O que é e qual a importância da auditoria nas empresas?

Você sabe qual a importância da auditoria? Essa prática analisa todos os processos de uma empresa, a fim de detectar não conformidades e pontos de melhorias. Logo, aprimora os processos e reduz falhas. Quer entender melhor? Vem com a gente!

Tempo de leitura: 7 minutos
Importância da auditoria na otimização de processos internos

Muitas empresas não sabem ao certo a importância da auditoria. Inclusive, algumas delas têm receio de realizá-la, especialmente se for promovida por uma empresa externa.

Porém, é preciso ter em mente que ela é fundamental para atuar de forma sustentável e competitiva no mercado. Isso porque a auditoria permite entender e melhorar os processos internos. Bem como se certificar de que o planejamento estratégico está sendo seguido adequadamente.

Neste artigo, mostraremos a importância da auditoria, os tipos principais e de que forma ela pode ser realizada. Apresentaremos, ainda, uma ferramenta que pode tornar essa prática muito mais eficiente e ágil. Antes, porém, abordaremos um pouco sobre o conceito, pois irá facilitar o entendimento do restante do conteúdo. Vamos lá!

Afinal, o que é auditoria?

A auditoria é um processo cuidadoso e sistemático em que todas as atividades desenvolvidas por uma empresa são analisadas. O objetivo é verificar se as tarefas estão sendo realizadas conforme o planejado. E mais: se foram implementadas com eficácia.

Os responsáveis por essa análise acompanham cada passo da rotina produtiva de perto. Com isso, conseguem avaliar se os métodos utilizados pela organização são eficazes e se estão de acordo com a legislação. 

Todas as não conformidades identificadas são reportadas rapidamente aos gestores. Dessa forma, é possível desenvolver planos de ação para minimizar as falhas.

A auditoria pode ser classificada de formas distintas, dependendo do setor que está sendo analisado ou de quem está realizando. Mostraremos os principais tipos ainda neste conteúdo.

Qual a importância da auditoria interna nas organizações?

A importância da auditoria se torna evidente assim que ela é realizada. Isso porque gera impactos positivos no desempenho geral da empresa.

Ao contrário do que se imagina, esse processo não existe apenas para apontar defeitos. Ele também serve para encontrar os pontos fortes e potencializá-los. Em contrapartida, quando as falhas são minimizadas, o clima organizacional tende a ficar mais agradável. Bem como o ambiente se torna mais transparente. 

Com isso, os próprios colaboradores assumem o compromisso de eliminar aqueles probleminhas rotineiros. Ou seja, passam a adotar melhores práticas e atitudes éticas. Isso ajuda a reduzir equívocos, desvios, transgressões e desperdícios. Impactando, inclusive, nos resultados da empresa.

Outrossim, a otimização do controle é outro fator que comprova a importância da auditoria. No momento em que os processos, as atividades e mesmo o desempenho dos profissionais são fiscalizados, as informações chegam mais facilmente aos líderes.

Isso torna a gestão mais eficiente, enquanto permite realizar ajustes estratégicos – quando necessário.

E a importância da auditoria na saúde, qual é?

Esse tipo de atividade tem como objetivo avaliar toda a gestão e os serviços no sistema de saúde. Realizado em clínicas e consultórios, ele analisa, por exemplo, se os procedimentos estão de acordo com a legislação. 

A importância da auditoria na saúde é a de preservar a vida das pessoas. Isso porque ela monitora a qualidade dos serviços oferecidos, prevenindo a má conduta. 

Além disso, ela auxilia na gestão do estabelecimento em si. Promovendo ferramentas educativas para qualificar os profissionais, bem como mantendo a sua saúde financeira.

Como esse procedimento é feito?

O processo de auditoria pode ser realizado por agentes de origem interna ou externa. Nas auditorias internas, os responsáveis pela execução dos procedimentos são funcionários selecionados especificamente para tal tarefa. Já nas externas, são contratados especialistas independentes.

Os auditores externos costumam ser indicados pelo órgão certificador e trabalham em conjunto com os internos. Eles testam todos os procedimentos da empresa e desenvolvem relatórios que são apresentados à diretoria. Há casos em que a legislação exige a realização de análises semestrais ou anuais.

Durante esse processo, todos os registros administrativos da companhia são criteriosamente analisados. Os profissionais responsáveis têm a missão de garantir que os dados documentados sejam exatos, precisos e autênticos. Para isso, abordam vários setores da organização, de forma a obter o máximo de informações possível.

A disseminação de boas práticas é valorizada durante esse trabalho. Por isso, todos os funcionários são convidados a participar ativamente. Inclusive, essa é uma excelente oportunidade para fazer com que cada membro da equipe sinta-se importante. Afinal, qualquer um pode dar ótimas sugestões para melhorar o próprio desempenho e o dos colegas.

Para elevar ao máximo a eficiência do processo de auditoria operacional, é essencial utilizar um checklist, ou seja, uma lista de verificação que facilite a identificação de problemas. Esta ferramenta, quando bem utilizada, traz uma série de vantagens. Abordaremos esse tema na sequência.

Importância da auditoria: qual a sua utilidade, na prática?

Ao verificar os registros contábeis da empresa, por exemplo, os auditores serão capazes de determinar sua verdadeira situação financeira. Será feito um cruzamento de dados para comprovar que a prestação de contas está correta e que o negócio é bem administrado.

Da mesma forma, a auditoria aborda todos os outros setores da companhia. Com isso, analisa os procedimentos de prevenção de perdas e de segurança no trabalho. Bem como se estão sendo seguidas as normas de vigilância sanitária.

Os resultados são disponibilizados para os proprietários, acionistas, órgãos oficiais e demais partes interessadas. Caso seja identificada alguma fraude, será possível determinar seu impacto e, ainda, planejar as melhorias necessárias. Contendo, assim, riscos mais graves e reforçando a credibilidade da empresa.

Além disso, não podemos esquecer a importância da auditoria para a obtenção de certificações de qualidade reconhecidas internacionalmente. Uma organização que tem a certificação ISO 9001, por exemplo, demonstra para o mercado que atua com base em normas técnicas de alto nível.

Principais tipos de auditoria e sua importância

Além das auditorias internas e externas, que se distinguem pela pessoa responsável por realizar a análise, existem outros tipos que merecem atenção. Ao conhecer os principais, você saberá qual solicitar quando surgir alguma novidade.

Conheça os principais tipos de auditoria:

Auditoria financeira

Também conhecida como auditoria contábil e fiscal, é responsável por analisar se o patrimônio da empresa está sendo bem gerido. Bem como revisar as demonstrações financeiras para assegurar a fidelidade dos registros. E, ainda, garantir que as obrigações estão sendo seguidas conforme a lei manda.

Mas e qual a importância da auditoria financeira? Evitar desvios e furtos. Garantindo, assim, que as finanças do negócio traduzem, fiel e integralmente, a sua realidade. 

E mais: ela é essencial para que a organização passe a exercer uma gestão tributária e fiscal qualificada, evitando gastos desnecessários.

Auditoria operacional

É o tipo de auditoria que atua no staff da administração. No caso, presta assessoria para garantir o pleno desempenho das suas atribuições. Bem como fazer com que o planejamento e o programa de trabalho seja seguido adequadamente.

Ele é essencial pois ajuda no cumprimento de metas e objetivos. Uma vez que, em sua essência, almeja detectar falhas e motivos de ineficiência. Para, assim, proporcionar subsídios para que os gestores atuem com mais eficiência.

Auditoria de venda

Tem como objetivo analisar e promover diagnósticos precisos na atividade comercial da empresa. Resumidamente, ela avalia a eficácia de tudo que influencia nas vendas, verificando o que é rentável e benéfico.

Ou seja, a auditoria de vendas visa identificar pontos fortes e fraquezas na operação. Para, com isso, fortalecer a atuação do setor. E, consequentemente, otimizar os resultados do negócio.

Auditoria de qualidade

Trata-se de uma análise planejada e documentada de sistemas, processos, produtos e serviços. Sua finalidade é prevenir e corrigir problemas, de forma a aprimorar o controle de qualidade interno.

Mas e qual é a importância da auditoria de qualidade? No momento em que examina as conformidades e não conformidades, ela eleva a eficiência das atividades realizadas. Consequentemente, aumenta a produtividade, reduz desperdícios e custos desnecessários

Desta forma, melhora os resultados da empresa como um todo. Além de elevar a satisfação dos clientes e colaboradores.

Como preparar minha empresa para uma auditoria?

Agora que você já sabe a importância da auditoria, é hora de entender como se preparar para ela. O interessante é ter um planejamento e, com o tempo, criar uma cultura voltada para a qualidade. Ou seja, não promover as melhorias apenas para o momento da análise. Mas sim para ter um padrão e melhorar seus resultados.

Confira um passo a passo para promover auditorias na sua empresa:

1. Trabalhe com um plano anual

Faça um planejamento anual, indicando os setores que serão auditados e quando isso será feito. Desta forma, os responsáveis e a sua equipe terão tempo para realizar as adequações necessárias. Sem que isso prejudique as suas rotinas.

2. Formalize os processos

Documente todas as ações, para deixar claro os processos e as responsabilidades de cada colaborador dentro da empresa. Com isso em mãos, fica mais fácil, inclusive, capacitar os profissionais que forem sendo contratados.

3. Escolha entre auditoria interna e externa

Os dois tipos de auditoria possuem vantagens. Porém, geralmente, a externa oferece uma visão mais isenta, uma vez que é realizada por uma empresa especializada.

Assim, o ideal seria promover análises internas periódicas, para manter a qualidade. E contratar, ao menos uma vez ao ano, uma avaliação terceirizada, para obter relatórios mais personalizados.

4. Promova testes

Antes de começar as auditorias, realize simulações. Com isso, você conseguirá avaliar os controles e processos internos, bem como se as exigências estão sendo cumpridas. E, com isso, promover as melhorias necessárias antes da análise especializada.

Qual a importância de um checklist para auditoria?

O primeiro passo da auditoria consiste em definir o que será avaliado. Pergunte-se: quais setores da empresa serão auditados? Quais critérios serão adotados para definir o que está bom e o que precisa melhorar? 

É necessário ter um padrão claro e objetivo para esta análise. E é aí que entra o checklist

Trata-se de uma lista de verificação com tudo que deve ser observado para o desempenho correto de uma tarefa. Com ela, os colaboradores responsáveis por executar a atividade conhecem os critérios de avaliação e têm uma base concreta para a análise de desempenho.

Vamos supor que o primeiro setor que será auditado é o de manutenção industrial. Liste todos os processos envolvidos nessa atividade e, em seguida, estipule o que é considerado ideal. Após, faça a checagem, a fim de encontrar não conformidades que devem ser aprimoradas.

Você também pode utilizar essa ferramenta para criar um cronograma anual. Ou seja, estipular as datas que cada área será auditada, bem como os responsáveis por essa tarefa. Isso evita falhas de processo, uma vez que o gestor passa a ter maior controle.

O checklist, ainda, auxilia no levantamento de dados e na otimização de processos internos. Logo, torna-se um apoio sólido para o fornecimento de feedbacks aos colaboradores. Pois todos estarão plenamente cientes de como os procedimentos devem ser executados.

Vale ressaltar que, para garantir a eficiência, o checklist precisa estar alinhado com a realidade da empresa e de cada departamento. Uma vez que existem peculiaridades em seus processos e metas. E um checklist genérico não será capaz de contemplar essas características, concorda?

Coloque em prática nossas dicas!

Depois de tudo o que vimos, ficou claro a importância da auditoria. Quando executada corretamente, ela é crucial para garantir a sustentabilidade de uma organização no longo prazo. 

Com checklists bem formulados e o engajamento de todos os colaboradores, é possível implementar um ciclo de melhoria contínua. E, com isso, obter a padronização dos processos – que gera aumento de confiabilidade, redução de custos e maximização dos resultados.

O Checklist Fácil pode lhe ajudar a se preparar para uma auditoria. Afinal, ele automatiza e padroniza os processos de inspeção e checagem do dia a dia. Além do mais, permite gerar relatórios, gráficos e outros indicadores de desempenho. Fazendo com que os gestores tenham um controle ainda maior do negócio.

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Produtora de Conteúdo em Checklist Fácil
Jornalista e especialista em Comunicação Empresarial, sou apaixonada por marketing, escrever, criar e inovar. Além disso, amo correr, ler, ver filme e curtir uma praia.
Estefânia Martins

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