O que é inspeção e como realizar de forma estratégica na sua empresa

Inspecionar significa examinar, avaliar ou verificar se algo está em conformidade com padrões predefinidos. A prática pode ser aplicada em espaços, equipamentos ou atividades e processos, a fim de assegurar que a execução esteja alinhada ao que foi planejado, garantindo qualidade e segurança, e afastando riscos de falhas, desperdícios ou até mesmo acidentes. 

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A sua empresa tem o hábito de realizar processos de inspeção de forma regular? Essa prática é uma das responsáveis por trazer mais segurança para o ambiente de trabalho e otimizar toda a produtividade da organização, fornecendo insumos para relatórios e histórico das operações.

No entanto, ainda é comum ver quem não dá a devida importância para ela — muitas vezes por desconhecimento dos seus benefícios. Por isso, entender quais são os tipos e como ela atua em uma empresa é essencial para aplicá-la de forma estratégica.

Pensando nisso, neste artigo você vai entender tudo sobre esse método. Vamos explicar o que é inspeção, os seus tipos, como colocar em prática e, também, seus benefícios. Quer saber mais? Então, acompanhe a leitura!

O que é inspeção?

A inspeção é um tipo de checagem ou vistoria que elenca itens para serem verificados a partir de um apanhado de regras. O seu objetivo é identificar se as condições para a execução das tarefas estão em conformidade com o padrão de qualidade estabelecido em uma empresa, seja internamente ou de acordo com regulamentações. 

Dessa forma, trata-se de uma ação que se relaciona diretamente com a implementação e a padronização de processos. Além disso, ela é imprescindível para manter a qualidade nos serviços e a segurança em todas as etapas de produção. 

Por essa razão, a execução dessas checagens é importante para garantir que todas as fases de um processo, os equipamentos e o ambiente estejam em pleno funcionamento. 

Consequentemente, a inspeção serve para reduzir erros, enganos, riscos e, até mesmo, acidentes de trabalho. 

Qual o objetivo da inspeção?

O principal objetivo das inspeções é verificar, avaliar e garantir o cumprimento de pré-requisitos para a execução de determinado processo, produto, serviço ou sistema. Ela apura, entre outros pontos, as atividades desenvolvidas e equipamentos utilizados, assim como o próprio ambiente de trabalho.

Podemos afirmar, então, que a finalidade de uma inspeção varia conforme seu tipo, sendo uma prática comum para:

• Verificar conformidades com requisitos legais, normativos e técnicos;
• Garantir a qualidade de um objeto ou ação;
• Mapear riscos ou perigos potenciais que possam comprometer a saúde e segurança dos trabalhadores;
• Identificar oportunidades para melhorar a eficiência operacional de uma empresa, departamento ou serviço;
• Detectar problemas em estágio inicial em maquinários para controles de manutenção;
• Documentar práticas e registros, contribuindo com o histórico das operações.

Em resumo, diferentes áreas podem se valer dos benefícios das inspeções (e veremos isso em detalhes mais adiante), bem como qualquer tipo de empresa que pretenda organizar melhor seus processos e potencializar os resultados da operação.

Qual a importância da inspeção?

Realizar inspeções é importante por diversos motivos. De maneira geral, elas são um método eficaz para garantir aspectos de qualidade, segurança e conformidade em qualquer atividade, ou seja, possuem a capacidade de assegurar padrões, proporcionando transparência e evidências às organizações.

Sendo assim, na área da Qualidade, por exemplo, o ato de verificar operações e produtos constantemente fornece subsídios para a melhoria contínua de processos. Além disso, inspecionar ambientes, procedimentos e produtos é uma forma de assegurar registros fundamentais para fins de certificação, como a ISO 9001.

Já no caso de quem atua na área de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), a técnica viabiliza a prevenção de acidentes ou, ainda, a investigação de desvios e ocorrências. Desse modo, é uma prática imprescindível tanto para resguardar os colaboradores quanto para proteger a empresa judicialmente em caráter comprobatório.

Por fim, promover inspeções rotineiras é algo essencial para diagnosticar falhas e processos ineficientes ou, ainda, otimizar recursos e aumentar a produtividade das equipes em áreas distintas.

Como fazer uma inspeção?

Para fazer uma inspeção, é preciso seguir uma estratégia clara e alinhada à sua realidade, cumprindo alguns passos essenciais para um bom planejamento. Outra premissa básica que merece destaque é a necessidade de uso de uma ferramenta para implementá-la com consistência.

Portanto, alguns dos critérios essenciais recomendados como ponto de partida são as seguintes delimitações:

• Qual é o objetivo da inspeção? Por exemplo: 

1. Segurança;
2. Qualidade;
3. Manutenção de equipamentos;
4. Gerenciamento de riscos.

• O que será inspecionado?
• Qual a periodicidade?

Em primeiro lugar, defina o objetivo. A inspeção pode ter o intuito de trazer mais segurança, agregar mais qualidade aos processos, garantir a manutenção do ambiente de trabalho e seus equipamentos, analisar a viabilidade técnica de uma construção, entre inúmeras outras possibilidades.

Na sequência, especifique os itens centrais da inspeção. Nesse cenário, podemos incluir os processos da empresa, os ambientes, os equipamentos e, também, os recursos humanos.

Já em questão de periodicidade, estabeleça a frequência das inspeções. Elas podem ser diárias, semanais, mensais e assim por diante; isso irá depender do objetivo. Por exemplo: no caso de uma inspeção de segurança para avaliação de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), recomenda-se uma regularidade semanal, se não diária. Por isso, analise caso a caso.

Assim, feito esse mapeamento geral, é hora de identificar o que será verificado em cada item. A meta é possibilitar que as não conformidades sejam facilmente reconhecidas. Neste contexto, ter processos estruturados é essencial para montar a sua lista de inspeção.

Após identificar todos esses elementos, crie um documento que será a base da sua inspeção. Um checklist funciona muito bem para essa atividade, pois você faz a conferência dos itens e confirma cada um deles no seu material.

Como fazer um plano de inspeção?

Cada inspeção possui uma metodologia, itens e técnicas particulares. A realização de uma inspeção vai depender da área em que ela está sendo feita, quando e para o quê, e isso deve ser levado em conta em um plano de inspeção.

Há regras e normas próprias. Por exemplo, em um plano de inspeção de qualidade, é necessário listar objetivos alinhados ao propósito da empresa.

Se a finalidade é conquistar certificados, o ideal é seguir as diretrizes orientadas pelas instituições reguladoras, como a International Organization for Standarditazion (ISO).

Em resumo, dentro do planejamento de inspeção, é importante:

1. Entender as situações de risco de acordo com o trabalho de cada área;
2. Mapear processos, materiais, equipamentos e procedimentos a serem inspecionados; 
3. Mapear os possíveis acidentes e doenças que podem acontecer naquele ambiente em determinada atividade;
4. Ter a possibilidade de sugerir mudanças e medidas preventivas;
5. Realizar um plano de trabalho das mudanças necessárias.

Como fazer uma ficha de inspeção?

Para criar uma ficha, é necessário ter as seguintes informações:

• Cabeçalho: deve conter nome da empresa, CNPJ e informações de identificação;
• Tipo de inspeção: informação para identificar o que está sendo avaliado;
• Data: período em que a inspeção está sendo feita (dia, mês e ano);
• Data da próxima inspeção: se for previamente programada; 
• Local: onde a inspeção será realizada, pode informar a área, setor sala, entre outros;
• Equipamento: informações de modelo e número de série do equipamento; 
• Checklists da inspeção: checklist personalizado pelas necessidades da empresa e área inspecionada.

A ficha de inspeção pode ser utilizada como um auxílio para qualquer tipo de checagem, como para as etapas de verificação de EPIs, auditorias de segurança de trabalho e para o controle de EPCs (Equipamentos de Proteção Coletiva).O ideal é adaptar o seu conteúdo com base na área e no que será inspecionado. 

Quais são os tipos de inspeção?

Há uma série de formas de fazer essas verificações. Por isso, os diferentes tipos de inspeção podem apresentar distinções entre si — considerando os seus objetivos e a sua periodicidade. Os principais são: 

• Gerais: são as inspeções que envolvem todo um departamento ou empresa, como, por exemplo, as realizadas pela Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), em que a verificação se dá em todos os setores da organização, analisando aspectos de segurança do trabalho;
• Parciais: essas inspeções se concentram em uma área, um equipamento, uma atividade ou um processo da empresa;
• De rotina: consistem nas inspeções do dia a dia que devem seguir um cronograma fixo e podem abranger uma ampla gama de objetivos;
• Periódicas: as inspeções periódicas também são planejadas e seguem um calendário previsto, com intervalos regulares; 
• Eventuais: são feitas de forma esporádica, para observações gerais, e não possuem uma agenda pré-definida; 
• Especiais: as inspeções especiais são realizadas em caráter excepcional, quando algum evento inesperado ou alteração significativa acontece, ou seja, não possui um cronograma prévio;
• Oficiais: são aquelas realizadas por órgãos oficiais, conduzidas por uma autoridade governamental ou entidade reguladora;
• Técnicas: uma inspeção técnica se caracteriza por sistematizar avaliações realizadas por profissionais capacitados, sendo muito comum em setores como engenharia, construção civil, indústria, entre outros.

Qual deve ser a periodicidade das inspeções e quando realizá-las?

Dependendo do tipo de inspeção, o evento terá uma data planejada ou poderá ocorrer sem previsão. Outrossim, o momento de implementar esse tipo de verificação também varia, mas, de maneira geral, inspeções devem ser realizadas regularmente para manter a conformidade das operações.

Então, acompanhe a seguir mais detalhes sobre como determinar a periodicidade de uma inspeção:

Inspeção prévia

A inspeção prévia é aquela que acontece antes do início do uso do ambiente de trabalho ou de equipamentos como, por exemplo, em uma inauguração de loja. A sua finalidade pode ser manter as condições de segurança, avaliar a limpeza e a organização ou comprovar que tudo está pronto para a realização de um trabalho e utilização de equipamentos e espaços.

Inspeção periódica

A inspeção periódica é aquela que acontece com certa frequência dentro da rotina da empresa, ou seja, diária, semanal, mensal, trimestral, e assim por diante. Uma situação que ilustra bem esse tipo de cronograma é a análise da condição dos equipamentos, indispensável para a segurança e manutenção preventiva. 

Inspeção não programada

As inspeções não programadas são aquelas feitas sem aviso (para fiscalização, por exemplo) ou excepcionalmente, em decorrência de algum imprevisto ou mudança expressiva nas operações. É muito comum que órgãos reguladores, como a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), realizem esse tipo de procedimento.

Há, inclusive, uma legislação dedicada a esse fim. A Portaria MS 1.428, de 1993, descreve a inspeção sanitária de alimentos como um instrumento de fiscalização sanitária no que diz respeito à segurança dos alimentos.

Porém, vale lembrar que essa não é uma exclusividade do segmento de alimentação, visto que outros tipos de fiscalização também acontecem dessa maneira. Inspeções de segurança, por exemplo, são outro caso comum e podem ser desempenhadas por agentes vinculados ao Ministério do Trabalho e Emprego.

Entretanto, a inspeção também pode ser qualificada de acordo com os itens necessários para efetuá-la. Nesse cenário, confira a seguir os principais exemplos de inspeção.

Quais são os exemplos mais comuns de inspeção?

Como já comentamos anteriormente, processos de vistorias são úteis a qualquer tipo de negócio. Contudo, há alguns exemplos de inspeções que são mais comumente observados nas organizações, conforme os listados a seguir.

Inspeção de segurança

A inspeção de segurança consiste em um conjunto de atividades que visam diminuir os riscos de acidentes de trabalho. Assim, funcionam para trazer padrões e identificar situações de risco.

Além disso, uma outra característica interessante das inspeções de segurança é que servem para comprovar que a política de trabalho da empresa está de acordo com a legislação trabalhista. Assim, também funcionam para evitar problemas jurídicos ao negócio.

Dessa forma, investir na realização regular desse tipo de inspeção é importante para garantir que o trabalho diário seja eficiente e, principalmente, seguro. Consequentemente, pode trazer resultados positivos na produtividade da empresa.

Inspeção de sistema de combate a incêndio

A inspeção em sistemas de prevenção a incêndio devem ser feitas com regularidade e por profissionais qualificados. Ela tem como principal objetivo validar se os equipamentos estão funcionando como deveriam e prontos para serem ativados caso aconteça um incêndio. 

Dentre os equipamentos que são inspecionados estão: alarmes de incêndio, detectores de fumaça, hidrantes, extintores, placas e luzes sinalizadoras e chuveiros automáticos. Toda a estrutura influencia na saída das pessoas do local e no controle do fogo e fumaça. 

A NR 20, inclusive, que é a norma regulamentadora para trabalhos com inflamáveis e combustíveis, dedica uma parte do documento somente a orientações para inspecionar sistemas de combate a incêndio. Porém, qualquer tipo de empresa deve realizar esse procedimento.

Inspeção de EPI para Segurança do Trabalho

Verificar o uso de equipamentos de proteção é uma prática determinante para manter a segurança no ambiente de trabalho. Sendo assim, é comum que profissionais da área utilizam um checklist de EPIs para fazerem essa avaliação.

Inspeções de Equipamentos de Proteção Individual, portanto, devem ser realizadas regularmente, validando a qualidade e efetividade dos dispositivos utilizados para a realização do trabalho. Nelas, é fundamental identificar data, hora, possíveis problemas encontrados e providências a serem tomadas.

Inspeção técnica de segurança

A inspeção técnica de segurança segue as Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho (NR MTE), e é fundamental para obter um retrato qualitativo do ambiente laboral, em que é possível elaborar medidas preventivas e corretivas.

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Inspeção veicular

Como seu nome adianta, a inspeção veicular visa assegurar que os veículos em circulação estejam em conformidade com as leis do código de trânsito. No entanto, engana-se quem pensa que ela funcione apenas para trazer mais segurança.

Embora este seja um de seus principais objetivos, as inspeções de veículos também têm o intuito de reduzir os impactos ambientais dos automóveis — visto que verificam o nível de emissão de gases. Assim, é uma prática que traz benefícios para a sociedade como um todo. Primeiramente, pela diminuição de riscos na estrada e, em segundo lugar, pela tentativa de reduzir a poluição.

Inspeção de entrada e saída de veículos

Muito praticada por empresas de logística e transporte, a inspeção de entrada e saída de veículos tem como objetivo verificar:

• Placas;
• Documentação;
• Permissão de acesso;
• Carga transportada;
• Itens de segurança do automóvel;
• Condições gerais do veículo.

Com isso, as operações ficam precavidas quanto a ocorrências como perdas, furtos e contrabandos. Na imagem abaixo, você pode conferir um exemplo de checklist para entrada e saída de veículos gratuito, disponível para download na nossa biblioteca de conteúdos:

Inspeção Técnica Veicular (ITV)

A ITV avalia se os veículos atendem aos padrões de segurança, emissões e funcionamento estabelecidos por leis e regulamentações. Essa Inspeção Veicular Técnica é o que determina se o automóvel está apto a circular ou não, fornecendo o Certificado de Segurança Veicular (CSV), exigido para o licenciamento do veículo.

Inspeção de equipamentos

Por sua vez, a inspeção de equipamentos tem como foco os materiais de trabalho. O seu objetivo é garantir que as máquinas e demais equipamentos estão, de fato, próprios para uso.

Sendo assim, a inspeção visa averiguar as condições de uso para identificar reparos necessários, ou seja, é uma ferramenta determinante para manter manutenções preventivas.

O modelo de checklist para manutenção gratuito disponível na nossa biblioteca de conteúdos é um ótimo exemplo de instrumento para viabilizar inspeções completas nesse sentido:

Em linhas gerais, quando a inspeção de equipamentos identifica algo fora do padrão, ela encaminha o item para manutenção. Dessa forma, essa prática serve para trazer mais segurança aos colaboradores e aumentar a vida útil dos equipamentos.

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Inspeção de qualidade 

Um outro tipo de verificação é a inspeção de qualidade. Ela tem o objetivo de garantir que todo o processo de produção de uma empresa esteja seguindo os padrões exigidos — tanto em nível interno quanto para o mercado.

Além disso, esse tipo de inspeção nem sempre é conduzido pelos próprios profissionais da organização. Por isso, é preciso que exista a presença de especialistas externos (como consultores), que geralmente utilizam formulários para realizar a avaliação, a exemplo deste checklist gratuito para qualidade disponível para download, do qual você pode conferir uma amostra abaixo:

Dessa forma, é importante não confundi-la com o controle de qualidade. Ele, por sua vez, visa avaliar o processo em si para aprimorar o próprio sistema de produção.

Inspeção de alimentos

A inspeção de alimentos é o processo de verificar as condições de higiene sanitária das indústrias e empresas que processam esse tipo de insumo. Na inspeção, é validado tanto a capacidade da indústria de produzir aqueles alimentos, assim como se eles são liberados e seguros para o consumo humano. 

Dessa forma, avaliar itens por meio de um formulário é um método preciso de checagem nesse tipo de situação. O modelo gratuito de checklist para segurança de alimentos é um exemplo de ferramenta para ser aplicado:

Portanto, para iniciar a inspeção de alimentos, é indicado fazer um checklist que confira os itens trazidos pelo BPF – Boas Práticas de Fabricação e a APPCC – Análise de Perigos e Pontos Críticos de Controle.

Inspeção de produto

Há também a inspeção de produtos. Ela tem uma relação próxima com a inspeção de qualidade que você viu acima. Assim, o seu objetivo é verificar a qualidade de um produto em cada fase de produção.

Dessa forma, esse tipo de prática é fundamental para garantir a sua qualidade. Ademais, também visa trazer uma maior economia para a empresa com a diminuição de perdas e descartes.

Inspeção predial

Assim como o nome sugere, a inspeção predial é aquela feita em edifícios ou prédios. Ela tem como objetivo verificar as condições técnicas de uso, manutenção, operação e funcionalidade de uma edificação. Pode ser feita por profissionais especializados nesses tipos de construções, como arquitetos ou engenheiros.

Inspeção sanitária

A inspeção sanitária é um conjunto de procedimentos para verificar se as instalações individuais e coletivas estão cumprindo as regras sanitárias estabelecidas para o setor. Tal prática permite que a empresa faça as modificações necessárias para entrar na regularidade da área, em tempo para uma nova inspeção.

No caso da inspeção sanitária, é uma atividade de responsabilidade dos funcionários da SUVISA (Superintendência de Vigilância em Saúde), integrantes de setores das divisões técnicas.

Inspeção de recebimento

A inspeção de recebimento acontece quando a empresa recebe produtos ou equipamentos, e é necessário avaliar se eles estão dentro das conformidades e exigências solicitadas pelas especificações técnicas contratuais. Ela é imprescindível para garantir a qualidade dos produtos que serão utilizados em produção posteriormente, e para avaliar a qualidade dos fornecedores da empresa. 

Inspeção industrial

A inspeção industrial, ou inspeção de fabricação, é a verificação de segurança, execução dos processos e produtos utilizados — desde o controle de qualidade da matéria-prima à entrega final da fabricação — ao longo do seu ciclo até chegar no cliente final. Assim, garante-se não somente a segurança dos trabalhadores, como também do consumidor final. 

Inspeção sensitiva

Certamente, este é um tipo de avaliação que foge dos padrões abordados até aqui. Isso porque a inspeção sensitiva envolve o uso dos sentidos humanos para analisar as características de um objeto, um material ou ambiente. Entre os aspectos percebidos, estão traços físicos ou químicos.

Entre as principais aplicações de checagens deste tipo, estão casos como manutenções preventivas e de rotina, ou acompanhamento de ambientes de produção, permitindo a detecção de anomalias que possam ser sinais de potenciais problemas futuros.

Quais os principais benefícios das inspeções? 

Independentemente do tipo adotado, investir em inspeções de forma regular trará uma série de benefícios para sua empresa. Conheça alguns dos principais:

Padronização de processos

Um dos primeiros pontos positivos das inspeções está na padronização de processos. Isso significa trazer uma maior organização para a empresa, em todas as suas fases de produção.

Essa lógica nos processos, além de trazer uma economia de tempo, também será capaz de reduzir falhas. Outro ponto de destaque está em manter um padrão alto de execução de tarefas.

Redução dos acidentes

No caso das inspeções de segurança, a prática é essencial para reduzir o número de acidentes. Como você viu acima, embora esse seja um processo diferente das manutenções, eles se interligam.

Dessa forma, será responsável por trazer uma maior segurança para o ambiente de trabalho. Assim, reduz as chances de doenças ocupacionais que podem afetar os colaboradores.

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Identificação de riscos

Além disso, a inspeção tem um papel fundamental na identificação de riscos. Quando realizada de forma regular e estratégica, esse processo é capaz de reconhecer não conformidades de forma rápida.

Assim, a empresa pode buscar soluções imediatamente. Com isso, viabiliza-se uma maior segurança do trabalho, além de prolongar a vida útil das máquinas e equipamentos da organização — proporcionando a redução de custos.

Otimização da produtividade

As inspeções são um elemento essencial para o aumento da produtividade em uma empresa. Isso se dá pois a manutenção dos padrões de qualidade dos equipamentos e a segurança para os trabalhos criam um ambiente propício para a melhor execução de atividades.

A redução dos acidentes também tem um papel importante aqui. Como os trabalhadores estarão mais seguros, os riscos de ficarem afastados do trabalho diminui consideravelmente. Dessa forma, a empresa consegue manter um ritmo de produção alto.

Além disso, essa prática também atua para trazer uma melhor gestão de tempo. O motivo para isso é que um profissional consegue desempenhar suas tarefas com maior agilidade ao contar com os equipamentos corretos e em pleno funcionamento.

Aumento da qualidade

Por fim, as inspeções são elementos essenciais para o aumento dos indicadores de qualidade no processo de produção — e isso vale para todos os tipos. Como ela vai padronizar processos, ajuda a definir os níveis de qualidade em cada um.

Dessa forma, todas as fases de produção de uma empresa estarão de acordo com o planejado. Assim, ela conseguirá atingir um aumento da qualidade de forma estratégica. Além disso, os resultados já poderão ser percebidos no curto prazo.

Monitoramento de indicadores

Quando realizadas de maneira consistente, as inspeções têm um elevado potencial de traduzir as operações em indicadores de desempenho, fator imprescindível para a gestão de uma organização. Consequentemente, o acesso a dados estratégicos favorece a evolução do negócio.

Entre os indicadores mais utilizados obtidos a partir de uma inspeção, estão:

• Taxa de conformidade: medição de itens, processos ou áreas adequadas a normas, regulamentos e padrões estabelecidos;
• Frequência de não conformidades: total de vezes em que uma inconformidade foi detectada;
• Reincidências de planos de ação: ações de correção para itens que apresentaram desvios repetidamente, por período, área ou região;
• Tempo médio entre falhas: média do período em que determinado equipamento permaneceu em funcionamento entre anomalias, facilitando manutenções rápidas e com baixa interferência na operação;
• Taxa de defeitos: número de defeitos diagnosticados em relação ao total de itens inspecionados, sendo um dos indicadores de qualidade mais importantes (principalmente em indústrias);
• Tempo de resolução de não conformidades: intervalo necessário para correções, indicando a eficiência na reversão de falhas;
• Tempo médio de inspeção: período dedicado a completar uma inspeção, útil para otimizar processos e recursos;
• Disponibilidade operacional: percentual de tempo em que um sistema ou equipamento permanece disponível para uso sem apresentar problemas.

Para concluir, há inúmeros indicadores que podem resultar de uma inspeção, relacionados a gestão de não conformidades, controles de segurança, acompanhamento de manutenções ou eficiência operacional como um todo. Tudo depende das necessidades e diretrizes da sua operação para parametrizar as coletas durante as vistorias.

Quais ferramentas utilizar no processo de inspeção? 

A realização regular de inspeções é uma prática muito benéfica para as empresas. Por isso, contar com o suporte de algumas ferramentas pode tornar esse processo mais ágil e eficiente, como fichas de inspeção, questionários, planilhas e checklists. 

Elencamos, aqui, as principais ferramentas. São elas:

Ficha de inspeção em papel ou relatório de inspeção

Conforme abordamos no início deste artigo, a ficha ou relatório de inspeção deve ser feito por responsáveis pela avaliação e pode funcionar em dois formatos:

• Com perguntas e respostas abertas, para anotações de forma descritiva;
• Com itens de seleção, em que o trabalho é apenas o preenchimento das informações previamente definidas. 

Questionários em papel

Os checklists em papel são a listagem impressa dos itens a serem verificados. Neste caso, geralmente, utiliza-se a prancheta como apoio para facilitar o preenchimento no momento da inspeção.

Em empresas menores, onde não há grande quantidade ou alta frequência de verificações, essa prática pode atender no médio prazo. Isso se dá pois o volume de papel não será alto. Porém, a longo prazo, a necessidade de arquivar os registros em papel requer espaço, dificultando a busca por informações específicas e a rastreabilidade da operação.

No entanto, essa opção é mais difícil quando falamos de negócios maiores. Primeiramente, unir as informações de todos os setores leva muito tempo. Em segundo lugar, a quantidade de material diário será muito alta.

Portanto, seja a curto ou a longo prazo, os questionários em papel acabam por ser uma alternativa provisória. Especialmente se pensarmos em otimização de espaço e tempo, podem atender apenas durante um período curto.

Planilhas em Excel

As planilhas em excel ajudam a resolver a questão da digitalização dos dados. Assim, a necessidade do papel fica reduzida. 

Porém, esse recurso pode ter algumas limitações no momento da inspeção. Às vezes, há obstáculos no preenchimento, como editar uma pergunta sem querer, não salvar as respostas automaticamente ou dificultar a adição de anexos.

De todo modo, as tabelas auxiliam na economia de material físico. Entretanto, o gasto para registrar todos os dados ainda é alto — embora seja uma boa ferramenta para começar a organizar a casa. Vale, então, questionar-se sobre qual é a melhor solução para o seu negócio: planilhas ou softwares especializados.   

Checklist Fácil

O Checklist Fácil, por sua vez, é a ferramenta completa para as inspeções. Ele foi desenvolvido com uma finalidade: otimizar processos de checagem. Além disso, ele traz funcionalidades como:

• Tipos de respostas personalizadas;
• Anexo de mídias;
• Bloqueio de galeria;
• Plano de ação;
• GPS;
• Agendamentos;
• Relatórios;
• Aplicação offline.

Assim, cada um desses diferenciais auxilia na coleta e no armazenamento dos dados. Além disso, com a geração automática de relatórios, a otimização do tempo também é evidente. Dessa forma, a empresa consegue melhorar a eficiência operacional e a produtividade do time.

Portanto, para quem busca aprimorar ainda mais os seus processos de inspeção e, consequentemente, não acumular papéis, o Checklist Fácil é a solução ideal.

Por que o Checklist Fácil é a melhor solução para realizar inspeções?

Contar com uma tecnologia especializada para organizar e implementar inspeções é algo capaz de transformar a realidade de qualquer negócio. Com mais de 150 funcionalidades voltadas a tornar operações mais práticas, ágeis e inteligentes, o Checklist Fácil proporcionou esse cenário a mais de 1.700 clientes em toda a América Latina.

Comprovadamente, a solução otimiza o tempo das equipes em até 85%, além de aumentar em 2,5 vezes o volume de auditorias e inspeções nas organizações. Isso porque o software profissionaliza vistorias fornecendo todos os recursos necessários para parametrizar processos e operações com eficácia. Conheça os principais na sequência!

Checklists inteligentes

O sistema permite diferentes configurações para personalizar tipos de respostas, dependência de itens, obrigatoriedades e ações automáticas a partir do preenchimento. Tudo isso aumenta a credibilidade e favorece o processamento das respostas em dados para análises em tempo real.

Inclusão de mídias

Toda inspeção se torna muito mais completa quando aponta evidências diversas. O Checklist Fácil possibilita a inclusão de arquivos de diferentes formatos, como fotos, vídeos, documentos do Word, PDFs, entre outros. Não há limite de armazenamento, e o usuário pode gerar um relatório de mídias reunindo todos os registros necessários para o histórico da empresa.

Plano de Ação

Se um dos objetivos principais das inspeções é detectar não conformidades, a qualidade de uma operação tende a dar um grande salto com a implementação de Planos de Ação automatizados. Em outras palavras, o sistema cria uma ação automaticamente sempre que a resposta de um item de um checklist indicar que existe uma anomalia em processo.

Assim, é possível acompanhar o andamento de tudo que deve ser executado para assegurar as correções necessárias.

Então, se interessou por aplicar inspeções digitais e impulsionar a gestão de dados na sua organização? Agende uma demonstração gratuita do Checklist Fácil e entenda como ela vai agir de acordo com a sua realidade.

Perguntas e respostas sobre inspeção

Tome conhecimento sobre as dúvidas mais comuns relacionadas ao tema: