energia elétrica é um dos custos variáveis que mais impactam no faturamento. E, muitas vezes, não recebe a devida atenção.
Uma forma eficiente de promover essa mudança é investindo em painéis solares. Muitas empresas financiam a compra dos equipamentos e o valor é o equivalente ao que está sendo poupado mensalmente.
Porém, se não é possível realizar esse investimento no momento, você deve avaliar a sua estrutura. Ou seja: confira se os seus equipamentos estão funcionando adequadamente. Isso porque, quando estão desregulados, tendem a utilizar mais energia para funcionar.
5. Crie um plano de manutenção para as suas máquinas
Seguindo a dica acima, é essencial que a sua indústria conte com um plano de manutenção para todos os seus equipamentos.
Isso porque, sem ele, a tendência é que a empresa realize manutenção apenas quando a máquina não está mais funcionando. Além de parar a produção, o que pode interferir nas entregas, o custo para isso é mais alto. E, em alguns casos, pode ser preciso adquirir uma nova.
Em contrapartida, com planejamento, é possível prever os gastos. Bem como agir de forma precoce, aumentando a vida útil do maquinário.
6. Reduza o tempo de ociosidade
A ociosidade se refere ao tempo em que os colaboradores ficam parados. Ou seja, que não estão desempenhando nenhuma atividade em prol da organização. O mesmo se aplica às máquinas, que, muitas vezes, poderiam operar por mais tempo. Elevando, com isso, os ganhos do negócio.
Nesse ponto, é importante avaliar as situações de forma isolada. Chame o colaborador para conversar, a fim de avaliar sua motivação e propor melhorias. Enquanto às máquinas, compare os relatórios com as sugestões de uso dos fabricantes. Para, com isso, determinar se é possível ampliar o uso.
7. Padronize os processos
A padronização de processos é, certamente, uma ótima ferramenta para elevar a produtividade e reduzir os desperdícios da empresa.
Isso porque os profissionais conhecem as melhores práticas para a sua atividade. Logo, as chances de ocorrerem erros diminuem substancialmente.
Pensando na redução de custos na indústria, é importante padronizar desde o procedimento de contratação de fornecedores até o controle de estoque.
8. Reveja seus fornecedores
É inevitável: para reduzir custos, você precisa encontrar fornecedores que ofereçam a melhor relação custo vs benefício. Sem que isso prejudique a qualidade do produto final (é claro).
Assim, faça uma lista de todos os seus parceiros e tente negociar descontos, prazos ou bônus. Em troca, ofereça a fidelização, estreitando cada vez mais a relação entre as partes.
9. Adote uma boa gestão de estoque
Qualquer indústria possui períodos de maior procura. Vamos supor que você atue no setor calçadista. Certamente, próximo às datas festivas, seus clientes realizam compras maiores, certo?
Sabendo disso, você deve realizar uma boa gestão do estoque. Isto é: garantir que não irá faltar os produtos mais vendidos. De forma a não perder uma venda que pode trazer grandes lucros para o negócio.
Com esse planejamento, ainda, é possível negociar com os seus fornecedores previamente. Especialmente porque, quando recebem pedidos com urgência, costumam cobrar um preço a mais para essa agilidade na entrega.
10. Foque na segurança do trabalho
Investir em segurança do trabalho pode ser uma ótima forma de reduzir custos na indústria. Isso porque a ocorrência de acidentes e afastamentos prejudica na produção. Fazendo com que a empresa tenha que contratar outra pessoa para cobrir a operação, por exemplo.
Outro ponto é que as doenças ocupacionais podem desencadear em multas e processos trabalhistas. Que, certamente, iriam extrapolar qualquer planejamento financeiro anual.
Assim, ao atuar de forma preventiva, garante-se um ambiente de trabalho seguro. Sem falar que impacta diretamente na motivação dos colaboradores e, consequentemente, na sua produtividade.
Uma dica é ficar atento às Normas Regulamentadoras, pois elas fornecem todas as diretrizes para preservar a saúde dos profissionais.
11. Utilize um software de gestão
O software de gestão permite automatizar e otimizar uma série de processos internos. Desta forma, é um ótimo aliado para otimizar a gestão de custos para indústria e elevar a produtividade. Mas, por quê?
Essa ferramenta centraliza os dados gerenciais. Isso significa que o gestor pode acessar desde as informações referentes às matérias-primas até à logística. Com isso, ele tem um panorama de todos os custos e lucros. Permitindo uma tomada de decisão mais assertiva.
O ideal, ainda, é que essa solução utilize Inteligência Artificial. Pois, assim, oferece análises precisas e mais complexas, tudo automaticamente. Não sendo necessário demandar uma pessoa para realizar isso.
12. Diminua o uso de papel
Você sabia que cerca de 3% dos lucros de uma empresa são gastos em papel? Ou seja, em impressão, arquivamento, armazenamento e manutenção de documentos físicos?
Pois é. Olhando esse número isoladamente, pode até parecer baixo. Porém, tendo em vista os demais custos que a indústria tem, ele pode comprometer todo um planejamento.
Nesse cenário, a melhor alternativa para contornar esse gasto envolve a digitalização da indústria. Pesquise por tecnologias alternativas que eliminem a necessidade de uso de papel, como um checklist online. Com ele, você registra todas as informações das suas checagens, armazenando-as na nuvem.
O Checklist Fácil é líder em checklist digital na América Latina. Com ele, você cria listas de verificação por setor e atividade e pode agendar a sua realização. Após, basta o responsável acessar e responder o questionário – o que pode ser feito via aplicativo, de forma offline.
Tudo isso sem a necessidade de utilizar um único papel. Para você ter uma ideia, um cliente nosso, que atua na indústria automobilística, utilizava 1 milhão de folhas impressas. Após contratar a Checklist Fácil, esse número chegou a zero! Incrível né?
Mas a ferramenta não é importante pensando apenas na redução do uso do papel. Com ela, você irá:
- Mapear todas as etapas dos processos;
- Controlar não conformidades e reincidências;
- Reduzir falhas e retrabalhos;
- Otimizar o tempo da sua equipe;
- Solucionar problemas à distância;
- Promover a interação entre departamentos e pessoas.
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