Gestão de tarefas: como um checklist pode ajudar

Checklist de tarefas: como ele pode ajudar na gestão de tarefas?

A rotina corrida das organizações faz com que muitos profissionais se percam em meio a tarefas e demandas diversas. São inúmeros projetos, eventos, atividades e obrigações que precisam ser resolvidas ao mesmo tempo e por múltiplas equipes.

Mas como garantir que todas as tarefas serão desempenhadas da forma adequada e no prazo correto? Uma forma simples de fazer esse acompanhamento é por meio da gestão de tarefas que os checklists oferecem. Saiba como fazer isso de forma eficaz:

Planeje as tarefas

Até para fazer um ckecklist é preciso planejar bem. Descreva quais são os projetos prioritários no momento e destrinche as atividades que precisam ser desenvolvidas, os responsáveis por cada uma deles e seus respectivos prazos. Se algumas tarefas serão desenvolvidas de forma simultânea, isso precisa ser destacado para que nada seja esquecido.

Você pode organizar as tarefas por projeto, por data ou até mesmo por responsável, mas o importante é que esse planejamento seja feito de forma objetiva e clara para que todos compreendam e saibam exatamente o que devem fazer.

Descreva bem as tarefas

As tarefas devem ser descritas de forma bem objetiva, para que a ferramenta funcione de forma ágil para o gerenciamento. As atividades podem começar com um verbo no infinitivo para indicar com exatidão o que precisa ser feito. “Reunir a documentação completa de todos os fornecedores” ou “confirmar o pagamento de taxas e multas” são alguns exemplos para seguir essa dica.

É importante que as tarefas não deixem margem para furos no planejamento. Tudo que for executado deve ser registrado no controle, de preferência, com hora e responsável pela execução, para que seja possível esclarecer as dúvidas que surgirem.

Crie a cultura de usar checklists

Antes de começar a fazer a gestão do checklist de tarefas, é necessário sensibilizar os colaboradores sobre a importância dessa ferramenta. Eles precisam entender que o controle de tarefas é uma ferramenta que vai deixar o trabalho mais ágil e  evitar retrabalho e até o esquecimento de atividades.

É preciso criar uma cultura para que todos atualizem a ferramenta e os dados permaneçam sempre fidedignos. A partir do momento que todos estiverem comprometidos com o uso, o dispositivo se tornará realmente essencial e facilitará a vida da equipe.

Use a tecnologia disponível

Há muitas maneiras de fazer uma lista de atividades: por meio de tabela no Excel, em uma lousa branca disponível no escritório, em fichas de papel ou em softwares específicos. É recomendável, contudo, que os gestores aproveitem a tecnologia disponível no mercado e lancem mão das plataformas online que já existem.

Atualmente existem softwares disponíveis para aplicação de checklists customizáveis, que podem ser adaptados de acordo com a realidade e necessidade do cliente. Eles podem ser usados por qualquer empresa que faça checagens operacionais, como, por exemplo, pesquisas de campo. Se opções digitalizadas já estão disponíveis, não justifica que as empresas usem ferramentas manuais para o controle de suas atividades.

Comece a gerenciar suas tarefas com a ajuda de um checklist e compartilhe conosco os seus resultados!

2 Replies to “Checklist de tarefas: como ele pode ajudar na gestão de tarefas?”

  1. Olá.

    Na empresa onde trabalho, temos alguns checklists mas aparentemente vários funcionários não entendiam como funcionavam.

    No caso, ao invés de marcar item por item após checarem, eles davam uma olhada geral e se percebiam algum problema em algo, marcavam aquele item.

    Demos um treinamento. E aparentemente entenderam. Mas não a importância.

    Ou seja… agora marcam todas as caixinhas, mas não necessariamente por estarem realmente olhando todos items em ordem.

    Um exemplo é que alguns estão marcando as caixinhas com um único traço, que vai passando por cima de todas caixas. Oras, mas é uma checklist que a pessoa tem que ir se movendo ao redor de um caminhão, se abaixar, etc. Ou seja, largar a caneta. Como pode um único traço ir passando por todas caixinhas?

    Então tivemos a idéia de em uma gincana de um evento da empresa, ter alguns jogos que mostrassem de maneira lúdica a serventia do 8S’s.

    E gostaria também de fazer algo que mostrasse a importância de checklists… por exemplo… algo dividido em duas partes, onde na primeira a equipe tivesse que completar uma tarefa SEM checklist, e então veríamos que teriam erros, esquecimentos, ou demorariam mais tempo.

    E na segunda parte, uma tarefa similar com checklist, mostrando que a checklist diminui os erros, o tempo, etc.

    Se vcs já se depararam com alguma atividade similar, neste sentido, por favor, me respondam.

  2. Olá, sou totalmente adepta do check list e faço uso na minha vida pessoal e profissional. Sinto-me segura e mais tranquila ao organizar qualquer coisa, quando antes faço um check list

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