O que é e como aplicar 5W2H? Conheça 6 benefícios para a gestão

O 5W2H é uma técnica de gestão para responder perguntas determinantes sobre uma ação ou projeto: What (o que será feito?), Why (por quê?), Where (onde?), When (quando?), Who (quem fará?), How (como?) e How much (quanto custará?). Dessa forma, é possível fazer um planejamento completo e eficiente.  

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Quem trabalha com gestão empresarial certamente já ouviu falar de metodologias e ferramentas para garantir bons resultados no negócio. Tais ferramentas são úteis para identificar falhas, minimizar custos e aumentar a produtividade, mediante planos de ação que funcionem. Nesse sentido, entre essas metodologias de gestão, o 5W2H se destaca por sua eficiência e praticidade.

Para isso, a partir de perguntas corriqueiras, que podem ser dispostas em uma planilha, o 5W2H garante que o planejamento estratégico da companhia seja cumprido. Afinal, ele é perfeito para gerir não conformidades, seja qual for o segmento ou tamanho do negócio.

Portanto, se você deseja racionalizar os processos de trabalho e facilitar a implementação de melhorias, veio ao lugar certo. Entenda melhor o que é a metodologia 5W2H, os principais processos em que ela é aplicável, como montar um plano de ação e muito mais!

O que é a ferramenta 5W2H?

O 5W2H é uma metodologia para gerenciamento da qualidade. Sua estrutura consiste em um checklist de perguntas, cujas respostas servirão para sistematizar as tarefas. Desse modo, os itens listados facilitam o desenvolvimento de soluções e a tomada de decisão.

A sigla 5W2H nada mais é que as iniciais em inglês das sete diretrizes, que especificam o que será feito, por que será feito, onde será feito, quando será feito e por quem será feito a partir de perguntas.

Quando bem estruturadas (em uma planilha, por exemplo), tais questões eliminam as dúvidas que acabam por aparecer na execução de processos operacionais. De forma resumida, basta criar ou baixar um modelo de planilha pronto para editar as informações e chegar à raiz de um problema.

Depois de dividir as perguntas, é só buscar as respostas a cada questão. Nesse processo, os insights para a condução de um projeto devem chegar naturalmente.

Como surgiu a ferramenta 5W2H?

Não há informações exatas sobre quem foi o responsável pela criação desse método, mas há pistas. Registros apontam a popularização do 5W2H no final da década de 1970, com a criação do Toyotismo – modelo de produção industrial que surgiu no Japão, com foco na flexibilização da mercadoria, baseado na fabricação sob demanda.

Afinal, o que os criadores Taiichi Ohno e Eiji Toyoda buscavam era uma alternativa ao Fordismo, principal meio de produção na época, já que a fabricação por linhas de produção em massa resultava em grandes desperdícios.

Assim, o Toyotismo visava aumentar a eficácia da produção por meio do atendimento à demanda dos consumidores, evitando a formação de grandes estoques de matérias-primas e produtos acabados, com foco na qualidade do processo.

Em meio à implementação deste princípio, surgiu a ferramenta 5W2H, que tem tudo a ver com o que o Toyotismo propõe. Com o 5H2W, gestores puderam acompanhar processos de forma ágil, extraindo os melhores resultados, evitando desperdício de tempo, dinheiro, recursos humanos e materiais.

Quais as etapas de 5W2H?

O 5W2H tem esse nome devido às iniciais das sete perguntas, em inglês, do checklist da metodologia. As cinco primeiras perguntas, ou 5W, são:

• What (o que será feito?)
• Why (por que será feito?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (por quem será feito?)

Do mesmo modo, os 2H são:

• How (como será feito?)
• How much (quanto vai custar?)

Nesse sentido, as respostas a essas sete perguntas integram a metodologia 5W2H. Com esse embasamento em mãos, você terá um mapa de ações relevantes para iniciar um projeto com sucesso.  Mas, afinal, o que identificar em cada uma dessas perguntas? É o que veremos a seguir:

What: O quê?

Descreva, aqui, o que será realizado. É importante manter a objetividade nessa etapa, mas vale a pena também registrar qual é a situação atual e qual deve ser o cenário ao final da execução do plano de ação.

Quando resolvemos agir, é porque há uma dificuldade para resolver ou desafio a superar. Esse campo serve justamente para descrever o problema ou o motivo da existência de um projeto.

Para facilitar o entendimento de todos os envolvidos, a resposta sempre deve ser curta e objetiva.

Why: Por quê?

Tão importante quanto saber onde se pretende chegar, é entender qual é a relevância das mudanças propostas. Por isso, seja mais específico nesta etapa e use indicadores de eficiência e projeções.

Em síntese, indique o porquê com as possíveis causas das não conformidades. Do mesmo modo, a resposta pode ser as vantagens que a empresa terá ao investir em determinado projeto.

Trata-se de uma provocação para motivar a reflexão da equipe e incentivá-los a apresentar sugestões.

Where: Onde?

O terceiro W do 5W2H precisa considerar o contexto geral do planejamento estratégico que está sendo elaborado e a sua abrangência. Por exemplo:

• O plano de ação desenvolvido direciona-se a todas as áreas da empresa ou sua execução se dará apenas em setores específicos?
• Se a empresa possui filiais, quais delas fazem parte do projeto?

Portanto, delimite exatamente os departamentos, setores ou lojas nos quais o projeto terá impacto.

When: Quando?

Além das metas a atingir, o plano também deve estabelecer os respectivos prazos. Nesse sentido, é importante não focar apenas no prazo final, mas sim em todas as etapas.

Então, é preciso delimitar o tempo disponível para a execução de todas as tarefas. Por isso, seja o mais específico possível!

Who: Quem?

A atribuição de responsabilidades é indispensável ao plano de ação. Neste ponto, defina quem são as pessoas que vão coordenar e executar o plano.

Então, este é o momento de listar todos os participantes do projeto, ou seja, os responsáveis por executar as tarefas, acompanhar resultados e propor mudanças, caso seja necessário.

How: Como?

Como colocar o plano de ação em prática? Ao responder essa pergunta, tenha um escopo para adoção de procedimentos e métodos, lembrando de estabelecer critérios de avaliação e qualidade.

Portanto, liste os métodos para colocar o projeto em prática, além dos indicadores de performance escolhidos para acompanhar seu andamento.

Também é essencial explicar claramente como os responsáveis deverão agir para entregar os resultados e de que forma será a avaliação.

How Much: Quanto?

A última etapa da aplicação 5W2H é estimar os custos que as soluções propostas terão para a empresa. Isso ajudará a avaliar a viabilidade de cada ideia apresentada.

Para isso, considere todos os custos diretos, indiretos, fixos e variáveis. Só assim é possível ter a dimensão mais precisa sobre o impacto.

Quando utilizar o 5W2H?

Como você pôde perceber, o 5W2H é uma ferramenta simples e de fácil utilização, permitindo uma aplicação variada em diferentes contextos, como na indústria e na gestão empresarial.

Sendo assim, utilize o 5W2H tanto para resolver problemas complexos quanto para planejar ações simples, sempre com o objetivo de garantir clareza, organização e eficiência na execução de atividades. Conheça algumas das situações em que o 5W2H é aplicável:

Planos de Ação

O 5W2H é a metodologia ideal para estruturar planos de ação. Quando você precisa definir uma sequência clara de atividades para alcançar um objetivo ou resolver uma não conformidade, o 5W2H ajuda a estruturar cada passo, com responsabilidades atribuídas e prazos claros, facilitando o monitoramento e a execução das atividades planejadas. 

Isso é essencial para garantir medidas corretivas eficazes e, como consequência, resolver inconformidades rapidamente, acabando com reincidências.

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Planejamento de projetos

O 5W2H torna a gestão e planejamento de projetos mais organizada. A técnica diminui a chance de problemas ao longo do caminho, pois ajuda a definir objetivos, responsabilidades, prazos e recursos necessários de forma clara. Assim, você garante que todos os aspectos sejam considerados, desde o escopo do trabalho até a logística de implementação.

Gestão da qualidade

O 5W2H é muito utilizado para tratar não conformidades e melhorar processos na área da Qualidade. A metodologia permite que a equipe responsável por controlar a excelência de produtos ou serviços detalhe o plano de ação necessário para corrigir falhas, desde a identificação da causa raiz até a implementação das medidas corretivas. Isso é essencial para garantir que os produtos e serviços atendam aos padrões estabelecidos.

Criação de novos produtos ou serviços

Ao lançar um novo produto ou serviço, o 5W2H ajuda a garantir a inclusão de todos os aspectos importantes. A metodologia permite uma análise abrangente, reduzindo riscos e aumentando as chances de sucesso no mercado, por abordar itens que vão desde a definição das necessidades do cliente (o quê) até a logística de lançamento (quando e como).

Implementação de mudanças organizacionais

Mudanças organizacionais, como a implementação de novos processos, tecnologias ou políticas, podem ser complexas e trazer muitos desafios. O 5W2H é uma boa maneira de planejar essas mudanças, garantindo que cada etapa seja considerada dentro de um cronograma estruturado, e que todas as partes envolvidas saibam exatamente o que se espera delas. Isso facilita a transição e ajuda a evitar resistências ou falhas dentro da equipe.

Auditorias internas

Durante e após auditorias internas, o 5W2H pode ser usado para planejar e documentar ações corretivas ou preventivas. O método garante uma abordagem sistemática de todas as não conformidades identificadas na auditoria, com responsabilidades e prazos claros. Isso é fundamental para a implementação das correções necessárias, além de manter a conformidade com padrões regulatórios e internos.

Gestão de crises

Em situações de crise, como incidentes de segurança, falhas de produto ou crises de reputação, o 5W2H oferece uma estrutura clara para agir de maneira rápida e eficaz. O método ajuda a organizar ações emergenciais definindo responsáveis e prazos — cuidados essenciais para minimizar danos e restaurar a normalidade da operação.

Produção Industrial

Dentro do contexto da produção industrial, o 5W2H pode ser muito útil para otimizar processos, reduzir desperdícios e melhorar a eficiência operacional. Algumas aplicações possíveis são o planejamento de melhorias em linhas de produção, implementação de novas tecnologias ou ajustes de processos.

Manutenção

O 5W2H pode ser aplicado especialmente para a manutenção preventiva e corretiva de equipamentos. Com o método, as equipes de manutenção podem planejar e executar ações que previnam falhas, minimizem o tempo de inatividade e prolonguem a vida útil dos ativos.

Como fazer a aplicação 5W2H? Veja exemplos práticos

Quer ver como é a aplicação do 5W2H na prática? De forma geral, cadastrar as informações em uma planilha é uma boa opção para formalizar o seu planejamento, independentemente da área de aplicação. Confira um exemplo abaixo:

Retiramos a amostra acima de uma planilha completa e gratuita, disponibilizada em nossa biblioteca de conteúdos. Você pode preencher a sua própria! Basta fazer o download deste modelo 5W2H e customizá-lo de acordo com as informações dos seus processos.

Então, observe abaixo alguns casos fictícios, porém baseados em necessidades reais do mercado:

1. 5W2H na manutenção de equipamentos

• What (O que será feito?): realizar a manutenção preventiva em uma máquina de corte.
• Why (Por que será feito?): evitar paradas inesperadas e prolongar a vida útil do equipamento, reduzindo o risco de falhas durante a produção.
• Where (Onde será feito?): linha de produção 2, na área de usinagem.
• Who (Quem será responsável?): equipe de manutenção mecânica, liderada pelo técnico João.
• When (Quando será feito?): dia 25 de maio, das 8h às 12h, durante a parada programada da linha.
• How (Como será feito?): será realizado o ajuste das lâminas, lubrificação dos componentes móveis e verificação dos sistemas hidráulicos e elétricos.
• How much (Quanto vai custar?): estimativa de R$ 1.500,00, incluindo peças de reposição e mão de obra.

2. 5W2H na logística

• What (O que será feito?): implementar um novo sistema de rastreamento de entregas.
• Why (Por que será feito?): para melhorar a visibilidade da cadeia logística, aumentar a precisão das previsões de entrega e reduzir o número de entregas atrasadas.
• Where (Onde será feito?): em todos os centros de distribuição e filiais da empresa.
• Who (Quem será responsável?): equipe de TI, em colaboração com o departamento de logística.
• When (Quando será feito?): a implementação ocorrerá ao longo dos próximos 3 meses, com a conclusão prevista para o final de outubro.
• How (Como será feito?): o sistema será integrado aos softwares de gestão existentes, com treinamento para as equipes operacionais e testes de funcionalidade antes do lançamento completo.
• How much (Quanto vai custar?): R$ 50.000,00, cobrindo licenciamento do software, integração e treinamento.

3. 5W2H na criação de produto

• What (O que será feito?): desenvolver um novo produto para o portfólio da empresa, com foco eco-friendly.
• Why (Por que será feito?): atender à demanda crescente por produtos sustentáveis e fortalecer a posição da empresa no mercado.
• Where (Onde será feito?): o desenvolvimento será conduzido no departamento de P&D da sede da empresa.
• Who (Quem será responsável?): equipe de desenvolvimento de produtos, com colaboração do marketing e da produção.
• When (Quando será feito?): início em setembro, com lançamento previsto para o segundo trimestre do próximo ano.
• How (Como será feito?): seguindo uma metodologia ágil, o projeto será dividido em sprints de 2 semanas, com revisões contínuas e testes de mercado ao longo do processo.
• How much (Quanto vai custar?): R$ 200.000,00, incluindo pesquisa de mercado, desenvolvimento e testes de produto.

4. 5W2H no controle de qualidade

• What (O que será feito?): implementação um novo sistema de controle de qualidade na linha de produção de embalagens.
• Why (Por que será feito?): reduzir a taxa de produtos defeituosos e garantir a conformidade com os padrões de qualidade ISO 9001.
• Where (Onde será feito?): linha de produção de embalagens, setor B.
• Who (Quem será responsável?): supervisora de qualidade Ana, com suporte da equipe de produção.
• When (Quando será feito?): a implementação começará na próxima segunda-feira, dia 10 de agosto, com previsão de conclusão em 4 semanas.
• How (Como será feito?): será realizado um processo de inspeção em três etapas: inspeção visual, verificação de medidas e testes de resistência.
• How much (Quanto vai custar?): R$ 10.000,00, incluindo equipamentos de medição e treinamento dos operadores.

5. 5W2H na segurança do trabalho

• What (O que será feito?): reforçar a sinalização de segurança nas áreas de risco da planta industrial.
• Why (Por que será feito?): aumentar a conscientização dos colaboradores sobre os riscos e reduzir a ocorrência de acidentes de trabalho.
• Where (Onde será feito?): áreas de risco, incluindo as zonas de máquinas pesadas e armazenamento de produtos químicos.
• Who (Quem será responsável?): equipe de segurança do trabalho, liderada pelo engenheiro de segurança Pedro.
• When (Quando será feito?): início no dia 15 de maio, inspeção final prevista para o dia 30 de maio.
• How (Como será feito?): instalação de novas placas de advertência, pintura de solo e barreiras físicas em áreas críticas.
• How much (Quanto vai custar?): R$ 5.000,00, para compra de materiais e mão de obra.

6. 5W2H na gestão de estoque

• What (O que será feito?): reduzir o estoque de produtos obsoletos no armazém.
• Why (Por que será feito?): liberar espaço para novos produtos e reduzir os custos de armazenamento.
• Where (Onde será feito?): no armazém central e nas filiais regionais.
• Who (Quem será responsável?): gerente de logística Luiza, com apoio da equipe de inventário.
• When (Quando será feito?): ao longo das próximas 6 semanas, com revisões semanais.
• How (Como será feito?): será realizada uma venda promocional dos itens obsoletos e redistribuição dos produtos com baixa saída para outras filiais.
• How much (Quanto vai custar?): R$ 2.000,00, referentes às despesas de transporte e comunicação.

7. 5W2H no treinamento de equipe

O 5W2H pode ser muito efetivo em ações de capacitação. Seguir a metodologia favorece o planejamento e mantém os objetivos da empresa ou do departamento em foco, facilitando a organização e a clareza do conteúdo.

Vamos ilustrar isso com simulando a preparação de um treinamento para trabalhos em altura, uma prática muito comum em organizações que atuam com construção civil ou serviços de limpeza, por exemplo. Entenda como ficaria o planejamento neste caso:

Como aplicar o 5W2H de forma correta?

O método 5W2H é funcional e intuitivo. Por isso, ao compreender a importância de cada uma das sete perguntas do modelo, fica mais fácil elaborar um plano de ação para atingir qualquer objetivo.

Por exemplo, pode-se adotar o 5W2H com a finalidade de melhorar a segurança do trabalho. Nesse caso, é possível elaborar todo o processo de melhoria por meio do plano de ação.

Mas, apesar da viabilidade do método, os resultados podem melhorar seguindo alguns passos adicionais. Confira os 6 principais passos para a elaboração do plano de ação pelo método 5W2H:

1. Estabeleça metas antes da aplicação 5W2H

De fato, todo processo de mudança precisa ser estratégico em uma empresa. Afinal, o plano de ação 5W2H deve ter um propósito a cumprir.

Para isso, não basta ter objetivos amplos, é preciso especificar. Estabeleça as metas: aonde você quer chegar? Quais objetivos precisa alcançar?

2. Faça um diagnóstico da situação

Agora, é momento de aprofundar um pouco mais a compreensão sobre a situação. A princípio, um diagnóstico mais preciso pode ajudar.

Nesse sentido, a avaliação do cenário deve esclarecer em que condição a empresa ou setor estão hoje. Por exemplo, no propósito de redução de despesas, questione-se: quais os custos envolvidos? Como eles impactam nos resultados financeiros da empresa?

Do mesmo modo, se o objetivo for como melhorar a eficiência operacional, analise outros dados, incluindo os indicadores possíveis relacionados à capacidade produtiva da empresa e dos trabalhadores.

O importante é observar e compreender o desafio a fundo. Só assim, é possível começar a desenvolver medidas efetivas para corrigir problemas ou aproveitar oportunidades.

3. Use aplicativos ou sistemas de controle

Certamente, todos os dados das ações a serem realizadas precisam ser analisados antes, durante e depois da execução do plano de ação, com controles eficazes de processos.

Então, o ideal é que todas as informações estejam reunidas em um ambiente que seja fácil de acessar e atualizar. As planilhas e softwares especializados, como um sistema de checklist, estão entre as ferramentas possíveis de serem adotadas.

Hoje, com uso de aplicativos, é possível fazer esse acompanhamento. Em primeiro lugar, a solução adotada deve tornar o processo mais eficiente. Afinal, quanto mais automatizada for a captura e a avaliação dos dados, melhor.

4. Estruture o plano de ação

O plano de ação é uma lista de medidas que devem ser adotadas para atingir uma determinada meta. Desse modo, fica fácil notar que você precisará seguir um checklist para chegar ao seu objetivo.

Então, a questão crucial, neste ponto, é saber traçar exatamente todas as ações necessárias para que o planejamento seja executado.

É comum que surjam dúvidas ou, até  mesmo, que aspectos importantes sejam deixados de fora. Mas isso não deve ocorrer com quem domina o método 5W2H.

Note que ele foi desenvolvido, justamente, para resultar em um plano de ação efetivo e eficiente. Portanto, responder a cada uma das questões do método é, em resumo, organizar o seu plano de ação.

5. Acompanhe resultados

Com o plano traçado, é hora de colocá-lo em prática. Para isso, defina indicadores e acompanhe o desempenho, bem como os métodos de análise.

A comparação de resultados, por exemplo, deve ser feita a partir das mesmas referências, ou seja, utilizando os mesmos objetos, critérios e período de avaliação. Assim, fica mais fácil de medir os resultados constantemente.

6. Promova melhorias contínuas

A partir dos dados apurados, você observará se o plano está atingindo seus objetivos ou não. Inclusive, uma das vantagens do método 5W2H é que ele é flexível, isto é, você pode fazer alterações no percurso para otimizar os resultados.

Sob o mesmo ponto de vista, o plano de ação 5W2H traz uma visão do todo. Inclusive, isso permite identificar com mais facilidade quais aspectos precisam ser modificados para melhorar a performance.

Podemos dizer que o 5W2H facilita a adoção do ciclo de melhoria contínua, porque consegue traçar todas as medidas necessárias para aprimorar os processos constantemente, reduzindo, assim, a ocorrência de não conformidades.

Quais são as vantagens de aplicar o 5W2H?

5W2H é uma metodologia que traz diversos benefícios para a gestão de uma empresa. Ela permite a otimização do planejamento de ponta a ponta, seja de grandes projetos ou até tarefas diárias. Assim, é também uma forma de acompanhar o projeto e verificar se ele está sendo aplicado como planejado.

Em caso de problemas com a produtividade, também é possível aplicar o método 5W2H para ajudar na identificação de um gargalo, direcionando ações de forma organizada para mitigação de erros e redução de desperdícios.

Outras vantagens do 5W2H são:

Comunicação mais clara

Ao utilizar a metodologia 5W2H, o projeto já nasce respondendo à todas as questões pertinentes. Essa transparência reduz dúvidas entre os times e aumenta a fluidez dos processos – o que também significa maior produtividade.

Afinal, quando uma equipe não sabe o que vai fazer, ou mesmo os impactos que seu trabalho tem sobre o todo, o ciclo de vida do projeto fica prejudicado.

Entregas dentro do prazo

Com deadlines bem definidos e uma equipe mais focada e produtiva, a capacidade de entrega da equipe aumenta. Isso se dá, principalmente, porque não há perda de tempo do time na tentativa de compreender o projeto ou em apurar informações necessárias para a execução dele. O 5W2H contempla tudo. Assim, uma equipe mais consciente é também uma equipe mais ágil.

Recursos melhor gerenciados

O 5W2H também contempla planejamento de custos e utilização de recursos, o que ajuda no controle de utilização de recursos e da real necessidade de certas despesas.

Tudo isso otimiza o equilíbrio financeiro da operação, garantindo melhor alocação do dinheiro em investimentos que efetivamente fazem a diferença para a companhia, como tecnologia para inovação, treinamentos e bonificações, renovação de equipamento, etc.

Crescimento saudável

Crescer rapidamente e de forma equilibrada é um desafio e tanto para pessoas gestoras. Para conquistar esse destaque no mercado sem perder o controle das finanças, a ferramenta 5W2H também é uma grande aliada, trazendo praticidade e organização ao processo de tomada de decisão.

Afinal, é possível aplicá-la em gestão de projetos, controle de riscos, gestão orçamentária, elaboração de planos de negócio, entre outras questões estratégicas.

Tomada de decisão estratégica

Usando o 5W2H para estruturar planos de ação, a equipe tem à disposição todos os dados necessários para tomar decisões informadas. A metodologia permite avaliar diferentes opções e escolher a melhor abordagem com base em uma análise 360º, além de fornecer dados e histórico para melhores decisões futuras.

Redução de falhas

A metodologia 5W2H contribui para a redução de falhas na execução de projetos e processos. Ao detalhar cada passo do plano de ação, o método permite que todos os envolvidos compreendam suas responsabilidades, expectativas e prazos. Essa clareza ajuda a evitar erros e falhas de comunicação, garantindo a execução das atividades com precisão e de acordo com o esperado.

Aumento da produtividade

A clareza e o detalhamento fornecidos pelo 5W2H torna a execução das atividades muito mais eficiente, evitando retrabalhos e garantindo a realização de cada atividade da maneira adequada. Isso contribui para o aumento na produtividade da equipe, já que cada membro sabe exatamente o que fazer, quando e como.

Melhor gestão de tempo

O “quando” do 5W2H é essencial para ajudar a organizar e priorizar tarefas, estabelecendo prazos realistas e reforçando a importância de manter o controle sobre o cronograma estabelecido.

Melhoria contínua

A metodologia contribui para melhorar continuamente a organização, pois permite uma análise detalhada dos processos e resultados para identificar gargalos e oportunidades de aprimoramento Tudo isso é a base para a realização de ajustes e aperfeiçoamentos constantes.

Flexibilidade

O 5W2H é uma metodologia simples e extremamente flexível, aplicável em diversos tipos de projetos e setores. Essa flexibilidade permite que as empresas apliquem o 5W2H em uma variedade de contextos, ajustando-o para atender às suas necessidades específicas.

Quais outras ferramentas da qualidade podem ser relacionadas com o 5W2H?

Existem diversas outras ferramentas e metodologias de qualidade e gestão de processos que, quando combinadas com o 5W2H, podem aumentar a eficácia das ações da empresa, proporcionando uma abordagem mais estruturada e completa para a gestão. Conheça algumas a seguir:

Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma metodologia de melhoria contínua que pode ser potencializada quando aplicada com o 5W2H. Enquanto o 5W2H detalha o que deve ser feito em cada etapa de um processo, o PDCA fornece uma estrutura cíclica para planejar, executar, verificar e agir sobre esses planos.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que ajuda a identificar a causa raiz de problemas. Quando usado em conjunto com o 5W2H, garante o tratamento das causas identificadas com eficácia.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta que ajuda a priorizar problemas ou ações com base em sua gravidade, urgência e tendência de agravamento. Após identificar e priorizar as não conformidades usando a Matriz GUT, o 5W2H pode ser utilizado para desenvolver um plano de ação resolver os problemas mais críticos.

5 Porquês

A metodologia dos 5 Porquês é usada para identificar a causa raiz de um problema, perguntando repetidamente “por quê” até chegar à origem, evitando conclusões rasas. O 5W2H pode complementar essa análise ao fornecer uma estrutura para o desenvolvimento de ações corretivas.

Kaizen

A metodologia Kaizen é uma filosofia que traz estratégias e boas práticas para aprimorar processos e garantir a melhoria contínua. O 5W2H pode ser utilizado junto com o Kaizen, pois fornece uma estrutura clara para planejar e implementar melhorias de maneira organizada.

Análise SWOT

A Análise SWOT é uma ferramenta para avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de uma empresa, área ou projeto. As informações obtidas na análise SWOT podem ser transformadas em planos de ação 5W2H específicos e detalhados, ajudando a organização a explorar oportunidades e neutralizar ameaças.

Como tratar não conformidades com 5W2H?

Como você já percebeu, o 5W2H é a ferramenta ideal para criar planos de ação — documento que contextualiza e detalha tarefas para corrigir um problema ou conquistar um objetivo, por exemplo. Para guiar e simplificar esse processo, criamos um passo a passo. Confira abaixo:

1. Identifique a não conformidade

O primeiro passo no tratamento de uma não conformidade é a identificação do problema. Para isso, é necessário monitorar e auditar processos regularmente, fazendo checagens com checklists digitais e utilizando ferramentas como inspeções de qualidade, auditorias internas e feedbacks.

Ao identificar a não conformidade, é importante documentá-la detalhadamente, especificando onde e quando ocorreu, quem estava envolvido, e o impacto gerado. Um documento muito útil nesse passo é o Relatório de Não Conformidade (RNC).

2. Analise as causas

Após identificar a não conformidade, o próximo passo é realizar uma análise detalhada para entender suas causas raízes. Para isso, uma boa saída é a utilização de métodos de análise estruturada, como os 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe) ou Análise de Modo e Efeito de Falha (FMEA). Documente todas as causas identificadas e verifique se há padrões recorrentes, pois isso pode indicar problemas que precisam ser abordados com mais profundidade.

3. Defina as ações corretivas

Com as causas raízes identificadas, é hora de detalhar o plano de ação. Aqui, o 5W2H aparece como protagonista para garantir que todas as ações necessárias sejam claramente definidas:

• What? Defina as ações corretivas para eliminar a não conformidade;
• Who? Nomeie as pessoas ou equipes responsáveis pela execução de cada ação;
• When? Estabeleça prazos para a implementação de cada ação;
• Where? Determine o local exato de implementação das ações ;
• How? Descreva detalhadamente o método de execução, incluindo as etapas, ferramentas e técnicas;
• How much? Estime os custos envolvidos, incluindo materiais, horas de trabalho e outros recursos necessários;

4. Implemente as ações

Com o plano detalhado e aprovado, é hora de colocar as ações em prática. Isso envolve a coordenação das equipes, a alocação de recursos, a comunicação e a realização das atividades de fato. Durante o processo, é importante manter um registro de todas as etapas realizadas, monitorando o progresso e a conformidade com o cronograma.

5. Selecione uma ferramenta para gerir e acompanhar o plano

Gerenciar e acompanhar o plano de ação de maneira eficaz é essencial para garantir o sucesso das medidas corretivas. Essa gestão pode ser feita manualmente com anotações, a partir de planilhas ou de um software especializado.

Escolher uma ferramenta adequada é crucial para garantir a execução do plano de ação de forma organizada, identificando e corrigindo qualquer desvio rapidamente.

Como implementar 5W2H com o Checklist Fácil?

Optar por um sistema especializado para a gestão dos seus planos de ação permitirá que você monitore o progresso em tempo real, registre atualizações e melhore a comunicação entre todos os envolvidos. Para facilitar esse processo, nada melhor do que uma ferramenta simples e intuitiva, não é mesmo?

É por esse motivo que a Checklist Fácil é reconhecidamente a melhor solução para implementar o plano de ação 5W2H. Disponibilizamos o modelo diretamente em nosso sistema, basta preenchê-lo de acordo com os seus objetivos!

O Checklist Fácil é uma solução completa para a gestão e digitalização de processos, ajudando mais de 1.700 clientes em 14 países a acabarem com não conformidades na operação através de planos de ação e checklists inteligentes.

Planos de ação automatizados

O software viabiliza a criação e gestão dos planos de forma automatizada, sempre que uma não conformidade for identificada durante uma checagem. Também é possível criar planos avulsos e gerir ações individuais, sem estarem vinculados a um checklist específico.

Apesar de propor campos seguindo a metodologia 5W2H, os comportamentos dos planos são customizáveis. Você pode definir se ele será automaticamente criado quando obrigatório, se será fechado junto com a conclusão do checklist, se o responsável pode preenchê-lo após a conclusão da aplicação, ou se o seu preenchimento terá que passar por uma análise, por exemplo. Também é possível tornar obrigatória a inclusão de uma solução ou de um arquivo anexo.

Outro campo importante é a Prioridade, que varia entre: urgente (prioridade máxima), alta, normal ou baixa. Assim, você pode identificar os planos mais emergenciais, resolvendo os principais problemas com mais agilidade.

“Com o Checklist Fácil, a gente conseguiu melhorar os nossos indicadores aprimorando a gestão das não conformidades. Além disso, garantimos a cultura digital dentro do ambiente fabril e maior confiabilidade dos dados.” Amanda Lima de Campos, Coordenadora da Saint-Gobain

Além da aplicação e gestão dos planos, o sistema oferece um módulo completo e robusto de relatórios para facilitar a visualização e interpretação dos dados. Você pode gerar um relatório de plano de ação para acompanhar os status dos planos, e um relatório de reincidência para visualizar o número de ocorrências que se repetiram em uma unidade, tipo de unidade, área, região/grupo, item, usuário ou checklist.

Agora que você aprendeu como a aplicação 5W2H pode beneficiar a sua empresa, e já tem a planilha do método 5W2H, que tal dar um próximo passo? Comece hoje a otimizar seus processos e resultados utilizando um sistema completo de auditorias e checagens! Fale com um dos nossos especialistas e agende uma demonstração gratuita do Checklist Fácil.

Perguntas frequentes sobre 5W2H