Como aumentar a eficiência operacional com o uso de checklists?

Checklists, ou folhas de verificação, são ferramentas estratégicas para organizar o cumprimento de tarefas ou ações. Têm formato de lista de checagem, com itens personalizáveis de acordo com a finalidade, e são importantes para orientar o cumprimento de ações e estabelecer etapas e prazos, marcando um item sempre que a ação é efetuada.   

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O checklist é uma ferramenta estratégica para o cumprimento de tarefas. Também conhecido como lista de verificação ou checagem, ele consiste em uma listagem de itens que são marcados quando algo é efetuado.

Inegavelmente, para muitas empresas, é fundamental, nas tarefas do dia a dia, garantir o cumprimento dos procedimentos padrões. Nesse cenário, o uso de checklists faz parte de um cotidiano mais eficiente e produtivo. 

Afinal, ele dá o suporte necessário para identificar não conformidades e assegurar que tudo funcione adequadamente. Desse modo, vários segmentos podem aproveitar todas as vantagens do checklist, especialmente se ele aparece em uma solução digital. Então, quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe este artigo até o fim!

O que é checklist?

O checklist é um questionário, criado a partir da enumeração de itens necessários para verificar ou executar determinada atividade. Ao longo do cumprimento de tarefas ou aquisição de cada item, você realiza uma marcação. Portanto, isso possibilita o acompanhamento do cumprimento das demandas, o que traz mais eficiência operacional nas atividades.

Para exemplificar o quanto checklists são eficazes, podemos enumerar diversas possibilidades de aplicação, como:

• Controle de estoque;
• Gestão de resíduos;
• Conferências em geral (como entrega ou recebimento de mercadorias);
• Inspeções de segurança (para verificação de medidas exigidas por Normas Regulamentadoras, por exemplo);
• Auditorias para certificações;
• Produção e organização de eventos;
• Gestão de lojas e franquias;
• Serviços ou inspeções para controle de manutenção.

Enfim, são inúmeras oportunidades, tendo em vista que estamos falando de uma ferramenta flexível e adaptável a qualquer tipo de atividade.

Vale destacarmos que aplicações iniciais simples são capazes de apresentar resultados expressivos para a gestão de processos de qualquer segmento, pois esse tipo de verificação é capaz de evidenciar oportunidades de melhoria. Dito isso, vamos entender mais sobre o uso dos checklists?

Qual o melhor modelo de checklist?  

Existem diferentes formatos de checklists e, para escolher o melhor, é preciso conhecer os principais e entender as vantagens e desvantagens de cada um. Portanto, listamos a seguir os três tipos de checklist mais comuns, confira: 

Folha de checklist impressa  

Esse é o modelo mais simples, em que todo o controle é feito manualmente com papel e caneta. Parece benéfico por ser um checklist fácil de implementar, porém, ele traz algumas desvantagens que têm grande peso na sua operação: 

• Suscetível a erros manuais, rasuras e perdas; 
• Impossibilidade de unificar e analisar dados; 
• Gasto excessivo de papel, prejudicando as finanças e o meio ambiente. 

Para piorar, caso você precise consultar uma informação depois de um tempo, provavelmente perderá horas procurando. Isso pode ser um problema, principalmente em operações de segurança para prevenção de acidentes de trabalho. Ou seja, não é um método eficaz para manter um histórico de registros operacionais.

Planilhas de checklist no Excel  

As planilhas são uma evolução do papel, pois já fazem parte do meio digital. Assim, as informações ficam salvas no computador, livres de perigos como rasuras ou rasgos, por exemplo.

Entretanto, checklists em planilhas não são o modelo ideal. É preciso criar fórmulas complexas para se alcançar um certo nível de automatização, mas que não garante a confiabilidade das informações. Além disso, ainda que seja possível unificar os dados de diferentes planilhas de controles de processos para realizar análises, o processo é manual e também está suscetível a erros. 

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Software para checklist online 

Essa é a opção que melhor garante segurança para suas informações e eficiência para sua operação. Utilizar um software online traz mais flexibilidade, pois você pode aplicar os checklists em qualquer lugar — no caso do Checklist Fácil, por exemplo, é possível utilizar mesmo sem acesso à internet, com sincronização dos dados quando houver conexão. 

Dessa forma, os dados ficam centralizados em um só sistema e acessíveis a todos que precisarem. Essa centralização automatizada permite análises estratégicas e a criação de dashboards para acompanhar relatórios, além de regras personalizadas, planos de ação, métodos de verificação e mais. 

Tudo isso aumenta a produtividade da sua operação e minimiza as falhas, garantindo que os checklists realmente sejam um braço direito do dia a dia da sua empresa. 

Onde aplicar checklists?  

Os checklists podem ser aplicados em qualquer área ou segmento que queira padronizar checagens, processos ou dados. Abaixo, você encontra alguns exemplos para entender melhor as possibilidades de aplicação: 

Checklists para padronização de produção  

Para garantir a padronização da produção na indústria, você pode utilizar checklists para verificar configurações e processos de produção, controlar limpeza e manutenção de maquinário, acompanhar produtividade, evitar perdas, criar fluxos de trabalho e produção etc. 

Checklists para controle de estoque e materiais   

Checklists são grandes aliados no controle de estoque. Eles podem ser aplicados para controle de compras, conferência de recebimento, separação e cadastro de produtos, reposição de estoque, análise de indicadores, inventários, controle de validade e registro de movimentações, por exemplo. 

Checklist para planejamento de auditoria

Até mesmo um processo de planejamento pode se tornar um checklist. A seguir, separamos um exemplo de um formulário visando a programação de uma auditoria, criado no Checklist Fácil (sistema que mencionamos anteriormente).

Seguindo a metodologia, consequentemente, a listagem das etapas permite uma visualização ampla do que será cumprido, como na imagem a seguir:

Checklists para gestão de resíduos  

A tecnologia de checklists é essencial para reduzir o impacto ambiental de segmentos como indústria e construção civil.

Você pode utilizá-los para identificar os tipos de resíduos gerados, criar e acompanhar relatórios, planejar ações de controle, padronizar o descarte para cada tipo, confirmar o transporte adequado dos resíduos e registrar seu destino final. 

Checklists para auditorias de qualidade  

Na gestão da qualidade, os checklists são indispensáveis. Para se ter uma ideia, são aplicáveis na organização de processos de produção, na realização de inspeções antes, durante e depois do fluxo produtivo, e na identificação de inconformidades.

Também é possível verificar o cumprimento de normas, criar planos de ação, fazer conferências de qualquer tipo de ativo: máquinas, pessoas, estoques, ambientes, matérias-primas, entre outros. Em resumo, os checklists ajudam a garantir a qualidade em todas as etapas da produção de qualquer segmento. 

Checklist para gestão logística  

A logística é uma área que precisa de uma organização impecável, e os checklists são ideais para isso: verificação de documentação, planejamento e controle de manutenção de frota, planejamento de rota, prevenção de acidentes, auditoria de carga e descarga, gestão de equipe e vistorias veiculares são algumas aplicações na gestão logística. 

Checklist para auditoria de segurança do trabalho  

A Saúde e Segurança no Trabalho (SST) é uma área que demanda um rigoroso controle para proporcionar um ambiente saudável e sem riscos aos colaboradores.

Com o uso de checklists, é possível auditar o ambiente de trabalho (sinalização, resíduos, iluminação e instalações, por exemplo), o uso e limpeza dos Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), os processos padrão de segurança, a qualidade e manutenção das máquinas, ferramentas e de todos os itens que impactam na segurança. 

Nesse sentido, confira a seguir uma amostra de um checklist para NR 21 no Checklist Fácil (aplicativo especializado em gestão de processos e dados a partir de coletas por meio de formulários), com opções de resposta padronizadas para as checagens de pontos de hidratação em locais de trabalho a céu aberto:

Checklist para controle fiscal  

Registrar entradas e saídas financeiras, verificar a precisão dos registros, confirmar o cumprimento de obrigações fiscais, avaliar a conformidade com normas tributárias e revisar documentos são algumas das aplicações de checklists na área fiscal. 

Checklist para padronização de lojas e ambientes  

A padronização de ambientes garante uma experiência consistente para os clientes e, por isso, checklists para lojas, por exemplo, fortalecem a identidade da marca. Para quem trabalha com franquias, é um dos pontos mais importantes!

Portanto, os checklists são ótimos para gerir a implantação de novas unidades, criar procedimentos operacionais padrão para limpeza e organização, controlar manutenções e reformas, organizar a disposição dos produtos, etc. 

Checklist para ordem de serviço  

Quem trabalha com a prestação de serviços também pode usar os checklists a seu favor. Alguns exemplos são as verificações de rotina, organização de auditorias, controle de ordens de serviço, gestão de clientes e parceiros, controle de recebimentos, instalações, processos de segurança e atendimento. 

Checklists para gestão de manutenção  

Por meio de checklists digitais, você pode criar planejamentos de manutenção, definir datas e pessoas responsáveis, registrar o histórico dos serviços e criar planos de ação para não conformidades. 

Você encontra algumas ferramentas para auxiliar essas práticas no Kit Estratégico para Manutenção gratuito, que reúne planilhas e documentos para organizar as atividades da área em qualquer tipo de empresa.

Para complementar, selecionamos um exemplo de checklist para manutenção preventiva de elevadores criado no Checklist Fácil. Esta é apenas uma parte do formulário para demonstrar o quanto esse tipo de verificação via sistema é capaz de gerar dados para parametrizar as inspeções, além de viabilizar ações imediatas quando algo fora do esperado é identificado:

Checklist de plano de ação para ocorrências 

Identificar a causa raiz da ocorrência, definir ações corretivas e planos de prevenção, e avaliar a eficácia das ações implementadas são as principais atividades relacionadas aos planos de ação para ocorrências. Em resumo, é o que os checklists viabilizam.

Em vista disso, contar com um sistema especializado como o Checklist Fácil torna tudo ainda mais prático. Com ele, é possível criar um plano de ação automaticamente quando houver uma não conformidade identificada durante a aplicação, além de mais de 150 funcionalidades que transformam a metodologia dos checklists em uma fonte de dados confiável para gestão de negócios e departamentos. 

Como fazer um checklist?

Muita gente já conhece a estrutura dos checklists. Às vezes, como lista de verificação, questionário, formulário ou outro nome. Mas, a essência é a mesma: itens dispostos em uma listagem que recebem uma marca de identificação quando são cumpridos.

Porém, o que é preciso considerar para construir um checklist? É isso que vamos mostrar agora! Confira o passo a passo:

1. Defina o que vai checar

Há uma infinidade de opções que podem variar de acordo com o departamento, o segmento, o processo e a metodologia. Começando pelo óbvio, o melhor é escolher o que você vai inspecionar. Por exemplo:

• Ambientes;
• Processos;
• Pessoas;
• Equipamentos;
• Máquinas;
• Ferramentas;
• Documentos.

Enfim, a aplicação de questionários pode ser feita em qualquer coisa que seja relevante para a sua empresa. A checagem vai ajudar a manter padrões, agilizar a rotina e otimizar o tempo.

Um ponto importante é que, absolutamente, qualquer tipo de verificação pode ser feita com um checklist. Por se tratar de uma ferramenta simples e personalizável, é fácil customizá-la de acordo com as necessidades do negócio. 

Mais à frente, falaremos sobre alguns exemplos de uso de checklists. Continue acompanhando!

2. Liste todos os itens para inspecionar

Em seguida, é preciso ter um olhar atento a todos os detalhes que compõem o contexto selecionado. Isso significa que, provavelmente, no início, você vai precisar ajustar alguns pontos que só serão percebidos depois das primeiras aplicações.

Então, é sempre válido elaborar o seu checklist, testar, ajustar e aplicar novamente. Eventualmente, você chegará em um resultado satisfatório, com um questionário que aborda todos os aspectos necessários para uma inspeção completa.

Que tal entendermos melhor essa fase com um exemplo? Vamos imaginar que você optou por realizar uma auditoria de limpeza. Então, é preciso considerar tudo o que precisa ser higienizado na empresa, em todas as áreas.

A partir disso, você pode definir se haverá apenas um checklist que aborda todas as áreas ou se é melhor construir um checklist para cada departamento. Um aspecto que impacta essa escolha é se a aplicação dos checklists será realizada apenas por uma pessoa ou por várias.

Além disso, os banheiros e a cozinha precisam de uma atenção especial, pois são áreas que exigem descontaminação do ambiente. Então, é preciso ser bem detalhista no que diz respeito à inspeção desses setores.

Em suma, o importante é elencar absolutamente tudo o que precisa ser feito, até mesmo aqueles itens que parecem óbvios. Assim, você garante que nada ficará de fora no momento da auditoria. 

3. Estruture a ordem de acordo com o contexto

Agora que você já definiu tudo o que vai ter no seu questionário, é hora de estruturá-lo. Como já dissemos, essa ordenação vai depender de algumas escolhas sobre o que vai conter em cada checklist.

Além disso, a lista de verificação deve ter algum critério de prioridade. Por exemplo: uma ideia é iniciar pela ordem da disposição dos itens inspecionados no cômodo. Ou, então, começar pelos objetos que estão suspensos e fazer uma checagem de cima até embaixo.

Enfim, isso vai depender da organização do ambiente, no caso do checklist de limpeza. Vale destacar que cada tipo de auditoria precisa ser pensada de acordo com o seu contexto, de modo a facilitar e otimizar ao máximo a aplicação do checklist.

4. Faça apenas uma pergunta por item

Quando falamos em lista de verificação, há um ponto crucial na sua elaboração: objetividade. Ou seja, a pergunta que precisa ser respondida deve ser clara e condizer com as opções de resposta – que falaremos no próximo tópico.

Por exemplo, se você deseja saber quantos banheiros foram limpos, é preciso pensar que a resposta pode ser nenhum. Então, há duas opções: ou colocar o zero como alternativa de resposta, ou fazer duas perguntas: os banheiros foram limpos? e quantos banheiros foram limpos?. 

Portanto, é importante não abrir espaço para ambiguidades ou divergências nas perguntas. Afinal, se for necessário rever as respostas ou entender o contexto, acaba gerando retrabalho para os envolvidos.

5. Avalie as opções de resposta

Quando você cria as perguntas do seu formulário, também é preciso definir os tipos de resposta. Seja no papel, na tabela ou no checklist online, há algumas opções que podem ser úteis no momento da estruturação.

Isso pode tornar ainda mais ágil o processo de aplicação, aumentando a produtividade da checagem como um todo. Veja algumas possibilidades de respostas:

• Avaliativas;
• Lista de seleção;
• Caixa de texto;
• Numérica;
• Imagem;
• Entre outras.

Ou seja, de acordo com a pergunta, você consegue escolher o melhor tipo de resposta para coletar a informação requerida.

6. Mantenha o registro dos dados coletados

Ao utilizar papéis ou planilhas, você vai precisar guardar todos os dados das inspeções realizadas. Com o uso de um app de checklist, essas informações já ficam registradas e automaticamente disponíveis em relatórios de acompanhamento. 

Desse modo, o histórico vai ajudar a encontrar os gargalos da operação e a mapear os pontos de melhoria. Assim, é possível fazer uma análise aprofundada de todas as alterações que ocorreram na empresa durante os processos de aplicação e gestão de não conformidades.

Lembre-se de sempre observar o contexto geral da operação. Com isso, você consegue identificar oportunidades e melhorar continuamente. Como resultado, a empresa aumenta a eficiência operacional, que traz consequências na satisfação dos clientes e no crescimento do negócio.

Quais são as vantagens de utilizar checklist online?

De fato, o checklist é uma ferramenta que traz inúmeros benefícios para a empresa. Afinal, possibilita mais organização nas atividades, minimizando falhas e esquecimentos e dando mais segurança aos processos.

Um exemplo de aprimoramento de segurança é o uso do checklist para avaliar os equipamentos da empresa, o que possibilita diminuir riscos e evitar acidentes de trabalho. Ou seja, quando se trata do cumprimento de normas legais, a ferramenta é imprescindível. Afinal, ela torna possível um acompanhamento da execução dos processos de acordo com a legislação.

Além disso, as listas de verificação aumentam a produtividade. Isso porque elas sintetizam quais demandas devem ser cumpridas, de forma sucinta e prática. Assim, acelera os processos e a realização das tarefas, o que promove mais lucratividade e eficiência operacional.

Organização de processos

No checklist você pode sistematizar os itens e especificá-los (sejam quantidades, horários ou padrões de qualidade, dependendo do tipo de lista). Sendo assim, você também indica progressivamente aquilo que já conseguiu cumprir, o que facilita a execução da tarefa.

Geralmente, as empresas têm diferentes processos, exigências e demandas em seu cotidiano. Em comum, além do dinamismo, há a necessidade de checar parâmetros de funcionamento.

Em vista disso, com mais organização por meio de checklists de processos, os colaboradores ficam mais orientados e conscientes do que é necessário, realizando suas tarefas com qualidade superior.

Automatização

A automatização dos processos é outra função fundamental do checklist. Ao longo do tempo, com uma boa frequência de uso do recurso, o cumprimento das demandas acaba se tornando automático, dando mais agilidade para o profissional.

Quando falamos em uma plataforma de checklist, a automatização é ainda mais evidente. A digitalização dos processos permite que haja mais modernização, rapidez e eficiência na empresa.

Minimização de falhas

Outro importante ganho que o checklist traz é em relação aos resultados de destaque. Como suporte, ele dá a segurança de que todos os processos serão devidamente observados. Ou seja, para profissionais com muitas obrigações, isso representa a garantia de que nada vai passar despercebido ou gerar retrabalho.

O checklist cumpre o papel de diminuir erros e esquecimentos no negócio. Isso porque ela tem uma indicação de tudo o que é necessário e, ao longo da realização da tarefa, você marca o que já cumpriu, fazendo um acompanhamento simultâneo.

Auxílio na resolução de questões à distância

O checklist também é uma estratégia de integração em empresas que contam com várias unidades e para gestão franquias, por exemplo. Nesse sentido, eles ajudam na gestão a distância, permitindo padronizar os processos corporativos, de forma que cada unidade cumpra com os mesmos itens demandados.

Em suma, o checklist para empresas, em diferentes cenários, tem atuação direta na garantia de que todas as etapas do trabalho serão cumpridas sem falhas, mesmo de longe. Ele é conduzido pelos processos sem deixar que nada falte.

Produtividade

Não é difícil imaginar como seria complicada a rotina do trabalhador que precisa checar tantas conformidades, mas não tem uma solução que o ajude.

O checklist, além de garantir demandas executadas com perfeição, ainda impacta positivamente nos indicadores de produtividade, uma vez que os processos são feitos em menor tempo e facilmente.

Rastreabilidade

Com registros completos e disponibilidade das informações, fica muito mais fácil diagnosticar problemas com precisão. Dessa maneira, esse tipo de formulário fornece embasamento para planejamentos com exatidão, impactando diretamente os resultados operacionais de uma empresa.

Para fins de rastreabilidade de alimentos, por exemplo, é uma ferramenta que facilita o caminho dos produtos, promovendo qualidade e segurança aos consumidores.

Como extrair dados estratégicos a partir dos checklists gerados?

Uma das grandes vantagens de utilizar checklists inteligentes é a geração e controle de dados. Afinal, você pode observar os resultados em tempo real e criar indicadores para acompanhar a evolução de todas as frentes da sua empresa. 

Dessa forma, com esses dados em mãos, você pode: 

• Tomar decisões estratégicas; 
• Controlar resultados em tempo real; 
• Identificar gargalos e pontos de melhoria; 
• Reduzir custos operacionais;
• Garantir mais transparência no controle de atividades. 

Softwares como o Checklist Fácil têm uma área específica de relatórios para facilitar a extração desses dados, com dashboards personalizáveis que garantem a você uma visão estratégica dos números. 

Com isso, você pode definir indicadores para acompanhar todas as frentes auditadas pelos checklists, como KPIs operacionais, financeiros, de produtividade etc. 

Como implementar um sistema de checklists digitais na empresa?

Adotar um sistema de gestão baseado em checklists traz impactos para toda a empresa. Por isso, é importante que o processo de implementação seja organizado e envolva todos os colaboradores. Ter essa garantia depende de três passos básicos:

1. Mapeie e padronize os processos

O primeiro passo é fazer um mapeamento completo dos processos da sua empresa. Assim, você terá total visibilidade do dia a dia de cada área para, então, criar padrões para cada processo. Essa padronização busca tornar a operação mais organizada e eficiente, reduzindo erros e garantindo a qualidade das entregas.

2. Defina um modelo de checklist para cada aplicação

Com os processos mapeados e padronizados, é hora de criar o checklist para cada necessidade. Isso deverá ser mais fácil se o levantamento foi feito de forma detalhada no início da implementação. Afinal, conhecendo bem os processos, a necessidade e realidade deles fica mais clara.

Você pode criar os campos e perguntas do checklist do zero, encontrar modelos na internet, ou mesclar ambos. O Checklist Fácil possui modelos prontos para você utilizar ou usar como base, o que facilita muito a aplicação.

3. Identifique possíveis problemas e crie planos de ação

Para que os checklists sejam ainda mais eficazes, é importante identificar os possíveis problemas e riscos que impactam ou podem impactar sua operação. A partir disso, crie tratativas e monitore a reincidência de planos de ação para elevar a performance das rotinas.

No Checklist Fácil, sempre que uma não conformidade for identificada durante a aplicação do checklist, você pode configurar a criação automática de um plano de ação. Isso agiliza a resolução dos problemas e evita a recorrência de erros.

Exemplos de uso de checklist nas empresas

Alguns exemplos de folha de verificação ajudam negócios de diferentes segmentos, prestando suporte em rotinas das mais variadas. Dessa forma, quando utilizados em soluções digitais, eles asseguram que qualquer processo seja executado com excelência. 

A seguir, confira algumas áreas que podem aproveitar dessa ferramenta, utilizando modelos de checklist ou criando questionários 100% personalizados.

Indústria

Acima de tudo, a indústria é um setor em que os processos precisam ser feitos de modo eficiente e padronizado. Controlar a execução desses trabalhos, no entanto, não é fácil e exige o suporte adequado que posso ajudar a mapear cada tarefa executada.

Sendo assim, um checklist na indústria ajuda no controle de qualidade e na padronização de processos. Consequentemente, funcionários responsáveis podem observar o cumprimento dessas etapas, garantindo que a produção atinja seus melhores níveis. Veja algumas possibilidades de aplicação:

• Manutenção de equipamentos;
• Certificação ISO;
• Limpeza;
• Controle de qualidade;
• Prevenção de acidentes;
• Segurança do trabalho;
• Gerenciamento de riscos.

Saúde, Beleza e Bem-estar

Em estabelecimentos como farmácias e clínicas, o nível de exigência de conformidade é alto. São locais em que a salubridade e a organização devem estar em vista. Por isso, estão em pauta itens que vão desde a limpeza até a disposição dos nas prateleiras.

A Anvisa fiscaliza esses estabelecimentos, o que requer um controle maior sobre as mercadorias. Sendo assim, o checklist dá suporte para controle diário de validade de produtos, informações detalhadas e outras obrigações de rotina.

Nesse sentido, existem alguns checklists que podem ser aplicados em uma auditoria farmacêutica, como:

• Controle de processos internos;
• Facilities;
• Cliente oculto;
• Formulários de coleta;
• Merchandising;
• Gestão de pessoas;
• Controle de recebimento de mercadorias.

Varejo

O checklist no varejo também é de grande ajuda. As lojas precisam de um nível de organização mínimo, e essa ferramenta oferece suporte para manter o local funcionando adequadamente.

Portanto, na prática, isso representa controlar a limpeza da loja, o atendimento no caixa, a organização dos estoques e a conservação do local. Tudo deve estar perfeitamente acertado, garantindo o impacto positivo no cliente. Veja algumas aplicações:

• Prevenção de perdas;
• Gestão de processos de estoque;
• Gestão de atendimento;
• Inauguração de lojas;
• Consultoria de campo;
• Controle de franquias;
• Padronização de vitrines e de ações de merchandising.

Transporte e logística

Na área de transporte e logística, há muitos processos que envolvem toda a cadeia de suprimentos. E uma coisa é certa: quanto melhor for a definição das atividades a serem realizadas, mais produtiva se torna a operação.

Assim, os colaboradores se sentem mais seguros para realizar as suas funções e os gestores conseguem acompanhar e monitorar os processos. Portanto, conheça alguns exemplos de aplicação de checklist neste segmento:

• Gestão de equipes externas;
• Inspeção de veicular;
• Vistorias técnicas;
• Registros de despesas por percurso;
• Controle de carga e descarga;
• Controle de frotas;
• Facilities;
• Boas práticas para uso de empilhadeira;
• Gestão de rotas.

Alimentação e Bebidas

Os locais que têm o dia a dia em torno da cozinha possuem uma rotina muito dinâmica, mas ainda assim precisam estar organizados. Isso garante que os locais estejam dentro das regras de higiene, e que os equipamentos se mantenham devidamente conservados.

O checklist para cozinha também dá suporte nos procedimentos, como na preparação de pratos. Dessa forma, os funcionários conseguem manter o padrão de atendimento e, principalmente, de execução de cada item do menu. Veja algumas aplicações:

• Segurança dos alimentos;
• Prevenção de perdas;
• Controle de qualidade;
• Manutenção e limpeza;
• Certificação ISO;
• Controle de vencimento;
• Controle de qualidade da matéria-prima.

Exemplo bônus: pesquisas

As pesquisas de satisfação são importantes para empresas de vários setores que vendem diretamente aos clientes. O checklist pode ser usado de forma simples, com os questionamentos feitos diretamente ao público.

Nele, o cliente pode marcar as opções oferecidas em relação ao nível de satisfação com o produto ou com o serviço prestado. Esse feedback é importante e traz indicadores objetivos que ajudam empresas a otimizarem sua atuação.

Sendo assim, a ferramenta de checklist pode ser útil em muitos segmentos, ajudando colaboradores a atingir um bom nível de produtividade, livre de erros. Na busca pela melhor ferramenta, a solução da Checklist Fácil é uma excelente opção.

Por que o Checklist Fácil é a solução ideal para digitalizar processos e checklists?

Para obter dados via formulários, é importante sistematizar as coletas, parametrizando as atividades com eficiência. O Checklist Fácil viabiliza essa necessidade, oferecendo diversas opções de configuração na criação de listas de verificação para organizar as informações e promover análises sobre os processos executados. Ou seja, é muito mais do que um sistema para criar e implementar checklists inteligentes.

O sistema possui mais de 150 funcionalidades, o que o torna flexível para ser utilizado em qualquer departamento ou tipo de empresa. Alguns dos recursos aprimoram e potencializam o uso de checklists, como:

Agendamento

Você pode ter os formulários mais completos e melhor planejados na sua empresa, todavia, de nada irá adiantar se os cronogramas de inspeções e auditorias não forem cumpridos. Por isso, o agendamento é um ótimo apoio para as operações, assegurando a realização das checagens programadas. O módulo proporciona:

• Lista completa de aplicações agendadas, com diversos filtros (entre eles, status, responsável, unidade e região);
• Possibilidade de importação e exportação das agendas previstas e realizadas;
• Agendamento de workflows ou de múltiplos usuários.

Assinatura digital

O checklist pode ser um documento determinante para comprovações e conformidade legal das empresas. Contudo, a assinatura precisa ser válida, e o Checklist Fácil disponibiliza esse recurso para agilizar coletas e aumentar a confiabilidade dos registros (afinal, a assinatura digital não oferece riscos de falsificação como uma assinatura em papel).

Você pode exigir assinaturas por item preenchido, por aplicação ou dos relatórios gerados em PDF, com certificado digital ICP-Brasil.

Inclusão de mídias

Uma das formas de fortalecer evidências durante avaliações em qualquer operação é anexar arquivos em fotos e vídeos. Por isso, o Checklist Fácil fornece essa funcionalidade.

Ademais, incluir documentos (em PDF, Word, Powerpoint ou qualquer outro formato) facilita alinhamentos, instruções e a centralização das documentações exigidas em auditorias de uma certificação, por exemplo.

Plano de Ação

Ao aplicar um checklist, você consegue identificar uma não conformidade instantaneamente. Porém, com o Checklist Fácil, isso vai além do diagnóstico: é possível automatizar a criação de um Plano de Ação, garantindo que o ajuste ou a correção seja realmente colocado em prática.

Com isso, o acompanhamento se torna mais eficaz, uma vez que o sistema reúne todas as informações de uma ação planejada, como responsáveis e prazos. Para completar, o sistema permite ainda a criação de Planos de Ação avulsos.

Workflow

Quando um processo envolve diversas etapas, equipes ou profissionais, é importante estabelecer boas práticas de comunicação constantemente para evitar retrabalhos, assegurar repasses resolutivos e bons resultados. O Checklist Fácil atende todos esses requisitos com o recurso de Workflow.

A partir dele, você configura fluxos de trabalho completos, determinando interdependências e aprovações para sequências de atividades, conforme ilustra a imagem a seguir:

Integração com Inteligência Artificial (IA)

Segundo a McKinsey & Company, 65% das empresas utilizam Gen AI no mundo e, com o Checklist Fácil, sua empresa passa a fazer parte desse número. O software possui integração com essa tecnologia avançada, otimizando tempo e esforço das equipes na criação de checklists completos.

O sistema gera itens de checagem de acordo com a necessidade da sua operação, usando a Inteligência Artificial para criação de formulários prontos para serem aplicados pelas equipes.

Integração com sensores IoT (Internet of Things)

Muitas empresas precisam registrar medições de parâmetros continuamente. É o caso do monitoramento da temperatura de câmaras frias no varejo ou em farmácias, ou de indústrias que acompanham o funcionamento de máquinas, além de outros exemplos. O uso de sensores IoT automatiza esse tipo de tarefa, proporcionando registros sem erros.

Com o Checklist Fácil, há ainda um diferencial: somada à integração com dispositivos IoT, o sistema oferece a possibilidade de configuração de gatilhos para enviar notificações e ou criar um Plano de Ação assim que uma medição detecta valores fora dos padrões esperados. É um recurso essencial para prevenir falhas e quedas de produtividade.

Integração com Power BI

O Checklist Fácil pode ser integrado a diversos aplicativos e, entre eles, está o Microsoft Power BI. Essa opção permite aos usuários a criação de painéis de dados personalizados, configurados de acordo com as características e prioridades de cada operação, adicionalmente ao dashboard nativo do sistema.

Como o Checklist Fácil otimiza custos e o trabalho das equipes?

Para concluir, a Schulz Compressores é a maior fabricante de compressores de ar da América Latina. A empresa é uma prova do quanto o Checklist Fácil é realmente uma solução capaz de se adaptar a diferentes contextos, uma vez que o software foi implementado nos seguintes departamentos da fábrica:

• Gestão de Fornecedores;
• Meio Ambiente;
• Qualidade;
• Saúde e Segurança Ocupacional.

Sobretudo, para entender como a operação conquistou redução de 90% das impressões em papel, otimização de 50% do tempo das equipes, além de uma gestão efetiva dos planos de ação e de relatórios completos gerados em tempo real, assista ao vídeo com os depoimentos da equipe:

Para conhecer todos os recursos e o que o Checklist Fácil pode fazer pela sua empresa, solicite uma demonstração gratuita e converse com um especialista em eficiência operacional para impulsionar os resultados do seu negócio ou departamento!

Principais perguntas e respostas sobre checklist

Para que você não tenha mais nenhuma dúvida sobre o tema, confira a seguir explicações para questionamentos comuns acerca de checklists.