Trabalhar em cima da prevenção de perdas é fundamental para qualquer organização. Afinal de contas, gastos imprevistos não apresentam potencial algum de retorno para os empreendimentos.
Por se aplicar nas mais diversas operações e processos de uma instituição, a prevenção de perdas reflete diretamente no controle de custos, no transporte, no estoque de produtos e equipamentos — e assim por diante.
Por isso, neste post, vamos abordar as principais estratégias e tecnologias que sua empresa pode implementar para otimizar a prevenção de perdas e, com isso, melhorar seus resultados operacionais.
O que é prevenção de perdas?
A prevenção de perdas é o conjunto de esforços para redução de todo e qualquer desperdício que impacte no lucro da empresa. Em outras palavras, a prática busca garantir que não haja perdas nos processos de produção de uma empresa.
Geralmente seu uso é comum no varejo, para prevenção de perda de produtos em estoque de supermercados, por exemplo. No entanto, essa gestão pode ser valiosa para qualquer negócio, como no setor farmacêutico e nas indústrias. Nos demais tipos de organizações há, por exemplo, perdas como:
- Desperdícios de recursos;
- Roubo de cargas;
- Furtos nas lojas;
- Mercadorias avariadas ou extraviadas
- Prazo de validade expirado;
- Fraudes de cheques ou cartões;
- Atraso no recebimento de insumos/mercadorias;
- Retrabalhos devido a erros ou falta de padronização nos processos;
- Equipamentos, materiais ou espaços físicos danificados.
Nesse sentido, estabelecer um plano de ação para prevenção de perdas ajuda no controle de desperdícios por erros na rotina, ou mesmo em qualquer outro ponto de controle que necessite de otimização, a fim de garantir a saúde financeira do negócio.
De modo geral, há 5 tipos de perdas mais comuns nas empresas, como veremos a seguir.
Perdas comerciais
Ocorrem quando há a perda de uma venda devido à indisponibilidade ou inadequação do produto. Isso pode acontecer porque um fornecedor atrasou a entrega de matéria-prima, ou até quando o produto é danificado ainda em estoque ou em qualquer etapa de transporte.
Esse tipo de prejuízo pode ser evitado mantendo o estoque limpo e organizado. Isso pode até parecer óbvio, mas erros no estoque são bastante comuns, e muitas mercadorias podem se perder ao longo dos processos de manuseio por falta de controle — em especial os itens mais frágeis.
De acordo com a sazonalidade de cada produto, as vendas são maiores e nem sempre o tempo de entrega dos produtos corresponde à expectativa. Isso também deve ser previsto pelas empresas com base em pesquisas de mercado e análise de volume de vendas por período.
Outro ponto importante é manter contato com mais de um fornecedor, de forma que se possa garantir o abastecimento por meio de mais de uma fonte. Afinal se um fornecedor passa por qualquer problema — seja no pagamento, entrega, qualidade ou cumprimento de prazos — nem toda a operação é comprometida.
Perdas por produtividade
Aqui, a falta de padrão nos sistemas que controlam processos operacionais pode ser o causador de perdas significativas, mas que nem sempre são mensuráveis.
Afinal, são situações que envolvem demora no atendimento, falta de efetividade da equipe e repetição de trabalhos. Embora não sejam tangíveis, essas perdas indiretas impactam o lucro por conta de vendas perdidas.
Além de proporcionar integração e padronização de processos por meio de sistemas tecnológicos compatíveis com a operação, é importante manter a periodicidade de treinamentos e capacitações aos colaboradores.
Perdas administrativas
Já essas são as perdas ocasionadas por falhas na gestão de comércio, e podem acontecer por erro de precificação ou no cadastro de mercadorias. É o que acontece quando o consumidor encontra valores diferentes sobre o mesmo produto, sendo um preço no caixa e outro na etiqueta.
Isso afeta a confiança do cliente e interfere na retenção de consumidores. Há também as perdas em decorrência de falta de controle em fiscalização e reajuste de produtos de acordo com impostos, o que também acarreta em perdas administrativas.
Outra perda administrativa é aquela que ocorre por falta de comunicação entre o time. Sempre que há dificuldade na saída de um produto por problemas na gestão, essa falha pode resultar em prejuízos.
Perdas financeiras
Essas perdas acontecem pela ausência ou ineficiência de sistemas antifurto, ou mesmo pela falta de treinamento de um funcionário ao não saber como agir frente a situações como fraudes e falhas nos meios de pagamento.
É por isso que, para evitar perdas financeiras na organização, é fundamental investir em segurança do PDV (Ponto de Venda ou sistema de frente de caixa). Não basta, portanto, pensar somente em alarmes e câmeras de monitoramento, como também no local de instalação desses dispositivos e de que forma serão acionados em casos de emergência.
Perdas na operação
Por fim, essas são as perdas ocasionadas por aqueles imprevistos do dia a dia, comuns de acontecer em qualquer operação. Elas podem surgir devido ao armazenamento inadequado de algum item, ou mesmo manuseio errado de qualquer um dos produtos ao longo de sua produção, distribuição ou venda.
Tal como outros tipos de perdas, os colaboradores têm papel fundamental na gestão desse processo, e são capazes de minimizar casos como esses. Isso porque é preciso seguir métodos institucionalizados para o fluxo de trabalho eficiente, mesmo em situações adversas.
Isso também é conquistado por meio de sistemas que auxiliam verificações e checagens, além de treinamentos coerentes com a rotina da organização.
Por que é importante investir em um plano de ação para prevenção de perdas?
Até certo ponto, as perdas — sejam elas de qualquer tipo — são naturais a todas as operações. No entanto, é preciso cuidar para que elas não ultrapassem o limite razoável e comprometam a rentabilidade da empresa, reduzindo sua margem de lucro.
Esse tipo de prejuízo, quando perpetuado ao longo de meses e anos, certamente é capaz de levar a empresa à falência. A saída é estabelecer um eficiente plano de ação para a prevenção de perdas, capaz de prever esses eventos, reduzir prejuízos e controlar o fluxo de trabalho.
7 passos para montar um plano de ação para prevenção de perdas
Implementar um plano de ação voltado para a prevenção de perdas pede planejamento e estratégia. Agora que você já entendeu a importância de um bom plano de ação para prevenir e reduzir perdas, é hora de colocar a mão na massa!
Aqui, você confere um exemplo de plano de ação de prevenção de perdas, passo a passo, que pode servir como base para aplicação na realidade da sua organização:
1- Estude cada procedimento
Embora pareça um passo básico e simples, o primeiro passo se trata de uma das tarefas cruciais (e complexas) do plano de ação para prevenção de perdas. Afinal, é preciso identificar cada processo do seu fluxo de trabalho, bem como seus respectivos problemas e soluções.
É preciso, portanto, conhecer a fundo a operação da empresa em que atua, e observar minuciosamente como estão estruturadas as atividades de fornecedores, líderes, gestores, colaboradores e até dos clientes.
2- Mapeie as falhas e perdas de processo
Aqui, você não precisa olhar apenas para a perda em si, mas sim para todos os processos que apresentam falhas e vulnerabilidades. Assim, poderá elencar procedimentos que podem se tornar um problema no futuro, além daqueles que já estão ocasionando perdas atualmente.
Quanto mais detalhista for sua avaliação, menores serão as chances de deixar qualquer problema passar. Dê atenção especial ao estoque e ao inventário — vale cruzar dados entre dois ou mais setores em busca de desperdício e gargalos.
3- Identifique as causas
A única forma de resolver um problema é conhecendo sua origem. Isso significa que o próximo passo após o levantamento de vulnerabilidades é a investigação de pontos de intervenção. Quais são os problemas envolvidos em cada um desses processos? Quais as consequências?
Essas são apenas as primeiras perguntas a se fazer, entre muitas outras. Afinal, para facilitar o trabalho de identificação, você deve se questionar sobre tudo o que envolve o procedimento estudado.
Supondo que se trate do furto de mercadorias. Algumas das questões que você pode se fazer é:
- Que tipo de mercadoria está sendo furtada?
- Onde elas ficam expostas?
- Os furtos acontecem externamente ou internamente?
- Quanto esses furtos representam para o faturamento da loja?
4- Crie estratégias
Finalmente é o momento de estabelecer formas de redução de perdas, controle e prevenção para cada um desses problemas. Como você já conhece suas causas, envolvidos e consequências, as soluções serão encontradas facilmente.
5- Documente as novas políticas
Parte das perdas e desperdícios de uma organização acontecem pela falta de padronização na execução de tarefas. É possível resolver isso por meio de aplicação de checklists eletrônicos na operação, a fim de centralizar o trabalho e monitorar tudo o que acontece, passo a passo. Assim, assegura-se alinhamento e eficiência, com o mínimo de perdas possíveis.
A aplicação desse tipo de solução só pode acontecer por meio da criação de uma política, ou seja, da institucionalização de normas e técnicas sobre como realizar determinado processo. A partir desse manual é que os checklists podem ser aplicados e o trabalho ser otimizado como um todo.
6- Motive sua equipe
De nada adianta estabelecer novas práticas se os colaboradores não engajarem com o plano de prevenção de perdas. A etapa de conscientização é muito importante, e deve envolver o estabelecimento de metas e condutas para todos os envolvidos.
Mesmo a diretoria e os gestores devem passar por esse treinamento, uma vez que todos devem estar cientes do seu papel e da importância de sua participação no plano de ação para prevenção de perdas.
7- Aperfeiçoamento contínuo
Infelizmente, não basta fazer esse trabalho uma única vez na empresa. É preciso que haja a renovação desse estudo de tempos em tempos, assegurando o aperfeiçoamento constante da operação, a fim de evitar perdas a partir de novos problemas e brechas da operação.
Assim, é importante definir indicadores de desempenho que passarão por monitoramento continuamente, além de revisitar esse passo a passo para cada novo procedimento ou para não conformidades reincidentes ao longo do tempo.
Uma forma de saber se o seu manual já precisa de atualização, é verificar os impactos que as perdas têm sobre seu faturamento.
Melhores práticas para fazer prevenção de perdas com eficiência
Vamos abordar primeiramente as melhores práticas que uma empresa deve aplicar em suas operações para garantir a otimização dos seus resultados.
Confira quais são esses passos:
1. Trabalhe com indicadores
O primeiro passo para ter um controle de perdas eficiente dentro da sua operação é definir parâmetros e objetivos essenciais que devem ser atingidos, seja por setor, área, ou a empresa inteira. Para isso, utiliza-se muito os indicadores-chave conhecidos como (KPIs).
Quanto mais bem definidos e delimitados forem os indicadores de cada área, mais fácil será acompanhar a evolução e o desenvolvimento destes setores.
Logo, a primeira tarefa é definir as métricas que devem ser acompanhadas e garantir que elas estarão sempre de fácil acesso e atualizadas.
Assim, em posse do histórico e dos dados, o gestor precisa analisá-los para identificar quais indicadores melhoraram, quais ficaram estagnados e quais tiveram maior número de ocorrências, ou seja, começar, de fato, a ter o controle de perdas.
Além disso, o monitoramento deve servir como base para a criação de um plano de ação para tratar o problema na raiz. Algumas ferramentas são fundamentais nesse processo, como o Ciclo PDCA, o 5W2H, o Diagrama de Ishikawa, a análise de Pareto e a curva ABC.
2. Elabore inventários detalhados
Essa medida auxilia a identificar as perdas e verificar o porquê aconteceram. A partir disso, solucioná-las se torna uma tarefa muito mais simples.
O ideal é que sejam feitos inventários trimestrais e um balanço geral referente ao período de um ano. Se possível, automatize esse processo por meio de programas que se prestam à coleta de dados, pois isso facilita o controle de estoque.
Assim, você poderá armazená-los de maneira mais inteligente, facilitando análises posteriores.
3. Centralize o lançamento das notas fiscais de compra
Faça o lançamento das notas fiscais direto no sistema. Dessa forma, será realizada a conferência de impostos e preços, permitindo a liberação da guia-cega.
Ao recorrer a um programa de gestão integrada, criar essa relação fica muito mais simplificado, pois ele relaciona e cruza as informações.
Essa prática evita que o valor total simplesmente “feche”, em vez de serem conferidos todos os itens de maneira individual. Esse procedimento é de grande contribuição para que a perda financeira seja extinta, elevando os seus lucros.
4. Crie um setor responsável pela prevenção de perdas
Criar uma área que seja voltada à prevenção é uma atitude erroneamente ignorada por muitos gestores.
Afinal, trata-se de um setor que nunca para de trabalhar, uma vez que os motivos das perdas, mesmo que sejam enfrentados e solucionados, quase sempre se repetem. Esse setor, portanto, exige ações contínuas e vigilância permanente.
De forma geral, a equipe que trabalha especificamente na área de controle de perdas da sua empresa será a responsável pela mensuração dos indicadores referentes às perdas e pela instrução dos envolvidos no combate aos problemas associados.
Porém, ele também realiza auditorias e gera relatórios gerenciais sobre o setor, acompanhando o andamento das ações.
5. Dê mais atenção às necessidades dos colaboradores
Se os cargos mais altos, cujo poder de decisão é maior, precisam estar conscientes e ter uma visão sistêmica das práticas preventivas, o mesmo vale para os outros colaboradores.
Dessa forma, também é relevante dar atenção aos aspectos humanos daqueles que trabalham diretamente com a manutenção dos itens na logística e afins.
Aposte em algumas destas recomendações, porque elas podem ser bastante eficazes:
- Conceda premiações de acordo com metas alcançadas;
- Invista na retenção de talentos;
- Defina estratégias a partir dos salários e benefícios oferecidos;
- Dê feedbacks constantemente;
- Aplique pesquisas de satisfação junto dos colaboradores;
- Faça reuniões regulares para acompanhar os setores envolvidos;
- Programe treinamentos relacionados às boas práticas na prevenção de perdas;
- Crie condições seguras de trabalho;
- Ofereça treinamentos constantes sobre os sistemas para que todos saibam utilizá-los da melhor forma.
6. Identifique e analise os principais motivos das perdas
Há diversas causas possíveis para haver perdas em seu negócio, por isso, o primeiro passo é verificar os motivos das perdas.
Trace um panorama de como a sua empresa pode identificar todas as possibilidades e trabalhar para combatê-las individualmente.
A seguir, veja alguns motivos mais comuns que ocasionam perdas:
- Problemas com mercadorias (itens vencidos ou danificados);
- Furtos externos ou internos;
- Falta de controle dos processos operacionais;
- Ineficiência na hora de receber itens de fornecedores ou centros de distribuição;
- Imprecisão na contagem de produtos do estoque;
- Não ter informações corretas sobre as entregas (extravios ou avarias);
- Dados desatualizados (tanto de clientes, pedidos, estoque, pós-venda etc).
Esses são apenas alguns exemplos. O mais importante é fazer um verdadeiro diagnóstico da sua operação. Aliás, quanto mais completo e detalhado, melhor.
Somente com essas informações em relatórios de auditoria completos é que sua empresa pode trabalhar para melhorar e eliminar as perdas, onde elas estiverem acontecendo.
7. Utilize checklists para organizar os processos e prevenir as perdas
Principalmente em pequenos empreendimentos, muitos gestores iniciam controles do que fazer por meio de papel, planilhas no excel ou, ainda, contando com a memória dos envolvidos no processo. Contudo, esses métodos tendem a causar problemas.
Afinal, papéis se perdem e planilhas se confundem em múltiplas versões e atualizações. Além disso, não se deve centralizar as informações em uma pessoa, pois ela poderá se ausentar em algum momento. O acúmulo de informações deve ser bem gerenciado.
Fazer checklists, nesse cenário, significa ter um método que realiza a prevenção de perdas e também otimiza o trabalho das equipes, diminuindo riscos e aumentando a produtividade.
Inclusive, isso tudo faz com que os colaboradores envolvidos não percam tempo e, como consequência, tem-se o aumento dos lucros.
Porém, esteja atento: para elaborar um checklist, é importante seguir alguns passos:
- Definir o que será checado;
- Identificar qual processo será utilizado;
- Verificar o que será preciso para cumprir as etapas.
Depois do planejamento, realiza-se o checklist em si — que pode ser feito em planilhas, softwares de checklist ou aplicativos.
Esse processo é importante, pois, além de ajudar na criação de metas voltadas para a diminuição de perdas, também auxilia no gerenciamento dos resultados.
Por que é importante utilizar um checklist prevenção de perdas?
O checklist de prevenção de perdas se estabelece como uma importante ferramenta para que a empresa consiga estruturar esse setor. Um de seus principais pontos é o auxílio na identificação de não conformidades, visando encontrar soluções com mais agilidade.
Portanto, com ele, a empresa e seus setores vão conseguir otimizar o trabalho para reduzir falhas e prevenir futuras perdas. Assim, todos os departamentos poderão desempenhar suas funções com maior produtividade.
Frequentemente, quando falamos em prevenção de perdas, muitas pessoas fazem uma associação direta com os recursos materiais. Além disso, existe uma ideia que só problemas técnicos ou de má aplicação de estratégias podem gerar perdas.
Embora esse pensamento siga uma linha correta, a questão é bem mais abrangente que apenas isso. A realidade é que esse assunto também se direciona a:
- Gestão de pessoas;
- Otimização de tempo;
- Melhor utilização da estrutura e dos recursos;
- Padronização de processos;
- Auxílio na melhora de indicadores.
Além disso, ao investir em prevenção de perdas, a empresa consegue criar um ambiente para sua melhor saúde financeira. Assim, é possível garantir longevidade e, principalmente, sustentabilidade ao negócio.
No entanto, é preciso de um planejamento claro e eficiente para conseguir aplicar as melhores estratégias. Isto é: não basta aplicar uma metodologia genérica de avaliação de processos.
Para trabalhar bem na prevenção de perdas, a empresa tem de ter em mente exatamente o que deve ser avaliado. Dessa forma, deve-se chegar regularmente aos setores, para atestar seus níveis de qualidade.
E é aqui que entra o checklist: uma ferramenta para estruturar o que deve ser avaliado e garantir que, na prática, os passos serão seguidos de acordo com o esperado.
Saiba como usar o checklist de prevenção de perdas na sua empresa
Como falamos, uma ferramenta de checklist eletrônico pode ser grande aliada tanto na aplicação de planos de ação quanto na prevenção de perdas em si. Afinal, softwares para gestão de processos auxiliam a padronização e acompanhamento em tempo real, durante a execução das atividades, gerando resultados satisfatórios e reduzindo erros humanos.
Com o Checklist Fácil, você pode criar checklists personalizados para verificação das mais diversas etapas da sua operação — seja na gestão do armazém, auditoria de estoque, verificação de entregas, controle de fiscalização, entre outros.
Assim, ao aperfeiçoar o fluxo de trabalho, evitam-se perdas e promove-se a melhoria contínua.
Passo a passo para utilizar checklist para a prevenção de perdas
Bom, é inegável que um checklist de prevenção de perdas é fundamental para o seu negócio. Contudo, é natural que surjam algumas dúvidas sobre como fazer um.
Pensando nisso, vamos apresentar um passo a passo direto e objetivo para que você consiga criar e, principalmente, aplicar o checklist na sua empresa. Aqui, separamos cinco pontos centrais. São eles:
1 – Entender o papel do checklist de prevenção de perdas
É fundamental entender o papel que o checklist vai desempenhar. Lembre-se que ele não é um procedimento. Logo, isso quer dizer que não é algo que deverá ser feito uma única vez e funcionará para sempre.
Na realidade, ele atua mais como um conjunto de etapas. Assim, quando há qualquer tipo de tarefa, projeto ou vistoria a ser realizada, a empresa já tem os itens que devem ser atendidos para que o processo tenha sucesso. Por isso, é preciso regularidade.
Além disso, assim como sua empresa quer continuar dando os próximos passos no seu crescimento, o checklist tem de se atualizar conforme sua realidade. Dessa forma, ele conseguirá acompanhar o desenvolvimento e continuará desempenhando seu papel da maneira mais efetiva.
Esses documentos também precisam ser personalizáveis. Assim, cada setor conseguirá utilizar as estratégias que mais se adequam à sua realidade.
2 – Definir o que será checado de forma objetiva
Agora que já há o entendimento sobre o papel do checklist, é hora de definir o que precisa ser checado. Aqui, o objetivo é conhecer sobre o funcionamento de cada setor da empresa.
Portanto, a partir daí será criado o checklist em si. Nele, a equipe vai conseguir definir todas as verificações a serem feitas. O ideal é que se siga uma ordem de prioridades para criar uma lógica ao trabalho do inspetor.
Dessa forma, será realizado uma avaliação prévia do negócio. Com isso, os gestores conseguirão visualizar o que está funcionando e quais os pontos da organização estão gerando perdas.
É importante, ainda, que o checklist seja objetivo. Assim, fica mais fácil conferir os seus processos e realizar a prevenção de perdas, otimizando o tempo da auditoria.
Outro ponto fundamental aqui é a definição das “perguntas” da checagem. Isso vai orientar o trabalho de inspeção, que trará exatamente as respostas que a empresa necessita para aquele momento.
3 – Realizar as auditorias
O nosso terceiro passo consiste, justamente, nos processos de auditoria. Nesta etapa, os responsáveis vão receber os checklists que a empresa produziu e dar início à avaliação.
O objetivo é que este processo seja simples e de fácil compreensão. Por isso, nada de explicações muito complexas ou abrangentes. É preciso gerar clareza tanto para quem for realizar a auditoria quanto para quem for receber os relatórios.
Portanto, quanto mais direto for o direcionamento, maiores as chances de eficácia na avaliação. Consequentemente, é mais fácil desenvolver as estratégias adequadas para a resolução dos problemas geradores de perdas.
Ainda hoje, muitas empresas ainda optam por usar papel ou planilhas convencionais para produzir essas listas. Entretanto, um software especializado nessas tarefas é capaz de agilizar todo o trabalho. Eles, além de ajudarem a criar os checklists, permitem também acompanhar os resultados em tempo real.
4 — Buscar e aplicar as soluções
Finalizando com a auditoria, chegamos ao momento principal: buscar e investir em melhorias. A partir do documento da avaliação, os gestores vão trabalhar para buscar os melhores resultados.
Assim, qualquer ponto de melhoria que a auditoria identificou se traduz em uma “meta” para o seu negócio. Dessa forma, a empresa consegue extrair o melhor do seu checklist prevenção de perdas.
O objetivo é, justamente, investir nessas otimizações para que seja possível ver resultados positivos já no curto prazo. Com isso, a empresa consegue alinhar economia com a melhor performance da equipe.
5 — Definição de indicadores
Quando estabelecemos indicadores e métricas, o trabalho fica mais objetivo. Esse conceito se relaciona com muitos aspectos dentro de uma empresa. Portanto, com a prevenção de perdas, não é diferente.
Por isso, é importante ter essas definições também no seu checklist. Com isso, ao fim das avaliações, é possível ter mais uma visão clara das prioridades.
Esses indicadores vão servir, também, para orientar o trabalho da equipe, promovendo melhorias na produtividade e na gestão de tempo.
Dessa maneira, você consegue uma maior clareza quanto a situação do seu negócio. Consequentemente, todo o processo de busca de alternativas e soluções se torna mais rápido, ágil e eficiente.
Quais os riscos de não seguir o método do checklist corretamente?
Como dissemos, o checklist prevenção de perdas não é apenas um método ou uma prática esporádica. Ele consiste em um conjunto de atividades que vai nortear esse processo de avaliação como um todo.
Por isso, deixar de usar esse tipo de ferramenta pode acarretar algumas dores de cabeça, como:
Falta de clareza durante o processo
Um checklist vai guiar todo o desenvolvimento da checagem. Com ele, os responsáveis terão o nítido entendimento do que deve ser avaliado. Consequentemente, os gestores terão em mãos informações, de fato, mais úteis.
Dessa forma, não fazer uma pesquisa prévia com os setores ou deixar de definir anteriormente o que deve ser avaliado será um grande problema. Além da falta da orientação adequada, também é possível que as checagens atinjam os níveis de satisfação desejados.
Por isso, é essencial que a empresa faça esse processo de forma completa, sem pular as etapas de pré-checagem.
Não identificar as prioridades
Além dos problemas relacionados à clareza, a falta de um checklist também vai causar uma má compreensão sobre as prioridades. Sem um método, o auditor não tem o material necessário para orientar sua atividade.
Ao não se identificar as prioridades, não há uma sequência lógica de como a avaliação deve ser conduzida. Com isso, o resultado dos relatórios podem não traduzir a realidade da empresa.
Além disso, será mais difícil detectar os processos e as atividades que estão gerando perdas. Logo, você deixa de ter a segurança necessária para alocar recursos.
Prejuízos com retrabalho
A falta de clareza e de identificação das prioridades se alinham em outro ponto: prejuízos com retrabalho. Isso significa que sempre que o trabalho for feito sem a estratégia correta, muito provavelmente ele terá de ser desenvolvido novamente. Assim, a empresa terá de arcar com novos custos de implementação.
Além disso, por não detectar os problemas, as perdas continuarão a acontecer. Ou seja, os prejuízos ainda existirão. Por isso, o processo de auditoria deve ser tratado como uma prioridade.
É imprescindível seguir uma metodologia que se alinhe com a realidade do negócio. Só assim será possível atingir os melhores resultados quando falamos em prevenção de perdas.
Além disso, lembre-se de incorporar a tecnologia para aplicar o seu checklist. Afinal, ela otimiza essa atividade e torna o acompanhamento muito mais seguro e ágil.
Vale a pena automatizar a aplicação de checklist prevenção de perdas?
Como já citamos por aqui, um dos grandes riscos de não contar com um checklist em uma checagem é deixar de atender alguns pontos necessários, ou seja, não avaliar um dos itens que era obrigatório.
Durante nosso conteúdo, ressaltamos que já existem softwares capazes de automatizar todo o processo de produção e preenchimento de checklists. O uso de uma ferramenta como essa possibilita um enorme ganho de tempo para a empresa.
Nesse cenário, o Checklist Fácil se posiciona como uma das soluções mais completas para quem busca investir em prevenção de perdas. Com a ferramenta, é possível padronizar e otimizar todo o processo de checagem.
Consequentemente, a empresa conquista uma maior eficiência nas suas operações e identifica não conformidades rapidamente. No cenário da prevenção de perdas, algumas funcionalidades se destacam, como:
Checklist por imagem
Aqui, é possível adicionar imagens aos checklists com perguntas específicas em alguns pontos. Assim, os responsáveis pela inspeção terão acesso às informações de uma forma visual. Dessa forma, é mais fácil para eles conduzirem o processo. Além disso, gera um melhor entendimento sobre as funcionalidades necessárias para cada item avaliado.
Criação de planos de ação
O Checklist Fácil também permite a criação de planos de ação. Eles podem ser gerais ou específicos para cada item.
Assim, é possível priorizar atividades e agilizar o processo de busca por soluções. Além disso, a ferramenta também disponibiliza a criação de planos de ação avulsos, que não têm vínculo com a aplicação do checklist, ou personalizados — de acordo com as necessidades do seu negócio.
Gerenciamento de não conformidades
Não podemos falar de controle de perdas na produção sem citar a gestão de não conformidades. Com o Checklist Fácil é possível apresentar:
- Status da solução;
- Fluxo de aprovação;
- Data limite de solução;
- Plano de ação;
- Relatórios de reincidência.
Assim, todo o processo de administração é facilitado. Consequentemente, a empresa consegue minimizar as chances de não conformidades e elaborar estratégias para as que surgirem.
Além destes itens que citamos, o Checklist Fácil também permite que se criem workflows completos e personalizados. Isto é: cadências de aplicação de checklists para processos que contam com mais de uma etapa – e que precisam ser cumpridas em uma ordem específica.
Outro ponto de destaque é que, mesmo sendo um software, a solução pode ser acessada offline. Isso significa que, por meio do aplicativo, as checagens podem ser feitas em campo independentemente de acesso à internet. Basta sincronizar os dados quando estiver online.
Soluções tecnológicas ajudam a prevenir perdas
Trazer tecnologia e inovação para dentro da sua empresa, integrando todas as informações no meio digital, ajuda a automatizar todas as ações internas. Isso gera mais tempo para a equipe, reduz o retrabalho e melhora os processos.
Dessa forma, além de sempre ter dados atualizados automaticamente na ferramenta contratada, não serão necessários dias inteiros para formular relatórios ou fazer levantamento de informações.
Com isso, todos da equipe poderão focar no que realmente interessa: melhorias contínuas para a empresa, uma vez que a parte operacional estará totalmente otimizada.
Outras três vantagens de investir em tecnologia para otimizar a prevenção de perdas na sua empresa é:
- Emitir relatórios em tempo real;
- Não se preocupar com armazenamento de dados;
- Acessar dados remotamente.
Gestores e diretores podem, com isso, ter uma visão mais precisa do que poderá ser melhorado, seja no dia a dia ou durante uma viagem.
Entretanto, para que sua equipe se engaje no uso de determinada solução tecnológica, é preciso que tudo seja muito prático e intuitivo.
Por isso, invista em dispositivos mobile e crie, em seu time, o hábito de registro das atividades, mostrando a importância da ferramenta.
Vamos a um exemplo prático:
Quando um colaborador falha na conferência e recebe uma quantidade menor do que foi pago, temos um erro de conciliação, que, com certeza, pode gerar perda para a empresa.
Logo, um dos benefícios do uso da tecnologia como softwares de checagens é a diminuição da taxa de erros de conciliação.
Portanto, a implantação de um software deste tipo diminuirá esse risco, pois somente quando a conferência de todos os produtos esperados estiver completa, o sistema encerra a atividade.
Outra vantagem desse tipo de tecnologia é a conferência de estoques com maior precisão. O gestor poderá consultar os dados fornecidos pela ferramenta e saber o status das mercadorias.
Por que o Checklist Fácil é a melhor solução para a prevenção de perdas?
Com a utilização de uma ferramenta de checklist para a prevenção de perdas, como o Checklist Fácil, você pode auditar todas as etapas de conferência, gerar planos de ação, acompanhar os resultados através de relatórios completos e muito mais. Confira:
Checklist personalizados e digitais mesmo sem internet
A disponibilidade de rede de internet pode ser um impedimento para algumas ferramentas digitais, mas não para o Checklist Fácil.
Com ele, ao aplicar checklists personalizados em tablets e smartphones, nenhum tempo é perdido. A mobilidade agiliza as verificações, que poderão ser feitas de qualquer lugar, inclusive estando offline, sem acesso à internet.
Posteriormente, quando o auditor retornar a um local com conexão, basta sincronizar os dados que passam automaticamente a ser exibidos na plataforma.
Checagens por agendamento
O esquecimento é um problema bastante grave na aplicação de checklists e auditorias, que são fundamentais para evitar perdas.
Por isso, com o nosso software é possível que gestores façam o agendamento de determinados checklists para que sejam executados de forma recorrente, em dias e horários definidos.
Além disso, todos os responsáveis por aquelas tarefas podem ser notificados por e-mail, o que ajuda a manter a assiduidade das aplicações.
Planos de Ação para melhorar a prevenção de perdas
Também é possível criar planos de ação para lidar com as inconformidades encontradas nas inspeções para prevenção de perdas, de forma a otimizar a solução dos problemas encontrados, com maior rapidez e precisão.
Por fim, além de todas essas funcionalidades que auxiliam as empresas na prevenção de perdas, nossa ferramenta ainda oferece relatórios completos e dashboards para melhor controle de dados das operações.
Esses relatórios auxiliam na tomada de decisões gerenciais e ajudam a identificar problemas de gestão, para que sejam rapidamente solucionados. E se tiver interesse em testar a plataforma, estamos disponíveis! Faça o teste grátis ou, se preferir, agende uma demonstração com um de nossos consultores.
