Relatório de Não Conformidade é um documento que reúne requisitos de qualidade que não foram atendidos, indicando o que foi afetado, qual foi a falha e quando foi descoberta. O objetivo é encontrar inconformidades a tempo de estruturar planos de ação para corrigi-las. O Relatório é, normalmente, desenvolvido pelo Controle de Qualidade.
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Relatório de Não Conformidade (RNC) é um registro fundamental para a análise de indicadores que comprovem a eficiência (ou a falta dela) de tarefas periódicas. É uma etapa importante para sugerir qualquer mudança em como um serviço ou processo é realizado.
Isso também faz parte de uma gestão de qualidade, além da padronização de processos e produtos com excelência em uma organização. Através dessas ferramentas, é possível desenvolver planos de ação para diminuir a incidência das principais falhas recorrentes em etapas de produção.
A seguir, abordaremos o que é o Relatório de Não Conformidade e como criar um, mostrando como a gestão de qualidade pode caracterizar os desvios ocorridos no dia a dia da sua empresa. Boa leitura!
O que é o Relatório de Não Conformidade?
O Relatório de Não Conformidade é a documentação de requisitos importantes que não foram atendidos dentro das normas de qualidade, que podem ser externas (como um ISO) ou internas (processos e políticas da empresa).
Esse relatório inclui informações como o que foi afetado, qual falha aconteceu e quando a ocorrência foi descoberta. Com essas informações, já é possível registrar essas questões e estruturar planos de ação para que elas sejam corrigidas.
A ferramenta permite analisar problemas, as causas e correções adequadas para alinhar o desvio. Dessa forma, se priorizam a excelência e qualidade esperadas pelos gestores e pelos clientes, o que é refletido nos processos, produtos e serviços da sua empresa.
Encontrar uma não conformidade é algo excelente! Apesar de parecer uma afirmação estranha, essa é uma grande verdade. A não conformidade é a evidência de falhas em um processo e, se documentada, tratada e corrigida, as chances de reincidência são muito menores.
Há diferentes modelos e tipos de Relatório de Não Conformidade. Para entender melhor, veja, a seguir, um exemplo de um RNC.
Como é um Relatório de Não Conformidade?
Relatórios de Não Conformidade podem ser personalizados segundo as especificidades da sua empresa. Ainda assim, é importante que alguns itens estejam presentes. Quais itens são esses? Veja um exemplo de Relatório de Não Conformidade a seguir:
Dados de identificação
É essencial ter campos, como: Setor emissor, Responsável Técnico, Data de Emissão e Data prevista para a Reavaliação. Dessa forma, o histórico criado fica completo e é mais fácil acionar os profissionais envolvidos no RNC.
Dados descritivos
Nesses campos, é importante que exista uma descrição sobre a não conformidade encontrada. Necessário incluir, aqui, uma análise prévia das causas desse problema e algumas observações (se for necessário). Imagens são um recurso importante em alguns casos.
Dados sobre plano de ação
Qual ação precisa ser tomada sobre essa não conformidade? É essencial responder pensando em quem será o responsável por essa ação, e quando, onde e como ela deve acontecer.
Dados sobre reavaliação
Como será feita a reavaliação dessa não conformidade? Além de responder a esse questionamento, é fundamental incluir um espaço para avaliar se as ações de correção foram eficientes ou não e de que forma isso será registrado.
Dados complementares
Por fim, em um exemplo de Relatório de Não Conformidade, não pode faltar a informação de quem está ciente da identificação desse problema. Inserir nome, cargo e setor para agilizar a identificação é importante.
Veja tudo isso no modelo de Relatório de Não Conformidade a seguir, que está disponível para download:
Quem deve fazer o Relatório de Não Conformidade?
O Relatório de Não Conformidade é fundamental para todas as empresas. Afinal, através dele, o controle de possíveis falhas nos processos é muito mais assertivo. Mas, dentro de uma organização, quem deve fazer esse tipo de relatório? Ou, em outras palavras, quais profissionais se responsabilizam por ele?
De maneira geral, profissionais do setor de Controle de Qualidade costumam ser os responsáveis pelos Relatórios de Não Conformidade. No entanto, essa decisão também pode (e deve) considerar as especificidades da sua empresa.
É possível, por exemplo, que exista um responsável por setor. Nesse caso, são indicados profissionais ou equipes com domínio técnico do segmento. Os profissionais responsáveis pelos Relatórios de Não Conformidade diagnosticam possíveis falhas e acompanham o processo de resolução desses problemas. Afinal, além de identificar não conformidades, é indispensável fazer a gestão dos profissionais envolvidos para as ações corretivas.
Onde aplicar Relatórios de Não Conformidade na gestão industrial?
A gestão industrial é essencial para que processos e recursos sejam otimizados, com um impacto direto na produtividade e nos fluxos de trabalho das organizações. Os Relatórios de Não Conformidade são parte dessa gestão. Onde aplicá-los?
Manutenção preventiva
Ao aplicar um Relatório de Não Conformidade, falhas em processos ou equipamentos são identificadas. E como isso se relaciona à manutenção preventiva? Imagine que, ao aplicar o relatório, você identificou uma máquina com sinais iniciais de problemas de funcionamento. Pode, então, realizar uma manutenção preventiva e impedir que se agravem.
Auditorias e inspeções
Nas indústrias, inspeções e auditorias cumprem diferentes papeis: minimizam situações de risco para colaboradores, verificam o estado de conservação de produtos, acompanham o fluxo de trabalho, entre outras finalidades fundamentais. Em todas elas, um Registro de Não Conformidade é uma ferramenta chave para não só identificar falhas, mas resolvê-las.
Controle de qualidade
No Sistema de Gestão de Qualidade (SQG), a detecção de não conformidades é o que permite aplicar as medidas necessárias durante todo o processo de produção. Nas indústrias, o controle de qualidade garante que os produtos estejam de acordo com as normas vigentes e com a qualidade esperada pelo consumidor final.
O que deve constar em um Relatório de Não Conformidade?
Qualidade e satisfação andam juntas quando o assunto é controle de não conformidade de algum produto ou serviço, e as empresas que intensificam esse tipo de análise acabam tendo sucesso como resultado. Por isso, confira alguns dos campos de informações gerais que irão trazer dados importantes para a análise de não conformidades:
Identificação
O primeiro passo é perceber o problema, seja durante o trabalho de inspeção ou na observação de um processo produtivo. Algumas empresas estabelecem KPIs para ajudar nesse monitoramento ou contam com o auxílio de membros da equipe para sinalizar qualquer falha.
Descrição
Na hora de produzir um relatório, é preciso trazer detalhes sobre todos os problemas detectados. Esse documento deve conter:
- A origem do problema;
- A reincidência ou não de algum fator que causou a falha;
- Indicação do que não foi cumprido ou da não conformidade;
- Descrição dos acontecimentos em detalhes;
- Quais processos foram impactados pelo problema;
- Indicação de uma ação de correção.
Uma não conformidade não necessariamente requer uma ação corretiva. Se houver esse direcionamento, é muito importante indicá-lo no relatório para que a ocorrência tenha o tratamento adequado e seja solucionada.
Da mesma forma, não é ideal deixar muitas falhas sem o apoio de uma ação corretiva porque, sem ela, o problema entra em um ciclo de repetição e o relatório acaba se tornando uma atividade sem resultados.
Análise da causa-raiz
A análise da causa-raiz se trata do desenvolvimento de um grupo de tarefas que verificam a razão principal de uma deficiência nos processos. Aqui, alguns recursos podem ser muito importantes, como o uso de fotos, localização de GPS, data e hora.
Outra forma bastante eficaz é utilizar metodologias de melhoria contínua para categorizar e determinar possíveis causas de não conformidades através de recursos de qualidade.
Ações corretivas para a causa-raiz
Diferente da primeira etapa, que sugere uma medida rápida e eficiente para uma falha pontual, essa ação corretiva se concentra no causador real da não conformidade. Uma ferramenta adequada para elaborar essa correção é o plano de ação 5W2H, já que a ideia dessa metodologia é racionalizar os processos de trabalho e facilitar a implementação de melhorias.
O 5W2H também é ideal para gerenciamento de qualidade, porque a sua estrutura consiste em um checklist de perguntas específicas que sistematizam tarefas, o que facilita o desenvolvimento de soluções e tomada de decisões.
Análise da eficácia de medidas tomadas
Para assegurar que os cuidados tomados trouxeram resultados satisfatórios, é necessário realizar uma análise da eficácia adequada. Sem isso, há o risco de não eliminar a causa e enfrentar o mesmo problema novamente.
Essa análise de eficácia pode ser conduzida através de métricas e monitoramentos de rotina. Caso a não conformidade venha de uma reclamação direta de um cliente, por exemplo, fica mais fácil descobrir o que é necessário para atendê-lo da melhor forma.
No caso mencionado acima, uma simples pesquisa de satisfação pode ser a resposta. Se a causa for outra, é possível aumentar o nível de capacitação dos profissionais com treinamentos para corrigir deficiências nos processos de produção.
O Relatório de Não Conformidade é um meio efetivo de mapear falhas e deficiências gerais, além de apresentar estratégias para combatê-las, sempre priorizando o bom relacionamento com os clientes.
Como manter uma empresa em conformidade?
Além de criar metas de correção para não conformidades, é muito importante construir um planejamento estratégico que esteja alinhado com as ações e objetivos da empresa. Isso previne situações que poderiam se apresentar como falhas e ocorrências posteriormente.
Confira algumas ações que podem auxiliar a sua empresa a se manter em conformidade com a rotina de um RNC:
1. Defina metas claras e reais
A partir de um planejamento estratégico, o funcionamento da empresa é analisado minuciosamente. Por isso, organizando metas claras e reais, é possível enxergar o fluxo de processos mais detalhadamente para perceber onde já existem não conformidades.
Também é importante estipular quais são os itens que permitem a análise das não conformidades, como em um checklist.
2. Conte com ferramentas de apoio
As ferramentas da qualidade vão atuar nas suas causas-raiz, para rever e verificar as não conformidades e para conduzir a sua análise.
A adoção de um sistema inteligente para gestão de projetos é fundamental para o registro e monitoramento de conformidades. Essa é uma etapa importante para ajudar na produção, no armazenamento e no acompanhamento de relatórios.
Através dessa gestão, é possível acompanhar o tratamento dos relatórios e preparar a empresa para possíveis fiscalizações e auditorias, conseguindo os certificados de qualidade com muito mais rapidez.
Com softwares como o da Checklist Fácil, é possível gerar relatórios periódica e sistematicamente para que a produção do RNC seja uma rotina. Isso garante que a organização consiga melhorar seus processos internos e diminuir a incidência de erros.
Dessa forma, também é possível manter um alto padrão de qualidade e se tornar referência no seu setor de atuação.
3. Adeque os Relatórios de Não Conformidade
De maneira geral, o profissional que realiza ou encaminha a ação corretiva não é o mesmo que emite o Relatório de Não Conformidade, o que implica a necessidade de se ter uma redação de qualidade do relatório.
As necessidades e não conformidades devem ser descritas da forma mais assertiva possível, evitando ruídos na comunicação e, ainda, a reincidência da não conformidade.
Além disso, é importante se basear em evidências objetivas. A verificação de um problema e onde/quando ocorreu é o ponto de partida para o registro correto dos dados. Todas as orientações devem ser diretas, fornecendo provas e informações comprováveis, como materiais coletados, registros e documentos do processo.
Outra estratégia eficaz para adequar os seus relatórios é a utilização de um software de monitoramento e aplicação de tarefas de rotina.
Quais as vantagens de criar um Relatório de Não Conformidade?
Por tudo o que já falamos até aqui, a criação e aplicação de um Relatório de Não Conformidade estão diretamente relacionadas ao sucesso de uma empresa. Afinal, se trata de uma ferramenta essencial para a gestão de processos e fluxos de trabalho, além do impacto no controle de qualidade do produto final.
Por isso, as vantagens de criar um RNC são muitas. Veja algumas:
Garantir que se cumpram Normas de Qualidade
O cumprimento das Normas de Qualidade externas (como ISO, por exemplo) e dos requisitos internos precisa ser acompanhado periodicamente. E, mais que isso, é necessário documentar essa verificação periódica e, caso existam não conformidades, registrar o plano de ação pensado para resolvê-las e evitar recorrências.
Criar Planos de Ação eficientes
Um dos principais aspectos que torna um Plano de Ação eficiente é uma observação crítica de registros. Na prática, isso significa se debruçar sobre situações anteriores, seus impactos e a forma como foram resolvidas. Com isso, o plano de ação se torna mais otimizado e mais assertivo para a sua empresa ou setor.
Identificar oportunidades de melhorias
É fato que o objetivo principal de um Relatório de Não Conformidade é, como o nome já diz, identificar e registrar não conformidades presentes em processos, equipamentos ou fluxos de trabalho. No entanto, isso permite também a identificação de oportunidades de melhorias. Ao encontrar algo que não está como o esperado, é possível criar processos distintos, por exemplo.
Antecipar soluções para os problemas
Quando pensamos em processos industriais, por exemplo, identificar problemas com antecipação é crucial. Isso porque um problema não resolvido (ou uma não conformidade que não é corrigida) provavelmente irá se agravar. Sem falar, ainda, no “efeito dominó” que um problema pode ter na cadeia produtiva ou fluxos de trabalho se não solucionado previamente.
Otimizar o uso de recursos
Não conformidades podem impactar diretamente no uso de recursos. A aplicação periódica de RNC se torna, então, uma ferramenta importante para evitar desperdícios e, consequentemente, prejuízos nos processos de produção. Da mesma forma, há o impacto também na atuação de colaboradores, otimizando tarefas e o dia a dia da equipe.
Quais os formatos para criar um Relatório de Não Conformidade?
Como dissemos no começo deste artigo, existem diferentes tipos de modelos de Relatório de Não Conformidade. Antes de escolher qual adotar em sua empresa, é fundamental entender suas vantagens e desvantagens. É o que faremos a seguir, veja:
Relatório impresso de não conformidade
Por algum tempo, este foi o formato mais usado, já que as soluções tecnológicas não eram tão acessíveis como hoje. No entanto, relatórios impressos trazem consigo desvantagens importantes e que precisam ser consideradas com cautela. Entre as principais delas, estão:
- São mais suscetíveis a danos (rasgos, alterações por terceiros ou perdas totais e parciais);
- É mais difícil e demorado criar e acessar o histórico de RNC anteriores;
- Os gastos com papel impresso, negativos para a empresa e o meio ambiente;
- Pouca assertividade para acessar as informações;
- Dificuldade para compartilhar os relatórios com gestores e/ou outros da equipe.
Relatório de não conformidade em planilha
Este tipo de relatório é mais atual que o anterior. Por isso mesmo, tende a ser mais ágil e elimina alguns problemas, como o uso do papel e todos os riscos que esse uso traz (principalmente a perda de informações).
No entanto, mesmo que conte com a tecnologia para agilizar processos, ainda é muito manual e pouco otimizado. Pode funcionar bem em setores ou empresas menores, mas existem, hoje, opções mais práticas e eficazes.
Aplicativos para relatórios de não conformidades
Atualmente, a melhor maneira de criar e aplicar um Relatório de Não Conformidade é através de aplicativos. A razão? São mais práticos em todas as etapas, desde a criação, até o preenchimento e compartilhamento com outros profissionais ou setores. A opção de automatizar é outra vantagem, já que otimiza as ações e diminui possíveis erros.
Veja algumas vantagens desse tipo de relatório:
- Recursos visuais: gráficos ou imagens que ajudam na compreensão de dados;
- Fácil acesso por outros profissionais ou clientes;
- Personalização eficiente segundo as necessidades da empresa;
- Agilidade no preenchimento através da automatização;
- Atualizações em tempo real;
Cada aplicativo tem suas características e funcionalidades. Importante escolher um sistema que atenda às necessidades da sua empresa e que possa ser uma ferramenta útil para fazer RNCs realmente eficientes.
Como o Checklist Fácil pode auxiliar o seu Relatório de Não Conformidade?
Como vimos, para que um Relatório de Não Conformidade seja eficiente e traga os resultados esperados para a sua empresa, é imprescindível que haja uma estratégia inteligente de monitoramento. Através da tecnologia, é possível automatizar essa operação para facilitar a análise do RNC.
A Checklist Fácil é uma empresa líder na América Latina no desenvolvimento de soluções para checklists online, que padronizam processos e potencializam atividades essenciais. Com a geração de indicadores e relatórios, pode transformar a eficiência operacional dos mais variados segmentos.
São mais de 150 funcionalidades disponíveis para que você possa fazer e aplicar RNCs assertivos, precisos e acessíveis. Com isso, a identificação de problemas e a criação de planos de ação eficientes se tornam muito mais ágeis e completas.
Algumas das funcionalidades do nosso software que podem auxiliar na criação e no acompanhamento dos seus Relatórios de Não Conformidade são, por exemplo:
- Compilação de dados de forma automática;
- Operações online e offline;
- Acesso remoto pelo aplicativo;
- Geração automática de relatórios gerenciais;
- Relatório de reincidências;
- Planos de ação personalizáveis;
- Status de soluções aplicadas;
- Controle de Rankings de aplicações;
- Registro de mídias para conferência e monitoramento;
- Dashboard personalizado;
- Suporte técnico de qualidade.
É importante destacar, também, que, com o Checklist Fácil, é possível criar e automatizar um Plano de Ação, sempre que uma não conformidade for constatada durante a aplicação do checklist.
Para que o controle de não conformidades seja ainda mais assertivo, você pode definir perguntas obrigatórias, isto é, que precisam ser respondidas durante a execução dos processos.
Quando/se uma resposta indicar não conformidade, é possível, ainda, utilizar um plano de ação automatizado ou programar o sistema para exigir que o colaborador crie um plano de ação. Assim, não será possível concluir o checklist sem preencher esse plano.
Com o sistema líder na América Latina, é possível desenvolver Relatórios de Não Conformidade de forma descomplicada, de fácil entendimento e com tempo otimizado para todos os processos de checagem. Isso porque o Checklist Fácil reúne dados e informações específicas para auxiliar na tomada de decisões mais assertivas.
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